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Pipedrive

Importation de données avec des feuilles de calcul

Remarque : Cette action n’est disponible que pour les administrateurs.


Vous pouvez facilement importer des données vers Pipedrive à partir de feuilles de calcul XLS, XLSX et CSV. Vous pouvez importer des offres, des organisations, des contacts, des notes et des activités en même temps !

Avant de commencer, nous vous conseillons de lire cet article sur l'organisation de vos données dans Pipedrive. Il est important de bien comprendre comment les données que vous importez seront présentées après votre importation.

Importation des feuilles de calcul

 

Se préparer à l'importation de données

Remarque : Nous vous conseillons d’utiliser une feuille de calcul vierge et sans aucune formule dans le processus d’importation. Si vous utilisez une feuille de calcul avec des formules ou des liaisons de données pour générer le contenu d’une cellule, nous vous conseillons de copier les données et de les coller dans une feuille de calcul vierge sans les formules.

Avant d’importer, vous devez réfléchir à quel genre de données vous souhaitez générer dans Pipedrive.

  • Êtes-vous tout simplement en train d'essayer d'importer une liste de Contacts ? (Personnes et Organisations)
  • Voulez-vous importer des contacts et ouvrir des offres dans votre pipeline pour ces contacts en même temps ?
  • Voulez-vous importer des Contacts, initier des Offres pour ces contacts, et créer des Activités pour toutes ces Offres en même temps ?
  • Voulez-vous importer des Contacts, initier des Offres pour ces contacts, créer des Activités et joindre des Notes ?
  • Or maybe you want to open a bunch of new Deals for Contacts that already exist in Pipedrive?


Si tout cela vous semble compliqué, nous vous suggérons de lire d’abord notre article qui explique comment vos données sont organisées dans Pipedrive.

Comment importer une feuille de calcul

Étape 1 : Télécharger un fichier



  • Allez dans Paramètres > Importer les données > Depuis le fichier
  • Cliquez sur Télécharger le fichier et sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer. Pipedrive prend en charge les fichiers Excel (.xls et .xlsx) et .csv.

    Remarque : Si vous recevez un message d'erreur lorsque vous essayez d'importer une feuille de calcul, le problème peut venir de cette dernière : bien qu'il n'existe pas de nombre limite de colonnes dans la feuille de calcul, la taille maximale du fichier est de 50mb, avec un maximum de 50 000 lignes. 

 

Étape 2 : Mapping



Maintenant, vous allez mettre en correspondance les colonnes de votre feuille de calcul avec les différents champs de Pipedrive. Faites tout simplement glisser et déposez les champs situés dans le coin droit vers les colonnes correspondantes de votre feuille de calcul.

Remarque : Vous remarquerez que différentes catégories de différents types de données (Contacts, offres, etc.) s'affichent dans le coin à droite. Ils ont tous leurs champs individuels propres, que vous pouvez mettre en correspondance à partir de votre feuille de calcul.

Vous pouvez aussi utiliser la fonction de recherche pour rapidement trouver le champ que vous recherchez.

Existe-t-il un champ qui n’est pas créé par défaut dans Pipedrive ? Il vous suffit d’aller à Paramètres > Personnaliser les champs et de créer le champ personnalisé dont vous avez besoin à tout moment. Vous pouvez tout simplement reprendre votre importation en revenant sur Paramètres >Importation de données.



Si les en-têtes des colonnes importées correspondent aux valeurs des champs dans Pipedrive, alors les titres respectifs seront automatiquement sélectionnés. Si la reconnaissance automatique a échoué pour vos champs, vous pouvez toujours les faire glisser de Pipedrive vers les colonnes de la feuille de calcul appropriées.

Remarque : La modélisation des champs de catégories des offres en colonnes dans les feuilles de calcul, mènera à la création d’offres dans votre compte Pipedrive. Si vous ne souhaitez pas créer d’offres lors de l’importation, ne modélisez pas les champs de catégories des offres en colonnes dans votre feuille de calcul.

Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Suivant.

Étape 3 : Aperçu et terminer



Maintenant, vous allez dire à Pipedrive ce que vous souhaitez faire si des doublons sont trouvés. Pipedrive dispose d'un algorithme anti-doublons qui fera de son mieux pour identifier des enregistrements associés, et consolider les données en un seul enregistrement.

Cette page explique clairement comment vos données apparaîtront après l’importation en fonction de la correspondance que vous aurez faite à l’étape 2.



