База знаний

Ваша база данных - один из самых ценных ресурсов в вашей компании. Однако со временем некоторая информация обречена устареть, и недостаток в поддержке здоровья и качества вашей базы данных может стоить компании денег и клиентов.

Регулярное обслуживание вашей базы данных повышает эффективность и позволяет достигать более высоких показателей конверсии, так что вот несколько советов, чтобы освободить место и обеспечить бесперебойную работу вашей учетной записи.

Удаление элементов

Наиболее эффективный способ освободить место в вашем аккаунте - удалить данные, которые больше не нужны. Вы можете удалить отдельные элементы в их детальных просмотрах или массово, используя вид списка.

Удаление через детальный просмотр

Чтобы удалить отдельный элемент в Pipedrive (лид, сделка, контакт, продукт, проект), перейдите в детальный просмотр и нажмите ”...“ > Удалить.

Удаление через вид списка

Если вы хотите удалить активность или удалить элементы массово, перейдите в вид списка и выберите элементы, которые вы хотите удалить, затем нажмите на значок корзины.

Вы можете создать и применить фильтры в виде списка, если вы хотите указать, какие элементы удалить, а не выбирать их индивидуально.

Удаление пользовательских полей и отчётов

Пользоватские поля и отчёты оба подвержены ограничениям использования, поэтому знание того, как их удалять, важно для управления хранилищем.

Пользоватские поля

Перейдите в раздел Настройки > Поля данных, найдите нужное поле и кликните "..." > Удалить.

Отчёты

Перейдите в Отчёты, выберите необходимый отчёт и кликните "..." > Удалить из отчётов.

Управление сделками

Существуют некоторые действия, доступные для сделок, связанных с управлением данными, которые не доступны для других элементов. Это может быть важно, особенно учитывая, что количество открытых сделок может быть ограничено лимитами использования.

Преобразование сделок в лиды

Если у вас слишком много открытых сделок на вашем аккаунте и вам нужно освободить место для новых сделок, вы можете переместить эти сделки во входящие лиды.

Вы можете сделать это двумя способами:

• из детального представления сделки

• из представления списком
  

Повторное открытие сделок

Если вы удалили сделки и хотите вернуть их на ваш аккаунт, начните с применения фильтра для всех удаленных сделок.

Затем выберите нужную сделку и в детальном просмотре нажмите "Восстановить".

Статус сделки

Сохранение выигранных и проигранных сделок как открытые влияет на ваши отчеты и статистику, поскольку они учитываются в хранилище сделок.

Если ваши сделки были уже выиграны или проиграны, мы рекомендуем отметить их соответственно. Вы можете сделать это двумя разными способами:

• Детальный просмотр

• Просмотр списка

Управление дубликатами

Еще один отличный способ оптимизировать данные и освободить место - удалить или объединить дубликаты.

Объединение в режиме просмотра подробностей

Сделки и контакты можно объединить в режиме просмотра подробностей, нажав ”...“ > Объединить.

Введите имя сделки или контакта, с которым вы хотите объединить, или первые несколько букв, чтобы увидеть варианты автозаполнения.

После выбора элемента для объединения выберите, какой элемент будет оставаться в вашем аккаунте, используя пузырь keep this data, затем нажмите ”Просмотр.“

Вы увидите предварительный просмотр нового элемента, включая данные, которые были объединены в него.

Например, у этой сделки раньше не было связанных мероприятий, а теперь у нее есть одно из другой сделки.

Нажмите ”Объединить“, чтобы подтвердить изменения.

Инструмент объединения дубликатов

Вы также можете объединить контакты, перейдя в Инструменты и приложения > Объединить дубликаты.

После нажатия ”Просмотр,“ вас перенесет в ту же самую окно предварительного просмотра, что и инструмент объединения в режиме просмотра подробностей.

Примечания

Вы также можете использовать примечания вместо пользовательских полей, чтобы сэкономить место.

Например, вместо создания текстового пользовательского поля для описания клиента, вы можете добавить эту информацию в виде примечания.