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我該如何清理我的帳戶並釋放空間

Yssel Salas, 2025年7月29日

注意：這些操作僅對管理員用戶和擁有正確權限的普通用戶可用。您可以添加的開放交易、潛在客戶和交易、自定義字段以及洞察報告的數量取決於您的計劃。您可以在這篇文章中了解有關使用限制的更多信息。

您的數據庫是您公司內最有價值的資源之一。然而，隨著時間的推移，某些信息必然會變得過時，未能維護其健康和質量可能會使您的公司損失金錢和客戶。

定期的數據庫維護可以提高效率，讓您實現更高的轉換率，因此這裡有一些提示可以幫助釋放空間並保持您的帳戶順利運行。

刪除項目

注意： 我們建議您在刪除之前導出數據，以便在需要時可以將其重新添加回您的帳戶。

釋放帳戶空間的最有效方法是刪除不再需要的數據。您可以在詳細視圖中刪除單個項目，或使用列表視圖批量刪除。

在詳細視圖中刪除

注意： 活動無法通過詳細視圖刪除。

要在 Pipedrive 中刪除單個項目（潛在客戶、交易、聯絡人、產品、項目），請轉到詳細視圖並點擊 ”...“ > 刪除。

在列表視圖中刪除

如果您想批量刪除潛在客戶、交易、聯絡人、產品或活動，請轉到專用項目列表視圖，選擇您想要刪除的項目，然後點擊 垃圾桶 圖標。

如果您想指定要刪除的項目，而不是逐個選擇，您可以在列表視圖中創建和應用過濾器。

存檔交易和潛在客戶

存檔允許您從活動視圖中移除不活躍的潛在客戶和交易，而不會丟失歷史數據，幫助您保持專注並改善系統性能。

您可以存檔任何不再積極管理的交易或潛在客戶。以下是常見情況：

長時間不活躍
已關閉或過時
低優先級或低價值
用於記錄保存

了解如何在這篇文章中存檔交易和潛在客戶。

刪除自訂欄位和報告

注意： 我們建議在創建自訂欄位時限制冗餘，以優化儲存，例如為不同項目創建多個相同名稱的自訂欄位（即，為交易和人員創建一個「來源」欄位）。

使用限制影響自訂欄位和報告，因此了解如何刪除它們對於儲存管理非常重要。

自訂欄位

打開右上角的 帳戶選單，前往 個人偏好設定 > 數據欄位，找到所需的欄位並點擊 「...」> 刪除。

報告

前往您的洞察，選擇所需的報告並點擊 「...」> 刪除。

注意： Pipedrive 中的其他項目（例如，自動化）可以使用 「...」 選項刪除，或通過點擊可用的 垃圾桶 圖標（例如，網絡鉤子和自動分配）。

管理交易

有一些與數據管理相關的交易操作是其他項目所沒有的。這可能很重要，特別是因為您可以擁有的開放交易或潛在客戶和交易的數量受到使用限制的影響。

將交易轉換為潛在客戶

注意：腐爛功能是一個很好的方式來查看哪些交易在您的管道中停滯不前，並可能需要移動到您的潛在客戶收件箱。要了解有關該工具的更多信息，請查看這篇文章。

如果您的帳戶中有過多的開放交易未處於活動狀態但仍顯示潛力，您可以將這些交易轉換為潛在客戶並將其保留在您的潛在客戶收件箱中。

您可以通過兩種方式來做到這一點：

從交易詳細視圖：

從交易列表視圖：

注意：您一次最多可以轉換100個交易。

恢復交易

注意：刪除的交易可以在初始刪除後的30天內恢復。

如果您已刪除交易並希望將其重新添加到您的帳戶中，請首先應用所有刪除的交易的過濾器。

然後選擇所需的交易，在詳細視圖中單擊“恢復”。

交易狀態

注意：默認情況下，管道視圖僅顯示開放交易。不過，您可以對管道視圖應用過濾器，以顯示贏得和失去的交易。要了解有關在Pipedrive中過濾的更多信息，請查看這本指南。

保持贏得和失去的交易開放會影響您的報告和統計，因為它們計入您的交易存儲。

如果您的交易已經贏得或失去，我們建議您相應地標記它們。您可以通過兩種不同的方式來做到這一點：

詳細視圖

列表視圖

什麼是“開放交易”和“潛在客戶和交易”？

開放交易是指尚未被贏得、失去或刪除的交易。這適用於2025年5月29日之前創建的公司帳戶。

潛在客戶和交易是指尚未被存檔或刪除的潛在客戶和交易的總數。這適用於2025年5月29日之後創建的帳戶。

注意：為了確保性能穩定，300,000是所有計劃中允許的潛在客戶和交易的最大總數，除了企業計劃。

了解有關潛在客戶和交易限制的更多信息，請參閱這篇文章。

管理重複項目

注意： 只有交易、人物和組織可以被合併。欲了解有關 Pipedrive 識別重複項目的方法的更多信息，請查看這篇文章。

另一個簡化數據和釋放空間的好方法是刪除或合併重複項目。

詳細視圖合併

可以通過點擊 ”...“ > 合併 在詳細視圖中合併交易和聯絡人。

輸入您想要合併的交易或聯絡人的名稱，或輸入前幾個字母以查看自動填充選項。

選擇要合併的項目後，使用 保留此數據 圓圈選擇將繼續存在於您帳戶中的項目，然後點擊 ”預覽“。

您將看到新項目的預覽，包括已合併到其中的數據。

例如，這筆交易之前沒有任何連結的活動，但現在它有來自另一筆交易的一個活動。

點擊 ”合併“ 以確認更改。

合併重複項目工具

注意： 交易無法使用合併重複項目工具進行合併。

您也可以通過打開右上角的 帳戶菜單 並轉到 工具和應用 > 合併重複項目 來合併聯絡人。

點擊 ”預覽，“ 您將被帶到與詳細視圖合併工具相同的預覽窗口。

備註

您可以使用備註來替代自定義欄位，以節省空間。

例如，您可以將客戶描述的資訊作為備註添加，而不是創建一個文本自定義欄位。

注意：您可以隨時導出您的備註。了解更多有關導出備註的信息，請參閱這篇文章。

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