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Pipedrive

Importation de données avec des feuilles de calcul

Remarque : les privilèges d'administrateur sont requis pour effectuer certaines des actions mentionnées dans cet article. Cliquez ici pour en savoir plus.

Pour de plus amples informations sur l'importation en utilisant les feuilles de calcul, inscrivez-vous à l'un de nos webinaires ici!


Cet article vous donnera une vue d'ensemble de notre nouveau système d'importation amélioré. Si rien dans cet article ne vous semble familier, c'est probablement parce que vous utilisez toujours notre ancienne version pour cette fonctionnalité. Si vous souhaitez passer à la nouvelle version, écrivez-nous tout simplement via ce centre d'aide en demandant qu'elle soit activée pour votre compte.

Vous pouvez facilement importer des données vers Pipedrive depuis des feuilles de calcul XLS, XLSX et CSV. Vous pouvez importer des Offres, Organisations, Personnes, Notes et Activités.

Avant que les choses ne deviennent trop techniques, nous vous conseillons de lire cet article qui décrit Comment vos données sont organisées dans Pipedrive. Il est important de bien comprendre comment les données que vous importez seront présentées après votre importation.

Pour en apprendre plus sur l'import de données vers Pipedrive depuis des feuilles de calcul, regardez la vidéo suivante ou lisez les instructions ci-dessous.


Importation des feuilles de calcul

Se préparer à l'importation de données

Remarque - Il est vivement recommandé d'utiliser une nouvelle feuille de calcul sans formules pour l'importation de données. Si vous avez une feuille de calcul qui utilise des formules ou des liens vers d'autres données pour générer les données, copiez tout simplement les données de votre feuille de calcul et collez les dans une nouvelle feuille de calcul sans les formules (Éditer, Collage spécial, Valeurs seulement).


Avant l'importation, vous devez penser au type de données que vous souhaitez créer dans Pipedrive.

Êtes-vous tout simplement en train d'essayer d'importer une liste de Contacts ? (Personnes et Organisations)

Voulez-vous importer des Contacts, et initier des Offres dans votre pipeline pour ces contacts en même temps ?

Voulez-vous importer des Contacts, initier des Offres pour ces contacts, et créer des Activités pour toutes ces Offres en même temps ?

Voulez-vous importer des Contacts, initier des Offres pour ces contacts, créer des Activités et joindre des Notes ?

Ou peut-être que vous souhaitez ouvrir plusieurs nouvelles Offres pour des Contacts qui existent déjà dans Pipedrive ?

Si tout cela vous semble compliqué, nous vous suggérons de lire notre article qui décrit Comment vos données sont organisées dans Pipedrive. Si vous connaissez déjà tout sur les Offres, Personnes, Organisations, etc., continuez la lecture.

Comment importer une feuille de calcul

Étape 1 : Télécharger un fichier




Naviguer vers Paramètres > Importation de données..

Cliquez sur Depuis un fichier.

Cliquez sur Télécharger un fichier et sélectionnez le fichier que vous voulez importer, ou bien faites tout simplement glisser votre feuille de calcul dans Pipedrive. Pipedrive prend en charge les fichiers Excel (.xls et .xlsx) et .csv.

Étape 2 : Mapping




Maintenant, vous allez mettre en correspondance les colonnes de votre feuille de calcul avec les différents champs de Pipedrive. Faites tout simplement glisser et déposez les champs situés dans le coin droit vers les colonnes correspondantes de votre feuille de calcul.

Remarque - Vous remarquerez qu'à droite, différentes catégories et différents types de données sont affichés (Contacts, Offres, etc.). Ils ont tous leurs champs individuels propres, que vous pouvez mettre en correspondance à partir de votre feuille de calcul.


Vous pouvez aussi utiliser la fonction de recherche pour rapidement trouver le champ que vous recherchez.

Besoin d'un champ personnalisé ? Vous pouvez tout simplement naviguer vers Personnaliser les champs et créer le champ personnalisé dont vous avez besoin à tout moment. Vous pouvez tout simplement reprendre votre importation en retournant à Importation de données.



Si les en-têtes de colonnes correspondent aux valeurs des champs de Pipedrive, alors les titres respectifs seront automatiquement sélectionnés. Si la reconnaissance automatique a échoué pour vos champs, vous pouvez toujours faire glisser les champs de Pipedrive vers les colonnes appropriées de la feuille de calcul.

Une fois que avez terminé, appuyez sur Suivant.

Étape 3 : Aperçu et terminer




Maintenant, vous allez dire à Pipedrive ce que vous souhaitez faire si des doublons sont trouvés. Pipedrive dispose d'un algorithme anti-doublons qui fera de son mieux pour identifier des enregistrements associés, et consolider les données en un seul enregistrement.

Cette page indique clairement comment vos données apparaîtra après l’importation en fonction du mappage que vous avez fait à l’étape 2.



