Base de connaissances

Votre base de données est l'une des plus précieuses ressources de votre entreprise. Néanmoins, il est inévitable que des données deviennent obsolètes, et ne pas préserver l'exactitude et la qualité de votre base de données peut faire perdre de l'argent et des clients à votre entreprise.

Un entretien régulier de votre base de données accroît son efficacité et vous permet d'atteindre des taux de conversion supérieurs ; voici donc quelques conseils pour libérer de la place et permettre à votre compte de mieux fonctionner.

Suppression d'éléments

La façon la plus efficace de libérer de l'espace dans votre compte est de supprimer les données dont vous n'avez plus besoin. Vous pouvez supprimer des éléments un par un à partir de leur vue détaillée, ou en supprimer en groupe depuis la vue en liste.

Suppression avec la vue détaillée

Pour supprimer un élément unique dans Pipedrive (prospect, affaire, contact, produit, projet), allez dans la vue détaillée de cet élément et cliquez sur « … » > Supprimer.

Suppression avec la vue en liste

Si vous désirez supprimer une activité, ou supprimer plusieurs éléments à la fois, allez dans votre vue en liste et sélectionnez les éléments que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur l'icône corbeille.

Plutôt que de les sélectionner un à un, vous pouvez créer et appliquer des filtres pour spécifier les éléments que vous souhaitez supprimer.

Suppression de champs personnalisés et de rapports

Les champs personnalisés, ainsi que les rapports, sont soumis à des limites d'utilisation, savoir comment les supprimer est donc important pour la gestion du stockage.

Champs personnalisés

Allez dans Paramètres > Champs de données, trouvez le champ recherché et cliquez sur « … » > Supprimer.

Rapports

Allez dans Stats, sélectionnez le rapport recherché et cliquez sur « … » > Supprimer de mes rapports.

Gestion des affaires

Certaines actions disponibles pour les affaires, mais pas pour les autres types d'éléments, sont liées à la gestion des données. Ceci peut être d'autant plus important que le nombre d'affaires en cours que vous pouvez avoir à un moment donné est soumis à des limites d'utilisation.

Conversion d'affaires en prospects

Si vous avez trop d'affaires en cours dans votre compte et qu'il est nécessaire d'en retirer quelques-unes pour faire de la place à de nouvelles affaires, vous pouvez déplacer ces affaires encombrantes dans votre boîte des prospects.

Vous pouvez vous y prendre de deux façons :

• depuis la vue détaillée de l'affaire

• depuis la vue en liste
  

Réouverture d'affaires

Si vous avez supprimé des affaires et souhaitez les réintroduire dans votre compte, commencez par appliquer le filtre toutes les affaires supprimées.

Sélectionnez ensuite l'affaire désirée et, dans la vue détaillée, cliquez sur « Rouvrir ».

Statut d'une affaire

Le fait de garder ouvertes les affaires gagnées ou perdues fausse vos rapports et vos statistiques, car elles sont comptabilisées dans votre espace de stockage.

Lorsque vos affaires ont déjà été gagnées ou perdues, nous vous recommandons de les marquer comme telles. Vous pouvez vous y prendre de deux façons différentes :

• Vue détaillée

• Vue en liste

Gestion des doublons

Une autre bonne façon de rationaliser vos données et de libérer de l'espace est de supprimer ou de fusionner les doublons.

Fusion dans la vue détaillée

Affaires et contacts peuvent être fusionnés dans leur vue détaillée en cliquant sur « … » > Fusionner.

Tapez le nom de l'affaire ou du contact avec lesquels effectuer la fusion, ou les premières lettres pour choisir entre les options de remplissage automatique.

Après avoir sélectionné l'élément avec lequel vous voulez effectuer la fusion, choisissez quel élément continuera à exister dans votre compte, en utilisant la bulle conserver cette donnée, puis cliquez sur « Affichage ».

Vous verrez un aperçu de votre nouvel élément, incluant les données qui lui ont été ajoutées par la fusion.

Par exemple, cette affaire n'avait initialement aucune activité liée, mais elle en acquiert une venant de l'autre affaire.

Cliquez sur « Fusionner » pour confirmer les changements.

Outil de fusion des doublons

Vous pouvez aussi fusionner des contacts en allant dans Outils et applis > Fusionner les doublons.

Après avoir cliqué sur « Afficher », vous verrez s'afficher la même fenêtre d'aperçu qu'avec l'outil de fusion à partir de la vue détaillée.

Notes

Vous pouvez aussi utiliser des notes à la place des champs personnalisés pour économiser de l'espace.

Par exemple, plutôt que de créer un champ personnalisé de type texte pour la description du client, vous pouvez ajouter cette information sous forme de note.