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Pipedrive

Importación de datos con hojas de cálculo

Nota: Se requieren permisos de administrador para realizar ciertas acciones enumeradas en este artículo. Haz clic aquí para obtener más información.


Con este artículo te familiarizarás con nuestro nuevo y mejorado sistema de importación. Si lo dispuesto en este artículo parece familiar, es probablemente porque todavía está utilizando la versión anterior de esta función. Si te quieres pasar a la nueva, escríbenos en este centro de asistencia solicitando que te la activemos.

Puedes importar datos a Pipedrive fácilmente desde archivos de hoja de cálculo XLS, XLSX y CSV. Puedes importar Negocios, Organizaciones, Personas, Notas y Actividades. Podría hacer esto antes, pero por separado.

Antes de ponernos demasiados técnicos, te sugerimos que eches un vistazo a este artículo acerca de "Cómo se organizan tus datos en Pipedrive". Es importante que entiendas cómo se te mostrarán los datos que estás importando tras la importación.

Para aprender a importar datos a Pipedrive desde hojas de cálculo, puedes ver el siguiente vídeo o leer las instrucciones que encontrarás a continuación.


Importar hojas de cálculo

 

 

Preparación de una importación

Nota: Le recomendamos que utilice una nueva hoja de cálculo sin cualquier fórmulas. Simplemente funciona mejor así. Si tienes una hoja de cálculo que usa fórmulas o vinculación de datos para generar los resultados, solo tienes que copiar los datos de la hoja de cálculo y pegarlos en una hoja nueva sin las fórmulas (Editar, Pegado especial, solo valores).


Antes de importar, tienes que pensar qué tipo de datos quieres crear en Pipedrive.

¿Simplemente estás intentando importar una lista de Contactos? (Personas y Organizaciones)

¿Quieres importar tus Contactos y sus negocios abiertos en el embudo al mismo tiempo?

¿Quieres importar Contactos, sus negocios abiertos y también crear Actividades para todos ellos?

¿Quieres importar Contactos, sus negocios abiertos, crear Actividades y adjuntar Notas?

O quizá quieras abrir unos cuantos Negocios nuevos para los contactos ya existentes en Pipedrive.

Si todo esto suena confuso, te sugerimos que eches un vistazo a este artículo acerca de "Cómo se organizan tus datos en Pipedrive". Pero si ya lo sabes todo sobre Negocios, Personas, Organizaciones, etc., entonces sigue leyendo.

 

Cómo importar una hoja de cálculo

Paso 1: Subir el archivo




Ve a Ajustes > Importación de datos.

Haz clic en Desde archivo.

Haz clic en Subir archivo y selecciona el archivo que quieres importar, o arrastra la hoja de cálculo deseada a Pipedrive. Pipedrive admite archivos de Excel (.xls y .xlsx) y archivos .csv.

 

Paso 2: Mapeado




Ahora es cuando tienes que asociar las columnas de tu hoja de cálculo a los diferentes campos en Pipedrive. Solo tienes que arrastrar y soltar los campos de la esquina derecha a las columnas de la hoja de cálculo correspondientes.

Nota: Verás que en la esquina superior derecha tienes diferentes categorías de diferentes tipos de datos (Contactos, Negocios, etc.). Todos ellos cuentan con sus propios campos individuales en los que puedes mapear el contenido de tu hoja de cálculo.


También puedes usar la función de búsqueda para encontrar rápidamente el campo que estás buscando.

¿Tienes un campo personalizado? Puedes ir a Personalizar campos y crear el campo personalizado que necesites en cualquier momento. Puedes reanudar la importación volviendo a Importar datos.



Si las cabeceras de las columnas importadas coinciden con los valores de los campos en Pipedrive, se seleccionarán los títulos respectivos de forma automática. Si el reconocimiento automático falla para alguno de tus campos, puedes arrastrar los campos de Pipedrive a las columnas de la hoja de cálculo apropiadas.

Una vez completado, haz clic en Siguiente.

 

Paso 3: Previsualizar y terminar




Ahora es cuando le dices a Pipedrive lo que tiene que hacer si se encuentran duplicados. Pipedrive cuenta con un algoritmo anti duplicación que hará todo lo posible por encontrar registros concordantes para consolidar sus datos en uno.

