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我該如何清理我的帳戶並釋放空間

YS
Yssel Salas, 2025年7月29日
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注意：這些操作僅對管理員用戶和擁有正確權限的普通用戶可用。您可以添加的開放交易、潛在客戶和交易、客製化欄位和見解報告的數量取決於您的計劃。您可以在這篇文章中了解更多有關使用限制的信息。

您的數據庫是您公司內最有價值的資源之一。然而，隨著時間的推移，一些信息必然會變得過時，未能保持其健康和質量可能會使您的公司損失金錢和客戶。

定期的數據庫維護增加了效率，並讓您達到更高的轉換率，因此這裡有一些提示來幫助釋放空間並保持您的帳戶運行順暢。

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刪除項目

注意： 我們建議您在刪除之前 匯出數據，這樣如果需要，可以稍後將其重新添加回您的帳戶。

釋放帳戶空間最有效的方法是刪除不再必要的數據。您可以在詳細視圖中刪除單個項目或使用列表視圖批量刪除。

在詳細視圖中刪除

注意： 無法使用詳細視圖刪除活動。

要在 Pipedrive 中刪除單個項目（潛在客戶、交易、聯絡人、產品、項目），請轉到詳細視圖並點擊 ”...“ > 刪除。

在列表視圖中刪除

如果您想批量刪除潛在客戶、交易、聯絡人、產品或活動，請轉到專用的項目列表視圖，選擇要刪除的項目，然後點擊 垃圾桶 圖標。

如果您想指定要刪除哪些項目而不是逐個選擇，可以在列表視圖中創建和應用 篩選器。

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檔案交易和潛在客戶

檔案可以讓您在不失去歷史數據的情況下，將不活躍的潛在客戶和交易從您的主動視圖中移除，幫助您保持專注並改善系統性能。

您可以檔案任何不再主動管理的交易或潛在客戶。以下是常見情況：

  • 長時間不活躍
  • 已關閉或過時
  • 低優先級或低價值
  • 用於記錄保存

了解如何在 這篇文章 中檔案交易和潛在客戶。

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刪除自訂欄位和報表

注意： 我們建議在創建自訂欄位時限制作 redundancies，以優化儲存空間，例如在不同項目下創建多個相同名稱的自訂欄位（例如，對於交易和人員都使用“來源”欄位）。

使用限制 影響自訂欄位和報表，因此知道如何刪除它們對於儲存管理很重要。

自訂欄位

打開右上角的 帳戶菜單，轉到 個人設定 > 資料欄位，找到所需的欄位並點擊 ”...“ > 刪除。

報表

前往您的 洞察，選擇所需的報表並點擊 ”...“ > 刪除。

注意： Pipedrive 中的其他項目（例如，自動化）可以使用 ”...“ 選項進行刪除，或通過點擊可用的 垃圾桶 圖示（例如，webhooks 和自動分配）。
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管理交易

對於與數據管理相關的交易，有一些其他項目所不具有的操作。這可能很重要，特別是因為您可以擁有的開放交易或潛在客戶和交易的數量受到使用限制的影響。

將交易轉換為潛在客戶

注意：腐爛功能是一個很好的方法，可以查看哪些交易在您的銷售管道中停滯不前，可能需要移動到您的潛在客戶收件箱。要獲取該工具的更多信息，請查看這篇文章。

如果您的帳戶中有過多的開放交易未處於活躍狀態但仍顯示潛力，您可以將這些交易轉換為潛在客戶並保留在您的潛在客戶收件箱中。

您可以通過兩種方式來完成這一操作：

  • 從交易詳細視圖：
  • 從交易列表視圖：
注意：您最多可以一次轉換100個交易。

恢復交易

注意：刪除的交易在最初刪除後的30天內可以恢復。

如果您刪除了交易並希望將其重新添加到您的帳戶中，請首先應用所有已刪除交易的過濾器。

然後選擇所需的交易，在詳細視圖中單擊“恢復”。

交易狀態

注意：默認情況下，銷售管道視圖僅顯示開放交易。不過，您可以對銷售管道視圖應用過濾器，以顯示贏得和失去的交易。要獲取有關在Pipedrive中進行過濾的更多信息，請查看這份指南。

保持贏得和失去的交易開放會影響您的報告和統計數據，因為這些交易會計入您的交易存儲中。

如果您的交易已經贏得或失去，我們建議您相應地標記它們。您可以用兩種不同的方式來完成這一操作：

  • 詳細視圖
  • 列表視圖

什麼是“開放交易”和“潛在客戶和交易”？

開放交易是指尚未被贏得、失去或刪除的交易。這適用於2025年5月29日之前創建的公司帳戶。

潛在客戶和交易是指尚未歸檔或刪除的潛在客戶和交易的總數。這適用於2025年5月29日以後創建的帳戶。

注意：為確保性能穩定，300,000是所有計劃（除企業計劃外）中允許的潛在客戶和交易的最大總數。

了解有關潛在客戶和交易限制的更多信息，請參見這篇文章。

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管理重複項

注意： 只有交易、人員和組織可以合併。要了解 Pipedrive 識別重複項的方法的更多信息，請參考這篇文章。

另一個簡化數據和釋放空間的好方法是刪除或合併重複項。

詳細視圖合併

在詳細視圖中，您可以通過點擊”...“ > 合併來合併交易和聯絡人。

輸入您想要合併的交易或聯絡人的名字，或輸入幾個字母以查看自動填充選項。

選擇要合併的項目後，使用保留此數據選項選擇哪個項目將繼續存在於您的帳戶中，然後點擊”預覽“。

您將看到新項目的預覽，包括已合併到其中的數據。

例如，這筆交易之前沒有任何關聯活動，但現在它有來自另一筆交易的一個。

點擊”合併“以確認更改。

合併重複項工具

注意： 交易不能使用合併重複項工具進行合併。

您也可以通過打開右上角的帳戶菜單並前往工具和應用程式 > 合併重複項來合併聯絡人。

點擊”預覽，“您將被帶到與詳細視圖合併工具相同的預覽窗口。

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備註

您可以使用備註來取代自訂欄位以節省空間。

例如，與其為客戶描述建立文本自訂欄位，不如將該信息添加為備註。

注意：您可以在需要時匯出您的備註。了解有關匯出備註的更多信息，請參閱本文。
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