Bilgi Bankası

Akıllı Belge özelliği ile pazarlık sürecinde zaman kazanabilirsiniz. Teklif veya fiyat teklifi, doğrudan anlaşma veya iletişim ayrıntı görünümünden oluşturulabilir. Belge, Pipedrive hesabınızdan ilgili anlaşma, iletişim, proje veya ürün ayrıntılarıyla otomatik olarak doldurulacaktır.

Daha sonra belgeyi izlenebilir bir bağlantı kullanarak paylaşabilir ve potansiyel müşterileriniz belgelerinizle etkileştirdiğinde bildirim alabilirsiniz.

Depolama sağlayıcınıza bağlanma

Akıllı Belgeler'e bağlanmak için bir anlaşma ya da iletişim detay sayfasına gidin, Belgeler sekmesini tıklayın ve Buluta depolama sağlayıcısıyla bağlantı kurun seçeneğini seçin. Üç sağlayıcı kullanarak bağlantı kurabilirsiniz - Google Drive, Microsoft OneDrive veya SharePoint.

Hesabınıza erişim izni vermek için bir akıştan geçirileceksiniz. Bağlandıktan sonra, mevcut belgeleri veya anlaşmaları yükleyebilir ve bunlar otomatik olarak sürücünüze kaydedilir.

Hesabınızı bağladıktan sonra, depolama konumu olarak kişisel veya paylaşılan bir sürücüyü bağlama seçeneğini göreceksiniz.

Ayrıca, hesabınızı ekleyebilir ve bağlantısını koparabilirsiniz. Araçlar ve uygulamalar > Belgeler bölümüne giderek “+ Yeni hesap ekle” veya “Bağlantısını kopar” seçeneklerine tıklayabilirsiniz. Dosyaların nasıl depolandığı hakkında daha fazla bilgi bu makalede bulunabilir.

Hesabınız için bir varsayılan paylaşılan sürücü de yapabilirsiniz.

Bir paylaşılan sürücü klasörü oluşturma

Depolama sağlayıcınızı Akıllı Belgeler özelliğine bağladığınızda, bir kişinin sürücüsünün seçilebileceği bir açılır menü fark edeceksiniz. Akıllı Belgeler özelliğini bağladığınızda, otomatik olarak özel bir paylaşılan sürücü klasörü atanır. Ancak kendi klasörünüzü de oluşturabilirsiniz.

Google Drive hesabınızdaki Paylaşılan sürücüler sekmesine gidin ve yeni bir klasör oluşturun:

Yeni paylaşılan klasörünüzü Google Drive'da oluşturduktan sonra, Araçlar ve Uygulamalar > Belgeler bölümüne gidin ve Smart Docs ile kullanmak için yeni paylaşılan klasörü seçin:

GSuite hesabınızdaki paylaşılan bir klasörü görüntüleme veya oluşturma seçeneği görünmüyorsa, kullanılan sürüm nedeniyle olabilir.

Google Suit Basic paylaşılan klasörleri desteklemezken, bu sürümler destekler:

• Business Standard ve Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Senkronize edilen GSuite hesabı paylaşılan klasörleri desteklemiyorsa, Pipedrive'daki seçenek grileşmiş olarak görünecektir.

Şablon oluşturma ve paylaşma

Hesabınızı bağladıktan sonra, belge ve teklifler oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bir belgeyi doğrudan oluşturabilirsiniz, ancak öncelikle bir şablon oluşturmanızı öneririz, böylece gelecekteki belgeleriniz için zaman kazanabilirsiniz. Pipedrive'deki hangi rollerin Pipedrive izni "Smart Docs şablonlarını ekle ve ithal et" kullanarak yeni şablonlar oluşturmasına veya eklemesine izin verileceğini kontrol edebilirsiniz. Pipedrive’daki izin setleri hakkında daha fazla bilgi almak için bu makaleye bakınız.

Sıfırdan bir şablon oluşturmak için, bir anlaşma veya kişi detay görüntüsünde Belgeler > Şablonlar sekmesine gidin ve "Belge", "Hesap Tablosu" veya "Sunum" üzerine tıklayın. Zaten kaydedilmiş bir şablonunuz varsa, sağlayıcınızdan bir şablon da ithal edebilirsiniz.

Şablonunuzu düzenleme

Şablon düzenleyicideyken, şablonun adını ve kategorisini güncelleyebilir ve Pipedrive anlaşma, kişi, ürün, proje veya zaman tabanlı alanları ekleyerek şablonunuzun içeriğini doldurabilirsiniz.

Pipedrive alanlarını şablonunuza eklemek için, alanı şablon düzenleyicinizin sağ tarafından kopyalayın ve şablon gövdesine yapıştırın. Alan, köşeli parantezler “[ ]” içinde gösterilir ve şablon bir belge için kullanıldığında alan verileri ile otomatik olarak değiştirilir.

Şablonunuzu düzenlemeyi bitirdikten sonra, “Kapat”ı tıklayarak şablonunuzu kaydedin veya şablonu hemen belge oluşturmak için kullanmak için “Belge oluşturmak için kullan”ı tıklayın.

Smart Docs'taki alanlar ve şablonlar hakkında daha fazla bilgi edinin bu makaleden.