Aquí es también donde usted puede revisar el mapa que has hecho. Esta página deja claro cómo aparecerán sus datos después de la importación basado en el mapa que hiciste en el paso 2.



Una vez que usted ha visto de antemano su importación, sigue adelante y seleccione iniciar importación.

¡Ya está! Ahora puedes revisar tus datos importados o incluso hacer cualquier cambio en ellos con nuestra vista de lista para edición en grupo.

 

¿Qué es un "Archivo de omisión" (Skip file) ?

Cada vez que ejecutas una importación, Pipedrive genera un informe con todas las complicaciones que hayan surgido durante la importación. Por ejemplo, si no mapeas un campo obligatorio durante una importación, Pipedrive ignorará la fila en la hoja de cálculo con el campo que falta. Luego cogerá esa fila y la organizará en un Archivo de omisión.

Puedes descargar el Archivo de omisión en cualquier momento para revisarlo. Desde aquí, puedes incluso hacer los cambios que necesites y luego importar el Archivo de omisión a Pipedrive para completar la importación; esto hace que sea muy sencillo asegurarte de que todos tus datos están en el sistema

Por ejemplo: Si importaras una lista de Personas y no incluyeras un campo obligatorio, como el Nombre, esta fila se omitiría.





Cómo revertir una importación

¿Qué ocurre si necesitas deshacer una importación y empezar de nuevo? Una vez que hayas realizado una importación, se puede revertir en cualquier momento dentro de 48 horas desde la importación inicial mediante un útil enlace que te proporciona Pipedrive:

¿Tu enlace "Revertir" no está disponible? - Usa el widget en nuestro centro de ayuda para contactar con nosotros. Podemos volver a activar el enlace.


Algunos campos requieren un mapeado adicional para ser importados correctamente. Por ejemplo:

Cuando seleccionas los campos Etapa, Estado, Visible para, Propietario, o cualquiera de los campos de opción múltiple/única, se abre el diálogo Resuelve el rompecabezas, donde puedes asociar los datos importados a los valores en Pipedrive.

Así que en este ejemplo, cuando mapeas Etapa a una columna en tu hoja de cálculo, aparecerá este inteligente diálogo "Resuelve el rompecabezas". En el lado izquierdo tenemos diferentes palabras clave encontradas en la columna de nuestra hoja de cálculo y en el lado derecho tenemos diferentes etapas en diferentes embudos.

Lo único que tienes que hacer es arrastrar y soltar las diferentes palabras de la esquina izquierda a la esquina derecha y asociarlas.

En el siguiente ejemplo, tenemos palabras clave como Etapa 1 y Etapa 2 en nuestra hoja de cálculo. Cuando las arrastramos a la etapa Contacto establecido significa que cualquier fila en la que haya Etapa 1 o Etapa 2 en nuestra hoja de cálculo, sus Negocios se añadirán a la etapa Contacto establecido.



Campos mapeables y su función


Importación avanzada


Hay muchos campos diferentes que puedes mapear a las columnas en Pipedrive. Vamos a hablar de lo que son y cuáles serán los más importantes para ti.

 

Campos obligatorios

Estos son obligatorios para crear tus registros:

Persona - nombre | (Ejemplo: Audrey Hepburn)
Obligatoria para la creación de personas, a menos que usando el nombre y apellido.
Persona - nombre | (Ejemplo: Audrey)
Obligatoria para la creación de personas, a menos que utilizando el nombre completo.
Persona - apellidos | (Ejemplo: Hepburn)
Obligatoria para la creación de personas, a menos que utilizando el nombre completo.
Persona - Teléfono | (Ejemplo: 555-555-4422)
Número de contacto de la persona. También es importante especificarlo para evitar tener Personas duplicadas.
Persona - correo electrónico | (Ejemplo: audrey.hepburn@pipedrive.com)
Correo de contacto para la persona. También es importante especificarlo para evitar tener Personas duplicadas.

Organización - nombre | (Ejemplo: Pipedrive)
Obligatorio para crear Organizaciones y asociarlas a las Personas en sus respectivas filas.
Organización - Dirección | (Ejemplo: Yautepec 85, Col Condesa, México DF)
La dirección física de la organización. Dirección física de la organización. Está geocodificada con Google Maps. También es muy importante especificarla para evitar tener Organizaciones duplicadas si tienen el mismo nombre.