Après avoir vu l'aperçu de votre importation, sélectionnez Démarrer l'importation.

Vous avez terminé ! Vous pouvez maintenant passer en revue vos données importées et même modifier si vous le souhaitez vos données avec notre vue en liste permettant la modification en bloc..

Qu'est-ce qu'un "Fichier Skip (Fichier des données ignorées)" ?

Lorsque vous faites une importation, Pipedrive s'empressera d'émettre un rapport sur les éventuels problèmes survenus au cours de l’importation.
Par exemple, si vous souhaitez importer une liste de personnes et que vous n’avez pas rempli un champ obligatoire comme le nom, alors cette ligne d’information sera ignorée.
Elle sera organisée par la suite dans un Fichier Skip.

Vous pouvez télécharger le Fichier Skip à tout moment pour le passer en revue. Vous pouvez même effectuer les changements nécessaires, et ensuite importer le Fichier Skip dans Pipedrive pour compléter l’importation. Il s’agit d’une manière très simple de vous assurer que toutes vos données seront transférées dans le système.





Comment annuler une importation

Les importations peuvent être annulées dans les 48 heures qui suivent grâce au bouton Rétablir que vous trouverez dans votre historique d'importation.
Si ce bouton Rétablir n’est pas disponible, faites-le savoir à notre équipe d’assistance qui se fera un plaisir de vous aider.


Mapping - Solve the puzzle box

Certains champs spécifiques requièrent une correspondance supplémentaire pour être importés correctement.
Lorsque vous sélectionnez Étape, État, Visible pour, Propriétaire ou tout autre champ d’options à choix multiple/unique, la boîte de dialogue Résoudre le puzzle s'ouvre, et vous pouvez mettre les données importées en correspondance avec les valeurs de Pipedrive.

Par exemple, lorsque vous faites correspondre une offre avec une étape dans une colonne de votre feuille de calcul, vous avez accès à ce petit puzzle intelligent. Sur le côté gauche, vous trouverez différents mots-clés issus de la colonne de la feuille de calcul, et sur le côté droit, différentes étapes dans différents pipelines.
Il vous suffit de faire glisser les mots à gauche vers la droite puis, de les faire correspondre.



Dans l’exemple ci-dessous, nous avons des mots-clés tels que Étape 1 et Étape 2 dans la feuille de calcul. When we drag them to the Contact Made stage, this means any rows where there are Stage 1 or Stage 2 in our spreadsheet, their Deals will be added in the Contact Made stage.

Champs qui peuvent être mis en correspondance et leurs fonctions


Advanced importing


De nombreux champs différents peuvent être mis en correspondance avec vos colonnes dans Pipedrive.
Voyons de quels champs il s’agit et quels pourront être les plus importants pour vous.

 

Champs obligatoires
Ces champs sont obligatoires pour créer vos dossiers :

Personne - Nom | (Exemple : Audrey Hepburn)
Obligatoire pour créer des contacts (à moins que vous n'utilisiez les champs nom et prénom)
Personne - Prénom | (Exemple : Audrey)
Obligatoire pour créer des contacts (à moins que vous ne saisissiez le nom complet)
Personne - Nom | (Exemple : Hepburn)
Obligatoire pour créer des contacts (à moins que vous ne saisissiez le nom complet)
Personne - Numéro de téléphone | (Exemple : 555-555-4422)
Numéro de téléphone pour une personne (à préciser pour éviter les doublons)
Personne - Courriel | (Exemple : [email protected])
Contact électronique pour une personne (à préciser pour éviter les doublons)

Organisation - Nom | (Exemple : Pipedrive)
Obligatoire pour créer des organisations et les associer à des personnes dans leurs lignes respectives
Organisation - Adresse | (Exemple : 32 Rue du paradis, Paris, France)
Adresse physique de l’organisation, géocodée avec Google Maps. (à préciser pour éviter d’avoir plusieurs organisations avec le même nom)

Offre - Titre | (Exemple : offre Ford)
Obligatoire pour créer des offres. Laissez les cellules vierges dans votre feuille de calcul si vous voulez que Pipedrive crée automatiquement un titre pour chaque offre (p. ex. « offre Ford ») en fonction du nom de l'organisation qui est associée à l'offre. Si aucune organisation n'est spécifiée, alors Pipedrive donnera un titre à l'offre en fonction du nom de la personne (p. ex. « offre Jon Snow ») ou bien, personnalisez vos titres d'offres en remplissant les cellules avec ce que vous voulez.

