知識庫

自動化可讓您根據銷售過程中的事件自動傳送電子郵件，例如交易移至新階段或建立潛在客戶時。

自動電子郵件會透過已連接的電子郵件帳號傳送。 視您的自動化設定而定，電子郵件可由自動化擁有者、項目擁有者、觸發自動化的人，或已連接的 團隊收件匣傳送。

設定電子郵件自動化

開啟帳號選單並前往工具與應用程式 > 自動化，然後按一下「+ 自動化」。

選擇觸發事件，並新增條件，以縮小電子郵件應傳送的時機範圍。

觸發器準備就緒後，前往採取動作 > 傳送電子郵件。

選擇收件者和寄件者

使用「收件者」欄位定義誰會收到電子郵件。 您可以新增預先定義的收件者，或插入特定電子郵件地址。

使用「寄件者帳號」欄位選擇電子郵件的寄件者。 視您的設定而定，您可以選擇：

• 自動化擁有者 – 從自動化擁有者已連接的電子郵件帳號傳送
• 項目擁有者 – 從項目目前擁有者的預設電子郵件帳號傳送
• 觸發使用者 – 從觸發自動化之使用者的預設帳號傳送
• 團隊收件匣 – 從已連接的團隊收件匣帳號傳送

項目擁有者和觸發使用者是動態寄件者選項，表示寄件者會在自動化執行時決定。 相關使用者必須有已連接至 Pipedrive 的個人電子郵件帳號，並將其設為預設電子郵件帳號。 如果沒有，自動化會在電子郵件傳送步驟失敗。

如需寄件者選項和預設電子郵件帳號的詳細資訊，請參閱自動化中的電子郵件寄件者。

如果回覆應傳送到寄件者地址以外的位置，請開啟「新增欄位」選單，並選擇「回覆電子郵件地址」以新增一個或多個電子郵件地址。 例如，自動化可以從某個帳號傳送電子郵件，同時將回覆導向交易擁有者或負責該對話的其他團隊成員。

在新增欄位選單中，您也可以新增 Cc 和 Bcc 收件者，以副本和密件副本方式傳送。

使用範本傳送

選取「範本」分頁，然後選擇您要使用的範本。 您可以預覽完整的電子郵件內容，協助挑選合適的範本。

如果您的範本包含交易、潛在客戶、專案、人員或組織的合併欄位，您需要將它們連結至自動化中的相關項目。 這會告訴自動化要從哪裡取得用來填入各個合併欄位的資料。

例如，如果您的範本包含交易合併欄位，請將電子郵件範本交易連結至您希望自動化使用的交易。 如果有多個符合的項目可用，請選擇您要用於電子郵件的項目。

從頭撰寫

選取「撰寫」分頁，自行撰寫電子郵件，而不是使用範本。

輸入電子郵件主旨並撰寫電子郵件內文。

您也可以使用合併欄位，插入自動化中已使用項目的資訊。 例如，如果您的自動化由交易觸發，您可以自動將交易聯絡人姓名、交易標題、交易擁有者和其他交易資訊等詳細資料新增至電子郵件。

若要讓電子郵件在傳送後顯示於正確的詳細資料檢視中，請按一下「+ 新增欄位」，並選擇您要讓它顯示的已連結項目。 例如，將電子郵件連結至交易，可確保它顯示在該交易的詳細資料檢視中。

追蹤互動並新增簽名

在電子郵件內文下方，您會看到三個核取方塊，無論您是撰寫電子郵件或使用範本都適用：

• 追蹤電子郵件開啟 – 收件者開啟電子郵件時通知您
• 追蹤連結開啟 – 收件者按一下電子郵件中的連結時通知您
• 使用電子郵件簽名 – 新增您在電子郵件同步設定中設定的簽名

準備就緒後，按一下「套用動作」。

控制電子郵件的傳送時間

您可以將傳送電子郵件動作與其他自動化步驟結合，精準控制訊息的傳送時間，或傳送後會發生的動作。 前往下一步 > 等待，然後選擇等待類型。

新增延遲

從下拉式選單中選擇延遲應持續多久，單位可為分鐘、小時、天或週。 如果您選擇天或週，也可以設定延遲結束的時間。

新增等待事件

選擇要監看​​的事件，例如電子郵件已更新，然後定義應觸發下一步的條件。

接下來，設定自動化等待您指定事件的時間上限。

在現有對話中回覆

常見的跟進方式是在第一封電子郵件之後新增等待事件步驟，如果收件者未在設定的時間內回覆，再傳送另一封電子郵件。

您可以前往採取動作 > 傳送電子郵件來設定下一個電子郵件步驟。 如果您不想從頭建立此步驟，可以複製並貼上先前的傳送電子郵件步驟。 然後選取新的步驟進行調整。

若要在原始電子郵件對話中傳送回覆，請開啟「在對話串中傳送」，並將其連結至先前的電子郵件步驟。

繼續電子郵件自動化

傳送電子郵件不一定要是自動化中的最後一步。 傳送後，您可以繼續建立，例如更新相關交易或人員，或為您的團隊建立跟進活動。

如果您在傳送電子郵件時遇到問題，請參閱我們的疑難排解指南。