Negocio - Título | (Ejemplo: Negocio Ford)
Obligatorio para crear Negocios. Deja todas las celdas de tu hoja de cálculo vacías si quieres que Pipedrive cree un título para cada Negocio de forma automática, por ej.:, "Negocio Ford", en base al nombre de la Organización relacionada con el Negocio. Si no se especifica ninguna Organización, Pipedrive lo titulará según el nombre de la Persona, por ej.: "Negocio Jon Snow". O personaliza los títulos de tu negocio rellenando las celdas con lo que quieras.

Nota: Los negocios se crearán en la primera etapa de tu primer embudo si no especificas la etapa en otra columna


Nota - Contenido | (Ejemplo: Voy a dejar una nota en este negocio)
Obligatorio para crear Notas. Esto hará que el contenido de tu nota se adjunte a todos los objetos (Personas, Negocios, etc.) que especifiques en la importación

Actividad - Asunto | (Ejemplo: Llamada de seguimiento)
Obligatorio para crear Actividades. NO dejes las celdas en la hoja de cálculo en blanco. Rellena cada celda con el nombre del asunto deseado. Esto creará una actividad para cada fila.

 

Campos usados con frecuencia

Estos no son obligatorios, pero resulta útil incluirlos.

Negocio - Etapa - (Ejemplo: Idea)
Define en qué etapa/embudo se añaden tus Negocios. Si no se especifica ninguna etapa, tus negocios se abrirán en la primera etapa de tu primer embudo.
Negocio - Valor - (Ejemplo: 2000)
Valor monetario de tus Negocios. Si no se especifica ninguna moneda, al Negocio se le aplicará la moneda por defecto en tus Ajustes de empresa.
Negocio - Moneda | (Ejemplo: USD o EUR)
Define la moneda en la que se encuentra el valor del Negocio. Si no se especifica, Pipedrive usará la moneda por defecto en tus Ajustes de empresa.
Negocio - Fecha de cierre prevista | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Se debe especificar una fecha si quieres que tu Negocio aparezca en la Vista de cronograma. Esta fecha se puede añadir de forma manual más adelante si es necesario.
Negocio - Propietario | (Ejemplo: Rubén Blades o James Brown)
Determina qué usuario de Pipedrive es el propietario del Negocio. Si no se especifica ningún propietario, todos los Negocios pertenecerán al usuario que realiza la importación.

Actividad - Fecha de cierre | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Especifica la fecha de cierre de una actividad.
Actividad - Tipo | (Ejemplo: Llamada, Almuerzo, Reunión)
Te permite especificar diferentes tipos de actividades, incluyendo personalizadas.
Actividad - Asignada al usuario | (Ejemplo: Rubén Blades o James Brown)
Te permite asignar actividades a usuarios de Pipedrive específicos.

 

Campos históricos

Estos mapearán fechas y estados históricos a tus registros. Esto te permite importar un historial de Negocios cerrados anteriormente o Actividades completadas anteriormente.

Negocio - Estado | (Ejemplo: Ganado o Abierto)
Te permite importar Negocios que ya están cerrados. Puedes especificar las filas que son negocios que están abiertos, perdidos o ganados.

Nota: Si no se especifica ningún estado, todos los Negocios importados estarán automáticamente Abiertos..


Negocio - Fecha ganado | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Especifica la fecha en la que tus Negocios se marcaron como Ganados.
Negocio - Fecha perdido | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Especifica la fecha en la que tus Negocios se marcaron como Perdidos.

Actividad - Completada | (Ejemplo: Completada o No completada)
Te permite marcar algunas actividades como ya completadas, dejando otras abiertas.
Actividad - Fecha marcada como completada | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Especifica la fecha en la que una actividad se marcó como Completada. Se mostrará en tus Estadísticas.

 

Hoja de cálculo de muestra descargable

La hoja de cálculo adjuntada a este artículo te servirá como plantilla para comenzar tu importación. Verás que las columnas están organizadas por colores y cuentan con descripciones de los diferentes campos.

Nuestro sistema de importación también reconoce las cabeceras fácilmente.

Puedes rellenar tus datos en esta hoja de cálculo o usarla para al menos entender dónde mapear los diferentes campos de Pipedrive en las columnas de tu propia hoja de cálculo.