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Paramétrer la synchronisation de vos e-mails
Étiquettes d'e-mails
Archiver et supprimer
Suivi des e-mails
Liens d'adresse e-mail
Adresses bloquées
Adresse e-mail alternative pour la Cci intelligente
Partage de messages
Fonction d'association automatique

Synchronisation des e-mails

BF
Breandan Flood, 14 mars 2022
Remarque : La synchronisation des e-mails fait partie des nombreuses fonctionnalités incluses dans les abonnements Avancé, Professionnel et Entreprise de Pipedrive.

Pipedrive vous offre deux méthodes de gestion de vos conversations e-mail avec vos clients : la synchronisation des e-mails et la Cci intelligente des e-mails.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, Pipedrive saura intuitivement retrouver les contacts, les prospects et les affaires correspondant à ces conversations, en se basant sur l'adresse e-mail de vos destinataires.

Ainsi, vous aurez toujours une idée précise de toutes les conversations à partir de la vue détaillée des personnes aussi bien que des affaires.

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Vous aurez également votre propre boîte de réception Pipedrive, qui hébergera tous vos e-mails et vous permettra d'avoir le contrôle sur l'association et le partage de ces e-mails.

De plus, vous pourrez écrire de nouveaux e-mails depuis l'onglet E-mail de votre compte Pipedrive synchronisé. Ainsi, vous n'aurez plus à basculer sans cesse entre vos systèmes de messagerie, et vous pourrez vous concentrer sur le plus important : faire progresser votre activité.

Remarque : Si votre clavier est configuré pour les langues s'écrivant de droite à gauche – persan, ourdou, hébreu et arabe – Pipedrive le détectera et affichera le texte dans le format adéquat. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Lorsque vous composez un e-mail dans Pipedrive, vous pouvez le personnaliser à votre convenance, y compris pour le formatage du texte, l'insertion d'images et les champs intelligents qui vont chercher des informations relatives à vos affaires et à vos contacts dans Pipedrive.

Remarque : La taille limite des fichiers par e-mail dépend de votre fournisseur. Plus précisément, la limite dans Gmail est de 25 Mo, tandis que la limite dans Outlook est de 20 Mo.

Pour personnaliser davantage vos messages, apprenez-en plus sur les modèles d'e-mails et les fonctions de signature des e-mails dans la fonctionnalité de synchronisation des e-mails.

Si vous débutez avec Pipedrive, consultez notre cours L'essentiel pour bien démarrer de l'Académie Pipedrive.

Paramétrer la synchronisation de vos e-mails

Cette fonctionnalité vous permet de synchroniser votre boîte e-mail à votre compte Pipedrive, et ainsi d'avoir accès à vos e-mails sans sortir de Pipedrive.

Pour activer la fonctionnalité de synchronisation des e-mails, rendez-vous dans Préférences personnelles > Synchronisation des e-mails et cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau compte.

Saisissez les identifiants de connexion du compte d'e-mail que vous souhaitez synchroniser avec Pipedrive, et envoyez vos e-mails.

Remarque : Si vous modifiez les identifiants de connexion du compte synchronisé avec Pipedrive, vous devrez à nouveau vous authentifier avec ces nouveaux identifiants dans Pipedrive pour continuer à profiter de la synchronisation des e-mails.

La synchronisation des e-mails est compatible avec la plupart des fournisseurs de messagerie, notamment :

  • Applis Gmail et Google
  • Yahoo! Courrier
  • Microsoft Exchange (ActiveSync)
  • Outlook.com (alias Hotmail)
  • iCloud (alias MobileMe ou DotMac)
  • Messagerie AOL
  • FastMail
  • GandiMail
  • GMX
  • Mail.ru
  • Yandex.Mail
  • Messagerie GoDaddy
  • Hover.com
  • Namecheap
  • Bluehost
  • Soverin
  • Zimbra
  • 123-reg
  • 126
  • Messagerie QQ
  • Aliyun (Groupe Alibaba)
  • Netease 163 (Chine)
  • Yeah.net
  • 139.com (Chine)
  • N'importe quel compte personnalisé synchronisé par IMAP générique via une connexion SSL

Tout le courrier entrant et sortant est synchronisé avec votre compte Pipedrive et est associé aux contacts et affaires correspondants.

Vous pouvez faire les ajustements nécessaires des paramètres de vos fonctions de messagerie pour répondre aux besoins propres à votre société. Pour effectuer ces réglages, rendez-vous dans Préférences personnelles > Synchronisation des e-mails.

Pour en savoir plus sur la configuration de la fonctionnalité de synchronisation des e-mails, consultez cet article.


Étiquettes d'e-mails

Lorsque vous synchronisez Pipedrive avec votre messagerie habituelle, vous pouvez choisir de synchroniser la totalité des e-mails reçus à partir de cet instant, ou de vous limiter aux messages contenus dans certains dossiers ou avec des étiquettes spécifiques.

Si vous voulez synchroniser dans votre compte Pipedrive l'ensemble des messages reçus, sélectionnez Tous les e-mails seront synchronisés dans Pipedrive.

