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Pipedrive

¿Cómo puedo importar datos a Pipedrive con una hoja de cálculo?

Nota: Esta acción solo está disponible para los Usuarios administradores, o usuarios en un conjunto de permisos que tengan habilitados los permisos adecuados.


Puedes importar datos a Pipedrive fácilmente desde archivos de hoja de cálculo XLS, XLSX y CSV, lo que te permite importar Tratos, Empresas, Personas, Notas y Acciónes al mismo tiempo.

Antes de empezar, te sugerimos que eches un vistazo a nuestro artículo aquí sobre "Cómo se organizan tus datos en Pipedrive". Es importante que entiendas cómo se te mostrarán los datos que estás importando tras la importación.

Importación de hojas de cálculo

 

Preparación de una importación

Nota: Recomendamos utilizar una nueva hoja de cálculo sin ninguna fórmula en el proceso de importación. Si tienes una hoja de cálculo que usa fórmulas o vinculación de datos para generar el contenido de una celda, sugerimos copiar los datos de la hoja de cálculo y pegarlos en una hoja nueva sin las fórmulas. 

Antes de importar, tienes que pensar qué tipo de datos quieres crear en Pipedrive.

  • ¿Simplemente estás intentando importar una lista de Contactos? (Personas y Empresas)
  • ¿Quieres importar tus Contactos y sus Tratos abiertos en el embudo para esos contactos al mismo tiempo?
  • ¿Quieres importar Contactos, sus tratos abiertos y también crear Acciónes para todos ellos?
  • ¿Quieres importar Contactos, sus tratos abiertos, crear Acciónes y adjuntar Notas?
  • O quizá quieras abrir unos cuantos Tratos nuevos para los contactos ya existentes en Pipedrive?


Si todo esto suena confuso, te sugerimos que eches un vistazo a este artículo aquí sobre "Cómo se organizan tus datos en Pipedrive".

Cómo importar una hoja de cálculo

Paso 1: Subir el archivo

from_spreadsheet_import.png

  • Ve a Ajustes > Herramientas > Importar datos > Desde archivo
  • Haz clic en Subir archivo  y selecciona el archivo que quieres importar. Pipedrive admite archivos de Excel (.xls y .xlsx) y archivos .csv.

Nota: Si te aparece un error al intentar importar una hoja de cálculo, el problema puede proceder de tu hoja de cálculo: aunque no existe un límite máximo de columnas en la hoja de cálculo, el tamaño máximo de archivo es de 50 mb, con un límite máximo de 50 000 filas en la hoja de cálculo. 

 

Paso 2: Mapeado



Ahora es cuando puedes asociar las columnas de tu hoja de cálculo a los diferentes campos en Pipedrive. Solo tienes que arrastrar y soltar los campos de la esquina derecha a las columnas de la hoja de cálculo correspondientes.

Nota: Verás que en la esquina superior derecha tienes distintas categorías de diferentes tipos de datos (Contactos, Tratos, etc.). Todos ellos cuentan con sus propios campos individuales en los que puedes mapear el contenido de tu hoja de cálculo.

También puedes usar la función de búsqueda para encontrar rápidamente el campo que estás buscando.

¿Tienes un campo que no se crea de forma predeterminada en Pipedrive? Puedes ir a Ajustes > Personalizar > Personalizar camposcrear el campo personalizado que necesites en cualquier momento. Puedes reanudar la importación volviendo a Ajustes > Herramientas > Importar datos.

También puedes hacer clic en el botón +Añadir campos personalizados en la parte inferior de la lista de campos para ir allí directamente. 

add_custom_fields.png

Si las cabeceras de las columnas importadas coinciden con los valores de los campos en Pipedrive, se seleccionarán los títulos respectivos de forma automática. Si el reconocimiento automático falla para alguno de tus campos, puedes arrastrar los campos de Pipedrive a las columnas de la hoja de cálculo apropiadas.

Nota: El mapeado de los campos de categoría trato en las columnas de tu hoja de cálculo creará tratos en tu cuenta de Pipedrive. Si no quieres crear tratos con tu importación, no realices mapeados de los campos de categoría trato en las columnas de tu hoja de cálculo.

Una vez finalizado, pulsa Siguiente.

Paso 3: Previsualizar y terminar

Screen_Shot_2018-02-21_at_4.09.57_PM.png

Ahora es cuando le dices a Pipedrive lo que tiene que hacer si se encuentran duplicados. Pipedrive cuenta con un algoritmo anti duplicación que hará todo lo posible por encontrar registros concordantes para consolidar sus datos en uno.

