Base de conocimiento

Tu base de datos es uno de los recursos más valiosos en tu empresa. Sin embargo, con el tiempo, es probable que cierta información quede obsoleta y no mantener la salud y la calidad de tu base de datos puede costarle dinero y clientes a tu empresa.

El mantenimiento regular de tu base de datos incrementa la eficiencia y te permite lograr índices de conversión más altos, por lo que a continuación te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a liberar espacio para que tu cuenta siga funcionando sin contratiempos.

Eliminar elementos

La forma más eficaz de liberar espacio en tu cuenta es eliminar los datos que ya no son necesarios. Puedes eliminar elementos individuales en tus vistas de detalles o en grupo al utilizar la vista de lista.

Eliminar con la vista de detalles

Para eliminar un solo elemento en Pipedrive (prospecto, trato, contacto, producto, proyecto), ve a la vista de detalles y haz clic en ”...“ > Eliminar.

Eliminar con la vista de lista

Si deseas eliminar una actividad o eliminar elementos en grupo, ve a la vista de lista, selecciona los elementos que deseas eliminar y luego haz clic en el ícono de la papelera.

Puedes crear y aplicar filtros en la vista de lista si deseas especificar qué elementos eliminar, en lugar de seleccionarlos. individualmente.

Eliminar los campos e informes personalizados

Tanto los campos personalizados como los informes se ven afectados por los límites de uso, por lo que saber cómo eliminarlos es importante para manejar el almacenamiento.

Campos personalizados

Ve a Configuración > Campos de datos, busca el campo deseado y haz clic en ”...“ > Eliminar.

Informes

Ve a Avances, selecciona el informe que desees y, haz clic en ”...“ > Eliminar de tus informes.

Gestionar tratos

Hay algunas acciones disponibles para los tratos relacionadas con la gestión de datos que otros elementos no tienen. Esto puede ser importante, especialmente porque la cantidad de tratos abiertos que puedes tener se ve afectada por los límites de uso.

Convertir tratos en prospectos

Si tienes un exceso de tratos abiertas en tu cuenta y necesitas eliminar algunos para dejarle espacio a los nuevos tratos, puedes mover esos tratos a tu Buzón de prospectos.

Puedes hacer esto de dos maneras:

• desde la vista de detalles del trato.

• desde la vista de lista.
  

Reapertura de tratos

Si eliminaste tratos y deseas volver a agregarlos a tu cuenta, comienza por aplicar el filtro a todos los tratos eliminados.

Luego, selecciona el trato deseado y, en la vista de detalles, haz clic en ”Reabrir”.

Estado del trato

Mantener las tratos ganados y perdidos abiertos afecta a tus informes y estadísticas, ya que cuentan en el almacenamiento de tus tratos.

Si tus tratos ya fueron ganados o perdidos, te recomendamos marcarlos como corresponde. Puedes hacer esto de dos maneras distintas:

• Vista de detalles

• Vista de lista

Gestionar duplicados

Otra excelente manera de optimizar tus datos y liberar espacio es retirar o fusionar los duplicados.

Fusión de la vista de detalles

Los tratos y los contactos se pueden fusionar en la vista de detalles al hacer clic en ”...“ > Fusionar.

Escribe el nombre del trato o contacto que deseas fusionar, o las primeras letras para ver las opciones de autocompletar.

Después de seleccionar un elemento para fusionarlo, elige qué elemento seguirá existiendo en tu cuenta mediante la burbuja conservar estos datos y, luego haz clic en ”Vista previa”.

Verás una vista previa del nuevo elemento, incluidos los datos que se han fusionado con él.

Por ejemplo, este trato no tenía ninguna actividad vinculada antes, pero ahora tiene una del otro trato.

Haz clic en ”Fusionar” para confirmar los cambios.

Herramienta para fusionar duplicados

También puedes fusionar contactos en Herramientas y aplicaciones > Fusionar duplicados.

Después de hacer clic en ”Vista previa”, se te dirigirá a la misma ventana de la vista previa que la herramienta de fusión de la vista de detalles.

Notas:

También puedes utilizar notas en lugar de campos personalizados para ahorrar espacio.

Por ejemplo, en lugar de crear un campo personalizado de texto para la descripción del cliente, puedes agregar esa información como una nota.