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Importando dados para o Pipedrive com planilhas

Nota:Esta ação só está disponível para administradores ou para usuários com as respectivas Configurações de Permissão ativadas.


Você pode importar dados para o Pipedrive com facilidade a partir de arquivos de planilhas XLS, XLSX e CSV. Você pode importar Negócios, Organizações, Pessoas, Notas e Atividades ao mesmo tempo.

Antes de começar, sugerimos que você leia nosso artigo sobre Como seus dados são organizados no Pipedrive. É importante entender como os dados que você está importando serão apresentados a você depois da importação.

 

Preparando-se para uma importação

Nota: Recomendamos usar uma planilha nova sem nenhuma fórmula no processo de importação. Se você possui uma planilha que usa fórmulas ou vinculação de dados para gerar o conteúdo de uma célula, sugerimos copiar os dados da planilha e colá-los em uma nova planilha sem as fórmulas.

Antes de importar, é necessário pensar em que tipo de dados você deseja gerar no Pipedrive.

  • Você só está tentando importar uma lista de contatos? (Pessoas e Organizações)
  • Deseja importar Contatos e Negócios em aberto do seu funil para esses contatos ao mesmo tempo?
  • Deseja importar Contatos, Negócios em aberto para eles e criar Atividades para todos esses Negócios também?
  • Deseja importar Contatos, Negócios em aberto para eles, criar Atividades e anexar Observações?
  • Ou talvez você quer abrir um monte de novos Negócios para Contatos que já existam no Pipedrive?


Se isso parece muito confuso, sugerimos que você leia nosso artigo sobre como seus dados são organizados no Pipedrive.

Como importar uma planilha

Passo 1: Enviar o arquivo

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  • Acesse Ferramentas e aplicativos > Importar dados > De uma planilha.
  • Clique em Fazer upload de arquivo e selecione o arquivo que deseja importar. O Pipedrive é compatível com arquivos Excel (.xls e .xlsx) e .csv.

Observação: Se você receber uma mensagem de erro ao tentar importar uma planilha, o problema pode ter sido causado pela sua planilha: embora não haja limite máximo para o número de colunas, o tamanho máximo do arquivo é limitado a 50mb, com um limite máximo de 50.000 linhas na planilha.

Passo 2: Mapeamento



Esse é o momento em que você pode mapear as colunas na sua planilha para campos diferentes no Pipedrive. Basta arrastar e soltar os campos no canto direito para as colunas correspondentes na planilha.

Nota: Você vai notar que no canto direito há categorias diferentes de tipos diferentes de dados (Contatos, Negócios, etc.). Cada uma tem seus campos individuais para os quais você pode mapear conteúdo da sua planilha.

Você também pode usar a função busca para encontrar rapidamente o campo que estiver procurando.

Você tem um campo que não é criado por padrão no Pipedrive? Você pode apenas acessar Configurações > Campos personalizados e criar o campo personalizado que você precisa a qualquer momento. Você pode simplesmente retomar sua importação retornando para Ferramentas e aplicativos > Importar dados.

Você também pode clicar no botão +Adicionar campos personalizados encontrado no final da lista de campos para ir diretamente para lá.

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Se os cabeçalhos importados de coluna corresponderem aos valores do campo no Pipedrive, os respectivos títulos serão selecionados automaticamente. Se o reconhecimento automático falhar em qualquer um dos seus campos, você ainda pode arrastar os campos do Pipedrive para as colunas apropriadas da planilha.

Observação: Mapear campos da categoria Negócio para as colunas em suas planilhas resulta na criação de negócios na sua conta no Pipedrive. Se você não quiser criar negócios através da sua importação, não mapeie os campos da categoria Negócio para as colunas da planilha.

Depois de concluído, pressione Avançar .

Etapa 3: Visualização e conclusão

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É agora que você vai poder dizer ao Pipedrive o que fazer se forem encontradas duplicatas. O Pipedrive tem um algoritmo anti-duplicatas que vai fazer o que puder para encontrar registros iguais e consolidar seus dados em um só.

Aqui você pode revisar o mapeando de colunas. Esta página deixa claro como seus dados serão exibidos após a importação, com base no mapeamento que você fez na etapa 2.

Screen_Shot_2018-02-21_at_4.11.31_PM.png

Depois de visualizar a sua importação, vá em frente e selecione Iniciar importação .

