Base de conocimiento

Tu base de datos es uno de los recursos más valiosos en tu empresa. Sin embargo, es de esperar que parte de la información se vuelva obsoleta con el tiempo, y no mantener el orden y calidad de tu base de datos le puede costar a tu empresa dinero y clientes.

El mantenimiento regular de tu base de datos, por otro lado, aumenta el enfoque y la eficiencia para alcanzar las tasas de conversión más altas. Para lograrlo, te compartimos algunos consejos para liberar espacio y para que tu cuenta funcione bien.

Tratos

Eliminación

Esta es la forma más eficiente de liberar espacio en tu cuenta. En Pipedrive, puedes eliminar tratos en la vista de detalles y la vista de listas.

Si necesitas eliminar tratos en grupo, puedes crear filtros y aplicarlos en la vista de listas para los tratos innecesarios que quieras eliminar

Si cambias de parecer después de eliminar un trato, Pipedrive te ofrece la opción de volver a abrir el trato eliminado.

La función Estancamiento

Esta función está diseñada para destacar los tratos que han estado inactivos en tu embudo por mucho tiempo. Puedes filtrar los tratos estancados creando y aplicando los siguientes filtros:

Una vez que tengas filtrados los Tratos estancados, puedes eliminarlos o convertirlos en Prospectos. De esa manera, te deshaces de una vez de todos los tratos inactivos de tu embudo.

Puedes aprender cómo configurar la función Estancamiento en este artículo.

Buzón de prospectos

En tu proceso de ventas, es posible que tengas muchos tratos en las primeras etapas del embudo que no están listos para avanzar, pero tampoco han manifestado desinterés como para perderlos o eliminarlos. El Buzón de prospectos de Pipedrive es un buzón separado que te puede ser útil en situaciones como esta.

Digamos que tienes un grupo de tratos que han estado estancados durante semanas. No los quieres eliminar, pero no estás seguro de cuándo tú y tu equipo los atenderán. Tienes la opción de convertirlos en prospectos para desatorar el embudo.

Lo puedes hacer individualmente en la Vista de detalles:

O los puedes convertir en grupo en prospectos desde la vista de listas:

Una vez que conviertes tus tratos en prospectos, tu embudo queda más limpio, y tienes más espacio en el almacén de tratos.

Estado del trato

Por defecto, la vista del embudo se enfoca en tratos abiertos, es decir que no muestra los perdidos o ganados. Esto no quiere decir que están eliminados.

Algunos clientes crean embudos o etapas específicos para los tratos ganados o perdidos ya que no quieren perderlos de vista y prefieren mantenerlos abiertos en algún tipo de embudo o etapa.

Conservar tratos ganados o perdidos abiertos afecta tus informes y estadísticas y afecta el almacenamiento de tratos. Si tus tratos ya están Ganados o Perdidos, te recomendamos que los marques como Ganados o Perdidos.

Ya no aparecerán en la vista del embudo ya que, como dijimos, la vista del embudo muestra solo los tratos abiertos por defecto, pero pueden aparecer en cualquier momento si les aplicas un filtro para que aparezcan como tratos ganados o perdidos.

Gestión de los duplicados

Considerando que por la naturaleza de las ventas es posible tener varios tratos con el mismo nombre, no existe un identificador de duplicados de tratos de Pipedrive. Sin embargo, Pipedrive tiene una función de Fusionar tratos manual por si te topas con tratos duplicados.

En la Vista de detalles del trato, haz clic en Más (...) y selecciona Fusionar.

Se abre el menú Fusionar tratos. Escribe el título del trato que quieres fusionar en la barra de búsqueda en la esquina superior derecha, y una vez que selecciones el trato a fusionar, verás la información de ambos tratos.

Escoge qué información quieres guardar en caso de que hay un conflicto con el banner de la parte inferior. Haz clic en Vista previa y si todo parece estar bien, continua a Fusionar, y habrás finalizado. Ahora eliminaste los duplicados y tienes más espacio para nuevos tratos.

Campos personalizados

La función campos personalizados es un de las muchas funciones útiles para organizar los datos. Pero el uso excesivo de campos personalizados puede causar un desorden en el espacio de trabajo y distraer tu enfoque de la información que necesita tu atención inmediata.

Superposición de Campos personalizados

Algunos usuarios crean los mismo campos personalizados para tratos y contactos (persona u organización) para tener esa información siempre visible en la Vista de detalles al abrir un trato o un contacto.

La creación de dos campos personalizados iguales puede causar confusión, y ocupa bastante espacio en tu almacén de campos personalizados.

Por ejemplo, los usuarios crean un campo de opción múltiple llamado «Origen» en las secciones del Prospecto/trato y la Persona para identificar el origen desde el cual se captó al prospecto.

Puede ser importante contar con esta información del Origen al abrir el contacto o el trato vinculado, pero tener dos campos personalizados con el mismo nombre puede ser confuso al rellenar los campos.

Para evitarlo, recomendamos que revises las secciones Prospecto/trato, Personal y Organización en tus ajustes de Datos de campos para ver si hay campos que se superponen y que puedes eliminar.

En el ejemplo anterior, tener un campo personalizado para contactos es la solución al problema ya que los campos de contactos son visibles en tratos y contactos.

Además, puedes volver a ordenar tus secciones de la barra lateral de la Vista de detalles y poner la sección contacto en la parte superior si te resulta útil.

Por el momento, la única manera de fusionar manualmente y cambiar el tipo de campos personalizados es la función ID del Sistema de Pipedrive. Puedes encontrar una guía sobre cómo hacerlo en este artículo.

Sección de notas

Otra recomendación es añadir notas individuales en lugar de crear campos personalizados si hay información que se puede incluir en una nota. El límite de tamaño de cada nota es aproximadamente de 3,000,000 de caracteres (o 3MB), es decir que tienes mucho espacio para guardar datos en esta sección.

Un ejemplo podría ser una lista de control de visitias de un cliente. Si necesitas bastante información sobre el mismo tema para registrarla en los tratos, puedes guardarla en una sola nota en lugar de crear varios campos personalizados separados.

Además puedes exportar tus notas cuando sea que las necesites. Obtén más información sobre la exportación de notas en este artículo.

Informes de Avances

Según el plan que tengas contratado, puede que tengas una cantidad limitada de informes en tu cuenta. Por defecto, tu cuenta tiene informes ya creados que creemos puede ser importante, pero las necesidades de cada empresa son diferentes y es posible que los uses todos. Es posible que hayas creado informes hace tiempo que ya no necesitas.

Hacer espacio para más informes es mu fácil. Solo tienes que abrir el informe de la lista a la izquierda, hacer clic en el ícono Más (...) y hacer clic en Eliminar.

Puedes aprender cómo añadir nuevos informes en nuestro artículo sobre Avances.