Tietokanta

Aloittaminen automaatioiden kanssa

Jos toistat usein samoja hallinnollisia tehtäviä Pipedrivessa – kuten aktiviteetin aikatauluttamista, kun kauppa siirtyy tiettyyn vaiheeseen – voi olla järkevää automatisoida ne, jotta voit keskittyä tärkeisiin asioihin, jotka tekevät liiketoiminnastasi menestyvän.

Automaatit Pipedrivessa koostuvat kahdesta osasta – laukaisevasta tapahtumasta ja toimintatapahtumasta.

• Laukaiseva tapahtuma edustaa “jos”-osaa jos-sitten-lauselmassa: Jotta automaatio käynnistyy, tietyn toiminnon on tapahduttava ensin.
  Tämä toiminto voi olla henkilön, organisaation, aktiviteetin tai kaupan luominen, päivittäminen tai poistaminen Pipedrivessä. Vaihtoehtoisesti voit käyttää päivämäärälaukaisinta, joka käynnistää automaation määritettynä päivänä, kuten sopimuksen uusimis- tai tapahtuman määräajan yhteydessä.
• Toimintatapahtuma edustaa “sitten”-osaa jos-sitten-lauseessa: Kun laukaisutapahtuma tapahtuu, tämä vaihe määrittää, mitä automaatio tekee vastauksena.
  Tähän toimintoon voi sisältyä henkilön, organisaation, aktiviteetin tai kaupan automaattinen luominen, päivittäminen tai poistaminen Pipedrivessä. Lisäksi siihen voi sisältyä sähköpostin lähettäminen siitä sähköpostiosoitteesta, joka on synkronoitu Pipedrive-tilisi kanssa.

Ensimmäisen automaation luominen

Päästäksesi automaatio-ominaisuuteen, avaa tilivalikko oikeassa yläkulmassa ja siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > Automaatio.

Aloittaaksesi automaation luomisen, napsauta “+ Automaatio” -painiketta.

Valitse, haluatko aloittaa “Tapahtumalaukaisulla” vai “Päivämäärälaukaisulla”. Tämä avaa sivupalkin, jossa voit määrittää kohteen ja tapahtuman, jotka käynnistävät automaation.

Tapahtumakäynnistin tarjoaa sinulle kuusi vaihtoehtoa (kauppa, henkilö, toiminta, liidi, organisaatio ja projekti), joista jokaisella on kolme tapahtumatyyppiä, jotka käynnistävät automaation (lisätty, päivitetty tai poistettu).

Päivämääräkäynnistin tarjoaa sinulle neljä vaihtoehtoa (kauppa, henkilö, toiminta ja organisaatio), joista jokaisella on mahdollisuus valita tietty päivämääräkenttä ja kolme parametria (tarkka päivämäärä, ennen päivämäärää ja jälkeen päivämäärän) automaation käynnistämiseksi.

Lisätietoja päivämääräkäynnistimistä löydät tästä artikkelista.

Kun olet valinnut käynnistystyypin ja käynnistystapahtuman, napsauta “Käytä käynnistintä” -painiketta.

Kun laukaisutapahtuma on asetettu, voit tämän jälkeen lisätä sille ehtoja. Täällä voit valita ehdotetuista ehdoista tai lisätä omia määrittääksesi, milloin automaation pitäisi käynnistyä.

Kun olet tallentanut ehtosi, napsauta “+” -ikonia lisätäksesi toisen vaiheen, joko toisen ehdon tai toimintatapahtuman.

Edistyneempiä automaatioita varten voit lisätä odota ehtoja tai if/else-ehtoja jakamaan automaattisi kahteen tai useampaan polkuun.

Määritellessäsi toimintoasi voit valita oletusvaihtoehdoista – henkilö, organisaatio, liidi, kauppa, aktiviteetti, sähköposti, huomautukset, kampanjat, projektit ja webhookit – sekä integraatioista – Slack, Microsoft Teams, Trello ja Asana. Voit valita toimintatyyppejä, jotka ovat yksilöllisiä jokaiselle vaihtoehdolle.

Voit lisätä automaatioosi useita toimintoja, ja ne suoritetaan aina ylhäältä alaspäin luettelossa. Esimerkiksi vaihe 3 suoritetaan vasta, kun vaihe 2 on valmis.

