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Pipedrive

Automatisation du flux de travail

Remarque : L'Automatisation du flux de travail est l'une des nombreuses fonctionnalités utiles des plans Avancé, Professionnel et Entreprise de Pipedrive. Pour savoir comment changer d’abonnement, cliquez ici.

 


Si vous vous rendez compte que vous répétez les mêmes tâches administratives dans Pipedrive (programmer la même activité après qu'une offre a atteint un certain stade dans votre pipeline), il pourrait être dans l'intérêt de votre entreprise d'automatiser ces tâches, afin que vous puissiez vous concentrer sur les choses importantes qui permettent à votre entreprise de prospérer.

Si vous envisagez d'utiliser l'automatisation du flux de travail pour envoyer des e-mails à vos contacts, vous trouverez ici plus d'informations sur la façon de procéder.

Pour activer la fonctionnalité d'automatisation des flux de travail, un utilisateur administrateur doit se rendre dans Paramètres > Personnaliser > Fonctionnalités, trouver l'option Automatisation des flux de travail et l'activer pour votre compte d'entreprise Pipedrive.
Une fois que cette fonctionnalité est activée, rendez-vous dans Paramètres et cliquez sur Automatisation des flux de travail en haut de l'écran. Vous pouvez aussi accéder à cette fonctionnalité en cliquant sur votre photo en haut à droite de l'appli Pipedrive et en sélectionnant Automatisation.

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Remarque : Seuls les utilisateurs administrateurs peuvent créer des flux de travail, à moins que la permission ait été activée dans l'ensemble d'autorisations des autres utilisateurs dans le compte d'entreprise Pipedrive. Pour en savoir plus sur les ensembles d’autorisations dans Pipedrive, cliquez ici.

Pour commencer à créer un flux de travail, cliquez sur le bouton nouveau flux de travail, situé dans le coin supérieur droit de la page automatisation du flux de travail dans l’application Pipedrive.
Une fois que vous avez cliqué, indiquez un nom (et une description, si utile) pour votre flux de travail prévu — ne vous inquiétez pas, ce nom peut être modifié plus tard - et cliquez sur Démarrer.

Une fois que vous avez commencé, vous verrez une page pour votre automatisation, mappée verticalement pour afficher les étapes programmées de votre automatisation.
Une automatisation dans Pipedrive est composé de deux parties - un événement déclencheur et un événement d’action.

  • L' événement déclencheur est la partie « si » d’une équation If-then : avant que l’automatisation ne se produise. Cette action programmée doit se produire.
    Il peut s’agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d’une personne, d’une organisation, d’une activité ou d’une offre dans Pipedrive.
  • L' événement déclencheur est la partie "Then" d’une équation if-then: lorsque l’événement déclencheur s’est produit, il s’agit de l’action que vous souhaitez effectuer.
    Il peut s’agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d’une personne, d’une organisation, d’une activité ou d’une offre dans Pipedrive, ou de l’envoi d’un e-mail à partir de l’adresse e-mail synchronisée à votre compte Pipedrive.

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La façon dont vous concevez votre flux de travail répond aux besoins de votre entreprise, bien sûr, mais la fonctionnalité Automatisation du flux de travail peut être utilisée pour les éléments suivants :

  • Lorsqu'une offre est créée dans la première étape de votre pipeline, envoyer un e-mail type de contact à l'adresse e-mail de la personne associée à cette offre.
  • Lorsqu’un nouveau contact est ajouté à Pipedrive, créez une offre et associez-la à cette personne, assurez-vous que chaque personne soit surveillée dans votre pipeline.
  • Quand une activité est marquée comme effectuée, planifier automatiquement l'activité suivante pour cette offre et cette personne.
  • Lorsqu'une nouvelle personne de contact est créée dans Pipedrive, créer une activité pour téléphoner à cette personne, activité assignée au propriétaire de ce nouveau contact.

Pour commencer à concevoir votre automatisation, cliquez sur le bouton configurer.
Lorsque vous configurez votre déclencheur, vous pouvez choisir entre quatreoptions personne ,organisation, offre et activité – avec trois options concernant l’événement associé à cet élément va déclencher l’automatisation – création, mise à jour ou suppression. Une fois que vous avez choisi le type de déclencheur et l’événement déclencheur, cliquez sur le bouton appliquer.



Avec l'eng_workflow_3.png
événement déclencheur en place, vous devrez
définir l’événement d’action.
Lorsque vous définissez votre événement d’action, vous pouvez choisir entre cinq optionspersonne, organisation, offre, activité et messagerie – et sont en mesure de choisir des types d’action spécifiques à chaque option. Remarque: lorsque vous choisissez d’envoyer un e-mail comme un événement d’action dans votre automatisation, l’événement d’action ne pourra utiliser que l’adresse e-mail synchronisée pour Pipedrive via la fonctionnalité de synchronisation des e-mails.

Aucun autre compte ou adresse e-mail ne peut être utilisé pour l'automatisation.

Une fois le type d'action et l'événement déclencheur choisis, cliquez sur le bouton Étape suivante pour fournir les informations relatives à l'action souhaitée.
Après avoir spécifié ces informations, cliquez sur le bouton Appliquer.

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Remarque : Pour en savoir plus sur l'automatisation des notifications Slack avec les flux de travail, cliquez ici

Si vous souhaitez ajouter des étapes supplémentaires à votre flux de travail, cliquez sur l'icône + dans n'importe quel endroit pour ajouter ces informations.

Remarque : Si vous mettez un déclencheur pour créer une activité sans indiquer de date pour cette action, elle prendra alors comme valeur la date de son exécution. Pour planifier une activité à venir, choisissez des options telles que «en un jour» ou «mardi prochain» pour dates d’échéance qui sont relatives à l’heure à laquelle l’action a été déclenchée.
Ajouter des informations supplémentaires au milieu de la flux de travail vous fournira d’autres conditions de déclenchement avant d’activer l’action de l'
événement. Ajouter d’autres actions à la fin de la flux de travail va ajouter d’autres actions qui résultent lorsque l’événement déclencheur se produit.
En fonction de la nature de votre flux de travail, vous pouvez souhaiter qu’elle ne soit déclenchée que par vous-même, ou vous pouvez souhaiter qu’elle soit déclenchée par n’importe quel utilisateur dans le compte
Pipedrive.
Pour spécifier qui est autorisé à déclencher cette automatisation, cochez l’option en bas à gauche de la flux de travail et spécifiez l’option que vous préférez.
Une fois que vous avez fait tous vos choix et que vous avez conçu votre flux de travail, cliquez sur le bouton enregistrer pour finaliser votre automatisation.
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Une fois que vous avez enregistré votre flux de travail, tous vos flux de travail seront répertoriés sur la page automatisation flux de travail dans
l’application Pipedrive. vous pouvez également voir tous vos flux de travail créés, ainsi que les flux de travail eng_workflow_5.png

qui ont été créés pour l’ensemble du compte entreprise Pipedrive.

Vous pouvezwa5.png
modifier, supprimer ou marquer des flux de travail comme
actifs ou inactifs. Si un flux de travail est marqué comme inactif, le déclencheur et les fonctions d’action ne se produisent pas.
Les flux de travail inactifs sont grisés, pour vous permettre de comprendre rapidement quelles automatisations sont actuellement actives dans votre compte Pipedrive. Remarque:
l’importation de données dans votre compte Pipedrive ne déclenche aucune action dans les automatisation de flux de travail, même celles associées à la création ou à la mise à jour d’informations dans le compte Pipedrive.

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