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Pipedrive

Automatisation du flux de travaux

Remarque : L'Automatisation du flux de travail est l'une des nombreuses fonctionnalités utiles des plans Avancé, Professionnel et Entreprise de Pipedrive. Pour savoir comment changer d’abonnement, cliquez ici.

 


Si vous vous trouvez obligé de répéter les mêmes tâches administratives dans Pipedrive – programmer la même activité une fois qu'une offre a franchi une étape spécifique dans votre Pipeline – il pourrait être intéressant pour votre entreprise d'automatiser ces tâches, afin de vous permettre de vous concentrer sur ce qui fait marcher vos affaires.

Si vous envisagez d'utiliser la fonctionnalité d'automatisation des flux de travail pour envoyer des e-mails à vos contacts, nous vous suggérons de découvrir plus en détail ici la façon de procéder.

Pour accéder à la fonctionnalité d'automatisation des flux de travail, cliquez sur l'onglet Automatisation dans votre compte Pipedrive.

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Remarque : Seuls les utilisateurs administrateurs dans Pipedrive peuvent créer des flux de travail, à moins que l'autorisation correspondante ait été activée pour les utilisateurs rattachés à d'autres ensembles d'autorisations dans le compte d'entreprise Pipedrive. Pour en savoir plus sur les ensembles d’autorisations dans Pipedrive, cliquez ici.

Pour commencer à créer un flux de travail, cliquez sur le bouton nouveau flux de travail, situé dans le coin supérieur droit de la page automatisation du flux de travail dans l’application Pipedrive.
Une fois que vous avez cliqué, indiquez un nom (et une description, si utile) pour votre flux de travail prévu — ne vous inquiétez pas, ce nom peut être modifié plus tard - et cliquez sur Démarrer.

Une fois que vous avez commencé, vous verrez une page pour votre automatisation, mappée verticalement pour afficher les étapes programmées de votre automatisation.
Une automatisation dans Pipedrive est composé de deux parties - un événement déclencheur et un événement d’action.

  • L' événement déclencheur est la partie «if» d’une équation If-Then: avant que l’automatisation ne se produise, cette action programmée doit se produire.
    Il peut s’agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d’une personne, d’une organisation, d’une activité ou d’une offre dans Pipedrive.
  • L' événement d’action est la partie "Then" d’une équation If-Then: une fois que l’événement déclencheur s’est produit, il s’agit de l’action que vous souhaitez effectuer.
    Il peut s’agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d’une personne, d’une organisation, d’une activité ou d’une offre dans Pipedrive, ou de l’envoi d’un e-mail à partir de l’adresse e-mail synchronisée à votre compte Pipedrive.

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La façon dont vous réalisez ce flux de travail dépend des besoins de votre entreprise bien entendu, mais la fonctionnalité d'Automatisation des flux de travail peut être utilisée dans les cas suivants :

  • Lorsqu'une offre est créée dans la première étape de votre pipeline, envoyer un e-mail type de contact à l'adresse e-mail de la personne associée à cette offre.
  • Lorsqu'une nouvelle personne de contact est ajoutée dans Pipedrive, créer une offre et l'associer à cette personne, pour être sûr que chaque personne est suivie dans votre pipeline.
  • Quand une activité est marquée comme effectuée, planifier automatiquement l'activité suivante pour cette offre et cette personne.
  • Lorsqu'une nouvelle personne de contact est créée dans Pipedrive, créer une activité pour téléphoner à cette personne, activité assignée au propriétaire de ce nouveau contact.

Pour commencer à concevoir votre automatisation, cliquez sur le bouton configurer.
Lorsque vous configurez votre déclencheur, vous pouvez choisir entre quatreoptions personne ,organisation, offre et activité – avec trois options concernant l’événement associé à cet élément va déclencher l’automatisation – création, mise à jour ou suppression. Une fois que vous avez choisi le type de déclencheur et l’événement déclencheur, cliquez sur le bouton appliquer.



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événement déclencheur en place, vous devrez
définir l’événement d’action.
Lorsque vous définissez votre événement d’action, vous pouvez choisir entre cinq optionspersonne, organisation, offre, activité et messagerie – et sont en mesure de choisir des types d’action spécifiques à chaque option. Remarque: lorsque vous choisissez d’envoyer un e-mail comme un événement d’action dans votre automatisation, l’événement d’action ne pourra utiliser que l’adresse e-mail synchronisée pour Pipedrive via la fonctionnalité de synchronisation des e-mails.

Aucun autre compte ou adresse e-mail ne peut être utilisé pour l'automatisation.

Une fois le type d'action et l'événement déclencheur choisis, cliquez sur le bouton Étape suivante pour fournir les informations relatives à l'action souhaitée.
Après avoir spécifié ces informations, cliquez sur le bouton Appliquer.

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Remarque : Pour en savoir plus sur l'automatisation des notifications Slack avec les flux de travail, cliquez ici

Si vous souhaitez ajouter des étapes supplémentaires à votre flux de travail, cliquez sur l'icône + dans n'importe quel endroit pour ajouter ces informations.

Remarque : Si vous mettez un déclencheur pour créer une activité sans indiquer de date pour cette action, elle prendra alors comme valeur la date de son exécution. Pour planifier une activité à venir, choisissez des options telles que «en un jour» ou «mardi prochain» pour dates d’échéance qui sont relatives à l’heure à laquelle l’action a été déclenchée.
Ajouter des informations supplémentaires au milieu de la flux de travail vous fournira d’autres conditions de déclenchement avant d’activer l’action de l'
événement. Ajouter d’autres actions à la fin du flux de travail va ajouter d’autres actions qui seront effectuées lorsque l’événement déclencheur se produira.

En fonction de la nature de votre flux de travail, vous pouvez souhaiter que l'automatisation ne soit déclenchée que par vous-même, ou vous pouvez souhaiter qu’elle soit déclenchée par n’importe quel utilisateur dans le compte Pipedrive.
Pour spécifier qui est autorisé à déclencher cette automatisation, cochez l’option en bas à gauche du flux de travail et spécifiez l’option que vous préférez.

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Une fois que vous avez fait tous vos choix et que vous avez défini votre flux de travail, cliquez sur le bouton Enregistrer pour finaliser votre automatisation.

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Une fois que vous avez enregistré votre flux de travail, tous vos flux de travail seront répertoriés sur la page Automatisation de flux de travail dans l’application Pipedrive.
Vous pouvez également voir tous les flux de travail que vous avez créés, ainsi que les flux de travail qui ont été créés pour l’ensemble du compte d'entreprise Pipedrive.

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Vous pouvez modifier ou supprimer des flux de travail, ou les marquer comme actifs ou inactifs. Si un flux de travail est marqué comme inactif, le déclencheur et les fonctions d’action ne se produisent pas.
Les flux de travail inactifs sont grisés, pour vous permettre de comprendre rapidement quelles automatisations sont actuellement actives dans votre compte Pipedrive. Remarque:
l’importation de données dans votre compte Pipedrive ne déclenche aucune action dans les automatisation de flux de travail, même celles associées à la création ou à la mise à jour d’informations dans le compte Pipedrive.

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