Huomaa kuitenkin, että automaatiot tarkistavat vain kerran, täyttyykö ehto jokaiselle laukaistulle toiminnolle, ellet käytä ehtoa odota kunnes tapahtuma. Jos tietyn toiminnon ehto ei täyty, toimintoa ei suoriteta, eikä järjestelmä suorita seuraavaa vaihetta.

Tässä voit nähdä, kuinka luoda automaatio, joka siirtää uuden kauppasi eri putkeen riippuen kaupan omistajasta.

Määrittääksesi, mitkä käyttäjät saavat käynnistää tämän automaation, tarkista vaihtoehto automaation yläosassa ja valitse haluamasi vaihtoehto.

Kun olet asettanut automaattisi, napsauta “Tallenna” -painiketta ja aseta se “Aktiiviseksi” aloittaaksesi sen käytön.

Kun automaatio on aktiivinen, se toimii automaattisesti aina, kun käynnistysvaatimukset täyttyvät.

Voit hallita tallennettua automaatiotasi automaatioluettelonäkymässä milloin tahansa.

Automaatioiden luettelo

automaatioiden luettelossa voit nähdä kaikki automaatiot yhdessä tiimisi jäsenten luomien kanssa, lajitella viimeisimmän päivitysajan mukaan ja soveltaa suodattimia.

Voit muokata, poistaa tai kytkeä automaatioita aktiiviseksi tai inaktiiviseksi. Jos automaatio on inaktiivinen, sen laukaisin ja toiminnot eivät käynnisty.

Passiiviset automaatiot näkyvät harmaana, mikä helpottaa aktiivisten automaatioiden tunnistamista Pipedrive-tililläsi.

Lue lisää automaatioiden luettelosta tästä artikkelista.

Siirtoautomatisoinnit

Riippumatta siitä, onko käyttäjä lähdössä yrityksestä tai vain vapaalla, toinen käyttäjä saattaa tarvita pääsyn hänen automaatioihinsa vianmääritystä tai uudelleen kohdentamista varten. Tämän tekemiseksi siirrä automaation omistajuus.

Käyttäjät ja oikeudet

Vain seuraavat käyttäjätyypit voivat siirtää automaatioita:

• Globaalit sovellus ylläpitäjät voivat siirtää minkä tahansa automaation itselleen tai muille globaaleille sovellusylläpitäjille
• Kaupat-sovellus ylläpitäjät ja globaalit tavalliset käyttäjät joilla on oikeus ”Lisää automaatioita” voivat siirtää omat automaationsa globaaleille sovellusylläpitäjille

Siirrä omistajuus

Yksittäinen siirto

Avaa automaation esikatselu. Kun viet hiiren omistajan nimen päälle vasemmalla, klikkaa kynäkuvaketta tai klikkaa oikealla ”...” ja “Siirrä omistajuus.”

Massasiirto

Automaatio-näkymässä, valitse siirrettävien automaatioiden valintaruudut näytön vasemmalla puolella.

Napsauta sitten “Siirrä omistajuus”.

Kun napsautat “Siirrä omistajuus,” sinun on valittava käyttäjä, jolle haluat siirtää automaation.

Ennen siirron viimeistelyä näet vastuuvapauslausekkeen, jossa luetellaan mitä siirron jälkeen tapahtuu automaatiolle. Vastuuvapauslausekkeen tapahtumat voivat vaihdella automaation vaiheiden mukaan (esimerkiksi jos aktiivisia suorituksia on kesken, jos integraatio on asennettu ja sitä käytetään automaatiossa).

Varmista, että luet tämän vastuuvapauslausekkeen huolellisesti ennen jatkamista.

Jos kyseiseen automaatioon liittyy kesken olevia suorituksia, voit peruuttaa ne kaikki valitsemalla valintaruudun. Esim. jos automaatio on määritetty lähettämään sähköposti 5 päivää laukaisun jälkeen ja nämä suoritusvaiheet ovat yhä kesken, ne peruutetaan eikä sähköpostia lähetetä.

Kun automaatio on siirretty, se näkyy vastaanottajan automaatioiden luettelonäkymässä. Siirretty automaatio deaktivoidaan, jotta vastaanottaja voi tarkistaa ja korjata sen tarvittaessa.

Automaatioon lisätään siirretty-merkintä osoittamaan, että se on siirretty.

Vastaanottava omistaja voi nyt määrittää automaation, mukaan lukien muokkaamisen ja aktivoinnin.