Lorsque que vous avez aperçu votre importation, sélectionnez Démarrer importation.

Vous avez terminé ! Vous pouvez maintenant passer en revue vos données importées et même modifier si vous le souhaitez vos données avec notre vue en liste permettant la modification en bloc..

Qu'est-ce qu'un "Fichier Skip (Fichier des données ignorées)" ?

Lorsque que vous lancez une session d'importation, Pipedrive produira avec soin un petit rapport pour vous sur les complications qui se sont produites pendant l'importation. Par exemple, si vous omettiez de mettre en correspondance un champ obligatoire durant une importation, Pipedrive ignorera la ligne de votre feuille contenant le champ manquant. L'outil prendra ensuite cette colonne et l'organisera dans un Fichier Skip..

Vous pouvez télécharger le Fichier Skip à tout moment pour le passer en revue. À partir de là, vous pouvez même effectuer les modifications dont vous avez besoin, puis importer le Fichier Skip vers Pipedrive pour compléter votre importation ; il est ainsi très facile de s'assurer que toutes vos données sont transférées dans le système.

Par exemple : Si vous importiez une liste de Personnes, et que vous omettiez d'inclure un champ nécessaire, comme le Nom, cette ligne sera ignorée.





Comment annuler une importation

Que faire si vous avez besoin d'annuler votre importation pour recommencer ? Une fois que vous avez réalisé une importation, elle peut être annulée pendant 48 heures suivant l'importation initiale en utilisant un petit lien pratique que Pipedrive met à votre disposition:

Votre lien "Annuler" n'est pas disponible ? - Utilisez ce widget dans notre centre d'aide pour nous contacter. Nous pouvons ré-activer le lien pour vous.


Mapping - Résoudre le puzzle

Certains champs requièrent une mise en correspondance supplémentaire pour être importés correctement. Par exemple :

Lorsque vous sélectionnez Stade, État, Visible pour, Propriétaire ou tout autre Champ à choix multiple/unique, alors la boîte de dialogue Résoudre le puzzle s'ouvre, dans laquelle vous pouvez mettre en correspondance les données importées avec les valeurs de Pipedrive.

Dans cet exemple, lorsque vous mettez en correspondance un Stade avec une colonne dans votre feuille de calcul, vous avez accès à ce petit puzzle intelligent. Sur le côté gauche, nous avons différents mots clés issus de la colonne de votre feuille de calcul, et sur le côté droit, nous avons différents stades dans différents pipelines.

Tout ce que vous avez à faire est de faire glisser et déposer les différents mots dans le coin gauche vers le coin droit pour les mettre en correspondance.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons des mots-clés tels que Stade 1 et Stade 2 dans notre feuille de calcul. Lorsque vous les faites glisser vers le stade Contact effectué, cela signifie que pour toutes les lignes qui comportent Stade 1 ou Stade 2 dans votre feuille de calcul, leur Offre sera ajoutée au stade Contact effectué



Champs qui peuvent être mis en correspondance et leurs fonctions


Advanced importing


Il y a de nombreux champs différents que vous pouvez mettre en correspondance avec vos colonnes dans Pipedrive. Penchons-nous sur ce que sont ces champs, et détaillons quels sont les champs qui seront les plus importants pour vous.

Champs obligatoires

Ces champs sont obligatoires pour créer des enregistrements:

Personne - Nom | (Exemple : Audrey Hepburn)
Obligatoire pour créer des Personnes - À moins que vous n'utilisiez les champs Prénom et Nom de famille.
Personne - Prénom | (Exemple : Audrey)
Obligatoire pour créer des Personnes - À moins que vous n'utilisiez le Nom complet.
Personne - Nom de famille | (Exemple : Hepburn)
Obligatoire pour créer des Personnes - À moins que vous n'utilisiez le nom complet.
Personne - Téléphone | (Exemple: 555-555-4422)
Numéro de téléphone pour une Personne. Il est également important de la préciser pour éviter les doublons potentiels dans vos Contacts.
Personne - Email | | (Exemple : audrey.hepburn@pipedrive.com)
Adresse email de contact pour une Personne. Il est également important de la préciser pour éviter les doublons potentiels dans vos Contacts.

Organisation - Nom | (Exemple : Pipedrive)
Obligatoire pour créer des Organisations et les associer avec des Personnes dans leurs colonnes respectives.
Organisation - Adresse  | (Exemple : Rue Madame 10, Paris, France)
L'adresse physique d'une Organisation. Celle-ci est géo-référencée avec Google Maps. Il est également important de la préciser pour éviter les doublons potentiels des Organisations si elles ont le même nom.

