Isso provavelmente está relacionado com a integração com o Google Drive que você e seus colegas configuraram.
Se você fez o upload de um arquivo no Pipedrive com a integração Google Drive ativada, ele será armazenado em sua unidade do Google. Você e seus colegas poderão abrir os arquivos armazenados no Google contanto que:

• Eles também estejam com a integração do Google Drive ativada no Pipedrive.
• O arquivo estiver configurado para ser compartilhado em seu Google Drive.

Se algum desses critérios não forem atendidos, você e seus colegas receberão uma mensagem de erro.