Bilgi Bankası

Akıllı Belgeler özelliği ile, anlaşma veya iletişim ayrıntıları görünümünden doğrudan teklif veya fiyat teklifi oluşturarak müzakere sürecinde zaman kazanabilirsiniz. Belge, Pipedrive hesabınızdan ilgili anlaşma, iletişim, proje veya ürün ayrıntıları ile otomatik olarak doldurulacaktır.

Daha sonra belgeyi, izlenebilir bir bağlantı kullanarak paylaşabilir ve müşterilerinizin belgelerinizle etkileşimde bulunduğunda bildirimler alabilirsiniz.

Depolama sağlayıcınıza bağlanma

Smart Docs'u bağlamak için bir anlaşma veya iletişim detay sayfasına gidin, Belgeler sekmesine tıklayın ve Bulut depolama bağlama'yı seçin. Üç sağlayıcı kullanarak bağlantı kurabilirsiniz - Google Drive, Microsoft OneDrive veya SharePoint.

Pipedrive'ın hesabınıza erişim izni vermenizi istemek için bir akışa yönlendirileceksiniz. Bağlandıktan sonra, mevcut belgeleri veya anlaşmalara kaydedilen şablonları yükleyebilir ve bunlar otomatik olarak sürücünüze kaydedilecektir.

Hesabınızı bağladıktan sonra depolama konumu olarak kişisel veya paylaşılan bir sürücüyü bağlama seçeneğini göreceksiniz.

Hesabınızı ekleyip çıkarabilirsiniz, Araçlar ve uygulamalar > Belgeler sayfasına giderek “+ Yeni hesap ekle” ya da “Bağlantıyı kes” tıklayarak öğrenebilirsiniz. Dosyaların nasıl depolandığı hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz bu makaleden.

Hesabınız için bir varsayılan paylaşılan sürücü de oluşturabilirsiniz.

Bir paylaşılan sürücü klasörü oluşturma

Depolama sağlayıcınızı Akıllı Belgeler özelliğine bağladığınızda, bir kişinin sürücüsünü seçebileceğiniz bir açılır menü fark edeceksiniz. Akıllı Belgeler özelliğini bağladığınızda, otomatik olarak özel bir paylaşılan sürücü klasörü atanacaksınız. Ancak isterseniz kendi klasörünüzü de oluşturabilirsiniz.

Sadece Google Drive hesabınızda Paylaşılan sürücüler sekmesine gidin ve yeni bir klasör oluşturun:

Google Drive'da yeni paylaşılan klasörünüzü oluşturduktan sonra, Araçlar ve Uygulamalar > Belgeler bölümüne gidin ve Smart Docs'unuzla kullanmak için yeni paylaşılan klasörü seçin:

GSuite hesabınızda paylaşılan bir klasörü görüntüleme veya oluşturma seçeneği görünmüyorsa, kullanılan sürüm ile ilgili olabilir.

Google Suit Basic paylaşılan klasörleri desteklemezken, şu sürümler destekler:

• Business Standard ve Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar

• G Suite Business

• Öz Esaslar

Eşzamanlı GSuite hesabı paylaşılan klasörleri desteklemiyorsa, Pipedrive'daki seçenek gri renkte görünecektir.

Şablon Oluşturma ve Paylaşma

Hesabınızı bağladıktan sonra, belge ve teklifler oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bir belgeyi doğrudan oluşturabilirsiniz, ancak öncelikle şablon oluşturmanızı öneririz. Böylece gelecekteki belgeleriniz için zamandan kazanabilirsiniz. Pipedrive izni "Smart Docs şablonları ekle ve içe aktar" kullanarak Pipedrive rollerinin hangi şablonları oluşturabileceğini veya yeni şablonlar ekleyebileceğini kontrol edebilirsiniz. Pipedrive'daki izin setleri hakkında daha fazla bilgi için bu makaleyi okuyun.

Sıfırdan bir şablon oluşturmak için, bir işlem veya kişinin detay görünümündeki Belgeler > Şablonlar sekmesine gidin ve "Belge,” “Tablo” veya “Sunum” seçeneğine tıklayın. Ayrıca hali hazırda kaydedilmiş bir şablonunuz varsa sağlayıcınızdan bir şablonu içe aktarabilirsiniz.

Şablonunuzu düzenleme

Şablon düzenleyicideyken, şablonun adını ve kategorisini güncelleyebilir ve Pipedrive anlaşma, kişi, ürün, proje veya zamana dayalı alanları ekleyerek şablonunuzun içeriğini doldurabilirsiniz.

Pipedrive alanlarını şablonunuza eklemek için, alanı sağ taraftaki şablon düzenleyicinizden alıp şablon gövdesine yapıştırın. Alan küme parantezleri içinde “[ ]” gösterilir ve alan verisi şablon bir belge için kullanıldığında otomatik olarak değiştirilir.

Şablonunuzu düzenlemeyi bitirdiğinizde, şablonunuzu kaydetmek için “Kapat”'a ya da direkt olarak bir belge oluşturmak için "Belge oluşturmak için kullan" seçeneğine tıklayın.

