Tietokanta

Aloittaminen automaatioiden kanssa

Jos huomaat toistavasi samoja hallintatehtäviä Pipedrivessa – aikatauluttamassa samaa toimintoa sen jälkeen, kun kauppa on siirretty tiettyyn vaiheeseen putkessasi – voi olla yrityksesi etujen mukaista automatisoida nämä tehtävät, jotta voit keskittyä tärkeisiin asioihin, jotka auttavat liiketoimintasi menestymään.

Automaatiot Pipedrivessa koostuvat kahdesta osasta – laukaiseva tapahtuma ja toimintatapahtuma.

• Trigger-tapahtuma edustaa "jos" osaa if-then-lausunnosta: Jotta automaatio voitaisiin suorittaa, tietty toimenpide on ensin tapahtunut.
  Tämä toimenpide voi sisältää henkilön, organisaation, toiminnan tai kaupan luomisen, päivittämisen tai poistamisen Pipedrivessa. Vaihtoehtoisesti voit käyttää päivämäärälaukaisinta, joka käynnistää automaation määrätyn päivämäärän perusteella, kuten sopimuksen uusimisen tai tapahtuman määräajan.
• Toimintatapahtuma edustaa "sitten" osaa if-then-lausunnosta: Kun laukaisutapahtuma tapahtuu, tämä on vaihe, joka määrittelee, mitä automaatio tekee vastauksena.
  Tämä toimenpide voi sisältää henkilön, organisaation, toiminnan tai kaupan automaattisen luomisen, päivittämisen tai poistamisen Pipedrivessa. Lisäksi se voi sisältää sähköpostin lähettämisen sähköpostiosoitteesta, joka on synkronoitu Pipedrive-tilisi kanssa.

Ensimmäisen automaation luominen

Päästäksesi automaatio-ominaisuuteen, klikkaa “...” (Lisää) > Automaatioita.

Aloittaaksesi automaation luomisen, klikkaa “+ Automaatiota” painiketta automaatisivun vasemmassa yläkulmassa.

Aloittaaksesi automaation suunnittelun, klikkaa “Lisää laukaisin” painiketta. Näet sivupalkin, jossa voit valita kohteen ja tapahtuman, joka laukaisee automaatiosi.

Kun määrität laukaistinta, voit valita “Tapahtumalaukaisin” ja “Päivämäärälaukaisin” välillä.

Tapahtumalaukaisin tarjoaa sinulle kuusi entiteettiä vaihtoehtoa (kauppa, henkilö, aktiviteetti, liidi, organisaatio, ja projekti), joista jokaisessa on kolme tyyppiä tapahtumia, jotka laukaisevat automaation (lisätty, päivitetty, tai poistettu).

Päivämäärälaukaisin tarjoaa sinulle neljä entiteettiä vaihtoehtoa (kauppa, henkilö, aktiviteetti, ja organisaatio), joista jokaisessa on mahdollisuus valita tarkka päivämääräkenttä, ja kolme parametria (tarkka päivämäärä, ennen päivämäärää, ja jälkeen päivämäärää) automaation laukaisemiseksi.

Lisätietoja päivämäärälaukaisimista, tarkista tämä artikkeli.

Kun olet valinnut laukaistintyypin ja laukaisutapahtuman, klikkaa “Käytä laukaistinta” painiketta.

Edistyneempiä automaatioita varten voit lisätä odota ehtoja tai if/else ehtoja jakamaan automaatiota kahteen tai useampaan polkuun.

Kun olet tallentanut ehdon, napsauta plus-merkkiä “+“ valitaksesi seuraavan askeleesi. Tämä voi olla toinen ehto tai toimintatapahtumasi.

Kun määrität toimintoa, voit valita oletusvaihtoehtojen – henkilö, organisaatio, liidi, kauppa, aktiviteetti, sähköposti, muistiinpanot, kampanjat, projektit ja webhookit – lisäksi integraatiot – Slack, Microsoft Teams, Trello ja Asana tyyppisiä toimintoja, jotka ovat erityisiä kullekin vaihtoehdolle.

Voit lisätä useita toimintoja automaatioosi, ja ne suoritetaan aina ylhäältä alaspäin listassa. Esimerkiksi vaihetta 3 suoritetaan vain sen jälkeen, kun vaihe 2 on valmis.

