Kunskapsbas

Med Automationer kan du skicka e-postmeddelanden automatiskt baserat på händelser i din säljprocess, till exempel när en affär flyttas till en ny fas eller ett lead skapas.

Automatiserade e-postmeddelanden skickas via anslutna e-postkonton. Beroende på hur din automatisering är konfigurerad kan e-postmeddelanden skickas från automatiseringens ägare, objektägaren, den som utlöser automatiseringen eller en ansluten Team-inkorg.

Konfigurera en e-postautomatisering

Öppna kontomenyn och gå till Verktyg och appar > Automationer och klicka sedan på “+ Automatisering”.

Välj en utlösande händelse och lägg till villkor för att avgränsa när e-postmeddelandet ska skickas.

När din utlösare är klar går du till Utför en åtgärd > Skicka e-post.

Välj mottagare och avsändare

Använd fältet “Till” för att ange vem som ska få e-postmeddelandet. Du kan lägga till fördefinierade mottagare eller ange specifika e-postadresser.

Använd fältet “Avsändarkonto” för att välja vem e-postmeddelandet ska skickas från. Beroende på din konfiguration kan du välja mellan:

• Automatiseringens ägare – skickar från det anslutna e-postkontot för automatiseringens ägare
• Objektägare – skickar från standard-e-postkontot för objektets nuvarande ägare
• Utlösande användare – skickar från standardkontot för den som utlöste automatiseringen
• Team-inkorg – skickar från ett anslutet Team-inkorgskonto

Objektägare och utlösande användare är dynamiska avsändaralternativ, vilket innebär att avsändaren bestäms när automatiseringen körs. Den relevanta användaren måste ha ett personligt e-postkonto anslutet till Pipedrive och inställt som sitt standard-e-postkonto. Annars misslyckas automatiseringen i steget för att skicka e-post.

Mer information om avsändaralternativ och standard-e-postkonton finns i E-postavsändare i automatiseringar.

Om svar ska skickas någon annanstans än till avsändaradressen öppnar du menyn “Lägg till fält” och väljer “Svarsadress för e-post” för att lägga till en eller flera e-postadresser. En automatisering kan till exempel skicka ett e-postmeddelande från ett konto och samtidigt dirigera svar till affärens ägare eller en annan teammedlem som ansvarar för konversationen.

Från menyn Lägg till fält kan du även lägga till Cc- och Bcc-mottagare för kopia och hemlig kopia.

Skicka med en mall

Välj fliken “Mall” och välj sedan mallen du vill använda. Du kan förhandsgranska hela e-postinnehållet för att enklare välja rätt mall.

Om din mall innehåller kopplingsfält för affärer, leads, projekt, personer eller organisationer måste du länka dem till de relevanta objekten i din automatisering. Detta talar om för automatiseringen var den ska hämta den data som används för att fylla i varje kopplingsfält.

Om din mall till exempel innehåller kopplingsfält för affärer länkar du e-postmallens affär till den affär du vill att automatiseringen ska använda. Om det finns fler än ett matchande objekt väljer du det du vill använda för e-postmeddelandet.

Skriv från grunden

Välj fliken “Skriv” för att skriva e-postmeddelandet själv i stället för att använda en mall.

Ange e-postmeddelandets ämne och skriv meddelandetexten.

Du kan också använda kopplingsfält för att infoga information från objekt som redan används i din automatisering. Om din automatisering till exempel utlöses från en affär kan du automatiskt lägga till uppgifter som affärens kontaktpersons namn, affärens titel, affärens ägare och annan affärsinformation i ditt e-postmeddelande.

För att ditt e-postmeddelande ska visas i rätt detaljvyer efter att det har skickats klickar du på “+ Lägg till fält” och väljer de länkade objekt där du vill att det ska visas. Om du till exempel länkar e-postmeddelandet till en affär säkerställer du att det visas i affärens detaljvy.

Spåra engagemang och lägg till en signatur

Under e-postmeddelandets brödtext hittar du tre kryssrutor som gäller oavsett om du skriver ett e-postmeddelande eller använder en mall:

• Spåra e-postöppning – meddelar dig när mottagaren öppnar e-postmeddelandet
• Spåra länköppning – meddelar dig när mottagaren klickar på en länk i e-postmeddelandet
• Använd e-postsignatur – lägger till signaturen som är konfigurerad i dina inställningar för e-postsynkronisering

När du är klar klickar du på “Tillämpa åtgärd”.

Styr när e-postmeddelandet skickas

Du kan kombinera åtgärden skicka e-post med andra automatiseringssteg för att styra exakt när meddelandet skickas eller vad som händer efter att det har skickats. Gå till Nästa steg > Vänta och välj sedan en väntetyp.

Lägg till en fördröjning

Välj i rullgardinsmenyn hur länge fördröjningen ska vara i minuter, timmar, dagar eller veckor. Om du har valt dagar eller veckor kan du också ange en tidpunkt då fördröjningen ska avslutas.

Lägg till vänta på en händelse

Välj en händelse att bevaka, till exempel e-post uppdaterad, och definiera sedan villkoret som ska utlösa nästa steg.

Ange sedan tidsgränsen för hur länge automatiseringen ska vänta på den angivna händelsen.

Svara i en befintlig konversation

Ett vanligt sätt att följa upp är att lägga till ett steg för vänta på en händelse efter ditt första e-postmeddelande och sedan skicka ett nytt e-postmeddelande om mottagaren inte svarar inom en viss tidsperiod.

Du kan ställa in nästa e-poststeg genom att gå till Utför en åtgärd > Skicka e-post. Om du inte vill skapa det här steget från grunden kan du kopiera och klistra in det föregående steget skicka e-post. Välj sedan det nya steget för att göra justeringar.

För att skicka ditt svar i den ursprungliga e-postkonversationen aktiverar du “Skicka i tråd” och länkar det till ditt tidigare e-poststeg.

Fortsätt e-postautomatiseringen

Att skicka ett e-postmeddelande behöver inte vara det sista steget i din automatisering. När det har skickats kan du fortsätta bygga vidare, till exempel genom att uppdatera den relaterade affären eller personen, eller skapa en uppföljningsaktivitet för ditt team.

Om du har problem med att skicka e-postmeddelanden kan du besöka vår felsökningsguide.