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Pipedrive

Importación de datos con hojas de cálculo

Nota: Esta acción solo está disponible para los Usuarios administradores.


Puedes importar datos a Pipedrive fácilmente desde archivos de hoja de cálculo XLS, XLSX y CSV. Puedes importar Negocios, Organizaciones, Personas, Notas y Actividades al mismo tiempo.

Antes de empezar, te sugerimos que eches un vistazo a nuestro artículo aquí sobre "Cómo se organizan tus datos en Pipedrive". Es importante que entiendas cómo se te mostrarán los datos que estás importando tras la importación.

Importación de hojas de cálculo

 

Preparación de una importación

Nota: Recomendamos utilizar una nueva hoja de cálculo sin ninguna fórmula en el proceso de importación. Si tienes una hoja de cálculo que usa fórmulas o vinculación de datos para generar el contenido de una celda, sugerimos copiar los datos de la hoja de cálculo y pegarlos en una hoja nueva sin las fórmulas. 

Antes de importar, tienes que pensar qué tipo de datos quieres crear en Pipedrive.

  • ¿Simplemente estás intentando importar una lista de Contactos? (Personas y Organizaciones)
  • ¿Quieres importar tus Contactos y sus Negocios abiertos en el embudo para esos contactos al mismo tiempo?
  • ¿Quieres importar Contactos, sus negocios abiertos y también crear Actividades para todos ellos?
  • ¿Quieres importar Contactos, sus negocios abiertos, crear Actividades y adjuntar Notas?
  • O quizá quieras abrir unos cuantos Negocios nuevos para los contactos ya existentes en Pipedrive?


Si todo esto suena confuso, te sugerimos que eches un vistazo a este artículo aquí sobre "Cómo se organizan tus datos en Pipedrive".

Cómo importar una hoja de cálculo

Paso 1: Subir el archivo



  • Ve a Ajustes > Importar datos > Desde archivo
  • Haz clic en Subir archivo  y selecciona el archivo que quieres importar. Pipedrive admite archivos de Excel (.xls y .xlsx) y archivos .csv.

    Nota: Si te aparece un error al intentar importar una hoja de cálculo, el problema puede proceder de tu hoja de cálculo: aunque no existe un límite máximo de columnas en la hoja de cálculo, el tamaño máximo de archivo es de 50 mb, con un límite máximo de 50 000 filas en la hoja de cálculo. 

 

Paso 2: Mapeado



Ahora es cuando tienes que asociar las columnas de tu hoja de cálculo a los diferentes campos en Pipedrive. Solo tienes que arrastrar y soltar los campos de la esquina derecha a las columnas de la hoja de cálculo correspondientes.

Nota: Verás que en la esquina superior derecha tienes distintas categorías de diferentes tipos de datos (Contactos, Negocios, etc.). Todos ellos cuentan con sus propios campos individuales en los que puedes mapear el contenido de tu hoja de cálculo.

También puedes usar la función de búsqueda para encontrar rápidamente el campo que estás buscando.

¿Tienes un campo que no se crea de forma predeterminada en Pipedrive? Puedes ir a Ajustes > Personalizar camposcrear el campo personalizado que necesites en cualquier momento. Puedes reanudar la importación volviendo a Ajustes >Importar datos.



Si los encabezados de las columnas importadas coinciden con los valores de los campos en Pipedrive, se seleccionarán los títulos respectivos de forma automática. Si el reconocimiento automático falla para alguno de tus campos, puedes arrastrar los campos de Pipedrive a las columnas de la hoja de cálculo apropiadas.

Nota: El mapeado de los campos de categoría negocio en las columnas de tu hoja de cálculo creará negocios en tu cuenta de Pipedrive. Si no quieres crear negocios con tu importación, no realices mapeados de los campos de categoría negocio en las columnas de tu hoja de cálculo.

Una vez finalizado, pulsa Siguiente.

Paso 3: Previsualizar y terminar



Ahora es cuando le dices a Pipedrive lo que tiene que hacer si se encuentran duplicados. Pipedrive cuenta con un algoritmo anti duplicación que hará todo lo posible por encontrar registros concordantes para consolidar sus datos en uno.

