Base de connaissances

Les activités, dans Pipedrive, représentent toute action planifiée devant contribuer à la conclusion d'une affaire : appel téléphonique, déjeuner d'affaires, e-mail, etc. Quelle que soit la nature de l'action, il s'agit de quelque chose que vous pouvez programmer avec vos personnes ou organisations de contact, vos prospects, affaires ou projets, de façon à savoir en permanence quelle est la prochaine chose que vous avez à faire.

Voici les types d'activité par défaut que vous pouvez créer : appel, réunion, tâche, échéance, e-mail ou déjeuner. Il est également possible de créer des types d'activité personnalisés spécifiques aux besoins de votre entreprise.

Nous vous proposons d'utiliser la synchronisation des calendriers pour synchroniser les activités de votre agenda externe, et le Planificateur pour définir vos disponibilités et planifier des activités avec vos clients.

Pour visualiser vos activités dans la vue du calendrier ou dans la vue en liste, rendez-vous dans l'onglet Activités.

Ajouter des activités

Il existe plusieurs sections de Pipedrive dans lesquelles vous pouvez créer des activités.

• Dans la vue du pipeline de l'onglet Affaires :
  En cliquant sur l'icône d'activité dans la vue du pipeline de l'onglet Affaires.
  
  
  
• Dans la vue détaillée d'une affaire, d'une personne ou d'une organisation :
  Cliquez sur l'onglet Activité pour y lier une activité.
  
• Dans la vue des prospects disponible dans la boîte des prospects :
  Sélectionnez le prospect voulu dans votre boîte des prospects pour afficher les détails et cliquez sur l'onglet Activité présent en haut. L'activité sera automatiquement liée au prospect.
  
• Dans le calendrier ou dans la vue en liste de l'onglet Activités :
  Cliquez sur le bouton « + Activité » dans le calendrier ou dans la vue en liste de l'onglet Activités.
  
• Dans la chronologie des contacts de l'onglet Contacts :
  Cliquez sur le bouton « + » > Ajouter une activité sur la droite de l'écran lorsque vous passez le curseur sur la chronologie d'un contact.
  
• Dans l'appli mobile :
  Cliquez sur le bouton « + » en bas de l'écran de l'appli mobile pour ajouter des activités sur les activités, affaires, prospects et contacts.

Programmer une activité

La fonctionnalité Programmer une activité affiche votre agenda de la journée en cours à côté des champs nécessaires pour programmer votre prochaine activité. Elle rend ainsi votre planification plus efficace, en vous évitant de programmer plusieurs activités au même moment, et en vous permettant de reprogrammer facilement vos activités existantes.

Sur la page Programmer une activité, vous pouvez renseigner les détails de l'activité.

• Titre – Nom de l'activité
• Type – Type d'activité, par défaut ou personnalisé
• Horaire, date et durée – L'horaire et la date de l'activité
• Occupé/Disponible – Passe le statut de l'activité à « Occupé » ou « Disponible » (par défaut). Si le statut d'une activité est « Occupé », vos clients ne pourront réserver ce créneau via un lien de Planificateur.
• Note – Une description de l'activité. Elle est privée et uniquement visible dans votre compte Pipedrive.

Voici encore quelques autres champs d'activités importants :

• Date de dernière activité – Affiche la date à laquelle la dernière activité a été marquée comme réalisée
• Date de prochaine activité – Affiche la date de la prochaine activité que vous avez programmée et qui n'est pas encore marquée comme réalisée
• Date de mise à jour – La date de la dernière mise à jour de l'élément, par exemple création d'une nouvelle activité, mise à jour d'un champ, passage à une autre étape, ou tout autre changement.

Pour ajouter des invités, un lieu ou une description à votre activité, développez la section située sous la section de l'horaire, date et durée de la fenêtre de l'activité.

• Invités – Les personnes que vous souhaitez inviter à l'activité. Il peut s'agir de contacts Pipedrive existants ou d'adresses e-mail externes. Il est recommandé de s'assurer que le contact Pipedrive ajouté dans la section Invités est bien lié à l'activité.
• Lieu – L'adresse de l'activité. Pipedrive vérifiera automatiquement que le lieu existe bel et bien sur Google Maps. Si vous cliquez sur le lieu dans la vue en liste des activités, il s'affichera dans une petite fenêtre Google Maps.



• Description – Les détails supplémentaires de l'activité qui seront synchronisés vers votre agenda externe. Contrairement à la note ajoutée à votre activité, la description sera publique et pourra être vue par les invités ajoutés à l'activité.

• Inviter des personnes
  Ajouter des adresses e-mail ou des contacts Pipedrive à la section des invités enverra des e-mails d'invitation à l'activité aux personnes que vous avez ajoutées.

Lier des affaires et des contacts

Vous pouvez saisir le propriétaire, l'affaire, l'organisation et le contact que vous souhaitez lier à l'activité. Lorsqu'une activité est liée à un élément, elle s'affiche dans la vue détaillée de l'élément en question.

• Affaire liée – Une activité liée à une seule affaire sera automatiquement liée au contact et à l'organisation liés à cette affaire.
• Personne liée – Une activité liée à une personne sera automatiquement liée à l'organisation à laquelle la personne appartient.
• Organisation liée – Une activité liée à une organisation ne sera pas automatiquement liée à ses affaires ou à ses contacts. Cela est dû au fait qu'une organisation peut être liée à plusieurs affaires et contacts, ce qui empêche Pipedrive de savoir quelles personnes et affaires doivent être liées à l'activité.

Terminer des activités

Lorsque vous réalisez une activité, vous pouvez la marquer comme réalisée dans la liste des activités ou la vue du calendrier. Elles peuvent aussi être marquées comme réalisées sur n'importe quelle page contenant vos activités, telle que la vue détaillée des affaires ou la vue chronologique des contacts.

Le champ Date de réalisation sera mis à jour lorsque l'activité sera réalisée. Le champ Date d'échéance affichera toujours l'heure et la date auxquelles l'activité était initialement prévue.

Bien que vous puissiez toujours cliquer et modifier manuellement le champ Date d'échéance de l'activité (même de façon rétroactive), le champ Date de réalisation reflètera toujours l'heure à laquelle l'activité a été réellement réalisée.

Vous pourrez en savoir plus sur la logique de l'option « Réalisée » en consultant cet article. 

Suppression d'activités

Les activités peuvent être supprimées dans votre calendrier aussi bien que dans la vue en liste. Pour supprimer une activité dans la vue en liste, sélectionnez une ou plusieurs activités dans la marge gauche, puis cliquez sur l'icône corbeille :

Pour supprimer une activité dans l'affichage de votre calendrier, sélectionnez l'activité et cliquez sur l'icône corbeille :