Base di conoscenza

Il tuo database è una delle risorse più preziose all'interno della tua azienda. Tuttavia, è prevedibile che alcune informazioni diventino obsolete nel tempo, e non mantenere la salute e la qualità del tuo database può costare soldi e clienti alla tua azienda.

D'altro canto, una manutenzione regolare del database aumenterà la concentrazione e l'efficienza per ottenere tassi di conversione più elevati. Per aiutarti a raggiungere questo obiettivo, ecco alcuni consigli per liberare spazio e mantenere il corretto funzionamento del tuo account.

Offerte

Eliminazione

Questa è il modo più efficace per liberare spazio nel tuo account. In Pipedrive, puoi eliminare le offerte nella vista dettaglio e nella vista elenco.

Se hai bisogno di eliminare offerte in blocco, puoi creare e applicare filtri nella vista elenco per le offerte non necessarie che desideri eliminare.

Se cambi idea dopo aver eliminato un'offerta, Pipedrive offre l'opzione di riaprire le offerte eliminate.

La funzione Offerta decadente

Questa funzione è progettata per evidenziare le offerte che sono rimaste inattive nel tuo pipeline per un lungo periodo di tempo. Puoi filtrare le offerte decadenti creando e applicando il seguente filtro:

Una volta filtrate le offerte decadenti, puoi eliminarle o convertirle in potenziali clienti. In questo modo, ti libererai di tutte le offerte inattive nel tuo pipeline in una volta sola.

Puoi imparare come configurare la funzione Offerta decadente in questo articolo.

Inbox dei potenziali clienti

Nel tuo processo di vendita, potresti trovarti con molte offerte nella fase iniziale del tuo pipeline, non pronte a procedere ma anche non abbastanza inattive da essere perse o eliminate. L'Inbox dei potenziali clienti di Pipedrive è una inbox separata che può essere utile in queste situazioni.

Supponiamo che tu abbia un gruppo di offerte che sono decadute da diverse settimane. Non vuoi eliminarle, ma non sei sicuro quando tu o il tuo team ci lavorerete. Hai la possibilità di convertirle in potenziali clienti per ripulire il tuo pipeline.

Puoi farlo nella vista dettaglio individualmente:

Oppure puoi convertire le offerte in potenziali clienti in blocco dalla vista elenco:

Una volta convertite le tue offerte in potenziali clienti, il tuo pipeline sarà più pulito e avrai più spazio nel tuo archivio offerte.

Stato dell'offerta

Per impostazione predefinita, la vista del pipeline si concentra solo sulle offerte aperte, il che significa che le offerte perse o vinte non sono visualizzate. Ciò non significa che siano state eliminate.

Alcuni clienti creano pipeline o fasi specifiche per le offerte perse o vinte poiché temono di perderle di vista e preferiscono mantenerle aperte in queste pipeline o fasi.

Mantenere aperte le offerte vinte o perse influenzerà i tuoi report e statistiche e sarà conteggiato nel tuo archivio offerte. Se le tue offerte erano già Vinte o Perse, ti consigliamo di contrassegnarle di conseguenza.

Non saranno più visibili nella vista del pipeline poiché, come abbiamo detto, la vista del pipeline mostra solo offerte aperte per impostazione predefinita, ma possono essere visualizzate in qualsiasi momento mediante applicazione di un filtro per mostrare offerte vinte o perse.

Gestione dei duplicati

Dato che la natura delle vendite prevede la presenza di più offerte con lo stesso nome, non esiste un identificatore automatico di duplicati per le offerte in Pipedrive. Tuttavia, Pipedrive offre una funzione manuale di unione delle offerte nel caso in cui ti imbatti in offerte duplicate.

Nella vista dettaglio dell'offerta, fai clic su altro (...) e seleziona "Unisci".

Si aprirà il menu funisci offerte. Inserisci il titolo dell'offerta che desideri unire nella barra di ricerca nell'angolo in alto a destra e, una volta selezionata l'offerta da unire, vedrai le informazioni di entrambe le offerte visualizzate.

Scegli quali informazioni mantenere in caso di conflitto sul banner in fondo. Fai clic su "Anteprima" e, se tutto sembra corretto, procedi con la unione, e sei a posto. Ora hai eliminato i duplicati e hai più spazio per nuove offerte.

Custom fields

La nostra funzionalità di campi personalizzati è una delle molte utili funzionalità per mantenere i dati organizzati. Tuttavia, l'uso eccessivo dei campi personalizzati può causare confusione nel tuo spazio di lavoro e distoglierti dall'attenzione immediata necessaria alle informazioni.

Sovrapposizione di campi personalizzati

Alcuni utenti creano lo stesso campo personalizzato per trattative e contatti (persone o organizzazioni) per avere sempre visibile quella informazione nella vista dettagli quando si aprono tratteggi o contatti.

Creare due volte un campo personalizzato può causare confusione e occupare uno spazio significativo nella tua memoria dei campi personalizzati.

Ad esempio, gli utenti potrebbero creare un campo a scelta multipla chiamato "Sorgente" nella sezione lead, deal o person per identificare la fonte da cui è stata ottenuta l'operazione.

Avere questa informazione "Sorgente" visibile quando si apre il contatto o la trattativa ad esso collegata può essere importante, ma avere due campi personalizzati creati con lo stesso nome potrebbe essere confuso durante la compilazione.

Per evitare ciò, ti consigliamo di rivedere le sezioni lead, deal, person e organization nelle impostazioni dei campi dati per verificare se ci sono campi che si sovrappongono e che puoi eliminare.

Nell'esempio precedente, avendo un campo personalizzato creato per i contatti è la soluzione al problema, poiché i campi dei contatti sono visibili sia nelle trattative che nei contatti.

Inoltre, puoi riordinare le tue sezioni nella barra laterale della vista dettagliata e mettere la sezione contatti in cima se lo trovi utile.

Al momento, l'unico modo per unire manualmente e cambiare il tipo di campi personalizzati è con la funzione Pipedrive System ID. Puoi trovare una guida su come farlo in questo articolo.

Sezione note

Un'altra raccomandazione è aggiungere note individuali anziché creare campi personalizzati se ci sono informazioni che possono essere incluse come note. Il limite di dimensione per nota è di circa 3.000.000 caratteri (o 3 MB), il che significa che avrai un ampio spazio per salvare i dati in questa sezione.

Un esempio potrebbe essere una checklist di visite al cliente. Se hai bisogno di vari elementi di informazione sullo stesso argomento da registrare all'interno delle tue trattative, puoi salvarli tutti insieme in una singola nota anziché creare diversi campi personalizzati separatamente.

Inoltre, puoi esportare le tue note ogni volta che ne hai bisogno. Scopri di più sull'esportazione delle note in questo articolo.

Rapporti Insights

A seconda del tuo piano, potresti avere un numero limitato di rapporti nel tuo account. Per default, il tuo account ha già dei rapporti predefiniti che riteniamo essere importanti, ma le esigenze di ogni azienda sono diverse e potresti non utilizzarli tutti. Potresti anche aver creato dei rapporti in passato che non ti servono più.

Liberare spazio per nuovi rapporti è molto semplice. Tutto ciò che devi fare è aprire il rapporto dalla lista a sinistra, cliccare sull'icona delle opzioni (...) e poi cliccare su "Elimina".

Puoi imparare come aggiungere nuovi rapporti nel nostro articolo sulla funzione di insights.