Znalostní báze

Vaše databáze je jedním z nejcennějších zdrojů ve vaší společnosti. Avšak informace se s časem stávají zastaralými a nedostatek údržby zdraví a kvality vaší databáze může vaší společnosti stát peníze a klienty.

Pravidelná údržba vaší databáze zvyšuje efektivitu a umožňuje dosáhnout vyšších konverzních poměrů, takže zde jsou některé tipy, jak uvolnit místo a udržet chod vašeho účtu hladký.

Odstranění položek

Nejefektivnější způsob, jak uvolnit místo ve vašem účtu, je smazat data, která již nejsou nutná. Můžete smazat jednotlivé položky ve svých detailních náhledech nebo hromadně pomocí zobrazení seznamu.

Odstraňování pomocí detailního náhledu

Chcete-li smazat jednu položku v Pipedrive (potenciální zákazník, obchod, kontakt, produkt, projekt), přejděte do detailního náhledu a klikněte na „...“ > Smazat.

Odstraňování pomocí zobrazení seznamu

Chcete-li smazat činnost nebo položky hromadně, přejděte do zobrazení seznamu a vyberte položky, které chcete smazat, a poté klikněte na ikonu koše na odpadky.

Můžete vytvořit a použít filtry ve zobrazení seznamu, pokud chcete upřesnit, které položky smazat, místo abyste je vybírali jednotlivě.

Mazání vlastních polí a reportů

Vlastní pole a reporty jsou omezeny limity použití, takže je důležité vědět, jak je smazat pro správu úložiště.

Vlastní pole

Přejděte do Nastavení > Datová pole, najděte požadované pole a klikněte na „...“ > Smazat.

Reporty

Přejděte do Insights, vyberte požadovaný report a klikněte na „...“ > Odebrat z vašich reportů.

Správa obchodů

Pro obchody jsou k dispozici některé akce týkající se správy dat, které jiné položky nemají. To může být důležité, zvláště protože počet otevřených obchodů ovlivňují omezení užití.

Převod obchodů na zájemce

Pokud máte ve svém účtu nadbytek otevřených obchodů a potřebujete některé odstranit, aby bylo místo pro nové, můžete tyto obchody přesunout do svého šuplíku se zájemci.

To lze provést dvěma způsoby:

• z pohledu detailu obchodu

• z pohledu seznamu
  

Znovuotevření obchodů

Pokud jste smazali obchody a chcete je znovu přidat do svého účtu, začněte nastavením filtru pro všechny smazané obchody.

Poté vyberte požadovaný obchod a v detailním zobrazení klikněte na "Znovu otevřít."

Stav obchodu

Udržování vyhraných a prohraných obchodů v stavu otevřeno ovlivňuje vaše zprávy a statistiky, protože jsou započítávány do vašeho úložiště obchodů.

Pokud vaše obchody již byly vyhrány nebo prohrány, doporučujeme je takto označit. Můžete to udělat dvěma různými způsoby:

• Pohled detailu

• Pohled seznamu

Správa duplicit

Dalším skvělým způsobem, jak zefektivnit svá data a uvolnit místo, je odstranit nebo sloučit duplicity.

Sloučení v detailním zobrazení

Obchody a kontakty lze sloučit v detailním zobrazení kliknutím na "..." > Sloučit.

Zadejte název obchodu nebo kontaktu, se kterým chcete sloučit, nebo první písmena pro zobrazení možností automatického vyplňování.

Po výběru položky, se kterou chcete sloučit, vyberte, která položka bude nadále existovat ve vašem účtu pomocí bubliny uchovat tato data a poté klikněte na "Náhled."

Uvidíte náhled nové položky včetně dat, která byla do ní sloučena.

Například tento obchod neměl žádné propojené aktivity dříve, ale nyní má jednu z jiného obchodu.

Kliknutím na "Sloučit" potvrďte změny.

Nástroj pro sloučení duplicit

Kontakty lze také sloučit přejít na Nástroje a aplikace > Sloučit duplicity.

Po kliknutí na "Náhled,“ budete přeneseni do stejného okna náhledu jako u nástroje pro sloučení v detailním zobrazení.

Poznámky

Můžete také použít poznámky místo vlastních polí pro ušetření místa.

Například místo vytváření vlastního textového pole pro popis klienta, můžete přidat tyto informace jako poznámku.