Base de connaissances

Votre base de données est l'une des plus précieuses ressources de votre entreprise. Néanmoins, il se peut que des données deviennent obsolètes avec le temps, et ne pas préserver l'exactitude et la qualité de votre base de données peut faire perdre de l'argent et des clients à votre entreprise.

À l'inverse, l'entretien régulier de votre base de données vous permettra d'augmenter votre précision et votre efficacité, résultant en de meilleurs taux de conversion. Pour vous aider en ce sens, voici quelques conseils sur la façon de libérer de l'espace et d'optimiser le fonctionnement de votre compte.

Affaires

Suppression

C'est le moyen le plus efficace pour libérer de l'espace dans votre compte. Dans Pipedrive, vous pouvez supprimer des affaires dans la vue détaillée ou dans la vue en liste.

Si vous avez besoin de supprimer des affaires en bloc, vous pouvez créer des filtres et les appliquer dans la vue en liste, pour traiter à la fois toutes les affaires inutiles que vous souhaitez supprimer

Si vous changez d'avis après avoir supprimé une affaire, Pipedrive vous permet de rouvrir des affaires supprimées.

La fonctionnalité de péremption

Cette fonctionnalité est conçue pour signaler les affaires qui sont restées intouchées dans votre pipeline pendant une longue période. Vous pouvez afficher les affaires périmées en créant et en appliquant le filtre suivant :

Une fois les affaires périmées filtrées, vous pouvez les supprimer ou les convertir en prospects. D'une façon ou de l'autre, vous serez ainsi débarrassé d'un seul coup de toutes les affaires inactives dans votre pipeline.

Pour savoir comment configurer la fonctionnalité Péremption, lisez cet article.

Boîte des prospects

Dans votre processus de vente, vous pouvez vous retrouver avec de nombreuses affaires stagnant dans les premières étapes de votre pipeline, pas encore prêtes à avancer dans le processus mais pas assez froides pour les laisser perdre ou les supprimer. La Boîte des prospects de Pipedrive est une boîte de réception séparée, qui peut s'avérer utile dans ce type de situations.

Supposons que vous ayez un groupe d'affaires périmées depuis quelques semaines. Vous n'avez pas envie de les supprimer, mais vous ne savez pas quand votre équipe ou vous-même trouverez le temps de travailler dessus. Vous avez la possibilité de convertir ces affaires en prospects pour désencombrer votre pipeline.

Vous pouvez faire ceci affaire par affaire dans la vue détaillée :

Ou vous pouvez convertir en bloc toutes ces affaires en prospects depuis la vue en liste :

Une fois que vous avez converti vos affaires en prospects, votre pipeline est plus net, et vous disposez de plus de place dans votre espace de stockage des affaires.

Statut des affaires

Par défaut, la vue du pipeline se concentre sur les seules affaires en cours, ce qui signifie que les affaires gagnées ou perdues ne sont pas affichées. Cela ne veut pas dire qu'elles soient supprimées.

Certains clients créent des pipelines ou des étapes de pipeline spécifiques pour les affaires gagnées ou perdues car ils craignent de perdre la trace de ces affaires et préfèrent les conserver ouvertes dans ces pipelines ou ces étapes.

Le fait de garder ouvertes les affaires gagnées ou perdues fausse vos rapports et vos statistiques ; de plus, ces affaires étant comptabilisées, elle occupent de la place dans votre espace de stockage. Lorsque vos affaires ont déjà été gagnées ou perdues, nous vous recommandons de les marquer comme Gagnées ou Perdues.

Elles ne seront plus affichées dans la vue du pipeline, puisque, comme nous l'avons vu, le pipeline n'affiche, par défaut, que les affaires en cours, mais elles peuvent être affichées à tout moment en appliquant un filtre pour montrer les affaires gagnées ou perdues.

Gestion des doublons

Étant donné qu'il est naturel d'avoir un grand nombre d'affaires portant le même nom, il n'existe pas dans Pipedrive d'outil automatique d'identification des doublons pour les affaires. Pipedrive possède cependant une fonctionnalité manuelle de Fusion des doublons, pour le cas où vous dénicheriez des affaires en double.

