Base de connaissances

Les activités, dans Pipedrive, représentent toute action planifiée devant contribuer à la conclusion d'une affaire : appel téléphonique, déjeuner d'affaires, e-mail, etc. Quelle que soit la nature de l'action, il s'agit de quelque chose que vous pouvez programmer avec vos personnes ou organisations de contact, vos prospects, affaires ou projets, de façon à savoir en permanence quelle est la prochaine chose que vous avez à faire.

Où les trouver

Vous pouvez trouver vos activités en cliquant sur l'icône figurant dans le menu de navigation situé sur le côté gauche :

Ajouter des activités

Il existe plusieurs sections de Pipedrive dans lesquelles vous pouvez créer des activités.

• Dans la vue du pipeline de l'onglet Affaires :
  En cliquant sur l'icône d'activité dans la vue du pipeline de l'onglet Affaires.
  
  
  
• Dans la vue détaillée de n'importe quel projet, affaire, personne ou organisation :
  Cliquez sur l'onglet activité pour lier directement une activité à cet élément.
  
• Dans la vue d'un prospect, depuis la Boîte des Prospects :
  Sélectionnez un prospect dans votre Boîte des Prospects et cliquez sur l'onglet « Activité » situé en haut pour créer une activité et la lier au prospect.
  
• Dans le calendrier ou dans la vue en liste de l'onglet Activités :
  Cliquez sur le bouton « + Activité » dans le calendrier ou dans la vue en liste de l'onglet Activités.
  
• Dans la chronologie des contacts de l'onglet Contacts :
  Cliquez sur le bouton « + »> Ajouter une activité sur la droite de l'écran lorsque vous passez le curseur sur la chronologie d'un contact.
  
• Dans l'appli mobile :
  Cliquez sur « + » en haut à droite de la section des activités de votre appli mobile pour ajouter des activités.

Programmer une activité

La fonctionnalité Programmer une activité affiche votre agenda de la journée en cours à côté des champs nécessaires pour programmer votre prochaine activité.

Il s'agit d'une aide à la planification efficace de vos activités, qui vous permet d'éviter de programmer deux rendez-vous en même temps et de reprogrammer vos activités existantes en cas de besoin.

Sur la page Programmer une activité, vous pouvez renseigner les détails de l'activité:

• Titre – Nom de l'activité
  
• Type – Type d'activité, par défaut ou personnalisé
• Horaire, date et durée – Le moment et la durée de l'activité
• Occupé/Libre – Par défaut, les activités sont marquées « Libre ». Si une activité porte l'étiquette « Occupé », vos clients ne pourront pas réserver le créneau horaire correspondant via un lien du Planificateur.
• Note – Une description de l'activité. Elle est privée et uniquement visible dans votre compte Pipedrive.

Voici encore quelques autres champs d'activités importants :

• Date de dernière activité – Affiche la date à laquelle la dernière activité a été marquée comme réalisée
• Date de prochaine activité – Affiche la date de la prochaine activité que vous avez programmée et qui n'est pas encore marquée comme réalisée
• Date de mise à jour – La date de la dernière mise à jour de l'élément, par exemple création d'une nouvelle activité, mise à jour d'un champ, passage à une autre étape, ou tout autre changement.

Pour ajouter des invités, un lieu ou une description à votre activité, développez la section située sous la section de l'horaire, date et durée de la fenêtre de l'activité.

• Invités – Les personnes que vous souhaitez inviter à l'activité. Il peut s'agir de contacts Pipedrive existants ou d'adresses e-mail externes.
  • Inviter des personnes – Ajouter des adresses e-mail ou des contacts Pipedrive à la section des invités enverra des e-mails d'invitation à l'activité aux personnes que vous avez ajoutées.
• Lieu – L'adresse de l'activité. Pipedrive vérifiera automatiquement que le lieu existe bel et bien sur Google Maps. Dans la vue en liste des activités, vous pouvez cliquer sur l'adresse et voir celle-ci dans Google maps.

Description – Les détails supplémentaires de l'activité qui seront synchronisés vers votre agenda externe. Contrairement à la note ajoutée à votre activité, la description sera publique et pourra être vue par les invités ajoutés à l'activité.

Lier des affaires et des contacts

Dans la fenêtre Programmer une activité, vous pouvez entrer le propriétaire, de même que l'affaire, l'organisation et la personne de contact que vous souhaitez lier à cette activité.

Lorsqu'une activité est liée à un élément, elle s'affiche dans la vue détaillée de l'élément en question.

• Affaire liée – Une activité liée à une seule affaire sera automatiquement liée au contact et à l'organisation liés à cette affaire.
• Personne liée – Une activité liée à une personne sera automatiquement liée à l'organisation à laquelle la personne appartient.
• Organisation liée – Une activité liée à une organisation n'est pas automatiquement liée aux affaires ou aux personnes de contact de cette organisation, car ces dernières ne sont pas nécessairement uniques.

Terminer des activités

Voici quelques points à connaître concernant la complétion des activités :

• Vous pouvez les marquer comme effectuées dans la liste des activités ou dans la vue chronologique, ainsi que dans les pages détaillées de vos éléments liés ou dans l'affichage chronologique des contacts.
• Le champ Date de réalisation sera mis à jour lorsque l'activité sera réalisée.
• Le champ Date d'échéance affichera toujours l'heure et la date auxquelles l'activité était initialement prévue.
• Bien que vous puissiez toujours cliquer et modifier manuellement le champ Date d'échéance de l'activité (même de façon rétroactive), le champ Date de réalisation reflètera toujours l'heure à laquelle l'activité a été réellement réalisée.

Vous pourrez en savoir plus sur la logique de l'option « Réalisée » en consultant cet article.

Suppression d'activités

Les activités peuvent être supprimées dans votre calendrier aussi bien que dans la vue en liste.

Pour supprimer une activité dans la vue en liste, sélectionnez une ou plusieurs activités dans la marge gauche, puis cliquez sur l'icône corbeille :

Pour supprimer une activité dans l'affichage de votre calendrier, sélectionnez l'activité et cliquez sur l'icône corbeille :