ナレッジベース

あなたのデータベースは、あなたの会社内で最も貴重なリソースの一つです。ただし、情報は時間の経過とともに古くなることがあり、データベースの健全性と品質を維持しないことは、会社にとってお金と顧客を失う可能性があります。

データベースの定期的なメンテナンスは効率性を向上させ、より高いコンバージョン率を実現するため、スペースを確保し、アカウントをスムーズに運用するためのヒントを以下に示します。

アイテムの削除

アカウントのスペースを解放するもっとも効果的な方法は、必要のなくなったデータを削除することです。詳細ビューで個々のアイテムを削除するか、一覧ビューを使用して一括で削除することができます。

詳細ビューで削除

Pipedriveで単一のアイテム（リード、取引、コンタクト、製品、プロジェクト）を削除するには、詳細ビューに移動して”...“ > 削除をクリックします。

一覧ビューで削除

アクティビティを削除したり、一括でアイテムを削除したりする場合は、一覧ビューに移動して削除したいアイテムを選択し、ゴミ箱アイコンをクリックします。

個々に選択する代わりに、一覧ビューでフィルタを作成および適用して削除するアイテムを指定することもできます。

カスタムフィールドとレポートの削除

カスタムフィールドとレポートはどちらも使用制限の影響を受けるため、それらを削除する方法を知っていることはストレージ管理に重要です。

カスタムフィールド

［設定］＞［データフィールド］に移動し、対象のフィールドを見つけて［...］＞［削除］をクリックします。

レポート

［Insights］に移動して、対象のレポートを選択し、［...］＞［レポートから削除］をクリックします。

取引の管理

データ管理に関連した取引に対して利用可能なアクションがあり、その他のアイテムには存在しません。これは重要であり、特に開いている取引の数が使用制限によって影響を受けるからです。

取引をリードに変換する

もしあなたがアカウント内に大量のオープンされた取引を抱えていて、新しい取引のためのスペースを作るために一部を削除する必要がある場合、それらの取引をあなたのリードの受信トレイに移動することができます。

これは2つの方法で行うことができます:

• 取引詳細画面から

• リストビューから
  

取引の再開

削除した取引をアカウントに追加したい場合は、まず全ての削除された取引のフィルターを適用してください。

次に、希望する取引を選択して詳細画面で”再開“をクリックします。

取引ステータス

勝ち取引と失った取引をオープンに保つことは、レポートと統計に影響を与えます。それらはあなたの取引ストレージにカウントされるからです。

もし取引がすでに勝利または敗北である場合、それらをそれぞれのマークに従ってマークすることをお勧めします。これは以下の2つの方法で行うことができます:

• 詳細ビュー

• リストビュー

重複の管理

データを整理してスペースを確保する方法の1つは、重複を削除またはマージすることです。

詳細ビューのマージ

取引や連絡先は、「...」> マージをクリックして詳細ビューでマージすることができます。

マージしたい取引または連絡先の名前を入力するか、オートフィルオプションを表示するために最初の数文字を入力します。

マージするアイテムを選択した後、このデータを保持バブルを使用して、アカウントに残すアイテムを選択し、プレビューをクリックします。

マージされた新しいアイテムのプレビューが表示されます。マージされたデータも含まれます。

例えば、この取引には以前関連付けられたアクティビティがありませんでしたが、他の取引から1つ取得しました。

マージをクリックして変更を確認します。

重複のマージツール

連絡先をマージするには、ツールおよびアプリ > 重複をマージに移動します。

プレビューをクリックした後、詳細ビューマージツールと同じプレビューウィンドウに移動します。

注意事項

スペースを節約するために、カスタムフィールドの代わりにメモを使用することもできます。

たとえば、クライアントの説明のためのテキストカスタムフィールドを作成する代わりに、メモとして情報を追加することができます。