Offre - Titre | (Exemple : Ford offre)
Obligatoire pour créer des Offres. Laissez les cellules vierges dans votre feuille de calcul si vous voulez que Pipedrive crée automatiquement un titre pour chaque Offre, p. ex. "Ford offre", en fonction du nom de l'Organisation qui est associée à l'Offre. Si aucune Organisation n'est spécifiée, alors Pipedrive donnera un titre à l'offre selon le nom de la Personne, p. ex. "Jon Snow offre". Ou bien personnalisez vos titres d'Offres en renseignant les cellules avec ce que vous voulez.

Remarque - Les Offres seront créées et apparaitront au premier stade de votre premier pipeline si vous n'avez pas spécifié de stade dans une autre colonne


Remarque - Contenu | (Exemple : Je laisse une note concernant cette offre)
Obligatoire pour créer des Notes. Cela garantira que le contenu de votre note est associé à tous les objets (Personne, Offres, etc.) que vous spécifiez dans votre importation.

Activité - Sujet | (Exemple : Suivi téléphonique)
Obligatoire pour créer des Activités. NE PAS laisser de cellules vierge dans votre feuille de calcul. Renseignez chaque cellule avec le sujet désiré. Cela créera une activité pour chaque ligne.

Champs fréquemment utilisés

Ces champs ne sont pas obligatoires, mais il est très utile de les inclure.

Offre - Stade - (Exemple : Idée)
Définit le stade/pipeline dans lequel vos Offres seront ajoutées. Si aucun stade n'est spécifié, vos offres seront initiées dans le premier stade de votre premier pipeline.
Offre - Valeur - (Example: 2000)
La valeur monétaire de vos Offres. Si aucune devise n'est spécifiée, la devise par défaut sera attribuée à l'offre, selon les Paramètres de l'entreprise.
Offre - Devise | (Exemple: USD or EUR)
Définit la devise dans laquelle la valeur de votre Offre est exprimée. Si elle n'est pas spécifiée, Pipedrive utilisera la devise par défaut de votre entreprise, qui figure dans les Paramètres de l'entreprise.
Offre - Date de clôture attendue | (Exemple : 11/04/2016 , 4/11/16 ou 4/11/2016)
Une date doit être spécifiée si vous voulez que votre Offre apparaisse dans l'Affichage chronologique. Cette date peut être saisie manuellement plus tard si nécessaire.
Offre - Propriétaire | (Exemple : Bob Dillon ou James Brown)
Détermine quel utilisateur de Pipedrive est le propriétaire de l'Offre. Si aucun propriétaire n'est spécifié, l'utilisateur qui procède à l'importation sera désigné comme propriétaire de toutes les Offres.

Activité - Date due | (Exemple : 11/04/2016 , 11/4/16 ou 11/4/2016)
Spécifie lorsqu'une activité est due.
Activité - Type | (Exemple : Appel, Déjeuner, Réunion)
Vous permet de spécifier les différents types d'activités, y compris des types personnalisés.
Activité - Attribuée à | (Exemple : Bob Dillon ou James Brown)
Vous permet d'attribuer des activités à des utilisateurs spécifiques de Pipedrive.

Champs d'historique

Ces champs mettent en correspondance les dates et les statuts de vos enregistrements. Cela vous permettra d'importer l'historique des Offres précédemment conclues, ou les Activités précédemment complétées.

Offre - Statut | (Exemple : Conclue ou Ouverte)
Vous permet d'importer des Offres qui sont déjà closes. Vous pouvez spécifier les lignes qui correspondent à des offres ouvertes, perdues ou conclues.

Remarque - Si aucun statut n'est spécifié, toutes les Offres importées seront automatiquement <0>Ouvertes.


Offre - Heure conclue | (Exemple : 11/04/2016, 11/4/16 ou 11/4/2016)
Spécifie la date à laquelle vos Offres ont été marquées comme Conclues.
Offre - Heure perdue | (Exemple : 11/04/2016, 11/4/16 ou 11/4/2016)
Spécifie la date à laquelle vos offres ont été marquées comme Perdues.

Activité - Terminée | (Exemple : Terminée ou Non terminée)
Vous permet de marquer certaines activités comme déjà terminées tout en laissant d'autres activités ouvertes.
Activité - Heure marquée comme terminée | (Example: 2016/04/11, 11/4/16 ou 11/4/2016)
Spécifie le moment où une activité a été marquée comme Terminée. Cela sera utilisé pour vos Statistiques.

Feuille de calcul d'exemple téléchargeable

La feuille de calcul jointe à cet article vous est fournie comme modèle pour débuter votre importation. Vous trouverez les colonnes marquées avec un code couleur et des descriptions dans les différents champs.

Les en-têtes sont également reconnus facilement par notre système d'importation.

Vous pouvez soit renseigner vos propres données dans cette feuille de calcul, ou bien l'utiliser pour comprendre quels sont les différents champs que Pipedrive met en correspondance dans les colonnes de votre propre feuille de calcul.