Base di conoscenza

Il tuo database è una delle risorse più preziose all'interno della tua azienda. Tuttavia, nel tempo alcune informazioni sono destinate a diventare obsolete, e non mantenere la salute e la qualità del tuo database può costare soldi e clienti alla tua azienda.

La manutenzione regolare del tuo database aumenta l'efficienza e ti permette di ottenere tassi di conversione più elevati, quindi ecco alcuni consigli per liberare spazio e mantenere il corretto funzionamento del tuo account.

Eliminazione degli elementi

Il modo più efficace per liberare spazio nel tuo account è eliminare i dati non necessari. Puoi eliminare gli elementi individualmente nella loro visualizzazione dettagliata o in blocco utilizzando la visualizzazione a elenco.

Eliminazione tramite la visualizzazione dettagliata

Per eliminare un singolo elemento in Pipedrive (lead, affare, contatto, prodotto, progetto), vai alla visualizzazione dettagliata e clicca su "..." > Elimina.

Eliminazione tramite la visualizzazione a elenco

Se desideri eliminare un'attività o eliminare elementi in blocco, vai alla visualizzazione a elenco e seleziona gli elementi che desideri eliminare, quindi clicca sull'icona del cestino.

Puoi creare e applicare filtri nella visualizzazione a elenco se desideri specificare quali elementi eliminare anziché selezionarli singolarmente.

Eliminazione campi personalizzati e report

I campi personalizzati e i report sono entrambi soggetti a limiti di utilizzo, quindi è importante sapere come eliminarli per la gestione dello spazio di archiviazione.

Campi personalizzati

Vai su Impostazioni > Campi dati, trova il campo desiderato e clicca su "..." > Elimina.

Report

Vai alle tue Analisi, seleziona il report desiderato e clicca su "..." > Rimuovi dai tuoi report.

Gestione delle offerte

Ci sono alcune azioni disponibili per le offerte relative alla gestione dei dati che altri elementi non hanno. Questo può essere importante, specialmente perché il numero di offerte aperte che puoi avere è influenzato dai limiti di utilizzo.

Conversione delle offerte in contatti

Se hai un eccesso di offerte aperte nel tuo account e hai bisogno di rimuoverne alcune per fare spazio a nuove offerte, puoi spostare quelle offerte nella tua casella dei Contatti.

Puoi farlo in due modi:

• dalla visualizzazione dettaglio dell'offerta

• dalla visualizzazione elenco
  

Riapertura delle offerte

Se hai eliminato delle offerte e vuoi aggiungerle di nuovo al tuo account, inizia applicando il filtro per tutte le offerte eliminate.

Successivamente, seleziona l'offerta desiderata e, nella visualizzazione dettaglio, clicca su "Riapri".

Stato dell'offerta

Mantenere le offerte aperte influisce sui tuoi report e statistiche in quanto vengono conteggiate nello spazio di archiviazione delle offerte.

Se le tue offerte sono già vinte o perse, ti consigliamo di marcarle di conseguenza. Puoi farlo in due modi diversi:

• Visualizzazione dettaglio

• Visualizzazione elenco

Gestione dei duplicati

Un altro ottimo modo per ottimizzare i tuoi dati e liberare spazio è rimuovere o unire i duplicati.

Unione nella visualizzazione dettaglio

Le offerte e i contatti possono essere uniti nella visualizzazione dettaglio cliccando "..." > Unisci.

Digita il nome dell'offerta o del contatto con cui desideri unire, oppure le prime lettere per vedere le opzioni di compilazione automatica.

Dopo aver selezionato l'elemento con cui unire, scegli quale elemento continuerà a esistere nel tuo account utilizzando la bolla mantieni questi dati, quindi clicca "Anteprima."

Vedrai un'anteprima del tuo nuovo elemento, inclusi i dati che sono stati uniti ad esso.

Per esempio, questa offerta non aveva alcuna attività collegata prima, ma ora ne ha una dall'altra offerta.

Clicca "Unisci" per confermare le modifiche.

Strumento di unione dei duplicati

Puoi anche unire i contatti andando su Strumenti e app > Unisci duplicati.

Dopo aver cliccato su "Anteprima," verrai portato alla stessa finestra di anteprima dello strumento di unione nella visualizzazione dettaglio.

Appunti

Puoi utilizzare gli appunti al posto dei campi personalizzati per risparmiare spazio.

Ad esempio, anziché creare un campo personalizzato di testo per la descrizione del cliente, puoi aggiungere quelle informazioni come appunto.