База знань

Ваша база даних є одним з найцінніших ресурсів у вашій компанії. Однак, з часом деяка інформація відстає, і незабезпечення здоров'я та якості бази даних може обійтися компанії дорого і клієнтів.

Регулярне обслуговування бази даних підвищує ефективність та дозволяє досягти вищих показників конверсії, отже, ось кілька порад, щоб звільнити простір та утримати ваш обліковий запис у роботі без затримок.

Видалення елементів

Найефективніший спосіб звільнити місце в своєму обліковому запису - це видалити дані, які більше не потрібні. Ви можете видалити окремі елементи у їх перегляді деталей або масово використовуючи перегляд списків.

Видалення у вигляді деталей

Щоб видалити один елемент у Pipedrive (ініціатор, угода, контакт, продукт, проект), перейдіть до виду деталей і натисніть "..." > Видалити.

Видалення у вигляді списку

Якщо ви хочете видалити діяльність або видалити елементи масово, перейдіть до виду списку та виберіть елементи, які ви хочете видалити, а потім натисніть піктограму кошика.

Ви можете створювати та застосовувати фільтри у виді списку, якщо ви хочете вказати, які елементи видалити, а не вибирати їх окремо.

Видалення власних полів та звітів

Власні поля та звіти обмежуються лімітами використання, тому важливо знати, як їх видаляти для керування зберіганням.

Власні поля

Перейдіть до Налаштування > Поля даних, знайдіть потрібне поле і натисніть "..." > Видалити.

Звіти

Перейдіть до своїх Insights, виберіть потрібний звіт і натисніть "..." > Видалити з ваших звітів.

Керування угодами

Угоди пов'язані з керуванням даними мають деякі доступні дії, які інші елементи не мають. Це може бути важливо, особливо оскільки кількість відкритих угод, які ви можете мати, залежить від обмежень використання.

Перетворення угод на ліди

Якщо у вас є надлишок відкритих угод у вашому обліковому записі і вам потрібно видалити деякі, щоб звільнити місце для нових угод, ви можете перемістити ці угоди в "Вхідну скриньку Ліди".

Ви можете зробити це двома способами:

• з детальним переглядом угоди

• з переглядом списку
  

Відновлення угод

Якщо ви видалили угоди і хочете додати їх назад в свій обліковий запис, починайте з застосування фільтра для всіх видалених угод.

Потім виберіть потрібну угоду та, у детальному перегляді, клацніть "Відновити".

Статус угоди

Збереження виграних та програних угод в статусі відкритих впливає на ваші звіти та статистику, оскільки вони враховуються в розмірі вашого сховища угод.

Якщо ваші угоди вже виграні або програні, ми рекомендуємо відмітити їх відповідно. Це можна зробити двома різними способами:

• Детальний перегляд

• Перегляд списку

Керування дублікатами

Ще один чудовий спосіб оптимізувати дані та звільнити простір - це видалити або об'єднати дублікати.

Об'єднання у режимі деталей

Угоди та контакти можна об'єднати в режимі деталей, натиснувши “...“ > Об'єднати.

Введіть назву угоди або контакту, з яким ви хочете злити, або кілька перших літер, щоб побачити варіанти автозаповнення.

Після вибору елемента для злиття, виберіть, який елемент буде далі існувати в вашому акаунті за допомогою бульбашки зберегти ці дані, потім натисніть “Попередній перегляд.“

Ви побачите перегляд вашого нового елемента, включаючи дані, які були злиті в нього.

Наприклад, ця угода раніше не мала жодної пов'язаної діяльності, але тепер вона має одну з іншої угоди.

Натисніть “Об'єднати“, щоб підтвердити зміни.

Інструмент для злиття дублікатів

Ви також можете об'єднати контакти, перейшовши до Інструменти та додатки > Об'єднати дублікати.

Після натиснення “Попередній перегляд,“ ви потрапите до того ж вікна попереднього перегляду, що й у режимі злиття деталей.

Нотатки

Ви також можете використовувати нотатки замість користувацьких полів, щоб зекономити місце.

Наприклад, замість створення текстового користувацького поля для опису клієнта, ви можете додати цю інформацію як нотатку.