Bilgi Bankası

Smart Docs, teklifler, fiyat teklifleri ve sözleşmeleri doğrudan anlaşmalarınızdan ve kişilerinizden oluşturmanıza yardımcı olur. Belgeleriniz Pipedrive hesabınızdaki verilerle otomatik olarak doldurulur, böylece bilgileri elle kopyalayıp yapıştırmak zorunda kalmazsınız.

Smart Docs ile şunları yapabilirsiniz:

• Şablonlardan belgeler oluşturun
• Anlaşma, kişi, ürün ve proje verilerini otomatik olarak ekleyin
• Takip edilebilir bağlantılar kullanarak belgeleri paylaşın
• Alıcılar belgeleri açtığında bildirim alın
• Hukuken bağlayıcı elektronik imza talep edin

Bir bulut depolama sağlayıcısına bağlanma

Belgeler oluşturmadan önce bulut depolama sağlayıcınıza bağlanmanız gerekir.

Smart Docs şunları destekler:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Bir anlaşma veya kişi kaydından bağlanma

Bir anlaşma veya kişi ayrıntı görünümünü açın, “Belgeler” sekmesine tıklayın, ardından “Bulut depolamayı bağla”.

Pipedrive'a depolama hesabınız için erişim izni vermeniz istenecek.

Bağlandıktan sonra:

• Mevcut dosyaları yükleyebilirsiniz
• Yeni belgeler seçtiğiniz sürücüye otomatik olarak kaydedilecektir

Bağlandıktan sonra depolama konumu olarak kişisel veya paylaşılan bir sürücü seçebilirsiniz.

Ayarlar üzerinden bağlanma

Bağlantınızı ayrıca Araçlar ve uygulamalar > Belgeler bölümüne giderek yönetebilir ve başka bir sağlayıcıyı bağlamak için “+ Yeni bir hesap ekle” öğesine veya erişimi kaldırmak için “Bağlantıyı kes” öğesine tıklayabilirsiniz.

Dosyaların nasıl saklandığı hakkında daha fazla bilgiyi bu makalede bulabilirsiniz.

Google Drive ile bağlanma veya yeniden kimlik doğrulama sırasında sorun yaşarsanız:

• Google İzinleri'ne gidin
• Tekrar bağlanmayı denemeden önce Pipedrive erişimini kaldırın
• Sorunlar devam ederse, yardım için destek ekibimizle iletişime geçin

Hesabınız için bir varsayılan paylaşılan sürücü de ayarlayabilirsiniz.

Google Drive'da paylaşılan sürücüleri kullanma

Google Drive'ı bağladığınızda, Smart Docs şirketiniz için varsayılan bir paylaşılan sürücü klasörü otomatik olarak atar. Başka bir klasör seçebilir veya yeni bir tane oluşturabilirsiniz.

Yeni bir paylaşılan sürücü oluşturmak için Google Drive hesabınızı açın, Paylaşılan sürücüler sekmesine gidin, ardından “+ Yeni” öğesine tıklayın:

Google Drive'da yeni paylaşılan sürücünüzü oluşturduktan sonra, Araçlar ve Uygulamalar > Belgeler bölümüne gidin ve Smart Docs ile kullanmak üzere yeni paylaşılan sürücüyü seçin:

Şablonlarla çalışma

Şablonlar, aynı yapıyı birden fazla belgede tekrar kullanarak zaman kazandırır.

Yeni bir şablon oluşturmak için sıfırdan, bir fırsat veya kişi detay görünümünü açın, sonra “Documents” üzerine tıklayın ve Templates tab'ine gidin. “+ Create new”'a tıklayın ve Document, Spreadsheet veya Presentation seçeneklerinden birini seçin.

Zaten kaydedilmiş bir şablonunuz varsa, sağlayıcınızdan bir şablon da içe aktarabilirsiniz.

Şablonları düzenleme ve alan ekleme

Şablon düzenleyicisindeyken şunları yapabilirsiniz:

• Şablonun adını güncelleyin
• Bir kategori atayın
• Şablonunuzun içeriğini otomatik doldurmak için herhangi bir Pipedrive alanı (fırsat, kişi, ürün, proje veya zamana dayalı) ekleyin.

Şablonunuza bir alan eklemek için:

• Alanı sağ panelden kopyalayın
• Alanı şablon gövdesine yapıştırın

Alan şu şekilde köşeli parantez içinde gösterilir: [Deal title (deal title)]

Şablondan bir belge oluşturduğunuzda, Smart Docs köşeli parantezleri otomatik olarak gerçek verilerle değiştirir.

Şablon düzenlemeyi bitirdiğinizde kaydetmek için “Close”'a tıklayın veya yeni oluşturduğunuz şablonla hemen bir belge oluşturmak için “Use to create document”'a tıklayın.

Smart Docs'taki alanlar ve şablonlar hakkında daha fazlasını bu makalede öğrenin.

