База знань

Ваша база даних — один із найцінніших ресурсів у вашій компанії. Однак з часом певна інформація втрачає актуальність, і нехтування її якістю та актуальністю може коштувати компанії грошей і клієнтів.

Регулярне обслуговування бази даних підвищує ефективність і дозволяє досягати вищих показників конверсії, тому ось кілька порад, які допоможуть звільнити місце та підтримувати безперебійну роботу вашого облікового запису.

Видалення елементів

Найефективніший спосіб звільнити місце у вашому акаунті — видалити дані, які більше не є необхідними. Ви можете видаляти окремі елементи в їхніх детальних переглядах або масово за допомогою спискового перегляду.

Видалення в режимі детального перегляду

Щоб видалити окремий елемент у Pipedrive (лід, угода, контакт, товар, проєкт), перейдіть у детальний перегляд і натисніть ”...“ > Видалити.

Видалення в режимі списку

Якщо ви хочете видалити ліди, угоди, контакти, продукти або дії масово, перейдіть до спеціального перегляду списку елементів, виберіть елементи, які ви хочете видалити, а потім натисніть на іконку смітника.

Якщо ви хочете вказати, які елементи видалити, а не вибирати їх поодинці, ви можете створити та застосувати фільтри у режимі списку.

Архівування угод та контактів

Архівування дозволяє видаляти неактивні контакти та угоди з вашого активного перегляду без втрати історичних даних, що допомагає вам зосередитися та покращити продуктивність системи.

Ви можете архівувати будь-яку угоду чи лід, які більше не керуються активно. Наведені типові сценарії:

• Неактивний протягом тривалого часу
• Закритий або застарілий
• Низький пріоритет або низька вартість
• Для ведення обліку

Дізнайтеся, як архівувати угоди та контакти в цій статті.

Видалення користувацьких полів та звітів

Обмеження використання впливають як на користувацькі поля, так і на звіти, тому знання про те, як їх видаляти, важливе для управління зберіганням.

Користувацькі поля

Відкрийте меню облікового запису у верхньому правому куті, перейдіть до Особисті налаштування > Дані поля, знайдіть потрібне поле та натисніть ”...“ > Видалити.

Звіти

Перейдіть до своїх Інсайтів, виберіть потрібний звіт і натисніть ”...“ > Видалити.

Управління угодами

Деякі дії щодо обробки даних доступні лише для угод і недоступні для інших елементів. Це може бути важливо, особливо з огляду на те, що кількість відкритих угод або лідів і угод, які ви можете мати, обмежується лімітами використання.

Конвертація угод у ліди

Якщо у вас є надлишок відкритих угод у вашому обліковому записі, які неактивні, але все ще демонструють потенціал, ви можете конвертувати ці угоди в ліди та зберегти їх у вашій папці Лідів.

Ви можете зробити це двома способами:

• З перегляду деталей угоди:

• З перегляду списку угод:

Відновлення угод

Якщо ви видалили угоди і хочете додати їх назад до свого облікового запису, почніть з застосування фільтра для всіх видалених угод.

Потім виберіть бажану угоду і, у перегляді деталей, натисніть ”Відновити“.

Статус угоди

Залишаючи виграні та програні угоди відкритими, ви впливаєте на свої звіти та статистику, оскільки вони враховуються у вашому зберіганні угод.

Якщо ваші угоди вже були виграні або програні, рекомендуємо позначити їх відповідним чином. Ви можете зробити це двома різними способами:

• Перегляд деталей

• Перегляд списку

Що означають ”відкриті угоди” та ”ліди і угоди”?

Відкритою угодою вважається угода, яка не була виграна, програна чи видалена. Застосовується до акаунтів компаній, створених до 29 травня 2025 року.

Ліди й угоди — це загальна кількість лідів й угод, які не були архівовані або видалені. Це стосується акаунтів, створених з 29 травня 2025 року.

Дізнайтеся більше про обмеження лідів та угод у цій статті.

Управління дублікатами

Ще один чудовий спосіб оптимізувати ваші дані та звільнити місце — це видалити або об'єднати дублікати.

Об'єднання в детальному перегляді

Угоди та контакти можна об'єднувати в детальному перегляді, натиснувши ”...“ > Об'єднати.

Введіть назву угоди або контакту, з яким ви хочете об'єднатися, або перші кілька літер, щоб побачити варіанти автозаповнення.

Після того, як ви виберете елемент для об'єднання, виберіть, який елемент продовжить існувати у вашому обліковому записі, використовуючи бульбашку зберегти ці дані, а потім натисніть ”Попередній перегляд“.

Ви побачите попередній перегляд вашого нового елемента, включаючи дані, які були об'єднані в нього.

Наприклад, ця угода раніше не мала жодних пов'язаних активностей, але тепер має одну з іншої угоди.

Натисніть ”Об'єднати“, щоб підтвердити зміни.

Інструмент для об'єднання дублікатів

Ви також можете об'єднувати контакти, відкривши меню облікового запису у верхньому правому куті та перейшовши до Інструменти та програми > Об'єднати дублікати.

Після того, як ви натиснете ”Попередній перегляд,“ ви перейдете до того ж вікна попереднього перегляду, що й інструмент об'єднання в детальному перегляді.

Примітки

Ви також можете використовувати примітки замість користувацьких полів, щоб заощадити місце.

Наприклад, замість створення текстового користувацького поля для опису клієнта, ви можете додати цю інформацію як примітку.