Knowledge Base

Ihre Datenbank ist eine der wertvollsten Ressourcen in Ihrem Unternehmen. Allerdings ist damit zu rechnen, dass über die Zeit manche Informationen veralten. Wenn Sie den Zustand und die Qualität Ihrer Datenbank nicht pflegen, kann dies Ihr Unternehmen Geld und Kunden kosten.

Die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Datenbank hingegen erhöht den Fokus und die Effizienz und führt so zu höheren Umwandlungsraten. Um Sie dabei zu unterstützen, haben wir einige Tipps für Sie, wie Sie Speicherplatz schaffen und dafür sorgen, dass Ihr Account reibungslos funktioniert.

Deals

Löschung

Dies ist die effektivste Art, um Speicherplatz in Ihrem Account zu schaffen. In Pipedrive können Sie Deals der Detailansicht und in der Listenansicht löschen.

Wenn Sie mehrere Deals gleichzeitig löschen möchten, können Sie in der Listenansicht Filter erstellen und anwenden, um die nicht mehr benötigten Deals zu finden und in Massenbearbeitung zu löschen

Wenn Sie nach dem Löschen eines Deals Ihre Meinung ändern, bietet Pipedrive die Möglichkeit, gelöschte Deals wiederherzustellen.

Die Funktion für stagnierende Deals

Anhand dieser Funktion können Sie die Deals identifizieren, die schon seit längerer Zeit in Ihrer Pipeline schlummern. Sie können durch die Erstellung und Anwendung des folgenden Filters nach stagnierenden Deals suchen:

Nachdem Sie Ihre stagnierenden Deals herausgefiltert haben, können sie gelöscht oder in Leads umgewandelt werden. Auf diese Weise werden alle stagnierenden Deals in Ihrer Pipeline gleichzeitig entfernt.

Mehr über die Einstellung der Funktion für stagnierende Deals erfahren Sie in diesem Artikel.

Lead-Posteingang

In Ihrem Vertriebsprozess können sich zahlreiche Deals in den frühen Phasen Ihrer Pipeline befinden - nicht bereit, um in die nächste Phase überzugehen, aber auch nicht kalt genug, um verloren oder gelöscht zu werden. Der Lead-Posteingang von Pipedrive ist ein separater Posteingang, der in diesen Situationen hilfreich sein kann.

Nehmen wir an, Sie haben eine Reihe von Deals, die schon seit mehreren Wochen stagnieren. Sie möchten sie nicht löschen, aber Sie wissen nicht, wann Sie oder Ihr Team Zeit zur Bearbeitung hat. Nun haben Sie die Möglichkeit, diese Deals in Leads umzuwandeln, um Ihre Pipeline aufzuräumen.

Sie können dies in der Detailansicht individuell erledigen:

Oder Sie können in der Listenansicht mehrere Deals gleichzeitig in Leads umwandeln:

Sobald Sie Ihre Deals in Leads umwandeln, wird Ihre Pipeline übersichtlicher und Sie haben mehr Platz in Ihrem Deal-Speicher.

Deal-Status

Die Pipeline-Ansicht zeigt standardmäßig nur offene Deals an, d. h. verlorene oder gewonnene Deals werden nicht aufgeführt. Das heißt aber nicht, dass sie gelöscht sind.

Manche Kunden erstellen spezielle Pipelines oder Phasen für gewonnene oder verlorene Deals, weil sie befürchten, den Überblick über diese Deals zu verlieren und sie lieber in diesen Pipelines oder Phasen offen halten.

Offene gewonnene und verlorene Deals wirken sich auf Ihre Berichte und Statistiken aus und nehmen Platz in Ihrem Deal-Speicher ein. Wenn Ihre Deals bereits Gewonnen oder Verloren wurden, empfehlen wir, sie entsprechend als Gewonnen oder Verloren zu markieren.

Damit sind sie in der Pipeline-Ansicht nicht mehr sichtbar, da, wie bereits erwähnt, in der Pipeline-Ansicht standardmäßig nur offene Deals angezeigt werden. Sie können jedoch jederzeit durch die Anwendung eines Filters zur Anzeige gewonnener oder verlorener Deals aufgerufen werden.

Duplikate verwalten

Im Vertrieb ist es gang und gäbe, dass mehrere Deals mit demselben Namen bestehen. Daher gibt es keine automatische Erkennung von Duplikaten für Deals in Pipedrive. Pipedrive bietet jedoch eine manuelle Funktion zum Zusammenführen von Deals, falls Sie auf doppelt angelegte Deals stoßen.