Aquí es también donde usted puede revisar el mapa que has hecho. Esta página deja claro cómo aparecerán tus datos después de la importación basado en el mapeado que hiciste en el paso 2.



Una vez que has visto de antemano tu importación, sigue adelante y selecciona Iniciar importación.

¡Ya está! Ahora puedes revisar tus datos importados o incluso hacer cualquier cambio en ellos con nuestra vista de lista para edición en grupo.

¿Qué es un "Archivo de omisión" (Skip file) ?

Cuando ejecutas una importación, Pipedrive genera un pequeño informe con todas las complicaciones que hayan surgido durante la importación.
Por ejemplo, si importaras una lista de Personas y no incluyeras un campo obligatorio, —como el Nombre—, esta fila de información se omitiría.
Luego cogerá esa fila y la organizará en un Archivo de omisión.

Puedes descargar el Archivo de omisión en cualquier momento para revisarlo. Puedes incluso hacer los cambios que necesites y luego importar el Archivo de omisión en Pipedrive para completar la importación. Esto hace que sea muy sencillo asegurarte de que todos tus datos están en el sistema.





Cómo revertir una importación

Una vez que hayas realizado una importación, se puede revertir dentro de las 48 horas siguientes a la importación inicial con el botón Revertir disponible en tu Historial de importación.
Si dicho botón no se encuentra disponible, informa a nuestro Equipo de asistencia y estarán encantados de ayudarte.


Сопоставление – Решаем головоломку

Algunos campos específicos requieren un mapeado adicional para ser importados correctamente.
Cuando seleccionas los campos Etapa, Estado, Visible para, Propietario, o cualquiera de los campos de opción múltiple/única, se abre el diálogo Resuelve el rompecabezas, donde puedes asociar los datos importados a los valores en Pipedrive.

Por ejemplo, cuando mapeas Negocio - Etapa a una columna en tu hoja de cálculo, aparecerá este inteligente diálogo "Resuelve el rompecabezas". En el lado izquierdo tenemos diferentes palabras clave situadas en la columna de nuestra hoja de cálculo y en el lado derecho tenemos distintas etapas en diferentes embudos.
Lo único que tienes que hacer es arrastrar y soltar las diferentes palabras del lado izquierdo al lado derecho y asociarlas.



En el siguiente ejemplo, tenemos palabras clave como Etapa 1 y Etapa 2 en nuestra hoja de cálculo. При их перетаскивании в этап Связь установлена Сделки всех строк в нашей электронной таблице с Этапом 1 или Этапом 2 будут добавлены в этап Связь установлена.

Campos mapeables y su función


Importación avanzada


Hay muchos campos diferentes que puedes mapear a las columnas en Pipedrive.
Vamos a hablar de lo que son y cuáles pueden ser los más importantes para ti.

 

Campos obligatorios
Estos son obligatorios para crear tus registros:

Persona - Nombre | (Ejemplo: Audrey Hepburn)
Obligatorio para la creación de Personas (a menos que se use el Nombre y Apellido)
Persona - Nombre | (Ejemplo: Audrey)
Obligatorio para la creación de Personas (a menos que se utilice el Nombre completo) 
Persona - Apellidos | (Ejemplo: Hepburn)
Obligatorio para la creación de Personas (a menos que se utilice el Nombre completo)
Persona - Teléfono | (Ejemplo: 555-555-4422)
Número de contacto de la Persona (especifícalo para evitar tener Personas duplicadas)
Persona - Correo electrónico | (Ejemplo: audrey.hepburn@pipedrive.com)
Correo electrónico de contacto de la Persona (especifícalo para evitar tener Personas duplicadas)

Organización - Nombre | (Ejemplo: Pipedrive)
Obligatorio para crear Organizaciones y asociarlas a las Personas en sus respectivas filas
Organización - Dirección | (Ejemplo: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, Dakota del Sur)
La dirección física de la Organización, geo-codificada con Google Maps. (especifícala para evitar tener Organizaciones duplicadas que tienen el mismo nombre)

Negocio - Título | (Ejemplo: Negocio Ford)
Obligatorio para crear Negocios. Deja todas las celdas de tu hoja de cálculo vacías si quieres que Pipedrive cree un título para cada Negocio de forma automática (por ej.: "Negocio Ford") con base en el nombre de la Organización relacionada con el Negocio. Si no se especifica ninguna Organización, Pipedrive lo titulará según el nombre de la Persona (por ej.: "Negocio Jon Snow") o personaliza los títulos de tu Negocio rellenando las celdas con lo que quieras.

