Synchronisation des emails

BF
Breandan Flood, 19 juillet 2021
Remarque : la Synchronisation des e-mails fait partie des nombreuses fonctionnalités incluses dans les abonnements Avancé, Professionnel et Entreprise de Pipedrive. Pour savoir comment changer d’abonnement, cliquez ici. Pipedrive vous propose deux méthodes pour gérer les conversations avec vos clients : la Synchronisation des e-mails et la Cci intelligente des e-mails.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, Pipedrive saura intuitivement retrouver les contacts et les offres correspondant à ces conversations, en se basant sur l'adresse email de vos destinataires. Ainsi, vous aurez toujours une idée précise de toutes les conversations à partir de la Vue détaillée des personnes aussi bien que des offres.

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Vous aurez également votre propre boîte de réception Pipedrive consacrée, qui hébergera tous vos emails et vous permettra d'avoir le contrôle sur les liens et les partages de ces emails.

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Vous aurez également la possibilité de rédiger de nouveaux e-mails depuis l'onglet E-Mail de votre compte Pipedrive synchronisé. Ainsi, vous n'aurez plus à basculer sans cesse entre vos systèmes de messagerie, et vous pourrez vous concentrer sur le plus important : faire évoluer votre activité.

Remarque : Si votre clavier est configuré pour les langues s'écrivant de droite à gauche — persan, ourdou, hébreu et arabe — Pipedrive le détectera et affichera le texte dans le format adéquat. Pour en savoir plus, cliquez ici.


Lorsque vous rédigez un e-mail dans Pipedrive, vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins en changeant le formatage du texte, en ajoutant des images et des champs intelligents pouvant récupérer des informations depuis vos offres et contacts Pipedrive.
Pour une personnalisation plus poussée, nous vous recommandons de vous renseigner sur les modèles d'e-mails et la signature d'e-mail de la fonctionnalité synchronisation des e-mails.

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Si vous débutez avec Pipedrive, vous pouvez consulter notre cours Pour commencer au commencement de l'Académie Pipedrive.

Paramétrer la synchronisation de vos e-mails

Cette fonctionnalité vous permet de synchroniser votre messagerie avec votre compte Pipedrive, et d’avoir donc accès à vos e-mails sans avoir à vous déconnecter de Pipedrive.
Pour activer la Synchronisation des e-mails, rendez-vous dans Préférences personnelles > Synchronisation des e-mails, puis cliquez sur le bouton Connecter votre compte. Saisissez les identifiants de connexion du compte d'e-mail que vous souhaitez synchroniser avec Pipedrive, et vous pourrez envoyer vos e-mails.

Remarque : Si vous modifiez les identifiants de connexion du compte synchronisé avec Pipedrive, vous devrez à nouveau vous authentifier avec ces nouveaux identifiants dans Pipedrive pour continuer à profiter de la synchronisation des e-mails.


La synchronisation des e-mails est compatible avec la plupart des fournisseurs de messagerie, notamment :

  • Applis Gmail et Google
  • Yahoo! Courrier
  • Microsoft Exchange (ActiveSync)
  • Outlook.com (aka Hotmail)
  • iCloud (aka MobileMe ou DotMac)
  • Messagerie AOL
  • FastMail
  • GandiMail
  • GMX
  • Mail.ru
  • Yandex.Mail
  • Messagerie GoDaddy
  • Hover.com
  • Namecheap
  • Bluehost
  • Soverin
  • Zimbra
  • 123-reg
  • 126
  • Messagerie QQ
  • Aliyun (Groupe Alibaba)
  • Netease 163 (Chine)
  • Yeah.net
  • 139.com (Chine)
  • N'importe quel compte personnalisé synchronisé par IMAP générique via une connexion SSL

Tous les e-mails entrants ou sortants sont synchronisés avec votre compte Pipedrive et sont liés aux contacts et offres correspondants.
Pour savoir comment configurer la synchronisation des e-mails, cliquez ici.


Paramètres des emails

Vous pouvez paramétrer les fonctions de votre messagerie pour les adapter au mieux aux besoins de votre entreprise.
Pour cela, rendez-vous dans Outils et applications > Synchronisation des e-mails.

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Lorsque vous synchronisez Pipedrive avec votre messagerie habituelle, vous pouvez choisir de synchroniser la totalité des e-mails reçus à partir de cet instant, ou de vous limiter aux messages contenus dans certains dossiers ou avec des étiquettes spécifiques.