Pronto! Agora você pode revisar os dados importados ou até fazer algumas alterações desejadas nos dados com nossa exibição de lista para edição em lote..

O que é o "Skip file"?

Quando você executa uma importação, o Pipedrive elabora atentamente um pequeno e claro relatório sobre todas as complicações que surgiram durante a importação.
Por exemplo, se você importasse uma lista de Pessoas e não incluísse um campo obrigatório - como o Nome -, essa linha de informações seria ignorada.
Ele pegará essa linha e as organizará em um Skip File .

Você pode baixar o Skip file a qualquer momento para revisar. Você pode até mesmo fazer as alterações que precisa e então importar o Skip file para o Pipedrive para concluir sua importação. Isso torna fácil garantir que todos os seus dados sejam inseridos no sistema.

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Como reverter uma importação

Depois de executar uma importação, ela pode ser revertida dentro de 48 horas após a importação inicial com o botão Reverter fornecido no seu Histórico de Importação .
Se esse botão Reverter não estiver disponível, informe a nossa equipe de suporte e eles terão prazer em ajudá-lo.

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Mapeamento: "Resolva o quebra-cabeças"

Alguns campos específicos exigirão um mapeamento adicional para serem importados adequadamente.
Quando você seleciona os campos Etapa, Status, Visível para, Proprietário ou qualquer campo de opção de múltipla/única escolha , a caixa de diálogo Mapa é aberta, onde você pode combinar os dados importados com os valores no Pipedrive.

Por exemplo, quando você mapeia a Oferta - Estágio para uma coluna da sua planilha, você vê essa caixinha esperta "resolva o quebra-cabeças". No lado esquerdo, temos palavras-chave diferentes encontradas na coluna da nossa planilha, e no lado direito, diferentes estapas em diferentes funis.
Tudo o que você precisa fazer é arrastar e soltar as palavras diferentes do lado esquerdo para o lado direito e combiná-las.

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Neste exemplo, temos palavras-chave como Etapa 2 e Etapa 5 na nossa planilha. Quando as arrastamos para a etapa Contato feito, significa que qualquer linha em que houver Etapa 2 ou Etapa 5 na planilha, seus Negócios serão adicionados à etapa Contato feito.

Importação avançada: campos mapeáveis e o que eles fazem



Existem muitos campos diferentes onde você pode mapear as suas colunas no Pipedrive.
Vamos falar sobre quais são eles e quais podem ser os mais importantes para você.

Campos obrigatórios
Esses campos são obrigatórios ao mapear as suas importações para criar os seus registros:

  • Nome da pessoa | (Exemplo: Audrey Hepburn)
    Obrigatório para criar Pessoas (a menos que esteja usando Nome e Sobrenome)
  • Pessoa - Nome | (Exemplo: Audrey)
    Obrigatório para criar Pessoas (a menos que esteja usando o nome completo)
  • Pessoa - Sobrenome | (Exemplo: Hepburn)
    Obrigatório para criar Pessoas (a menos que esteja usando o nome completo)
  • Pessoa - Telefone | (Exemplo: 555-555-4422)
    Número de contato da Pessoa (especifique isso para evitar a possibilidade de duplicação de Pessoas)
  • Pessoa - Email | (Exemplo: audrey.hepburn@pipedrive.com)
    E-mail de Contato da Pessoa (especifique isso para evitar a possível duplicação de pessoas)
  • Organização - Nome | (Exemplo: Pipedrive)
    Obrigatório para criar Organizações e associá-las às pessoas em suas respectivas linhas
  • Organização - Endereço | (Exemplo: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, Dakota do Sul)
    Endereço físico da organização, codificado geograficamente com o Google Maps. (especifique isso para evitar organizações duplicadas que tenham o mesmo nome)
  • Negócio - Título | (Exemplo: negócio da Ford)
    Obrigatório para criar Negócios. Deixe todas as células da planilha em branco se quiser que o Pipedrive crie automaticamente um título para cada Negócio (por exemplo, "negócio da Ford") de acordo com o nome da organização relacionada ao negócio. Se nenhuma organização for especificada, o Pipedrive dará um nome de acordo com o nome da pessoa (por exemplo, "negócio de Jon Snow") ou personalizará os títulos do seu negócio preenchendo as células com o que você quiser.
    Observação: se o campo Negócio - Etapa não estiver mapeado na importação, quaisquer negócios criados serão automaticamente colocados na primeira etapa do seu primeiro funil.
  • Observação - Conteúdo | (Exemplo: estou deixando uma observação sobre este negócio)
    Obrigatório para criar observações. Isso vai garantir que o conteúdo da sua anotação seja anexado a todos os objetos (pessoas, negócios, etc.) que você especificar na sua importação.
  • Atividade - Assunto | (Exemplo: ligação de acompanhamento)
    Obrigatório para criar Atividades. NÃO deixe as células em branco na planilha. Preencha cada célula com o nome do assunto desejado. Assim será criada uma atividade para cada linha.