Nota: Si un Negocio - Etapa no se mapea en la importación, cualquier negocio creado se posicionará automáticamente en la primera etapa de tu primer embudo.

Nota - Contenido | (Ejemplo: Voy a dejar una nota en este negocio)
Obligatorio para crear Notas. Esto hará que el contenido de tu nota se adjunte a todos los objetos (Personas, Negocios, etc.) que especifiques en la importación.

Actividad - Asunto | (Ejemplo: Llamada de seguimiento)
Obligatorio para crear Actividades. NO dejes las celdas en la hoja de cálculo en blanco. Rellena cada celda con el nombre del asunto deseado. Esto creará una actividad para cada fila.

Campos usados con frecuencia
Estos no son obligatorios, pero resulta útil incluirlos:

Negocio - Etapa | (Ejemplo: Idea)
Define en qué etapa/embudo se añaden tus Negocios. Si no se especifica ninguna etapa, tus negocios se abrirán en la primera etapa de tu primer embudo.
Negocio - Valor | (Ejemplo: 2000)
Valor monetario de tus Negocios. Si no se especifica ninguna moneda, al Negocio se le aplicará la moneda por defecto en tus Ajustes de empresa.
Negocio - Moneda | (Ejemplo: USD o EUR)
Define la moneda en la que se encuentra el valor del Negocio. Si no se especifica, Pipedrive usará la moneda por defecto en tus Ajustes de empresa.
Negocio - Fecha de cierre prevista | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Se debe especificar una fecha si quieres que tu Negocio aparezca en la Vista de cronograma. Esta fecha se puede añadir de forma manual más adelante si es necesario.
Negocio - Propietario | (Ejemplo: Rubén Blades o James Brown)
Determina qué usuario de Pipedrive es el propietario del Negocio. Si no se especifica ningún propietario, todos los Negocios pertenecerán al usuario que realiza la importación.

Actividad - Fecha de cierre | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Especifica la fecha de cierre de una actividad.
Actividad - Tipo | (Ejemplo: Llamada, Almuerzo, Reunión)
Te permite especificar diferentes tipos de actividades, incluyendo personalizadas.
Actividad - Asignada al usuario | (Ejemplo: Rubén Blades o James Brown)
Te permite asignar actividades a usuarios de Pipedrive específicos.

Campos históricos
Estos mapearán fechas y estados históricos de tus registros, como Negocios cerrados anteriormente o Actividades completadas anteriormente.

Negocio - Fecha ganado | (Ejemplo: 2016/04/11, 4/11/16 o 4/11/2016)
Especifica la fecha en la que tus Negocios se marcaron como Ganados.
Negocio - Fecha perdido | (Ejemplo: 2016/04/11, 4/11/16 o 4/11/2016)
Especifica la fecha en la que tus Negocios se marcaron como Perdidos.
Negocio - Estado | (Ejemplo: Ganado o Abierto)
Te permite importar Negocios que ya están cerrados. Puedes especificar las filas que son negocios que están abiertos, perdidos o ganados.
Nota: Si no se especifica ningún estado, todos los Negocios importados estarán automáticamente Abiertos.

Actividad - Completada | (Ejemplo: Completada o No completada)
Te permite marcar algunas actividades como ya completadas, dejando otras abiertas.
Actividad - Fecha marcada como completada | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Especifica la fecha en la que una actividad se marcó como Completada. Se mostrará en tus Estadísticas.

 

Hoja de cálculo de muestra descargable

La hoja de cálculo adjuntada a este artículo —The Ultimate Pipedrive Import.xlsx— te servirá como plantilla para comenzar tu importación. Observarás que las columnas tienen un código de colores y ofrecen descripciones de los diversos campos y que los encabezados son fácilmente reconocidos por nuestro sistema de importación. 

Puedes rellenar tus datos en esta hoja de cálculo o usarla para al menos entender dónde mapear los diferentes campos de Pipedrive en las columnas de tu propia hoja de cálculo.