Znalostní báze

Vaše databáze je jedním z nejcennějších zdrojů ve vaší společnosti. V průběhu času se však některé informace mohou stát zastaralými, a pokud neudržujete její zdraví a kvalitu, může vás to stát peníze a klienty.

Pravidelná údržba databáze zvyšuje efektivitu a umožňuje dosáhnout vyšších konverzních poměrů, takže zde je několik tipů, které vám pomohou uvolnit místo a zajistit plynulý chod vašeho účtu.

Odstranění položek

Nejefektivnější způsob, jak uvolnit místo ve vašem účtu, je odstranit data, která již nejsou potřebná. Můžete odstranit jednotlivé položky v jejich detailních zobrazeních nebo hromadně pomocí zobrazení seznamu.

Odstranění v detailním zobrazení

Chcete-li odstranit jednotlivou položku v Pipedrive (lead, obchod, kontakt, produkt, projekt), přejděte do detailního zobrazení a klikněte na ”...“ > Odstranit.

Odstranění v zobrazení seznamu

Pokud chcete hromadně odstranit leady, obchody, kontakty, produkty nebo aktivity, přejděte do příslušného zobrazení seznamu položek, vyberte položky, které chcete odstranit, a poté klikněte na ikonu koše.

Pokud chcete specifikovat, které položky odstranit, místo jejich jednotlivého výběru, můžete vytvořit a aplikovat filtry v zobrazení seznamu.

Archivace obchodů a kontaktů

Archivace vám umožňuje odstranit neaktivní kontakty a obchody z vašeho aktivního zobrazení, aniž byste ztratili historická data, což vám pomáhá zůstat soustředěný a zlepšit výkon systému.

Můžete archivovat jakýkoli obchod nebo kontakt, který již není aktivně spravován. Zde jsou běžné scénáře:

• Neaktivity po dlouhou dobu
• Uzavřeno nebo zastaralé
• Obchod s nízkou prioritou nebo nízkou hodnotou
• Pro evidenci

Zjistěte, jak archivovat obchody a kontakty v tomto článku.

Odstranění vlastních polí a zpráv

Limity použití ovlivňují jak vlastní pole, tak zprávy, takže je důležité vědět, jak je odstranit pro správu úložiště.

Vlastní pole

Otevřete nabídku účtu v pravém horním rohu, přejděte na Osobní preference > Datová pole, najděte požadované pole a klikněte na ”...“ > Odstranit.

Zprávy

Přejděte na své Pohledy, vyberte požadovanou zprávu a klikněte na ”...“ > Odstranit.

Správa obchodů

Existují některé akce dostupné pro obchody související s řízením dat, které jiné položky nemají. To může být důležité, zejména protože počet otevřených obchodů nebo potenciálních zákazníků a obchodů, které můžete mít, je ovlivněn limity užití.

Převod obchodů na potenciální zákazníky

Pokud máte přebytek otevřených obchodů ve vašem účtu, které nejsou aktivní, ale stále vykazují potenciál, můžete tyto obchody převést na potenciální zákazníky a uchovat je ve vaší schránce potenciálních zákazníků.

Můžete to provést dvěma způsoby:

• Z detailního zobrazení obchodu:

• Z seznamového zobrazení obchodu:

Obnova obchodů

Pokud jste smazali obchody a chcete je vrátit zpět do svého účtu, začněte aplikováním filtru pro všechny smazané obchody.

Poté vyberte požadovaný obchod a v detailním zobrazení klikněte na ”Obnovit“.

Status obchodu

Udržování vyhraných a ztracených obchodů otevřených ovlivňuje vaše zprávy a statistiky, protože jsou započítány do vašeho úložiště obchodů.

Pokud byly vaše obchody již vyhrány nebo ztraceny, doporučujeme je odpovídajícím způsobem označit. Můžete to udělat dvěma různými způsoby:

• Detailní zobrazení

• Zobrazení seznamu

Co znamenají „otevřené obchody“ a „potenciální zákazníci a obchody“?

Otevřený obchod se vztahuje na obchod, který nebyl vyhrán, ztracen nebo smazán. To se vztahuje na účty firem vytvořené před 29. květnem 2025.

Potenciální zákazníci a obchody se vztahují k celkovému počtu kombinovaných potenciálních zákazníků a obchodů, které nebyly archivovány nebo smazány. To se vztahuje na účty vytvořené od 29. května 2025.

Další informace o limitech potenciálních zákazníků a obchodů naleznete v tomto článku.

Správa duplicit

Dalším skvělým způsobem, jak zefektivnit vaše data a uvolnit místo, je odstranit nebo sloučit duplicity.

Sloučení v detailním zobrazení

Obchody a kontakty lze slučovat v detailním zobrazení kliknutím na ”...“ > Sloučit.

Zadejte název obchodu nebo kontaktu, se kterým chcete sloučit, nebo první několik písmen pro zobrazení automatického doplnění.

Po výběru položky k sloučení vyberte, která položka bude pokračovat v existenci ve vašem účtu pomocí bubliny uchovat tato data, a poté klikněte na ”Náhled“.

Uvidíte náhled vaší nové položky, včetně dat, která byla do ní sloučena.

Například, tento obchod předtím neměl žádné propojené aktivity, ale nyní má jednu z jiného obchodu.

Klikněte na ”Sloučit“ pro potvrzení změn.

Nástroj pro sloučení duplicit

Kontakty můžete také sloučit otevřením menu účtu v pravém horním rohu a přejděte na Nástroje a aplikace > Sloučit duplicity.

Po kliknutí na ”Náhled,“ budete přesměrováni na stejné okno náhledu jako u nástroje pro sloučení v detailním zobrazení.

Poznámky

Můžete použít poznámky místo vlastních polí, abyste také ušetřili místo.

Například, místo vytváření textového vlastního pole pro popis klienta, můžete tyto informace přidat jako poznámku.