Huomaa kuitenkin, että automaatiot tarkistavat ehdon vain kerran jokaiselle laukaistulle toiminnolle, ellet käytä wait until event -ehtoa. Jos tietyn toiminnan ehto ei täyty, toimintoa ei suoriteta, eikä järjestelmä siirry seuraavaan vaiheeseen.

Tässä näet, miten voit asettaa automaatio, joka siirtää uuden kauppasi eri putkeen riippuen kaupan omistajasta.

Määrittääksesi, mitkä käyttäjät saavat laukaista tämän automaation, tarkista vaihtoehto automaation yläosasta ja valitse, mikä vaihtoehto sinua miellyttää.

Kun olet tehnyt kaikki valintasi ja suunnitellut automaatiosi, napsauta “Tallenna” painiketta viimeistelläksesi automaation.

Kun olet tallentanut automaattisi, se luetellaan automaatioluettelossa.

Automaatioluettelon näkymä

Voit myös tarkastella kaikkia luomiasi automaatioita yhdessä koko yrityksen Pipedrive-tilin automaatioiden kanssa, lajitella päivitysaikojen mukaan ja käyttää suodattimia.

Voit muokata, poistaa tai merkitä automaatioita aktiivisiksi tai passiivisiksi. Jos automaatio on merkitty passiiviseksi, laukaisija- ja toimintoja ei suoriteta.

Passiiviset automaatiot on harmaantunut, mikä sallii sinun nopeasti ymmärtää, mitkä ovat nykyisin aktiivisia Pipedrive-tililläsi.

Lisätietoja automaatioluettelon näkymästä löydät tästä artikkelista.

Siirtoautomatisoinnit

Riippumatta siitä, jättääkö käyttäjä yrityksen vai onko hän vain lomalla, toinen käyttäjä saattaa tarvita pääsyä heidän automatisointeihinsa vianetsimistä varten tai voidakseen siirtää ne toiselle henkilölle. Tämä voidaan tehdä siirtämällä olemassa olevien automatisointien omistajuus.

Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Vain seuraavissa käyttäjätyypeissä on mahdollisuus siirtää automatisointeja:

• Globaalit sovellus admin -käyttäjät voivat siirtää minkä tahansa automaation itselleen tai muille globaalille sovellusadminille
• Kaupat-sovellus admin -käyttäjät ja globaalit tavalliset käyttäjät joilla on käyttöoikeus ”Lisää automatisointeja” voivat siirtää omat automatisointinsa globaalille sovellusadminille

Omistajuuden siirto

Yksittäinen siirto

Avaa automatisoinnin esikatselu. Kun viet hiiren omistajan nimen päälle vasemmalla, napsauta kynäikonia, tai napsauta ”...” oikealla ja “Siirrä omistajuus.”

Massasiirto

Automatisointinäkymässä, valitse siirrettävien automatisointien valintaruudut näytön vasemmalla puolella.

Napsauta sitten “Siirrä omistajuus”.

Kun napsautat “Siirrä omistajuus,” sinun on valittava käyttäjä, jolle haluat siirtää automaation.

Ennen siirron loppuun saattamista näet varoituksen, jossa on luettelo tapahtumista, jotka tapahtuvat automaation siirron jälkeen. Varoituksen tapahtumat voivat vaihdella automaation vaiheiden mukaan (esimerkiksi, onko käynnissä odottavia toteutuksia, onko integraatio asennettu ja käytetty automaatiossa).

Varmista, että luet tämän varoituksen huolellisesti ennen kuin jatkat.

Varoitusikkunassa voit peruuttaa odottavat toteutukset kyseiselle automaatiolle. Jos rastit ruudun, kaikki odottavat toteutukset peruutetaan eikä niitä toteuteta. Esim., jos automaatio on säädetty lähettämään sähköposti 5 päivää aktivoinnin jälkeen ja nämä toteutukset ovat edelleen käynnissä, ne peruutetaan, eikä sähköpostia lähetetä.

Kun automaatio on siirretty, se ilmestyy vastaanottavan omistajan automatisointiluetteloon. Siirretty automaatio on poistettu käytöstä, joten vastaanottava omistaja voi tarkistaa ja vianetsiyä sen tarvittaessa.

Automaatioon lisätään siirretty -merkintä osoittamaan, että se on siirretty.

Vastaanottava omistaja voi nyt konfiguroida automaation, mukaan lukien muokkaaminen ja aktivointi.