Si vous souhaitez synchroniser tous les e-mails entrants avec votre compte Pipedrive, sélectionnez Tous les e-mails seront synchronisés avec Pipedrive.
Pour choisir les dossiers ou étiquettes que vous souhaitez synchroniser avec votre compte Pipedrive, choisissez Seuls les e-mails avec certaines étiquettes seront synchronisés avec Pipedrive, puis sélectionnez les étiquettes que vous souhaitez synchroniser.

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Vous pouvez choisir de répercuter ou non sur votre compte e-mail synchronisé les archivages et suppressions d'e-mails effectués dans votre onglet E-mail de Pipedrive.
Si vous souhaitez que les e-mails archivés ou supprimés dans Pipedrive le soient également dans votre compte synchronisé, il vous suffit de cliquer sur Oui pour ces deux éléments.
Sinon, cliquez sur Non pour les deux éléments.

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La synchronisation des e-mails donne également accès aux fonctions de suivi des e-mails, permettant aux utilisateurs de savoir si les destinataires ont lu les e-mails envoyés et s'ils ont cliqué sur les liens qu'ils contiennent.
Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de suivi des e-mails, cliquez ici.

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Vous pouvez également choisir l'application d'e-mail à utiliser pour rédiger vos messages.
Si vous sélectionnez Ouvrir les liens d'e-mail dans Pipedrive, vous serez redirigé dans l'onglet E-mail de Pipedrive lorsque vous cliquerez sur un lien d'e-mail pour rédiger votre message.
Si vous sélectionnez Utiliser l'application d'e-mail par défaut de mon ordinateur pour ouvrir les liens d'e-mail, le programme défini comme client de messagerie par défaut (comme Outlook) s'ouvrira pour envoyer cet e-mail.

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Si l'adresse e-mail que vous avez synchronisée reçoit des e-mails que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans Pipedrive, vous pouvez définir des adresses e-mail en particulier ([email protected]) ou un nom de domaine (@domaine.com) dont les e-mails doivent être ignorés dans Pipedrive.
Les noms de domaine et adresses ignorés n'apparaîtront plus dans l'onglet E-mail de votre compte Pipedrive.

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Dans Pipedrive, par défaut, seule l'adresse e-mail utilisée pour vous connecter à Pipedrive sera autorisée à utiliser l'adresse de CCI intelligente des e-mails associée à votre compte. Toutefois, si vous envoyez vos e-mails depuis une adresse différente de celle que vous avez utilisée pour vous connecter à Pipedrive, vous devriez ajouter cette adresse e-mail comme adresse e-mail alternative.
Lorsque vous ajoutez une adresse e-mail alternative, un e-mail de confirmation vous est envoyé à l'adresse indiquée, et la confirmation devra être validée avant que cette adresse puisse effectivement être utilisée dans Pipedrive.

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Ce paramètre configure le réglage des partages par défaut de tous les emails futurs dans Pipedrive. Notez que la modification de cette fonction ne changera pas les paramètres de partage actuels pour les e-mails existants, et elle ne s'appliquera qu'aux e-mails reçus après ces modifications.

  • Partager toutes mes conversations e-mail avec les autres personnes de l'entreprise— les autres utilisateurs de votre compte Pipedrive pourront voir les e-mails associés à n'importe quel contact ou offre qu'ils peuvent voir.
  • Garder toutes mes conversations e-mail privées — aucun autre utilisateur du compte ne pourra voir les e-mails, y compris les administrateurs.
Remarque: Pour partager des e-mails particuliers à d'autres utilisateurs de votre compte d'entreprise Pipedrive, vous pouvez régler les paramètres de visibilité pour chaque e-mail.


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Pipedrive reconnaîtra l'adresse e-mail du message reçu et associera automatiquement les e-mails au contact adéquat.
La section liaison automatique à l'offre permettra également à Pipedrive d'associer un e-mail à l'offre ouverte liée au destinataire, s'il en existe une dans le compte.
Si vous pensez avoir de nombreuses offres ouvertes avec le même destinataire dans Pipedrive, il peut être plus efficace de lier les e-mails manuellement uniquement, pour éviter toute confusion.

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Il est également possible de lier des prospects de votre boîte des prospects à vos e-mails grâce à la synchronisation des e-mails de Pipedrive. Pour plus d'informations sur l'envoi d'e-mails aux prospects, veuillez consulter cet article.


Remarque : Si vous supprimez un e-mail lié depuis l'onglet E-mail de votre compte Pipedrive, il n'apparaîtra plus dans la vue détaillée de l'offre associée. 


En cas de problèmes lors du paramétrage de la synchronisation des e-mails, vous pouvez suivre notre guide de dépannage sur la synchronisation des e-mails. Vous y trouverez des conseils pour résoudre les problèmes les plus fréquents.

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