Zināšanu bāze

Ar Smart Docs funkciju jūs varat ietaupīt laiku sarunu procesā, izveidojot priekšlikumu vai kotējumu tieši no darījuma vai kontakta detalizētā skata. Dokuments automātiski tiks aizpildīts ar atbilstošiem darījuma, kontakta, projekta vai produkta detalizācijas no jūsu Pipedrive konta.

Pēc tam jūs varat kopīgot dokumentu, izmantojot sekojamu saiti, un saņemt paziņojumus, kad potenciālie klienti iesaistās ar jūsu dokumentiem.

Savienošanās ar jūsu krātuves nodrošinātāju

Lai pievienotos "Smart Docs", dodieties uz darījuma vai kontakta detaļu lapu, noklikšķiniet uz Dokumenti cilnes un izvēlieties Savienot mākoņkrātuvi. Jūs varat savienoties, izmantojot trīs nodrošinātājus – Google Drive, Microsoft OneDrive vai SharePoint.

Jūs tiksiet novadīts caur plūsmu, lai piešķirtu atļauju Pipedrive lietotnēi piekļūt jūsu kontam. Kad esat savienots, jūs varat augšupielādēt esošos dokumentus vai saglabātus veidņus savos darījumos, un tie tiks automātiski saglabāti jūsu krātuvē arī.

Pēc konta savienošanas redzēsiet opciju savienot gan personīgo, gan koplietojamo draivu kā savu krātuves atrašanās vietu.

Jūs varat pievienot un atvienot savu kontu, dodoties uz Rīki un lietotnes > Dokumenti un noklikšķinot uz “+ Pievienot jaunu kontu” vai “Atvienot.” Jūs varat uzzināt vairāk par to, kā tiek saglabāti faili šajā rakstā.

Jūs arī varat iestatīt noklusējuma koplietojamo draivu savam kontam.

Izveidojot koplietojamu diskas mapīti

Kad savu datu uzglabāšanas pakalpojumu pievienojat funkcijai „Smart Docs”, redzēsit nolaižamo izvēlni, kur var izvēlēties personas disku. Kad pievienojat funkciju „Smart Docs”, automātiski tiek piešķirta pielāgota koplietojama diskas mapīte. Tomēr varat arī izveidot savu.

Vienkārši dodieties uz Google Drive kontu, sadaļā Koplietojamie diski un izveidojiet jaunu mapi:

Kad esat izveidojis jauno koplietojamo mapi Google Drive, dodieties uz Rīki un lietojumprogrammas > Dokumenti un atlasiet jauno koplietojamo mapīti, ko izmantosiet ar savām „Smart Docs”:

Ja jūsu GSuite kontā nav iespējams apskatīt vai izveidot jaunu koplietojamo mapīti, tas var būt saistīts ar izmantoto izdevuma versiju.

Lai arī Google Suit Basic neatbalsta koplietojamās mapītes, šīs versijas to dara:

• Biznesa standarta un Plus

• Uzņēmējdarbība

• Izglītības pamatprincipi

• Standarts

• Mācīšanās un mācības uzlabošana un Plus

• Neprofiti

• GSuite Bizness

• Esenciāls

Ja sinhronizētais GSuite konts neatbalsta koplietojamas mapītes, Pipedrive opcija būs nosērējusi.

Veidlapu izveide un koplietošana

Pēc tam, kad esat savienojis savu kontu, varat sākt izveidot dokumentus un piedāvājumus. Dokumentu var izveidot tieši, taču mēs iesakām vispirms izveidot veidlapu, lai ietaupītu laiku nākotnes dokumentiem. Varat kontrolēt, kuriem Pipedrive lietotājiem ir atļauts izveidot vai pievienot jaunas veidlapas, izmantojot Pipedrive atļauju "Pievienot un importēt Smart Docs veidlapas". Lasiet vairāk par atļauju kopām Pipedrive šajā rakstā.

Lai izveidotu veidlapu no jauna, ejiet uz sadaļu Dokumenti > Veidlapu cilne darījuma vai kontaktpersonas sīkākas informācijas skatā un spiediet uz “Dokuments,” “Izklājlapa” vai “Prezentācija.” Jūs varat arī importēt veidlapu no savu sniedzēju, ja jums jau ir saglabāta kāda veidlapa.

Veidlapas rediģēšana

Veidlapas redaktorā varat atjaunināt veidlapas vārdu un kategoriju un pievienot jebkuru Pipedrive darījumu, kontaktpersonu, produktu, projektu vai laika bāzētas laukus, lai aizpildītu veidlapas saturu.

Lai pievienotu Pipedrive laukus veidlapai, kopējiet lauku no veidlapas redaktora labās puses un ielīmējiet to veidlapas ķermenī. Lauks parādīsies iekavās “[ ]” un tiek automātiski aizstāts ar lauka datiem, kad veidlapu izmanto dokumenta izveidei.

Kad esat pabeigusi veidlapas rediģēšanu, spiediet uz “Aizvērt”, lai saglabātu veidlapu, vai “Izmantot, lai izveidotu dokumentu”, lai uzreiz izmantotu veidlapu dokumenta izveidošanai.