Dans la vue détaillée de l'affaire, cliquez sur « Plus » (…) et sélectionnez Fusionner.

Le menu de Fusion des affaires s'affiche alors. Entrez le nom de l'affaire que vous voulez fusionner dans la barre de recherche dans le coin supérieur droit, et une fois que vous avez sélectionné l'affaire à fusionner, vous verrez s'afficher les informations des deux affaires.

Dans la bannière inférieure, choisissez quelle information conserver en cas de conflit. Cliquez sur Afficher et, si tout vous semble correct, sur Fusionner, et c'est tout. Vous avez maintenant éliminé les doublons et ménagé plus d'espace pour de nouvelles affaire.

Champs personnalisés

Notre fonctionnalité champs personnalisés est l'une des plus utiles quand il s'agit de garder de l'ordre dans vos données. Néanmoins, un usage excessif des champs personnalisés peut apporter un certain encombrement dans votre espace de travail et vous empêcher de concentrer votre attention sur les informations réclamant votre attention immédiate.

Champs personnalisés redondants

Certains utilisateurs créent le même champ personnalisés pour les affaires et pour les contacts (personnes ou organisations), afin que cette information soit toujours visible dans la vue détaillée, qu'ils affichent leurs affaires ou leurs contacts.

Si un champ personnalisé est créé deux fois, cela peut apporter de la confusion, et cela occupera une place non négligeable dans votre espace de stockage des champs personnalisés.

Par exemple, des utilisateurs pourraient créer un champ « Source » multi-optionnel dans les sections Prospect/affaire et Personne, pour identifier la source grâce à laquelle cette affaire a été obtenue.

Il peut être important que cette information sur la source soit visible lorsque vous affichez le contact ou l'affaire qui lui est liée, mais avoir deux champs personnalisés créés sous le même nom peut vous compliquer la vie lorsque vous remplissez ces champs.

Pour éviter cela, nous vous recommandons de vérifier les sections Prospect/affaire, Personne et Organisation dans vos paramètres de Champs de données pour voir s'il existe des champs redondants que vous pouvez supprimer.

Dans l'exemple ci-dessus, la création d'un champ personnalisé pour les contacts apporte une solution au problème, puisque les champs des contacts sont visibles aussi bien dans les affaires que dans les contacts.

De plus, vous pouvez réordonner vos sections dans la Barre latérale de la vue détaillée et placer la section Contact en premier, si vous trouvez cela plus commode.

Actuellement, la seule façon de fusionner manuellement des champs personnalisés et d'en changer le type fait intervenir la fonctionnalité Identifiant système Pipedrive. Pour savoir comment faire, veuillez consulter cet article.

Section des notes

Une autre recommandation est d'ajouter des notes individuelles plutôt que de créer des champs personnalisés si l'information peut être incorporée sous forme de note. La limite de taille par note est approximativement de 3 000 000 de caractères (ou 3 Mo), ce qui vous laisse beaucoup de place pour enregistrer des données dans cette section.

Un bon exemple serait une checklist pour une visite client. Si vous avez besoin de consigner plusieurs informations sur le même sujet dans vos affaires, vous pouvez les enregistrer toutes ensemble dans une note plutôt que de créer plusieurs champs personnalisés distincts.

De plus, vous pouvez exporter vos notes lorsque vous en avez besoin. Pour en savoir plus sur l'exportation des notes, lisez cet article.

Rapports d'Éclairages

Suivant votre plan d'abonnement, il se peut que votre compte ait une limite sur le nombre de rapports. Par défaut, votre compte contient déjà des rapports préparés dont nous pensons qu'ils peuvent être importants, mais les besoins de chaque entreprise sont différents, et peut-être n'utilisez-vous pas la totalité de ces rapports présents par défaut. Vous avez aussi peut-être créé il y a un certain temps des rapports dont vous n'avez désormais plus besoin.

Il est très facile de faire de la place pour de nouveaux rapports. Il vous suffit d'ouvrir un rapport dans la liste sur la gauche, de cliquer sur l'icône « Plus » (…), puis sur Supprimer.

Vous pouvez apprendre comment ajouter de nouveaux rapports dans notre article Éclairages.