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Base de Connaissance

Automatisation du flux de travaux

Remarque : L'Automatisation du flux de travail fait partie des nombreuses fonctionnalités des abonnements Avancé, Professionnel et Entreprise de Pipedrive.

 

Si vous débutez avec Pipedrive, vous pouvez consulter notre cours Automatisez les tâches triviales et gagnez du temps de l'Académie Pipedrive.


Si vous vous trouvez obligé de répéter les mêmes tâches administratives dans Pipedrive – programmer la même activité une fois qu'une offre a franchi une étape spécifique dans votre Pipeline – il pourrait être intéressant pour votre entreprise d'automatiser ces tâches, afin de vous permettre de vous concentrer sur ce qui fait marcher vos affaires.

Si vous envisagez d'utiliser la fonctionnalité d'automatisation des flux de travail pour envoyer des e-mails à vos contacts, nous vous suggérons de découvrir plus en détail comment procéder ici.

Pour accéder à la fonctionnalité d'automatisation du flux de travail, cliquez sur l'onglet « ... » (plus) > Automatisation du flux de travail.

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Remarque : Seuls les utilisateurs administrateurs dans Pipedrive peuvent créer des flux de travail, à moins que l'autorisation correspondante ait été activée pour les utilisateurs rattachés à d'autres ensembles d'autorisations dans le compte d'entreprise Pipedrive. Pour en savoir plus sur les ensembles d'autorisations dans Pipedrive, cliquez ici.


Pour créer un flux de travail, cliquez sur le bouton Nouveau flux de travail situé dans le coin supérieur droit de la page d'automatisation des flux de travail dans l'application Pipedrive.
Une fois que vous avez cliqué dessus, saisissez un nom (et éventuellement une description) pour le flux de travail en question — vous pourrez changer ce nom ultérieurement — puis cliquez sur Commencer.

Remarque : Le nom de l'automatisation peut contenir jusqu'à 120 caractères.


Une fois lancé, vous verrez s'afficher une page illustrant verticalement toutes les étapes de votre automatisation.
Dans Pipedrive, une automatisation est composée de deux parties — un événement déclencheur et une action.

  • L' événement déclencheur est la partie «if» d’une équation If-Then: avant que l’automatisation ne se produise, cette action programmée doit se produire.
    Il peut s’agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d’une personne, d’une organisation, d’une activité ou d’une offre dans Pipedrive.
  • L' événement d’action est la partie "Then" d’une équation If-Then: une fois que l’événement déclencheur s’est produit, il s’agit de l’action que vous souhaitez effectuer.
    Il peut s’agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d’une personne, d’une organisation, d’une activité ou d’une offre dans Pipedrive, ou de l’envoi d’un e-mail à partir de l’adresse e-mail synchronisée à votre compte Pipedrive.

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Vous concevez évidemment ce flux de travail en fonction des besoins de votre entreprise, mais la fonctionnalité d'automatisation des flux de travail peut être utilisée dans les cas suivants :

  • Lorsqu'une offre est créée dans la première étape de votre pipeline, envoyer un e-mail type de contact à l'adresse e-mail de la personne associée à cette offre.
  • Lorsqu'une nouvelle personne de contact est ajoutée dans Pipedrive, créer une offre et l'associer à cette personne, pour être sûr que chaque personne est suivie dans votre pipeline.
  • Quand une activité est marquée comme effectuée, planifier automatiquement l'activité suivante pour cette offre et cette personne.
  • Lorsqu'une nouvelle personne de contact est créée dans Pipedrive, créer une activité pour téléphoner à cette personne, activité assignée au propriétaire de ce nouveau contact.


Pour concevoir votre automatisation, cliquez sur le bouton Configurer.
Au moment de configurer le déclencheur, vous avez le choix entre quatre options — Personne, Organisation, Offre et Activité — avec trois options concernant l'événement qui déclenchera l'automatisation — la création, la mise à jour ou la suppression.

Une fois le type de déclencheur et l'événement choisis, cliquez sur le bouton Appliquer.

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Après avoir mis en place le déclencheur, il vous faudra définir l'action.
Lors de sa définition, vous avez le choix entre cinq options — Personne, Organisation, Offre, Activité et E-mail — et vous pouvez choisir le type d'action pour chacune de ces options.

Remarque : Lorsque vous choisissez l'envoi d'un e-mail pour l'action de votre automatisation, cette action ne pourra utiliser que l'adresse e-mail synchronisée avec Pipedrive via la fonctionnalité de synchronisation des e-mails. Vous ne pouvez utiliser aucune autre adresse e-mail ou aucun autre compte pour l'automatisation.


Une fois le type d'action et l'événement déclencheur choisis, cliquez sur le bouton Étape suivante pour fournir les informations relatives à l'action souhaitée.
Après avoir spécifié ces informations, cliquez sur le bouton Appliquer.

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Remarque : Pour découvrir comment automatiser les notifications Slack avec la fonctionnalité d'automatisation du flux de travail, cliquez ici.


Si vous souhaitez fournir des étapes supplémentaires — au milieu ou à la fin de votre flux de travail — cliquez sur l'icône + à l'endroit souhaité pour y ajouter ces informations.

Remarque : Si vous mettez en place un déclencheur pour créer une activité et que vous ne définissez pas de date pour cette action, elle sera définie à la date du déclenchement de l'action. Pour planifier une activité prévue pour l'avenir, choisissez les options telles que « Dans un jour » ou « Vendredi prochain » pour les dates d'échéance relatives au déclenchement de l'action.


L'ajout d'informations supplémentaires au milieu du flux de travail fournira des conditions de déclenchement additionnelles et préalables à l'activation de l'action. L'ajout d’autres actions à la fin du flux de travail augmentera le nombre d'actions qui seront effectuées lorsque l’événement déclencheur se produira.

En fonction de la nature de votre flux de travail, vous pouvez souhaiter que l'automatisation ne soit déclenchée que par vous-même, ou vous pouvez souhaiter qu’elle soit déclenchée par n’importe quel utilisateur dans le compte Pipedrive.
Pour spécifier qui est autorisé à déclencher cette automatisation, cochez l’option en bas à gauche du flux de travail et spécifiez l’option que vous préférez.

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Une fois que vous avez fait tous vos choix et que vous avez défini votre flux de travail, cliquez sur le bouton Enregistrer pour finaliser votre automatisation.

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Une fois que vous avez enregistré votre flux de travail, tous vos flux de travail seront répertoriés sur la page Automatisation de flux de travail dans l’application Pipedrive.
Vous pouvez également voir tous les flux de travail que vous avez créés, ainsi que les flux de travail qui ont été créés pour l’ensemble du compte d'entreprise Pipedrive.

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Vous pouvez modifier ou supprimer des flux de travail, ou les marquer comme actifs ou inactifs. Si un flux de travail est marqué comme inactif, les fonctions déclencheur et action ne seront pas exécutées.
Les flux de travail inactifs sont grisés, pour que vous puissiez repérer du premier coup d'œil quelles sont les automatisations actuellement actives dans votre compte Pipedrive.

Remarque : L'importation de données dans votre compte Pipedrive ne déclenche pas d'action dans l'automatisation du flux de travail, y compris celles associées à la création ou la mise à jour d'informations dans le compte Pipedrive.

 

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