Aquí es también donde usted puede revisar el mapa que has hecho. Esta página deja claro cómo aparecerán tus datos después de la importación con base en el mapeado que hiciste en el paso 2.

Screen_Shot_2018-02-21_at_4.11.31_PM.png

Una vez que has previsualizado tu importación, sigue adelante y selecciona Iniciar importación.

¡Ya está! Ahora puedes revisar tus datos importados o incluso hacer cualquier cambio en ellos con nuestra vista de lista para edición en grupo.

¿Qué es un "Archivo de omisión" (Skip file) ?

Cuando ejecutas una importación, Pipedrive genera un pequeño informe con todas las complicaciones que hayan surgido durante la importación.
Por ejemplo, si importaras una lista de Personas y no incluyeras un campo obligatorio, —como el Nombre—, esta fila de información se omitiría.
Luego cogerá esa fila y la organizará en un Archivo de omisión.

Puedes descargar el Archivo de omisión en cualquier momento para revisarlo. Puedes incluso hacer los cambios que necesites y luego importar el Archivo de omisión en Pipedrive para completar la importación. Esto hace que sea muy sencillo asegurarte de que todos tus datos están en el sistema.

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Cómo revertir una importación

Una vez que hayas realizado una importación, se puede revertir dentro de las 48 horas siguientes a la importación inicial con el botón Revertir disponible en tu Historial de importación.
Si dicho botón no se encuentra disponible, informa a nuestro Equipo de asistencia y estarán encantados de ayudarte.

Screen_Shot_2018-02-21_at_4.18.00_PM.png


Mapeado: 'Resuelve el rompecabezas

Algunos campos específicos requieren un mapeado adicional para ser importados correctamente.
Cuando seleccionas los campos Etapa, Estado, Visible para, Propietario, o cualquiera de los campos de opción múltiple/única, se abre el diálogo Mapear, donde puedes asociar los datos importados a los valores en Pipedrive.

Por ejemplo, cuando mapeas Trato - Etapa a una columna en tu hoja de cálculo, aparecerá este inteligente diálogo "Resuelve el rompecabezas". En el lado izquierdo tenemos diferentes palabras clave situadas en la columna de nuestra hoja de cálculo y en el lado derecho tenemos distintas etapas en diferentes embudos.
Lo único que tienes que hacer es arrastrar y soltar las diferentes palabras del lado izquierdo al lado derecho y asociarlas.

map_deal_stage.png

En el siguiente ejemplo, tenemos palabras clave como Etapa 2 y Etapa 5 en nuestra hoja de cálculo. Cuando las arrastramos a la etapa Contacto establecido significa que cualquier fila en la que haya Etapa 2 o Etapa 5 en nuestra hoja de cálculo, tus Tratos se añadirán a la etapa Contacto establecido.

Importación avanzada: Campos mapeables y su función


Importación avanzada


Hay muchos campos diferentes que puedes mapear a las columnas en Pipedrive.
Vamos a hablar de lo que son y cuáles serán los más importantes para ti.

Campos obligatorios
Estos son obligatorios cuando mapeas tus importaciones para crear tus registros:

  • Persona - Nombre completo | (Ejemplo: Audrey Hepburn)
    Obligatorio para la creación de personas, a menos que se utilice los campos Nombre y Apellidos)

  • Persona - Nombre | (Ejemplo: Audrey)
    Obligatorio para la creación de personas, a menos que se utilice el campo Nombre completo.

  • Persona - Apellidos | (Ejemplo: Hepburn)
    Obligatorio para la creación de personas, a menos que se utilice el campo Nombre completo)
  • Persona - Teléfono | (Ejemplo: 555-555-4422)
    Número de contacto de la persona (especifícalo para evitar duplicar personas)
  • Persona - Correo electrónico | (Ejemplo: audrey.hepburn@pipedrive.com)
    Correo electrónico de contacto de la persona (especifícalo para evitar duplicar personas)

  • Empresa - nombre | (Ejemplo: Pipedrive)
    Obligatorio para crear Empresas y asociarlas a las Personas en sus respectivas filas
  • Empresa - Dirección | (Ejemplo: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, South Dakota)
    La dirección física de la empresa, geocodifiada con Google Maps. (especifícala para evitar tener Empresas duplicadas que tienen el mismo nombre)

  • Trato - Título | (Ejemplo: Trato Ford)
    Obligatorio para crear Tratos. Deja todas las celdas de tu hoja de cálculo vacías si quieres que Pipedrive cree un título para cada Trato de forma automática (por ej.: "Trato Ford") con base en el nombre de la Empresa relacionada con el Trato. Si no se especifica ninguna Empresa, Pipedrive lo titulará según el nombre de la Persona, por ej.: "Trato Jon Snow" o personaliza los títulos de tu Trato rellenando las celdas con lo que quieras.