Campos usados frequentemente
Estes não são obrigatórios, mas são muito úteis de se incluir:

  • Negócio - Etapa | (Exemplo: Ideia)
    Define em qual etapa/funil os seus negócios são adicionados. Se não for especificada nenhuma etapa, seus negócios serão abertos na primeira etapa do seu primeiro funil.
  • Negócio - Valor | (Exemplo: 2000)
    Valor monetário dos seus Negócios. Se nenhuma moeda for especificada, o Negócio recebe a moeda padrão das Configurações da Empresa.
  • Negócio - Moeda | (Exemplo: USD ou EUR)
    Define em qual moeda o valor do seu Negócio está. Se não for especificada, o Pipedrive usará a moeda padrão da sua empresa definido nas Configurações da Empresa.
  • Negócio - Data prevista de fechamento | (Exemplo: 11/04/2016, 16/11/16 ou 11/11/2016)
    Uma data deve ser especificada se você quiser que o sua Negócio seja exibido na Visualização da Previsão. Essa data pode ser adicionada manualmente depois, se necessário.
  • Negócio - Proprietário | (Exemplo: Monica ou Fábio)
    Determina qual usuário do Pipedrive é o proprietário do Negócio. Se não for especificado um proprietário, todos os Negócios serão de propriedade do usuário que está fazendo a importação.
  • Atividade - Data de Vencimento | (Exemplo: 11/04/2016, 16/11/16 ou 11/11/2016)
    Especifica quando uma atividade estará vencida.
  • Atividade - Tipo | (Exemplo: Ligação, Almoço, Reunião)
    Permite especificar diferentes tipos de atividades, incluindo as personalizadas.
  • Atividade - Atribuída ao Usuário | (Exemplo: Bob Dillon ou James Brown)
    Permite atribuir atividades a usuários específicos do Pipedrive.

Campos históricos
Eles mapeiam datas e status históricos dos seus registros, como negócios fechados anteriormente ou atividades concluídas anteriormente.

  • Negócio - Quando foi Ganho | (Exemplo: 11/04/2016, 16/11/16 ou 11/11/2016)
    Especifica em que data os seus negócios foram marcados como Ganhos.
  • Negócio - Quando foi Perdido | (Exemplo: 11/04/2016, 16/11/16 ou 11/11/2016)
    Especifica em que data os seus negócios foram marcados como perdidos.
  • Negócio - Status | (Exemplo: Ganho ou Aberto)
    Permite importar negócios que já estão fechados. Você pode especificar quais linhas são negócios abertos, perdidos ou ganhos.
    Observação: Se nenhum status for especificado, todos os negócios importados serão automaticamente marcados como Aberto .
  • Atividade - Concluída | (Exemplo: Concluída ou Não Concluída)
    Permite marcar algumas atividades como já concluídas, deixando outras abertas.
  • Atividade - Marcada como Data de Conclusão | (Exemplo: 11/04/2016, 16/11/16 ou 11/11/2016)
    Especifica quando uma atividade foi marcada como Concluída. Isso será exibido nas estatísticas da sua conta.

 

Modelo de planilha

Se você puder usar mais informações - ou prefere apenas aprender visualmente - sugerimos fazer o download da planilha de amostra com modelo > das informações de importação do Pipedrive.
O modelo permite que você conecte os seus dados existentes em colunas que são facilmente reconhecidas pelo sistema de mapeamento do Pipedrive ou permite que você compreenda melhor como as funções de importação do Pipedrive reconhecem os campos.

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