Base de conocimiento

Al administrar un equipo, habrá ocasiones en las que desees que ciertos usuarios no realicen determinadas tareas con el fin de reducir la posibilidad de errores o duplicación de la carga de trabajo del usuario. Para permitirte categorizar a tus usuarios y determinar a qué acciones tendrán acceso, Pipedrive ofrece conjuntos de permisos.

Si bien la visibilidad de grupos en Pipedrive determina lo que los usuarios de tu cuenta pueden ver, los conjuntos de permisos informan qué acciones pueden realizar ciertos grupos de usuarios dentro de Pipedrive.

Gestión de conjuntos de permisos y cómo añadir usuarios

Para empezar a diseñar tus conjuntos de permisos, ve a Ajustes > Administrar usuarios > Conjuntos de permisos. En esta vista aparecen los conjuntos de permisos, descripciones y cantidad de usuarios en cada conjunto.

El nivel de personalización que puedes diseñar en tus conjuntos de permisos viene establecido por el plan de Pipedrive al que pertenece actualmente tu cuenta.

• Los planes Básico y Avanzado tienen dos conjuntos de permisos: usuario administrador y usuario normal. El conjunto de permisos de un usuario normal se puede personalizar por completo.
• El plan Profesional tiene tres conjuntos de permisos: usuario administrador, gestor y usuario normal. Tanto los conjuntos de un gestor como un usuario normal se pueden personalizar por completo.
• El plan Corporativo tiene más permisos: todos los anteriores además de conjuntos personalizados adicionales. Cada conjunto de permisos, excepto el conjunto de usuario administrador, es totalmente personalizable.

Selecciona el conjunto de permisos para ver qué permisos están habilitados y añade o elimina usuarios desde ese conjunto de permisos. Los conjuntos de usuario normal, de gestor y personalizables se pueden personalizar por completo, mientras que el usuario administrador siempre tiene habilitados todos los permisos. Los usuarios nuevos añadidos a tu cuenta de empresa serán usuarios normales por defecto.

Haz clic en el ícono (de lápiz) editar o en "..." (más) para habilitar o deshabilitar permisos para ese conjunto de permisos.

Los usuarios administradores de la cuenta de Pipedrive pueden realizar cualquier acción y visualizar todos los elementos en la cuenta empresarial de Pipedrive.

Permisos

Cualquier usuario con un conjunto de permisos diferente estará limitado en lo que puede hacer o ver, en función de los siguientes parámetros:

Gestión de datos

• Agregar campos personalizados: Los usuarios pueden agregar campos personalizados.
• Editar campos personalizados: Los usuarios pueden editar campos personalizados.
• Eliminar campos personalizados: Los usuarios pueden eliminar campos personalizados.
• Importar datos: Cuando está activado, los usuarios pueden importar datos—tratos, contactos, productos, o acciones—a Pipedrive.
• Modificar etiquetas: Los usuarios pueden agregar, editar y eliminar etiquetas de tratos, contactos y prospectos. Toma en cuenta que ya sea que este conjunto de permisos se seleccione o no, los usuarios normales siempre pueden asignar etiquetas.
• Editar elementos en grupo: Los usuarios pueden usar la función edición en grupo en la vista de lista.
• Exportar datos de las vistas de lista: Los usuarios pueden exportar datos de Pipedrive utilizando la opción Exportar datos en cualquier vista de lista.

Compartición interna

• Compartir filtros con otros usuarios: Los usuarios pueden compartir sus filtros con otros usuarios.
  
• Editar filtros compartidos de otros usuarios: Los usuarios pueden cambiar los filtros compartidos.

Compartición externa

• Crear tableros de Avances como enlaces públicos: Cuando están activados permite que los usuarios con este conjunto de permisos puedan crear vínculos de Avances que se pueden compartir.

Correo electrónico

• Usar el rastreo de correos electrónicos: Los usuarios podrán utilizar la funcionalidad de rastreo de apertura y rastreo de enlaces con su sincronización de correo electrónico.

Visibilidad

• Ver estadísticas de otros usuarios: Los usuarios pueden ver estadísticas de otros usuarios en la cuenta empresarial en la pestaña Avances.
• Ver estadísticas de la empresa: Los usuarios pueden ver estadísticas generales de la empresa en la pestaña Avances.
• Ver los nombres de otros usuarios: Los usuarios pueden ver los nombres de otros usuarios en la cuenta.
• Ver la cantidad de tratos y la suma de valor de los embudos y las vistas de listas de tratos: Los usuarios pueden ver la cantidad total y el valor de los tratos por etapa y embudo.
• Ver todos los elementos de otros usuarios a los que están siguiendo: Los usuarios podrán ver los elementos que poseen los usuarios a los que siguen.
• Ver los nombres de elementos y usuarios a los que no pueden acceder: Los usuarios pueden ver los nombres de elementos para los que no tienen visibilidad. Estos elementos aparecen como "(oculto)" si el permiso está desactivado.
• Cambiar la visibilidad de los elementos: Los usuarios podrán cambiar la visibilidad de los elementos específicos en Pipedrive.

Acción

• Eliminar acciones: Los usuarios pueden eliminar acciones.

Trato

• Eliminar tratos: Los usuarios pueden eliminar tratos.
• Convertir tratos en prospectos: Los usuarios pueden convertir tratos en prospectos. Es necesario activar también el permiso "Eliminar tratos", ya que convertir tratos a prospectos es como eliminar tratos.
• Fusionar tratos duplicados: Los usuarios pueden fusionar tratos.
• Editar fecha de tratos ganados/perdidos: Los usuarios pueden editar la fecha de los tratos ganados o perdidos. Estos campos son importantes para contar con estadísticas precisas.

Personas

• Fusionar personas duplicadas: Los usuarios pueden fusionar las personas de contacto.

Organización

• Fusionar organizaciones duplicadas: Los usuarios pueden fusionar organizaciones.

Producto

• Añadir productos: Los usuarios pueden agregar productos al catálogo.
  
• Editar productos: Los usuarios pueden editar productos.
• Eliminar productos
• Eliminar variaciones de producto

Administrador

• Consultar el Tablero de seguridad: Cuando están activados permite que los usuarios con este conjunto de permisos vean acciones relacionadas con el acceso de usuario y seguridad en tu cuenta de Pipedrive.

Herramientas

• Crear automatizaciones del flujo de trabajo: Los usuarios pueden crear flujos de trabajo con la función Automatización del flujo de trabajo.
  
• Acceder a su propio token de API: Los usuarios pueden acceder a su propio token de API.
  
• Añadir prospectos en Prospector: Los usuarios pueden añadir prospectos de Prospector al Buzón de prospectos.
• Añadir e importar plantillas de Smart Docs: Los usuarios pueden crear plantillas o importarlas desde una unidad sincronizada.