Cliquez ici pour savoir comment nous contacter!
Status:

Pipedrive

Automatisation du flux de travail

Remarque : L'automatisation du flux de travail fait partie des nombreuses fonctionnalités utiles des abonnements Gold et Platinum de Pipedrive. Pour savoir comment changer d’abonnement, cliquez ici.

Si vous vous surprenez à répéter les mêmes tâches administratives dans Pipedrive – à programmer la même activité chaque fois qu'une offre est parvenue à une étape spécifique dans votre pipeline –, il pourrait être dans l'intérêt de votre compagnie d'automatiser ces tâches, afin que vous puissiez vous concentrer sur les choses importantes qui font prospérer votre business.

Pour activer la fonctionnalité d'Automatisation des flux de travail, un administrateur administrateur doit accéder à Paramètres > Personnaliser > Fonctionnalités, trouver l'option « Automatisation du flux de travail » et l'activer pour votre compte d'entreprise Pipedrive.
Une fois que c'est fait, rendez-vous dans Paramètres et cliquez sur Automatisation du flux de travail ,dans la partie supérieure de l'écran. Vous pouvez aussi accéder à cette fonctionnalité en cliquant sur votre photo en haut à droite de l'appli Pipedrive et en sélectionnant Automatisation.

eng_workflow.png

Remarque : Seuls les utilisateurs administrateurs peuvent créer des flux de travail, à moins que la permission ait été activée dans l'ensemble d'autorisations des autres utilisateurs dans le compte d'entreprise Pipedrive. Pour en savoir plus sur les ensembles d'autorisations dans Pipedrive, cliquez ici.

Pour commencer à créer un flux de travail, cliquez sur le bouton Nouveau flux de travail, qui se trouve en haut à droite de la page d'automatisation des flux de travail dans l'application Pipedrive.
Après avoir cliqué, indiquez un nom (et une description, en cas de besoin) pour le flux de travail que vous voulez créer – ne vous inquiétez pas, vous pourrez toujours modifier le nom par la suite – et cliquez sur Commencer.

Vous verrez s'afficher une page pour votre automatisation, disposée verticalement pour afficher les étapes de l'automatisation.
Une automatisation dans Pipedrive se compose de deux parties : un événement déclencheur et une action.

  • L'événement déclencheur est le « si » dans la paire si-alors : pour que l'action automatique se déroule, cette action programmée doit s'être produite.
    Il peut s'agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une offre dans Pipedrive.
  • L'action est le « alors » dans la paire si-alors : une fois que l'événement déclencheur s'est produit, c'est l'action que vous voulez voir effectuée.
    Il peut s'agir de la création, de la mise à jour ou de la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une offre dans Pipedrive, ou de l'envoi d'un e-mail depuis l'adresse e-mail synchronisée avec votre compte Pipedrive.

eng_workflow_2.png

La façon dont vous réalisez ce flux de travail dépend des besoins de votre entreprise bien entendu, mais la fonctionnalité d'Automatisation des flux de travail peut être utilisée dans les cas suivants :

  • Lorsqu'une offre est créée dans la première étape de votre pipeline, envoyer un e-mail type de contact à l'adresse e-mail de la personne associée à cette offre.
  • Lorsqu'une nouvelle personne de contact est ajoutée dans Pipedrive, créer une offre et l'associer à cette personne, pour être sûr que chaque personne est suivie dans votre pipeline.
  • Quand une activité est marquée comme effectuée, planifier automatiquement l'activité suivante pour cette offre et cette personne.
  • Lorsqu'une nouvelle personne de contact est créée dans Pipedrive, créer une activité pour téléphoner à cette personne, activité assignée au propriétaire de ce nouveau contact.

Pour commencer à construire votre automatisation, cliquez sur le bouton Configurer.
Lorsque vous configurez votre déclencheur, vous avez le choix entre quatre options – Personne, Organisation, Offre et Activité – et entre trois options pour l'événement relatif à l'élément choisi qui déclenchera l'action automatique – création, mise à jour ou suppression.

Une fois que vous avez choisi le type de déclencheur et l'événement déclencheur, cliquez sur le bouton Appliquer.

eng_workflow_3.png

Avec l'événement déclencheur en place, vous devez maintenant définir l'action à effectuer.
Pour définir l'action, vous avez le choix entre cinq options – Personne, Organisation, Offre, Activité et E-mail –, et vous pouvez choisir des types d'action spécifiques à chacune de ces options.

Remarque : Lorsque vous sélectionnez l'envoi d'un e-mail comme action dans votre automatisation, l'action ne pourra utiliser que l'adresse e-mail synchronisée à Pipedrive par l'outil de synchronisation des e-mails. Aucune autre adresse e-mail ni aucun autre compte ne peuvent être utilisés dans le cadre de ce flux de travail automatique.

Une fois que vous avez choisi le type d'action et l'événement déclencheur, cliquez sur le bouton Étape suivante pour entrer les détails spécifiques de l'action.
Une fois ces détails indiqués, cliquez sur le bouton Appliquer.

eng_workflow_4.png

Si vous souhaitez introduire une ou des étape(s) supplémentaire(s) – au cours ou à la fin de votre flux de travail –, cliquez sur l'icône + à l'un ou l'autre endroit, pour ajouter cette information.

Remarque :Si vous fixez un déclencheur pour créer une activité sans spécifier de date pour cette activité, celle-ci sera configurée pour être effectuée le jour même où l'événement déclencheur se sera produit. Pour planifier une activité devant être effectuée dans le futur, choisir des options telles que « Un jour plus tard » ou « Mardi prochain » pour désigner des dates relativement au moment où l'action a été déclenchée.

L'ajout d'informations supplémentaires au milieu du flux de travail apportera d'autres conditions de déclenchement précédant la mise en œuvre de l'action. Ajouter de nouvelles actions à la fin du flot de travail ajoutera des actions qui seront réalisées lorsque l'événement déclencheur se produira.

Suivant la nature de votre flot de travail, vous pouvez décider qu'il ne puisse être déclenché que par vous-même, ou qu'il puisse l'être par n'importe quel utilisateur du compte Pipedrive.
Pour indiquer qui est autorisé à déclencher cette action automatique, cliquez sur l'option dans le coin inférieur gauche du flux de travail et indiquez l'option choisie.

triggered_by.png

Une fois que vous avez indiqué tous vos choix et construit votre flux de travail, cliquez sur le bouton Enregistrer pour finaliser votre automatisation.

eng_workflow_5.png

Une fois que votre flux de travail est enregistré, tous vos flux de travail sont listés sur votre page d'Automatisation des flux de travail dans l'application Pipedrive.
Vous pouvez aussi voir tous les flots de travail que vous avez créés, ainsi que tous ceux qui ont été créés dans l'ensemble du compte Pipedrive d'entreprise.

wa5.png

Vous pouvez modifier, supprimer, activer ou désactiver des flux de travail. Si un flux de travail est marqué comme inactif, les fonctions déclencheur et action ne se produiront pas.
Les flux de travail inactifs sont grisés, pour vous permettre de voir en un coup d'œil quels flux automatiques sont actifs à un moment donné dans votre compte Pipedrive.

Remarque : L'importation de données dans vote compte Pipedrive ne déclenche aucune action dans l'Automatisation des flux de travail, même ceux qui sont associés à la création ou à la mise à jour d'informations dans le compte Pipedrive.

Des questions? 

Cliquez ici pour savoir comment nous contacter!


Looking for Training Courses and Tutorials? 

Visit our Pipedrive Academy.