Base de conocimiento

Si vas a migrar desde Zendesk Sell a Pipedrive, puedes conservar a tus prospectos, contactos, tratos y actividades.

Esta guía explica cómo preparar tus datos, exportarlos desde Zendesk Sell e importarlos a Pipedrive.

Diferencias clave en la terminología

Antes de importar, es fundamental comprender la terminología entre Zendesk Sell y Pipedrive. Esto te ayudará durante el proceso de mapeo.

Te recomendamos enérgicamente revisar tus datos en Zendesk Sell antes de migrarlos. Asegúrate de quitar los duplicados y crear primero los campos personalizados en Pipedrive para que se encuentren disponibles durante su importación.

Además, te sugerimos que te familiarices con la estructura de Pipedrive y la organización de los datos. Puedes encontrar más información en esta guía.

Entidades de Zendesk Sell

¿Recién comenzaste con Zendesk Sell? Aquí tiene una breve explicación de lo que representan sus términos.

Prospectos

• Clientes potenciales en etapa inicial que aún no han sido calificados
• Normalmente contienen información básica de contacto y notas iniciales
• Se pueden convertir en Contactos y Tratos una vez calificados

Contactos

• Personas con las que te comunicas (por ejemplo, un responsable de la toma de decisiones o un punto de contacto en una empresa).
• Incluye datos personales como nombre, correo electrónico, teléfono e historial de interacciones.
• Se puede asociar con una Empresa y varios Tratos.

Empresas

• Negocios u organizaciones vinculadas a uno o más Contactos
• Sirve como registro "principal" para contactos y tratos
• Útil para ventas B2B (empresa-a-empresa) donde varias personas están vinculadas a la misma empresa

Tratos

• Oportunidades de venta rastreadas en varias etapas (p. ej., Prospección > Cerradas)
• Vinculadas a los Contactos y/o Empresas
• Pueden tener valores, fechas de cierre previstas, embudos y campos personalizados

Tareas

• Recordatorios para tomar medidas (p. ej., dar seguimientos, tener reuniones, realizar llamadas)
• Pueden vincularse a los Prospectos, Contactos, Empresas o Tratos
• Se utiliza a menudo para gestionar tareas pendientes o próximos pasos en el proceso de ventas

• Texto libre añadido a los Prospectos, Contactos, Empresas o Tratos
• Se utiliza para registrar información, resúmenes de reuniones o actualizaciones generales

Correos electrónicos y llamadas

• Comunicación registrada con los Contactos
• Se pueden sincronizar automáticamente o añadir manualmente
• Proporciona una cronología de las interacciones para cada registro

Campos personalizados

• Campos definidos por el usuario que se añaden a las entidades estándar para almacenar información adicional
• Pueden ser de varios tipos: texto, desplegable, número, fecha, etc.

Tags

• Palabras clave o etiquetas utilizadas para agrupar o categorizar registros
• Útil para la segmentación y el filtrado (p. ej., "VIP", "Boletín informativo", "Oportunidad perdida")

Listas inteligentes

• Vistas filtradas guardadas de registros según criterios (p. ej., "Prospectos creados la semana pasada")
• Se utiliza para generar informes, focalización o la exportación de segmentos específicos

Campos de Pipedrive

Pipedrive es un CRM enfocado en las ventas, diseñado para ayudarte a rastrear prospectos, tratos y las relaciones con los contactos a lo largo del embudo de ventas.

Los puntos clave de los datos incluyen:

• Personas: Individuos como contactos
• Organizaciones: Empresas como contactos
• Tratos: Oportunidades de venta que se mueven a través del embudo de ventas
• Actividades: Tareas, reuniones, llamadas y tareas pendientes relacionadas con los tratos o contactos
• Notas: Comentarios o registros libres adjuntos a cualquier elemento (personas, organizaciones, tratos o prospectos)
• Usuarios: Miembros internos de tu equipo de ventas
• Etiquetas: Etiquetas con identificadores de colores para la categorización visual (existen de forma independiente para cada entidad de datos principal en Pipedrive: personas, organizaciones, tratos o prospectos)
• Campos personalizados: Campos totalmente personalizables que puedes crear para todas las entidades de datos principales fuera de la estructura predeterminada de datos en Pipedrive

Obtén más información sobre los campos personalizados en este artículo y sobre la terminología de Pipedrive en nuestro glosario.

