Base di conoscenza

Il tuo database è una delle risorse più preziose all'interno della tua azienda. Tuttavia, nel tempo alcune informazioni rischiano di diventare obsolete e non mantenere la salute e la qualità del tuo database può costare soldi e clienti alla tua azienda.

La manutenzione regolare del tuo database aumenta l'efficienza e ti consente di ottenere tassi di conversione più alti, quindi ecco alcuni suggerimenti per liberare spazio e mantenere il tuo account in esecuzione senza intoppi.

Eliminazione degli elementi

Il modo più efficace per liberare spazio nel tuo account è eliminare i dati che non sono più necessari. Puoi eliminare singoli elementi nelle loro viste dettagliate, o in blocco utilizzando la vista elenco.

Eliminazione dalla vista dettagli

Per eliminare un singolo elemento in Pipedrive (lead, trattativa, contatto, prodotto, progetto,) vai alla vista dettagli e clicca "..." > Elimina.

Eliminazione dalla vista elenco

Se desideri eliminare un'attività, o eliminare elementi in blocco, vai alla vista elenco e seleziona gli elementi che desideri eliminare, quindi clicca sull'icona del cestino.

Puoi creare e applicare filtri nella vista elenco se vuoi specificare quali elementi eliminare, anziché selezionarli singolarmente.

Eliminare campi personalizzati e report

I campi personalizzati e i report sono entrambi influenzati dai limiti di utilizzo, quindi è importante sapere come eliminarli per la gestione dello spazio di archiviazione.

Campi personalizzati

Vai su Impostazioni > Campi dati, trova il campo desiderato e clicca su "..." > Elimina.

Report

Vai su Insights, seleziona il report desiderato e clicca su "..." > Rimuovi dai tuoi report.

Gestione delle offerte

Ci sono alcune azioni disponibili per le offerte relative alla gestione dei dati che altri elementi non hanno. Questo può essere importante, soprattutto poiché il numero di offerte aperte che puoi avere è influenzato dai limiti di utilizzo.

Conversione delle offerte in lead

Se hai un eccesso di offerte aperte nel tuo account e hai bisogno di rimuoverne alcune per fare spazio a nuove offerte, puoi spostare queste offerte nella tua casella di posta dei Lead.

Puoi fare questo in due modi:

• dalla vista dettagliata dell'offerta

• dalla vista elenco
  

Riapertura delle offerte

Se hai cancellato delle offerte e vuoi riaggiungerle al tuo account, inizia applicando il filtro per tutte le offerte cancellate.

Quindi seleziona l'offerta desiderata e, nella vista dettagliata, clicca su ”Riapri.”

Stato dell'offerta

Tenere le offerte vinte e perse aperte influisce sui tuoi rapporti e statistiche in quanto vengono contate come spazio di archiviazione delle offerte.

Se le tue offerte sono già state vinte o perse, ti consigliamo di contrassegnarle di conseguenza. Puoi fare questo in due modi diversi:

• Vista dettagliata

• Vista elenco

Gestione dei duplicati

Un altro ottimo modo per ottimizzare i tuoi dati e liberare spazio è rimuovere o fondere i duplicati.

Vista dettaglio fusione

Trattative e contatti possono essere fusi nella vista dettaglio cliccando ”...“ > Fusa.

Digita il nome dell'affare o contatto con cui desideri fonderti, o le prime lettere per vedere le opzioni di autocompletamento.

Dopo aver selezionato un elemento con cui fonderti, scegli quale elemento continuerà a esistere nel tuo account utilizzando la bolla mantieni questi dati, quindi clicca ”Anteprima.“

Vedrai un'anteprima del tuo nuovo elemento, compresi i dati che sono stati fusi in esso.

Ad esempio, questa trattativa non aveva attività collegate prima, ma ora ne ha una dall'altra trattativa.

Clicca ”Fondi“ per confermare le modifiche.

Strumento di fusione duplicati

È anche possibile fondere i contatti andando su Strumenti e app > Fondi duplicati.

Dopo aver cliccato ”Anteprima,“ verrai portato alla stessa finestra di anteprima come lo strumento di fusione della vista dettaglio.

Appunti

Puoi utilizzare gli appunti al posto dei campi personalizzati per risparmiare spazio.

Ad esempio, anziché creare un campo personalizzato di testo per la descrizione del cliente, puoi aggiungere quelle informazioni come appunto.