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アカウントを整理してスペースを空けるにはどうすればいいですか

YS
Yssel Salas, 2025年7月29日
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注意: これらのアクションは、管理者ユーザーおよび適切な権限が有効な通常ユーザーのみが利用できます。追加できるオープン取引、リードおよび取引、カスタムフィールドおよびインサイトレポートの数は、あなたのプランによって異なります。使用制限については、この記事で詳しく学ぶことができます。

あなたのデータベースは、あなたの会社の中で最も貴重なリソースの一つです。しかし、時間が経つにつれて、一部の情報は古くなることが避けられません。その健康と品質を維持しなければ、会社にお金やクライアントを失うことになります。

定期的なデータベースのメンテナンスは効率を高め、高いコンバージョン率を達成するのに役立ちますので、スペースを空けてアカウントがスムーズに運営できるようにするためのいくつかのヒントを以下に示します。

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アイテムの削除

注意: 削除する前に、削除予定のデータをエクスポートすることをお勧めします。後で必要に応じて、アカウントに戻すことができます。

アカウントのスペースを空ける最も効果的な方法は、もはや必要のないデータを削除することです。詳細ビューで個別のアイテムを削除するか、リストビューを使用して一括で削除できます。

詳細ビューでの削除

注意: アクティビティは詳細ビューを使用して削除することはできません。

Pipedriveで単一のアイテム（リード、取引、連絡先、製品、プロジェクト）を削除するには、詳細ビューに移動し、”...“ > 削除をクリックします。

リストビューでの削除

リード、取引、連絡先、製品、またはアクティビティを一括で削除したい場合は、専用のアイテムリストビューに移動し、削除したいアイテムを選択してから、ゴミ箱アイコンをクリックします。

個別に選択するのではなく、削除するアイテムを指定したい場合は、リストビューでフィルターを作成および適用できます。

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取引とリードのアーカイブ

アーカイブすることで、過去のデータを失うことなく、非アクティブなリードや取引をアクティブビューから削除でき、集中力を保ち、システムのパフォーマンスを向上させることができます。

もはや積極的に管理されていない取引やリードは、どれでもアーカイブできます。一般的なシナリオは以下の通りです：

  • 長期間非アクティブ
  • クローズまたは古い
  • 優先度が低いまたは価値が低い
  • 記録保持のため

取引とリードのアーカイブ方法については、この記事を参照してください。

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カスタムフィールドとレポートの削除

注意: ストレージを最適化するためにカスタムフィールドの冗長性を制限することをお勧めします。異なるアイテム（つまり、取引と人の両方のための「ソース」フィールド）のために同じ名前の下に複数のカスタムフィールドを作成しないでください。

使用制限はカスタムフィールドとレポートの両方に影響を与えるため、ストレージ管理のためにそれらを削除する方法を知ることが重要です。

カスタムフィールド

右上隅のアカウントメニューを開き、個人の設定 > データフィールドに移動し、希望するフィールドを見つけて”...“ > 削除をクリックします。

レポート

あなたのインサイトに移動し、希望するレポートを選択して”...“ > 削除をクリックします。

注意: Pipedrive内の他のアイテム（例えば、オートメーション）は、”...“オプションを使用して、または利用可能なゴミ箱アイコンをクリックすることによって削除できます（例えば、ウェブフックや自動割り当て）。
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取引の管理

データ管理に関連する取引に対しては、他の項目にはないいくつかのアクションが利用可能です。これは特に重要であり、オープン取引やリードと取引の数が使用制限の影響を受けるためです。

取引をリードに変換する

注意: ロッティング機能は、あなたのパイプラインで停滞している取引を確認し、それらをリードの受信ボックスに移動する必要があるかもしれない良い方法です。このツールに関する詳細はこの記事をご覧ください。

アカウント内にアクティブではないが、まだ潜在能力を示しているオープン取引が多数ある場合、それらの取引をリードに変換し、リードの受信ボックスに保持できます。

これを行うには2つの方法があります：

  • 取引詳細ビューから：
  • 取引リストビューから：
注意: 一度に最大100件の取引を変換できます。

取引の復元

注意: 削除された取引は初回削除から30日間復元可能です。

取引を削除し、再度アカウントに追加したい場合は、まずすべての削除済み取引をフィルタリングします。

次に、希望する取引を選択し、詳細ビューで「復元」をクリックします。

取引のステータス

注意: デフォルトでは、パイプラインビューはオープン取引のみを表示します。ただし、勝ち取引や失った取引を表示するためにパイプラインビューにフィルターを適用できます。Pipedriveでのフィルタリングに関する詳細はこのガイドをご覧ください。

勝ち取引と失った取引をオープンのままにしておくと、それらは取引のストレージにカウントされるため、報告書や統計に影響を与えます。

もしあなたの取引がすでに勝ちまたは失いであった場合、適切にマークすることをお勧めします。これを行う方法は2つあります：

  • 詳細ビュー
  • リストビュー

「オープン取引」と「リードと取引」とは何ですか？

オープン取引は、勝ち、失い、または削除されていない取引を指します。これは2025年5月29日以前に作成された企業アカウントに適用されます。

リードと取引は、アーカイブされていないか削除されていないリードと取引の総数を指します。これは2025年5月29日以降に作成されたアカウントに適用されます。

注意: パフォーマンスの安定性を確保するために、300,000はすべてのプランで許可されるリードと取引の最大合計数です。ただし、エンタープライズプランを除きます。

リードと取引の制限について詳しくは、この記事をご覧ください。

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重複を管理する

注: マージできるのは、取引、人物、および組織のみです。重複を特定するPipedriveの方法についての詳細は、この記事をご覧ください。

データを整理し、スペースを確保するもう一つの素晴らしい方法は、重複を削除またはマージすることです。

詳細ビューのマージ

取引と連絡先は、”...“ > マージをクリックすることで詳細ビューでマージできます。

マージしたい取引または連絡先の名前を入力するか、オートフィルオプションを見るために最初の数文字を入力します。

マージするアイテムを選択した後、このデータを保持バブルを使って、アカウントに残るアイテムを選択し、次に”プレビュー“をクリックします。

新しいアイテムのプレビューが表示され、マージされたデータが含まれます。

例えば、この取引には以前はリンクされた活動がありませんでしたが、今では別の取引からのものがあります。

変更を確認するには”マージ“をクリックします。

重複マージツール

注: 取引は重複マージツールを使用してマージできません。

右上隅にあるアカウントメニューを開き、ツールとアプリ > 重複をマージに移動することで、連絡先もマージできます。

”プレビュー“をクリックすると、詳細ビューのマージツールと同じプレビューウィンドウに移動します。

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ノート

カスタムフィールドの代わりにノートを使用することで、スペースを節約することもできます。

例えば、クライアントの説明のためにテキストのカスタムフィールドを作成する代わりに、その情報をノートとして追加できます。

注意: 必要なときにいつでもノートをエクスポートできます。ノートのエクスポートについてはこちらの記事を参照してください。
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