Remarque : si une offre - Étape n’est pas modélisée lors de l’importation, toute offre créée sera automatiquement placée dans la première étape de votre pipeline.

Remarque - Contenu | (Exemple : Je laisse une note concernant cette offre)
Obligatoire pour créer des notes. Cela garantira que le contenu de votre note sera associé à tous les objets (Personne, offres, etc.) que vous spécifierez dans votre importation.

Activité - Sujet | (Exemple : Suivi téléphonique)
Obligatoire pour créer des Activités. NE PAS laisser de cellules vierge dans votre feuille de calcul. Renseignez chaque cellule avec le sujet désiré. Cela créera une activité pour chaque ligne.

Champs fréquemment utilisés
Ces champs ne sont pas obligatoires, mais s’avèrent très utiles pour inclure :

Offre - Étape | (Exemple : Idée)
Définit l' étape ou le pipeline auquel vos offres sont ajoutées. Si aucun stade n'est spécifié, vos offres seront initiées dans le premier stade de votre premier pipeline.
Offre - Valeur | (Exemple : 2000)
La valeur monétaire de vos offres. Si aucune devise n'est spécifiée, la devise par défaut sera attribuée à l'offre, selon les Paramètres de l'entreprise.
Offre - Devise | (Exemple: USD or EUR)
Définit la devise dans laquelle la valeur de votre Offre est exprimée. Si elle n'est pas spécifiée, Pipedrive utilisera la devise par défaut de votre entreprise, qui figure dans les Paramètres de l'entreprise.
Offre - Date de clôture attendue | (Exemple : 11/04/2016 , 4/11/16 ou 4/11/2016)
Une date doit être spécifiée si vous voulez que votre Offre apparaisse dans l'Affichage chronologique. Cette date peut être saisie manuellement plus tard si nécessaire.
Offre - Propriétaire | (Exemple : Bob Dillon ou James Brown)
Détermine quel utilisateur de Pipedrive est le propriétaire de l'Offre. Si aucun propriétaire n'est spécifié, l'utilisateur qui procède à l'importation sera désigné comme propriétaire de toutes les Offres.

Activité - Date due | (Exemple : 11/04/2016 , 11/4/16 ou 11/4/2016)
Spécifie lorsqu'une activité est due.
Activité - Type | (Exemple : Appel, Déjeuner, Réunion)
Vous permet de spécifier les différents types d'activités, y compris des types personnalisés.
Activité - Attribuée à | (Exemple : Bob Dillon ou James Brown)
Vous permet d'attribuer des activités à des utilisateurs spécifiques de Pipedrive.

Champs d'historique
Ces champs seront mis en correspondance avec les historiques des dates et les états de vos dossiers, tels que les offres précédemment conclues ou les activités précédemment complétées.

Offre - Heure de conclusion | (Exemple : 11/04/2016, 11/4/16 ou 11/4/2016)
Spécifie la date à laquelle vos offres ont été marquées comme conclues.
Offre - Date de la perte | (Exemple : 11/04/2016, 11/4/16 ou 11/4/2016)
Spécifie la date à laquelle vos offres ont été marquées comme perdues.
Offre - Statut | (Exemple : conclue ou ouverte)
Vous permet d'importer des offres qui sont déjà clôturées. Vous pouvez indiquer les lignes qui correspondent à des offres ouvertes, perdues ou conclues.
Remarque : Si aucun statut n'est spécifié, toutes les offres importées seront automatiquement ouvertes.

Activité - Terminée | (Exemple : Terminée ou Non terminée)
Vous permet de marquer certaines activités comme déjà terminées tout en laissant d'autres activités ouvertes.
Activité - Heure marquée comme terminée | (Example: 2016/04/11, 11/4/16 ou 11/4/2016)
Spécifie le moment où une activité a été marquée comme Terminée. Cela sera utilisé pour vos Statistiques.

 

Feuille de calcul d'exemple téléchargeable

La feuille de calcul jointe à cet article - L’importation Pipedrive finale.xlsx - vous est fournie comme modèle pour débuter votre importation. Vous trouverez les colonnes marquées avec un code couleur et des descriptions dans les différents champs. Les en-têtes sont facilement reconnues par notre système d’importation. 

Vous pouvez soit renseigner vos propres données dans cette feuille de calcul, ou bien l'utiliser pour comprendre quels sont les différents champs que Pipedrive met en correspondance dans les colonnes de votre propre feuille de calcul.