    Nota: Si el campo Trato - Etapa no se mapea en la importación, cualquier trato creado se ubicará automáticamente en la primera etapa de tu primer embudo.

  • Nota - Contenido | (Ejemplo: Voy a dejar una nota en este trato)
    Obligatorio para crear Notas. Esto hará que el contenido de tu nota se adjunte a todos los objetos (Personas, Tratos, etc.) que especifiques en la importación

  • Acción - Asunto | (Ejemplo: Llamada de seguimiento)
    Obligatorio para crear Acciónes. NO dejes las celdas en la hoja de cálculo en blanco. Rellena cada celda con el nombre del asunto deseado. Esto creará una acción para cada fila.

Campos usados con frecuencia
Estos no son obligatorios, pero resulta útil incluirlos:

  • Trato - Etapa | (Ejemplo: Idea)
    Define en qué etapa/embudo se añaden tus Tratos. Si no se especifica ninguna etapa, tus tratos se abrirán en la primera etapa de tu primer embudo.
  • Trato - Valor | (Ejemplo: 2000)
    Valor monetario de tus Tratos. Si no se especifica ninguna moneda, al Trato se le aplicará la moneda por defecto en tus Ajustes de empresa.
  • Trato - Moneda | (Ejemplo: USD o EUR)
    Define la moneda en la que se encuentra el valor de tu Trato. Si no se especifica, Pipedrive usará la moneda por defecto en tus Ajustes de empresa.
  • Trato - Fecha de cierre prevista | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
    Se debe especificar una fecha si quieres que tu Trato aparezca en la Vista de pronóstico. Esta fecha se puede añadir de forma manual más adelante si es necesario.
  • Trato - Propietario | (Ejemplo: Bob Dillon o James Brown)
    Determina qué usuario de Pipedrive es el propietario del Trato. Si no se especifica ningún propietario, todos los Tratos pertenecerán al usuario que realiza la importación.


  • Acción - Fecha de cierre | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016) <2>Especifica la fecha de cierre de una acción.
  • Acción - Tipo | (Ejemplo: Llamada, Almuerzo, Reunión)
    Te permite especificar diferentes tipos de acciones, incluidas las acciones personalizadas.
  • Acción - Asignada al usuario | (Ejemplo: Bob Dillion o James Brown)
    Te permite asignar acciones a usuarios de Pipedrive específicos.

Campos históricos
Estos mapearán fechas y estados históricos de tus registros, como Tratos cerrados anteriormente o Acciónes completadas anteriormente.

  • Trato - Fecha ganado | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
    Especifica la fecha en la que tus Tratos se marcaron como Ganados.
  • Trato - Fecha perdido | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
    Especifica la fecha en la que tus Tratos se marcaron como Perdidos.
  • Trato - Estado | (Ejemplo: Ganado o Abierto)
    Te permite importar Tratos que ya están cerrados. Puedes especificar las filas que son tratos que están abiertos, perdidos o ganados.
    Nota: Si no se especifica ningún estado, todos los Tratos importados estarán automáticamente marcados como Abiertos.

  • Acción - Completada | (Ejemplo: Completada o No completada)
    Te permite marcar algunas acciones como ya completadas, dejando otras abiertas.
  • Acción - Fecha marcada como completada | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
    Especifica la fecha en la que una acción se marcó como Completada. Se mostrará en las estadísticas de tu cuenta.

Hoja de cálculo de plantilla

Si deseas utilizar más información, o simplemente prefieres aprender visualmente, te sugerimos que descargues nuestra hoja de cálculo de plantillas de ejemplo con información de importación de Pipedrive..
La plantilla te permite incluir tus datos existentes en columnas que son fácilmente reconocidas por el sistema de mapeo de Pipedrive, o te permite comprender mejor cómo las funciones de importación de Pipedrive reconocen los campos

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