Smart Docs'taki alanlar ve şablonlar hakkında daha fazla bilgi_yi bu makaleden öğrenin.

Şablonlarımı ekibimle nasıl paylaşabilirim?

Gelişmiş şablon paylaşma işlemi ile şablonunuzu Pipedrive'daki diğer kullanıcılarla otomatik olarak paylaşabilirsiniz. Bir şablonu paylaşmak için, şablonunuzu düzenlemeye açın ve İzinler sekmelerine tıklayın. Kullanıcılara verebileceğiniz iki farklı izin düzeyi vardır:

1. Bu şablonu kullanabilir – Şablonu görüntüleyin ve yeni belgeler oluşturmak için kullanın, orijinal şablonu düzenleyemez veya silemezsiniz.
2. Bu şablonu düzenleyebilir– Şablonu görüntüleyin, kullanın, düzenleyin ve orijinal şablonu silin.

Bir şablon başka bir kullanıcıyla paylaşıldığında, şablon galerisindeki Benimle Paylaşılanlar bölümünde gösterilir.

Bir belge oluşturma

Bir belge oluşturmak için, bir anlaşma veya kişi ayrıntı görünümündeki Belgeler sekmesine tıklayın. Daha önce oluşturulan bir şablondan bir belge oluşturma veya boş belge, çalışma sayfası veya sunum ile sıfırdan bir belge oluşturma seçeneğini göreceksiniz.

Ayrıca, cihazınızdan veya bağlı Google Drive, Microsoft OneDrive veya SharePoint hesabınızdan önceden oluşturulmuş belgeleri ithal edebilirsiniz. Yerel olarak kaydedilen belgeler de cihazınızdan PDF olarak yüklenebilir.

Mevcut bir şablondan belge oluşturmak için, “Şablondan” seçeneğine tıklayın ve kullanmak istediğiniz şablonu seçin. Belge düzenleyici, tüm şablondaki alanların karşılık gelen verilerle doldurulmuş olarak görünecektir.

İsmi ve kategoriyi özelleştirebilir ve içeriği tercihlerinize göre ayarlayabilirsiniz. Belge, çalıştıkça otomatik olarak kaydedilecektir.

Anlaşma-spesifik yer tutucuları olan bir belge oluşturmak için, belge detayları görünümünden oluşturmanız gerekir. Kişisel-spesifik yer tutucuları olan bir belge oluşturmak için, anlaşma veya kişinin ayrıntı görünümünden oluşturmanız gerekmektedir.

Belgenizi görüntüleme ve paylaşma

Google Drive - Belge düzenleyicinin sağ alt köşesindeki "Paylaş" düğmesine tıklarsanız, belgeyi paylaşabilir, belgeyi PDF olarak indirebilir veya belgeyi silebilirsiniz.

• İmza talebi - Belge alıcılarından imza talep edin.
• Bağlantı olarak paylaş - Bu belgenin salt okunur PDF sürümü için bir bağlantı oluşturun; alıcı açtığında tarayıcı penceresinde görüntülenecektir.
• PDF İndir - Belgelerinizi yerel olarak kaydederek e-postaya ekleyebilir veya doğrudan müşterilere gönderebilirsiniz.

OneDrive ve SharePoint - Belgenizi paylaşmak için önce belge düzenleyicinizi kapatmanız ve Detay sayfasında oluşturulan belge üzerindeki "..." (daha fazla) düğmesine tıklamanız gerekecektir.

Belgenizi bağlantıyla paylaştığınızda, görüntüleri takip etme seçeneğiniz olacak ve biri belgeyi açtığında e-posta bildirimleri kurabileceksiniz.

Görüntüleri Takip Et seçeneğini etkinleştirirseniz, belgeniz ilk kez açıldığında, her açıldığında veya hiçbir zaman açılmadığında e-posta ile bilgilendirilebilirsiniz.

Bir bağlantı oluşturulduğunda, bağlantının orijinal belgenin bir versiyonu olarak kaydedildiğini göreceksiniz ve artık o versiyonu güncelleyemeyeceksiniz.

Bir belgenin başka bir versiyonunu oluşturmak için, orijinal belgeye tıklayın, gerekli güncellemeleri yapın ve yeni bir bağlantı oluşturun. Bağlantı oluşturulduğunda, belgenizin altında Versiyon 2 olarak görünecektir:

Bir belgenin başka bir versiyonunu oluşturursanız, ilk versiyon için bağlantıyı devre dışı bırakmanızı öneririz, böylece iki aktif versiyon olmaz. Bunun için, ilk versiyonun "..."sine tıklayın ve Bağlantı olarak Paylaş vegt; Bağlantıyı Etkinleştiröğesini tıklayın.

Belgenize imza eklemek

Smart Docs ayrıca bir e-imza işlevi ile birlikte gelir, böylece müşterilerinizden belge imzaları isteyebilirsiniz ekstra araçlara ihtiyaç duymadan.

Akıllı Belge özelliği ile bir belge oluşturun veya yükleyin ve fırsat veya iletişim sayfasından imza isteme seçeneğini bulun. Belgeleriniz için imza isteme konusunda nasıl yapılacağını öğrenmek için bu makaleye bakın.