Klicken Sie in der Detailansicht des Deals auf Mehr (...) und wählen Sie Zusammenführen.

Damit wird das Menü Zusammenführen von Deals geöffnet. Geben Sie den Namen der Deals, die Sie zusammenführen möchten, in die Suchleiste oben rechts ein. Sobald Sie die zusammenzuführenden Deals ausgewählt haben, werden die Informationen zu beiden Deals angezeigt.

Wählen Sie auf dem Banner unten aus, welche Informationen Sie im Konfliktfall behalten möchten. Klicken Sie auf Vorschau und wenn alles korrekt aussieht, wählen Sie Zusammenführen, um den Vorgang abzuschließen. Nun sind die Duplikate entfernt und Sie haben mehr Platz für neue Deals.

Benutzerdefinierte Felder

Unsere Funktion Benutzerdefinierte Felder ist eine der vielen nützlichen Funktionen, um Daten zu strukturieren. Die übermäßige Verwendung von benutzerdefinierten Feldern kann jedoch zu einem unübersichtlichen Arbeitsbereich führen und Sie von Informationen ablenken, die Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern.

Überschneidungen bei benutzerdefinierten Feldern

Manche Nutzer erstellen dasselbe benutzerdefinierte Feld für Deals und Kontakte (Personen oder Organisationen), damit diese Informationen beim Öffnen von Deals oder Kontakten immer in der Detailansicht sichtbar sind.

Die doppelte Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes kann zu Verwirrung führen und nimmt viel Platz in Ihrem Speicher für benutzerdefinierte Felder ein.

So können Nutzer beispielsweise ein Feld mit Mehrfachoptionen namens "Quelle" in den Abschnitten "Lead/Deal" und "Kontakt" erstellen, um die Quelle des Deals zu bestimmen.

Es mag wichtig sein, dass diese Quellenangaben beim Öffnen des Kontakts oder des damit verknüpften Deals sichtbar sind, aber wenn zwei benutzerdefinierte Felder mit demselben Namen erstellt werden, kann das beim Ausfüllen der Felder verwirrend sein.

Um dies zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, die Abschnitte "Lead/Deal", "Kontakt" und "Organisation" in den Einstellungen Ihrer Datenfelder zu überprüfen und festzustellen, ob es Felder gibt, die sich überschneiden und gelöscht werden können.

Im obigen Beispiel ist ein benutzerdefiniertes Feld für Kontakte die Lösung des Problems, da Kontaktfelder sowohl in Deals als auch in Kontakten sichtbar sind.

Zusätzlich können Sie die Abschnitte der Detailansicht-Seitenleiste neu anordnen und, falls dies hilfreich ist, den Bereich Kontakt an den Anfang stellen.

Momentan ist die einzige Möglichkeit zum manuellen Zusammenführen und Ändern der Art der benutzerdefinierten Felder die Pipedrive System ID-Funktion. Eine Anleitung dazu finden Sie in diesem Artikel.

Notizenbereich

Eine weitere Empfehlung ist das Hinzufügen von individuellen Notizen anstatt der Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes, falls die Informationen als Notiz eingetragen werden können. Eine Notiz kann bis maximal 3.000.000 Zeichen (oder 3 MB) umfassen - Sie haben also genügend Platz, um Ihre Informationen in diesem Bereich zu speichern.

Ein Beispiel hierfür ist eine Checkliste für Kundenbesuche. Wenn Sie verschiedene Informationen zu demselben Thema in Ihren Deals erfassen möchten, können Sie sie alle zusammen in einer einzigen Notiz speichern, anstatt mehrere benutzerdefinierte Felder separat zu erstellen.

Sie können Ihre Notizen zudem bei Bedarf exportieren. Mehr zum Export von Notizen erfahren Sie in diesem Artikel.

Einblicke-Berichte

Je nach Plan steht Ihrem Account eine begrenzte Anzahl von Berichten zur Verfügung. Standardmäßig verfügt Ihr Account bereits über vorgefertigte Berichte, die unserer Meinung nach nützlich sein könnten. Allerdings hat jedes Unternehmen andere Bedürfnisse und möglicherweise nutzen Sie nicht alle davon. Vielleicht haben Sie zudem vor einiger Zeit Berichte erstellt, die Sie nicht mehr benötigen.

Platz für neue Berichte zu schaffen, ist spielend leicht. Sie müssen nur den Bericht aus der Liste auf der linken Seite öffnen, auf das Symbol Mehr (...) und anschließend auf Löschen klicken.

Mehr über das Hinzufügen von neuen Berichten erfahren Sie in unseremEinblicke-Artikel.