Mejores prácticas para mapear tus datos de Zendesk con Pipedrive

Para asegurarte de que tus datos de Zendesk se importen correctamente a Pipedrive, sigue este mapeo de datos:

• Prospectos → Buzón de prospectos
  Ideal para prospectos que aún no se han calificado como tratos

• Contactos + Empresas → Personas + Organizaciones
  Al importar, conecta personas con organizaciones para que se conserven esas relaciones

• Tratos → Tratos
  Ajusta tu embudo en Pipedrive para que coincida con las etapas que tenías en Zendesk Sell

• Tareas → Actividades
  Asocia tus tipos de tarea de Zendesk (como "Llamada" o "Seguimiento") con los tipos de actividad equivalentes de Pipedrive

• Tags → Etiquetas
  Convierte los identificadores de Zendesk Sell en etiquetas de Pipedrive para los tratos, contactos y organizaciones

• Campos personalizados → Campos personalizados
  Crea estos campos manualmente en Pipedrive antes de iniciar su importación

Exporta tus datos de Zendesk Sell

Comienza con la exportación de tus datos de Zendesk Sell en formato CSV para que estén listos para su importación a Pipedrive.

Para exportar:

• Ve a tu cuenta de Zendesk Sell
• Navega a cada área de datos (prospectos, contactos, empresas, tratos, tareas)
• Utiliza la función Lista inteligente para crear vistas personalizadas con los campos que necesitas
• Haz clic en el botón Exportar (en la esquina superior derecha)
• Elige el formato CSV y descárgalo

Consulta la guía detallada de exportación de Zendesk aquí.

Repite el proceso para las entidades que necesitas exportar a Pipedrive.

Prepara Pipedrive para la importación

Antes de importar, configura tu espacio de trabajo en Pipedrive para una transición fluida.

Crea campos personalizados

• Ve a Ajustes de la empresa > Campos de datos
• Agrega campos que coincidan con tus datos personalizados en Zendesk Sell y asegúrate de que los tipos de campo (texto, desplegable, fecha, etc.) sean correctos
• Usa los mismos nombres de campo que en Zendesk para que Pipedrive pueda asignarlos automáticamente durante su importación

Personalizar embudos (para tratos)

• Abre la vista del embudo
• Haz clic en “Añadir nuevo embudo” o edita uno existente
• Agrega las etapas que repliquen las etapas de tu trato en Zendesk (por ejemplo, “Calificación”, “Demostración agendada”)

Agrega los tipos de actividad que faltan

• Ve a los Ajustes de la empresa > Actividades y desplázate hasta los "Tipos de actividad"
• Agrega los tipos de actividad que falten desde Zendesk (p. ej., "Seguimiento", "Llamada de presentación")

Importa tus datos

Con tus datos listos y tu espacio de trabajo configurado, puedes empezar a importar.

• Ve a Herramientas y aplicaciones > Importar datos
• Haz clic en Empezar

• Sube tu archivo CSV (empieza con las organizaciones y personas)

• Haz coincidir cada columna del CSV a un campo de Pipedrive (del sistema o personalizado). Esto se denomina mapeo

• Usa la vista previa para comprobar el formato

• Usa un campo único (como correo electrónico) para vincular registros entre entidades (por ejemplo, hacer coincidir personas con organizaciones)

Te recomendamos importar tus datos en este orden:

• Organizaciones (empresas)
• Personas (contactos)
• Tratos
• Prospectos
• Actividades (tareas)
• Notas (opcional)

Después de cada importación, verás el resumen y los registros importados.

Puedes abrir el módulo correspondiente en Pipedrive para realizar comprobaciones puntuales de los registros.

Utiliza los filtros para confirmar que las etiquetas, los campos personalizados y los enlaces se hayan mapeado correctamente.

Después de la importación

• Verifica tus datos con filtros y realiza las comprobaciones puntuales de los registros
• Automatiza los seguimientos con nuestra función Automatizaciones
• Guarda tus archivos exportados de Zendesk por si necesitas revisarlos
• Explora las integraciones en el Marketplace de Pipedrive

¿Necesitas ayuda?

Si necesitas ayuda, comunícate con nuestro equipo de soporte o solicita ayuda a nuestro equipo de configuración técnica para una migración guiada.