Base de Conhecimento

Seu banco de dados é um dos recursos mais valiosos da sua empresa. No entanto, é normal que algumas informações fiquem desatualizadas com o tempo, e não manter a saúde e qualidade do banco de dados pode custar caro para sua empresa e clientes.

Por outro lado, fazer a manutenção do seu banco de dados ajudar a aumentar o seu foco e a sua eficiência para obter taxas de conversão maiores. Confira abaixo algumas dicas de como liberar espaço e manter sua conta a todo vapor.

Negócios

Exclusão

Esta é a forma mais eficiente de liberar espaço na sua conta. No Pipedrive, você pode excluir negócios na Visualização de detalhes e lista.

Para excluir negócios em massa, você pode ir até a Visualização de lista e criar e aplicar filtros para negócios desnecessários que deseja deletar

Se você mudar de ideia depois, o Pipedrive oferece a opção de reabrir negócios deletados.

O recurso de estagnação

Este recurso foi criado para destacar os negócios estagnados por um longo período de tempo no seu funil. Você pode filtrá-los criando e aplicado o seguinte filtro:

Após filtrar seus Negócios estagnados, você pode exclui-los ou convertê-los em Leads. Dessa forma, você pode se livrar de todos os negócios inativos no seu funil de uma só vez.

Descubra como configurar o recurso de Estagnação neste artigo.

Caixa de Entrada de Leads

No seu processo de vendas, pode haver muitos negócios nos estágios iniciais do funil que ainda não estão prontos para seguirem adiante e nem são frios o suficiente para serem excluídos ou considerados perdidos. A Caixa de Entrada de Leads do Pipedrive é uma caixa de entrada separada que pode ser útil nessas situações.

Digamos que você tenha um grupo de negócios que estão estagnados há várias semanas. Você não quer apagá-los, mas também não tem certeza de quando alguém da sua equipe trabalhará neles. Você pode convertê-los em leads para manter seu funil organizado.

Isso pode ser feito individualmente na Visualização de detalhes:

Ou em massa na Visualização de lista:

Após converter seus negócios em leads, seu funil ficará mais limpo, e você terá mais espaço no seu armazenamento de negócios.

Status do negócio

Por padrão, a Visualização de funil tem como foco apenas os negócios abertos, o que significa que os perdidos ou ganhos não são exibidos. Isso não quer dizer que eles são excluídos.

Alguns clientes criam funis ou etapas específicas para negócios ganhos ou perdidos, já que temem perder o controle deles e preferem mantê-los abertos nesses funis ou etapas.

Manter negócios abertos ou perdidos abertos afeta seus relatórios e estatísticas e conta no seu limite de armazenamento de negócios. Se os seus negócios já foram Ganhos ou Perdidos, recomendamos marcá-los de acordo com isso.

Eles não ficarão mais visíveis na Visualização de funil, já que, como mencionamos, esta exibe apenas negócios abertos por padrão. Porém, você pode vê-los a qualquer momento aplicando um filtro de exibição de negócios ganhos ou perdidos.

Gerenciando duplicatas

Em vendas, é natural que você tenha diversos negócios com o mesmo nome, por isso, não há um identificador de duplicatas para negócios no Pipedrive. No entanto, o Pipedrive tem um recurso para mesclar duplicatas manualmente, caso você se depare com negócios duplicados.

Na Visualização de detalhes do negócio, clique em Mais (...) e selecione Mesclar.

O menu Mesclar duplicatas será aberto. Digite o título do negócio que você deseja mesclar na barra de busca, no canto superior direito, e, após selecionar o negócio a ser mesclado, as informações de ambos os negócios serão exibidas.

Escolha quais informações salvar em caso de conflito no banner da parte inferior. Clique em Visualizar e, se tudo estiver certo, execute a Mesclagem para concluir. Pronto, você removeu duplicatas e abriu espaço para mais negócios novos.

Campos personalizados

Campos personalizados é um dos muitos recursos úteis do Pipedrive para manter dados organizados. No entanto, o uso excessivo de campos personalizados pode deixar seu espaço de trabalho bagunçado e distrair você das informações que precisam da sua atenção imediata.

Sobreposição de campos personalizados

Alguns usuários criam o mesmo campo personalizado para negócios e contatos (pessoa ou organizações) para ter essa informação sempre visível na Visualização de detalhes.

Criar um campo personalizado duas vezes pode causar confusão e ocupar um espaço significativo no seu armazenamento.

Por exemplo, os usuários podem criar um campo de múltiplas opções chamado «Fonte» nas seções Lead/Negócio e Pessoa para identificar a fonte de onde o negócio foi obtido.

Talvez você ache importante ter essas informações de Fonte visíveis ao abrir o contato ou o negócio relacionado a ela, mas ter dois campos personalizados com o mesmo nome pode gerar confusão.

Para evitar isso, recomendamos revisar as seções Lead/Negócio, Pessoa e Organização nas suas configurações de Campos de dados para ver se há campos que se sobrepõem ou que possam ser apagados.

No exemplo acima, criar um campo personalizado para contatos é a solução para o problema, já que os campos de contato ficam visíveis tanto em negócios quanto em contatos.

Além disso, você pode reorganizar as seções da sua barra lateral de Visualização de detalhes e colocar a seção de contatos no topo se achar útil.

Por enquanto, a única maneira de mesclar e alterar o tipo dos campos personalizados manualmente é com o recurso ID do sistema do Pipedrive. Neste artigo, você confere um guia sobre como fazer isso.

Seção de notas

Outra recomendação é adicionar notas individuais em vez de criar campos personalizados, se houver informações que possam ser incluídas como uma nota. O limite de tamanho por nota é de aproximadamente 3.000.000 caracteres (ou 3MB), o que significa que você terá muito espaço para armazenar dados nesta seção.

Um exemplo pode ser uma checklist de uma visita a um cliente. Se você precisar que várias informações sobre o mesmo assunto sejam registradas nos seus negócios, pode salvá-las em uma única nota em vez de criar vários campos personalizados separadamente.

Além disso, você pode exportar suas notas sempre que precisar delas. Saiba mais sobre a exportação de notas neste artigo.

Relatórios de Insights

Dependendo do seu plano, você pode ter um número limitado de relatórios na sua conta. Por padrão, sua conta já possui alguns relatórios pré-criados que acreditamos serem importantes, mas as necessidades de cada empresa são diferentes, portanto, pode ser que você não use todos eles. Também pode ser que, no passado, você tenha criado relatórios dos quais não precisa mais.

Abrir espaço para novos relatórios é muito fácil. Para isso, basta abrir o relatório na lista à esquerda, clicar em Mais (...) e em Excluir.

Descubra como adicionar novos relatórios no nosso artigo sobre Insights.