База знань

Ваша база даних є одним з найцінніших ресурсів у вашій компанії. Тим не менш, з часом деяка інформація обов'язково застаріє, і недотримання здоров'я та якості вашої бази даних може коштувати вашу компанію грошей і клієнтів.

Регулярне обслуговування вашої бази даних збільшує ефективність і дозволяє досягти вищих коефіцієнтів конверсії, тому ось деякі поради, як допомогти звільнити місце та забезпечити безперебійну роботу вашого облікового запису.

Видалення елементів

Найефективніший спосіб звільнити простір у вашому обліковому записі - це видалити дані, які вже не потрібні. Ви можете видаляти окремі елементи у їхніх детальних переглядах або масово, використовуючи перегляд списку.

Видалення у детальному перегляді

Щоб видалити один елемент в Pipedrive (лід, угода, контакт, товар, проект), перейдіть до детального перегляду та клацніть "..." > Видалити.

Видалення у перегляді списку

Якщо ви хочете видалити активність або видалити елементи масово, перейдіть до перегляду списку та виберіть елементи, які потрібно видалити, а потім натисніть на іконку смітника.

Ви можете створювати та використовувати фільтри у перегляді списку, якщо хочете вказати, які елементи видалити, а не вибирати їх окремо.

Видалення користувацьких полів та звітів

Користувацькі поля та звіти обидва підпадають під обмеження використання, тому знання того, як їх видаляти, є важливим для управління зберіганням.

Користувацькі поля

Перейдіть до Налаштування > Поля даних, знайдіть потрібне поле та натисніть “...“ > Видалити.

Звіти

Перейдіть до своїх Insights, виберіть потрібний звіт та натисніть “...“ > Видалити з ваших звітів.

Управління угодами

Деякі дії доступні для угод, пов'язані з управлінням даними, які інші елементи не мають. Це може бути важливо, особливо з огляду на те, що кількість відкритих угод, які ви можете мати, залежить від обмежень використання.

Конвертування угод у потенційні контакти

Якщо у вас є надлишок відкритих угод у своєму акаунті і вам потрібно видалити деякі з них, щоб зробити місце для нових угод, ви можете перемістити ці угоди у папку "Потенційні контакти".

Це можна зробити двома способами:

• з виду деталей угоди

• з перегляду списку
  

Повторне відкриття угод

Якщо ви видалили угоди і хочете додати їх назад у свій обліковий запис, почніть з накладання фільтра для всіх видалених угод.

Потім вибирайте потрібну угоду і, в перегляді деталей, натискайте ”Відкрити.“

Статус угоди

Зберігання виграних і програваних угод у відкритому стані впливає на ваші звіти і статистику, оскільки вони враховуються у обсягу зберігання угод.

Якщо ваші угоди вже були виграні або програвані, ми рекомендуємо позначити їх відповідно. Це можна зробити двома різними способами:

• Детальний вид

• Вид списку

Керування дублікатами

Ще один чудовий спосіб оптимізувати ваші дані та звільнити місце - видалити або об'єднати дублікати.

Об'єднання у режимі деталей

Угоди та контакти можна об'єднати у детальному вигляді, натиснувши ”...“ > Об'єднати.

Введіть назву угоди або контакту, з яким ви хочете об'єднатися, або перші кілька літер, щоб побачити варіанти автозаповнення.

Після вибору елемента для об'єднання, виберіть, який елемент буде продовжувати існувати у вашому обліковому записі, використовуючи пузир "зберегти ці дані", а потім натисніть ”Попередній перегляд.“

Ви побачите попередній перегляд вашого нового елемента, включаючи дані, які були об'єднані в ньому.

Наприклад, у цій угоді раніше не було жодної пов'язаної діяльності, а тепер вона має одну з іншої угоди.

Натисніть ”Об'єднати“ для підтвердження змін.

Інструмент об'єднання дублікатів

Ви також можете об'єднати контакти, перейшовши до Інструменти та додатки > Об'єднати дублікати.

Після натискання ”Попередній перегляд,“ вас перенесуть до того ж вікна попереднього перегляду, що й у інструменті об'єднання деталей.

Примітки

Ви також можете використовувати примітки замість користувацьких полів, щоб заощадити місце.

Наприклад, замість створення текстового користувацького поля для опису клієнта, ви можете додати цю інформацію як примітку.