Şablonları ekibinizle paylaşma

Gelişmiş şablon paylaşımını kullanarak şablonu Pipedrive'daki diğer kullanıcılarla otomatik olarak paylaşabilirsiniz. Bir şablonu paylaşmak için düzenleme modunda açın ve “Permissions” sekmesine tıklayın. İki farklı izin seviyesi vardır:

• Bu şablonu kullanabilir – Kullanıcılar şablonu görüntüleyip yeni belgeler oluşturmak için kullanabilir, ancak düzenleyemez veya silemez.
• Bu şablonu düzenleyebilir – Kullanıcılar şablonu görüntüleyebilir, kullanabilir, düzenleyebilir ve silebilir.

Paylaşılan şablonlar şablon galerisi içindeki Shared with me bölümünde görünür.

Belge oluşturma

Bir belge oluşturmak için:

• Detay görünümünde bir anlaşmayı veya kişiyi açın
• Tıklayın Belgeler sekmesine
• Aşağıdakilerden birini seçin:
  • Şablondan oluşturun
  • Boş bir belge, hesap tablosu veya sunum oluşturun
  • Cihazınızdan veya bulut depolamadan bir dosya yükleyin

Dosyaları şu yerlerden yükleyebilirsiniz:

• Cihazınız

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

Şablondan

Mevcut bir şablondan belge oluşturmak için “Şablondan” öğesine tıklayın ve kullanmak istediğiniz şablonu seçin.

Belge düzenleyicisi açılacak ve tüm alanlar otomatik olarak doldurulacaktır.

Buradan şunları yapabilirsiniz:

• Belgeyi yeniden adlandırın
• Kategorisini değiştirin
• İçeriği tercihlerinize göre düzenleyin

Belgede çalışırken yapılan değişiklikler otomatik olarak kaydedilir.

Alanların otomatik doldurulması nasıl çalışır

Eğer anlaşmaya özgü verilerin otomatik olarak doldurulmasını istiyorsanız, belgeyi anlaşma detay görünümünden oluşturun.

Eğer kişiye özgü alanların otomatik olarak doldurulmasını istiyorsanız, belgeyi anlaşma veya kişi detay görünümünden oluşturun.

Bir belgeyi görüntüleme ve paylaşma

Google Drive

Belge düzenleyicisindeki “Paylaş” düğmesine tıklarsanız, belgeyi paylaşabilir, imza isteyebilir veya PDF olarak indirebilirsiniz.

• Bağlantı olarak paylaş – Bu belgenin salt okunur PDF sürümüne bir bağlantı oluşturun.
• İmza iste – Belge alıcılarından e-imza isteyin.
• PDF indir – Belgenizi yerel olarak kaydedin.

OneDrive ve SharePoint

Belgenizi paylaşmak için önce belge düzenleyiciyi kapatmalı ve ayrıntılar sayfasında oluşturulan belgedeki “...” düğmesine tıklamalısınız.

Oradan paylaşılabilir bir bağlantı oluşturabilirsiniz.

Belge görüntülemelerini izleme

Bağlantı oluştururken, görüntüleme takibini etkinleştirebilir ve birisi bağlantıyı açtığında e-posta bildirimleri almayı seçebilirsiniz.

E-posta bildirimleri alabilirsiniz:

• Belge ilk kez açıldığında
• Her açıldığında
• Asla

Belge sürümlerini anlama

Paylaşılabilir bir bağlantı oluşturduğunuz her seferde, Smart Docs orijinal belgenin görüntülenme sayısını ve oluşturulma zamanını içeren yeni bir sürümünü oluşturur.

Bir sürüm paylaşıldığında:

• O sürüm salt okunur hale gelir

• Artık düzenleyemezsiniz

Bir belgeyi güncellemek için orijinal belgeye tıklayın, gerekli güncellemeleri yapın ve yeni bir bağlantı oluşturun.

Yeni bağlantı oluşturulduğunda, orijinal belgenin altında Sürüm 2, Sürüm 3 vb. olarak görünecektir:

Bir belgenin birden fazla sürümünü oluşturursanız, karışıklığı önlemek için eski bağlantıları devre dışı bırakmanızı öneririz.

Bir bağlantıyı devre dışı bırakmak için:

• Eski sürümün yanındaki “...” öğesine tıklayın
• “Bağlantı olarak paylaş” seçeneğine tıklayın
• “Bağlantıyı etkinleştir” seçeneğini kapatın

e-İmzaları Talep Etme

Smart Docs ile belgenizden doğrudan yasal olarak bağlayıcı e-imzaları talep edebilirsiniz.

İmza talep etmek için:

• Detay görünümünde deal veya contact öğesini açın

• Smart Docs özelliği ile bir belge oluşturun, açın veya yükleyin

• request signatures seçeneğini bulun

• Alıcıları ekleyin ve gönderin.

Belgeleriniz için nasıl imza talep edileceğini bu makalede öğrenin.