Uzziniet vairāk par laukiem un veidlapām Smart Docs šajā rakstā.

Kā es varu koplietot veidlapas ar savu komandu?

Jūs varat izmantot paplašinātu veidlapu koplietošanu, lai automātiski dalītos veidlapā ar citiem Pipedrive lietotājiem. Lai koplietotu veidlapu, atveriet to rediģēšanai un spiediet uz cilni Atļaujas cilne. Ir divi atļauju līmeņi, kuros varat piešķirt lietotājiem:

1. Var izmantot šo veidlapu – Skatīt veidlapu un izmantot to, lai izveidotu jaunus dokumentus, nevar rediģēt vai dzēst sākotnējo veidlapu.
2. Var rediģēt šo veidlapu – Skatīt, lietot, rediģēt un dzēst sākotnējo veidlapu.

Kad veidlapa ir koplietota ar citu lietotāju, tā parādīsies sadaļā Koplietots ar mani veidlapu galerijā.

Dokumenta izveide

Lai izveidotu dokumentu, noklikšķiniet uz Dokumenti cilnes darījuma vai kontakta detalizētajā skatā. Jums tiks piedāvāta iespēja izveidot dokumentu no iepriekš izveidota veidņu vai izveidot to no jauna ar tukšu dokumentu, plāksnes vai prezentāciju.

Jūs varat arī importēt iepriekš izveidotas dokumentus no jūsu ierīces vai pieslēgtā Google Drive, Microsoft OneDrive vai SharePoint konta. Lokāli saglabātie dokumenti var tikt augšupielādēti arī kā PDF no jūsu ierīces.

Lai izveidotu dokumentu no esošas veidnes, noklikšķiniet uz "No veidnes" un izvēlieties veidni, kuru vēlaties izmantot. Dokumentu redaktors parādīsies ar visām veidnes laukām, kurus aizpildīs atbilstošie dati.

Jūs varat pielāgot nosaukumu un kategoriju, kā arī pielāgot saturu pēc saviem priekšrociem. Dokuments automātiski saglabāsies, kamēr strādājat.

Lai izveidotu dokumentu ar izstrādājumu specifiskiem atzīmējumiem, jums to jāizveido no darījuma detaļskata. Lai izveidotu dokumentu ar personu specifiskiem atzīmējumiem, jums to jāizveido no darījuma vai personas detalizētā skata.

Skatīt un koplietot jūsu dokumentu

Google Drive – Ja noklikšķināsiet uz " Dalīties " pogas dokumentu redaktora apakšējā labajā stūrī, varat koplietot dokumentu, lejupielādēt dokumentu kā PDF vai dzēst dokumentu.

• Pieprasīt parakstus – Pieprasiet parakstus no dokumentu saņēmējiem.
• Koplietot kā saiti –Izvietojiet saiti uz šī dokumenta tikai lasīšanai paredzēto PDF versiju, kas tiks parādīta pārlūkprogrammas logā, kad saņēmējs to atver.
• Lejupielādēt PDF – Saglabājiet savu dokumentu lokāli, lai to varētu pievienot e-pastam vai nosūtīt tieši saviem klientiem.

OneDrive un SharePoint – Lai koplietotu savu dokumentu, vispirms jums būs jāaizver dokumentu redaktors un jānoklikšķina uz "..." (vairāk) pogas dokumentam, kas izveidots Detail lapā.

Kad jūs koplietojat savu dokumentu ar saiti, jums būs iespēja sekot līdzi skatījumiem un iestatīt e-pasta paziņojumus, kad kāds atver dokumentu.

Ja aktivizējat Sekot skatījumiem opciju, jūs saņemsiet e-pasta paziņojumu, kad jūsu dokuments tiek atvērts pirmo reizi, katru reizi vai nekad.

Kad saite ir izveidota, jūs redzēsit to saglabātu kā versiju zem oriģinālā dokumenta ar skatījumu skaitu un izveidošanas laiku, un jūs vairs nevarēsit atjaunināt šo versiju.

Lai izveidotu citu dokumenta versiju, noklikšķiniet uz oriģinālā dokumenta, veiciet nepieciešamos labojumus un ģenerējiet jaunu saiti. Kad saite ir izveidota, jūs to redzēsit kā Versiju 2 zem savas dokumenta:

Ja izveidojat jaunu dokumenta versiju, mēs iesakām atspējot saiti pirmajai versijai, lai nebūtu divas aktīvas versijas. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz pirmās versijas “...” un noklikšķiniet uz Koplietot kā saiti > Iespējot saiti , lai atspējotu saiti.

Paraksta pievienošana jūsu dokumentam

Smart Docs ir arī eParaksti funkcionalitāte, tāpēc jūs varat pieprasīt dokumentu parakstus no jūsu klientiem, nelietojot papildu rīkus.

Izveidojiet vai augšupielādējiet dokumentu ar Smart Docs funkciju no saprašanas vai kontaktēšanās lapas un atradīsiet opciju Pieprasīt parakstus. Uzziniet, kā pieprasīt parakstus jūsu dokumentiem šajā rakstā.