Şablonları ekibimle nasıl paylaşabilirim?

Gelişmiş şablon paylaşmayı kullanabilir ve şablonu otomatik olarak Pipedrive'daki diğer kullanıcılarla paylaşabilirsiniz. Bir şablonu paylaşmak için, şablonunuzu düzenlemek üzere açın ve İzinler sekmesine tıklayın. Kullanıcılara verebileceğiniz iki farklı izin seviyesi vardır:

1. Bu şablonu kullanabilir – Şablonu görüntüleyin ve yeni belgeler oluşturmak için kullanın, orijinal şablonu düzenleyemez veya silemezsiniz.
2. Bu şablonu düzenleyebilir – Orijinal şablonu görüntüleme, kullanma, düzenleme ve silme hakkınız vardır.

Bir şablon başka bir kullanıcı ile paylaşıldıktan sonra, şablon galerisinin Benimle Paylaşılanlar bölümünde görüntülenecektir.

Bir belge oluşturma

Bir belge oluşturmak için, bir anlaşma veya bir kişi ayrıntı görünümünde Belgeler sekmesine tıklayın. Daha önceden oluşturulmuş bir şablondan bir belge oluşturma veya boş bir belge, çalışma sayfası veya sunumdan bir belge oluşturma seçeneğini göreceksiniz.

Ayrıca cihazınızdan veya bağlı Google Drive, Microsoft OneDrive veya SharePoint hesabından önceden oluşturulmuş belgeleri içe aktarabilirsiniz. Yerel olarak kaydedilen belgeleri cihazınızdan PDF olarak da yükleyebilirsiniz.

Mevcut bir şablondan bir belge oluşturmak için “Şablondan” seçeneğine tıklayın ve kullanmak istediğiniz şablonu seçin. Belge düzenleyici, tüm şablon alanlarının karşılık gelen verilerle doldurulmuş olduğu şekilde görünecektir.

İsim ve kategoriye özelleştirme yapabilir ve içeriği tercihlerinize göre ayarlayabilirsiniz. Belge otomatik olarak kaydedilecektir.

Anlaşma-özel yer tutucularla bir belge oluşturmak için, anlaşma ayrıntıları görünümünden oluşturmanız gerekmektedir. Kişi-özel yer tutucularla bir belge oluşturmak için ise belgeyi anlaşma veya kişi ayrıntı görünümünden oluşturmanız gerekmektedir.

Dökümanınızı Görüntüleme ve Paylaşma

Google Drive - Döküman düzenleyicinin sağ alt köşesindeki "Paylaş" düğmesine tıklarsanız, dökümanı paylaşabilir, PDF olarak indirebilir veya dökümanı silebilirsiniz.

• İmza İste - Dökümanın alıcılarından imza isteyin.
• Link olarak paylaş - Bu dökümanın salt okunur bir PDF sürümü için bir bağlantı oluşturun ve alıcı tarafından açıldığında bir tarayıcı penceresinde görüntülenecektir.
• PDF olarak indir - Dökümanınızı yerel olarak kaydedin böylece bir e-postaya ekleyebilir veya müşterilerinize doğrudan gönderebilirsiniz.

OneDrive ve SharePoint - Dökümanınızı paylaşmak için öncelikle döküman düzenleyicinizi kapatmalı ve Detay sayfasında oluşturulan dökümana "..." (daha fazla) düğmesine tıklamalısınız.

Dökümanınızı bir bağlantıyla paylaştığınızda, bağlantının görüntülenme sayısını izleme ve birisi dökümanı açtığında e-posta bildirimleri ayarlama seçeneğiniz olacaktır.

Görüntüleri İzle seçeneğini etkinleştirirseniz, dökümanınız ilk kez açıldığında, her seferinde veya asla e-posta ile bildirim alabilirsiniz.

Bir bağlantı oluşturulduktan sonra, orijinal dökümanın altında kaydedildiğini, görüntülenme sayısını ve oluşturma zamanını göreceksiniz ve o versiyonu güncelleyemezsiniz.

Bir dökümanın başka bir versiyonunu oluşturmak için, orijinal dökümana tıklayın, gerekli güncellemeleri yapın ve yeni bir bağlantı oluşturun. Bağlantı oluşturulduktan sonra, dökümanınızın altında 2. sürüm olarak görünecektir:

Bir dökümanın başka bir sürümünü oluşturursanız, ilk sürüm için bağlantıyı devre dışı bırakmanızı öneririz, böylece iki canlı sürüm olmaz. Bunun için ilk sürümün `...` düğmesine tıklayın ve Link olarak paylaş > Linki Etkinleştir seçeneğine tıklayın.

Belgenize imza ekleme

Akıllı Belgeleri kullanarak, herhangi bir ek araç gerektirmeden müşterilerinizden belge imzaları isteyebileceğiniz eİmzalar işlevi de bulunmaktadır.

Anlaşma veya iletişim sayfasından Akıllı Belgeler özelliği ile bir belge oluşturun veya yükleyin ve İmza Talep Et seçeneğini bulun. Belgeniz için nasıl imza talep edeceğinizi bu makalede öğrenin.