Pour choisir quels dossiers ou quelles étiquettes vous voulez synchroniser dans votre compte Pipedrive, choisissez Synchroniser les e-mails porteurs d'étiquettes spécifiques et sélectionnez les étiquettes que vous souhaitez synchroniser dans votre compte Pipedrive.


Archiver et supprimer

Vous pouvez choisir de répercuter ou non sur votre compte e-mail synchronisé les archivages et suppressions d'e-mails effectués dans votre onglet E-mail de Pipedrive.

Cette option vous permet d'archiver ou de supprimer un e-mail spécifique dans votre compte e-mail synchronisé lorsque cet e-mail est archivé ou supprimé dans Pipedrive.


Suivi des e-mails

La synchronisation des e-mails vous donne également accès aux fonctions de suivi des e-mails, qui permettent aux utilisateurs de savoir quand le destinataire a ouvert l'e-mail que vous lui avez envoyé, ou s'il a cliqué sur l'un des liens contenus dans cet e-mail.

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de suivi des e-mails, consultez cet article.


Liens d'adresse e-mail

Vous pouvez également choisir quelle application de messagerie utiliser pour écrire de nouveaux e-mails.

Si vous sélectionnez Ouvrir les liens d'e-mail dans Pipedrive, le fait de cliquer sur un lien d'adresse e-mail dans Pipedrive vous transférera dans l'onglet messagerie de votre compte Pipedrive pour écrire cet e-mail.

Si vous sélectionnez Utiliser l'appli e-mail par défaut de mon ordinateur pour ouvrir les liens d'adresse e-mail, le fait de cliquer sur un lien d'adresse mail dans Pipedrive ouvrira le programme (par exemple Outlook) que vous avez choisi comme client de messagerie par défaut pour envoyer cet e-mail.


Adresses bloquées

Si l'adresse e-mail que vous avez synchronisée reçoit des e-mails que vous ne souhaitez pas recevoir dans Pipedrive, vous pouvez définir des adresses e-mail spécifiques ([email protected]) ou un nom de domaine (@domaine.com) dont les e-mails doivent être ignorés dans Pipedrive.

Les noms de domaine et adresses ignorés n'apparaîtront plus dans l'onglet E-mail de votre compte Pipedrive.


Adresse e-mail alternative pour la Cci intelligente

Par défaut, dans Pipedrive, seule l'adresse e-mail que vous utilisez pour vous connecter à Pipedrive sera autorisée à utiliser l'adresse de Cci intelligente des e-mails associée à votre compte. Toutefois, si vous envoyez vos e-mails depuis une adresse distincte de celle que vous utilisez pour vous connecter à Pipedrive, vous devez l'ajouter comme adresse e-mail alternative.

Ajouter une adresse e-mail an tant qu'adresse alternative occasionnera l'envoi d'un e-mail de confirmation à l’adresse ajoutée, qui devra être validée avant que l'adresse puisse être utilisée comme e-mail alternatif dans Pipedrive.


Partage de messages

Ce paramètre configure le réglage des partages par défaut de tous les e-mails futurs dans Pipedrive. Notez que la modification de cette fonction ne changera pas les paramètres de partage actuels pour les e-mails existants, mais ne s'appliquera qu'aux e-mails reçus après ces modifications.

  • Garder toutes mes conversations e-mail privées – aucun autre utilisateur du compte ne pourra voir les e-mails, y compris les administrateurs.
  • Partager toutes mes conversations e-mail avec les autres personnes de l'entreprise – les autres utilisateurs de votre compte Pipedrive pourront voir les e-mails associés à n'importe quel contact ou affaire qu'ils peuvent voir.
Remarque : Pour partager des e-mails particuliers avec d'autres utilisateurs de votre compte d'entreprise Pipedrive, vous pouvez régler les paramètres de visibilité pour chaque e-mail.


Fonction d'association automatique

Pipedrive associe automatiquement les e-mails à la personne de contact appropriée en reconnaissant l'adresse e-mail associée au message reçu.

La section Association automatique aux prospects et aux affaires permet aussi de faire associer cet e-mail par Pipedrive à une affaire en cours avec le destinataire de cet e-mail, si une telle affaire en cours existe dans le compte Pipedrive.

Si vous pensez avoir de nombreuses affaires ouvertes avec le même destinataire dans Pipedrive, il peut être plus efficace d'associer les e-mails manuellement uniquement, pour éviter toute confusion.

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Il est également possible d'associer des prospects de votre boîte des prospects à vos e-mails grâce à la synchronisation des e-mails de Pipedrive. Vous pourrez en savoir plus sur l'envoi d'e-mails à vos prospects dans cet article.

Remarque : Si vous supprimez un e-mail lié depuis l'onglet E-mail de votre compte Pipedrive, il n'apparaîtra plus dans la vue détaillée de l'affaire associée. 

En cas de problèmes de connexion de la synchronisation des e-mails, vous pouvez suivre notre guide de dépannage de la fonctionnalité de synchronisation des e-mails. Vous y trouverez des conseils pour résoudre les problèmes les plus fréquents.

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