Znalostní báze

Vaše databáze je jedním z nejcennějších zdrojů ve vaší společnosti. Nicméně, časem některé informace zřejmě zastarají, a nedostatečná údržba zdraví a kvality vaší databáze může vaší společnosti způsobit ztrátu peněz a klientů.

Pravidelná údržba vaší databáze zvyšuje efektivitu a umožňuje dosahovat vyšších konverzních poměrů, takže zde jsou některé tipy, které vám pomohou uvolnit místo a udržet váš účet v hladkém chodu.

Odstranění položek

Nejúčinnější způsob, jak uvolnit místo ve svém účtu, je odstranit data, která již nejsou potřebná. Můžete odstranit jednotlivé položky v jejich podrobných pohledech, nebo hromadně pomocí zobrazení seznamu.

Odstraňování pomocí podrobného pohledu

Chcete-li odstranit jednotlivou položku v Pipedrive (lead, obchod, kontakt, produkt, projekt), přejděte na podrobný pohled a klikněte na „...“ > Odstranit.

Odstraňování pomocí zobrazení seznamu

Pokud chcete odstranit aktivitu nebo hromadně odstranit položky, přejděte do svého zobrazení seznamu a vyberte položky, které chcete odstranit, a poté klikněte na ikonu koše.

Můžete vytvářet a používat filtry v zobrazení seznamu, pokud chcete specifikovat, které položky odstranit, namísto jejich výběru jednotlivě.

Archivace obchodů a potenciálních zákazníků

Archivace vám umožňuje odstranit neaktivní potenciální zákazníky a obchody z vaší aktivní nabídky, aniž byste ztratili historické údaje, což vám pomáhá udržet se soustředěnými a zlepšit výkon systému.

Můžete archivovat jakýkoli obchod nebo potenciálního zákazníka, který již není aktivně spravován. Zde jsou běžné scénáře:

• Neaktivní po dlouhou dobu
• Zavřeno nebo zastaralé
• Nízká priorita nebo nízká hodnota
• Pro uchovávání záznamů

Zjistěte, jak archivovat obchody a potenciální zákazníky v článku.

Odstranění vlastních polí a reportů

Vlastní pole a reporty jsou ovlivněny limity používání, takže znalost toho, jak je odstranit, je důležitá pro správu úložiště.

Vlastní pole

Přejděte na Nastavení > Datová pole, najděte požadované pole a klikněte na ”...“ > Odstranit.

Reporty

Přejděte na své Přehledy, vyberte požadovaný report a klikněte na ”...“ > Odstranit z vašich reportů.

Správa obchodů

Existují některé akce dostupné pro obchody související s řízením dat, které jiné položky nemají. To může být důležité, zejména protože počet otevřených obchodů nebo potenciálních klientů a obchodů, které můžete mít, je ovlivněn limity používání.

Převod obchodů na potenciální klienty

Pokud máte nadbytek otevřených obchodů ve svém účtu a potřebujete některé odstranit, abyste udělali místo pro nové obchody, můžete tyto obchody přesunout do vaší složky pro potenciální klienty.

Můžete to udělat dvěma způsoby:

• z detailního zobrazení obchodu

• ze seznamového zobrazení
  

Znovuotevření obchodů

Pokud jste smazali obchody a chcete je přidat zpět do svého účtu, začněte aplikováním filtru pro všechny smazané obchody.

Poté vyberte požadovaný obchod a v detailním zobrazení klikněte na ”Znovuotevřít.“

Stav obchodu

Udržování vyhraných a prohraných obchodů otevřených ovlivňuje vaše reporty a statistiky, protože jsou počítány do vašeho úložného prostoru pro obchody.

Pokud vaše obchody byly již vyhrané nebo prohrané, doporučujeme je příslušně označit. Můžete to udělat dvěma různými způsoby:

• Detailní zobrazení

• Seznamové zobrazení

Co znamenají „otevřené obchody“ a „potenciální klienti a obchody“?

O otevřeném obchodě se hovoří, pokud obchod nebyl vyhrán, prohrán nebo smazán. To platí pro firemní účty vytvořené před 29. květnem 2025.

Potenciální klienti a obchody odkazují na celkový počet kombinovaných potenciálních klientů a obchodů, které nebyly archivovány nebo smazány. To platí pro účty vytvořené od 29. května 2025.

Zjistěte více o limitech pro potenciální klienty a obchody v téměř článku.

Správa duplikátů

Další skvělý způsob, jak zefektivnit vaše data a uvolnit místo, je odstranit nebo sloučit duplikáty.

Sloučení v detailním zobrazení

Obchody a kontakty mohou být sloučeny v detailním zobrazení kliknutím na ”...“ > Sloučit.

Zadejte jméno obchodu nebo kontaktu, se kterým chcete sloučit, nebo první několik písmen pro zobrazení možností automatického doplňování.

Jakmile vyberete položku, se kterou chcete sloučit, zvolte, která položka bude nadále existovat ve vašem účtu pomocí bublin uchovat tato data, poté klikněte ”Náhled.“

Uvidíte náhled vaší nové položky, včetně dat, která byla sloučena do ní.

Například tento obchod předtím neměl žádné propojené aktivity, ale nyní má jednu z druhého obchodu.

Klikněte na ”Sloučit“, abyste potvrdili změny.

Nástroj pro sloučení duplikátů

Kontakty můžete také sloučit tak, že přejdete na Nástroje a aplikace > Sloučit duplikáty.

Jakmile kliknete na ”Náhled,“ budete přesměrováni do stejného okna náhledu jako u nástroje pro sloučení v detailním zobrazení.

Poznámky

Můžete používat poznámky místo vlastních polí, abyste také ušetřili místo.

Například místo vytváření textového vlastního pole pro popis klienta, můžete tyto informace přidat jako poznámku.