Base de connaissances

Les premiers pas avec les automatisations

Si vous répétez souvent les mêmes tâches administratives dans Pipedrive – comme la planification d'une activité lorsqu'une affaire atteint une étape prédéfinie –, il peut être utile de les automatiser afin de pouvoir vous concentrer sur les dimensions importantes qui conditionnent le succès de votre entreprise.

Les automatisations dans Pipedrive sont constituées de deux parties — un événement déclencheur et un événement d'action.

• L'événement déclencheur représente le « si » dans la condition si-alors : pour que l'action automatique se déroule, une action spécifique doit s'être produite.
  Cette action peut comporter la création, la mise à jour ou la suppression d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une affaire dans Pipedrive. Alternativement, vous pouvez utiliser un déclencheur par date, qui lancera l'automatisation à une date spécifiée, par exemple la date de renouvellement d'un contrat ou la date limite d'un événement.
• L'événement d'action représente le « alors » dans la paire si-alors : une fois que l'événement déclencheur se produit, c'est l'étape qui définit ce que l'automatisation doit faire en réponse.
  Cette action peut comporter la création, la mise à jour ou la suppression automatiques d'une personne, d'une organisation, d'une activité ou d'une affaire dans Pipedrive. Elle peut en outre comprendre l'envoi d'un e-mail depuis l'adresse mail synchronisée à votre compte Pipedrive.

Créez votre première automatisation

Pour accéder à la fonctionnalité d'automatisation, ouvrez le menu du compte dans le coin supérieur droit et allez dans Outils et applications > Automatisations.

Pour créer une automatisation, cliquez sur le bouton « + Automatisation ».

Choisissez si vous voulez commencer par un « déclencheur par événement » ou un « déclencheur par date ». Cela ouvrira une barre latérale vous permettant de définir l'élément et l'événement qui initiera votre automatisation.

Le déclencheur par événement vous offre le choix entre six entités possibles (affaire, personne, activité, prospect, organisation ou projet) et, pour chaque entité, entre trois types d'événements déclenchant l'automatisation (ajouté, mis à jour ou supprimé).

Le déclencheur par date vous offre le choix entre quatre entités possibles (affaire, personne, activité ou organisation), avec à chaque fois la possibilité de choisir le champ de date spécifique et trois paramètres (à la date exacte, avant la date et après la date) pour déclencher l'automatisation.

Pour plus d'informations sur les déclencheurs par dates, consultez cet article.

Une fois que vous avez choisi le type de déclencheur et l'événement déclenchant, cliquez sur le bouton « Appliquer déclencheur ».

Une fois l'événement déclencheur mis en place, vous aurez la possibilité d'appliquer une condition (ou plusieurs conditions) à votre déclencheur. Vous pouvez choisir entre des conditions qui vous sont suggérées ou ajouter une activité sur mesure pour définir quand votre automatisation devrait démarrer.

Après avoir enregistré votre condition, cliquez sur l'icône « + » pour ajouter une autre étape, soit une autre condition, soit votre événement d'action.

Pour des automatisations plus avancées, vous pouvez ajouter des conditions d'attente ou des conditions de type si/sinon pour diviser votre automatisation en deux ou plusieurs chemins.

Pour définir votre action, vous avez le choix entre des options par défaut – personne, organisation, prospect, affaire, activité, e-mail, notes, campagnes, projets<0> et<0>webhooks – ou des intégrations – Slack, Microsoft Teams, Trello et Asana. Vous pouvez choisir des types d'action spécifiques à chaque option.

Vous pouvez ajouter plusieurs actions à votre automatisation, elles seront toujours exécutées du haut vers le bas de la liste. Par exemple, l'étape 3 ne sera exécutée qu'une fois l'étape 2 terminée.

Notez toutefois que les automatisations ne vérifient qu'une seule fois si la condition de chaque action déclenchée est vérifiée, à moins que vous utilisiez la condition d'attente d'un événement. Si une condition contrôlant une action spécifique n'est pas remplie, cette action ne sera pas exécutée et le système n'exécutera pas l'étape suivante.

Vous pouvez voir ici comment mettre en place une automatisation qui déplacera votre nouvelle affaire vers un nouveau pipeline en fonction du propriétaire de l'affaire.

Pour spécifier les utilisateurs qui sont autorisés à déclencher cette automatisation, cochez l'option en haut de l'automatisation, puis sélectionnez l'option que vous préférez.

Après avoir configuré votre automatisation, cliquez sur le bouton « Enregistrer » et activez-la pour commencer à l'utiliser.

Une fois activée, votre automatisation se déroulera automatiquement dès que les conditions de déclenchement seront vérifiées.

Vous pouvez gérer à tout moment vos automatisations enregistrées dans la vue en liste des automatisations.

Vue en liste des automatisations

Dans la vue en type des automatisations, vous pouvez voir toutes vos automatisations ainsi que celles qui ont été créées par vos coéquipiers, ordonnées suivant la date de dernière mise à jour, et vous pouvez leur appliquer des filtres.

Vous pouvez modifier ou supprimer des automatisations ou les faire basculer entre actives et inactives. Si une automatisation est inactive, son déclencheur et ses actions ne se dérouleront pas.

Les automatisations inactives sont affichées en grisé pour vous permettre d'identifier d'un seul coup d'œil lesquelles sont actuellement actives dans votre compte Pipedrive.

Pour en savoir plus sur la vue en liste des automatisations, lisez cet article.

Transfert d'automatisations

Si un utilisateur quitte l'entreprise, ou s'il s'absente juste pour une certaine période, un autre utilisateur peut avoir besoin d'accéder à ses automatisations pour les dépanner ou pour les attribuer à quelqu'un d'autre. Pour cela, transférez la propriété de l'automatisation.

Utilisateurs et autorisations

Seuls les utilisateurs des types suivants peuvent transférer des automatisations :

• Les utilisateurs administrateurs appli globaux peuvent transférer n'importe quelle automatisation à eux-même ou à un autre admin appli global
• Les utilisateurs admin appli affaires et les utilisateurs standard globaux disposant de l'autorisation « Ajouter des automatisations » peuvent transférer leurs propres automatisations aux admin appli globaux.

Transfert de propriété

Transfert simple

Ouvrez l'aperçu de l'automatisation. Passez le curseur sur le nom du propriétaire, à gauche, et cliquez sur l'icône crayon, ou cliquez sur « … », à droite, et sur « Transférer la propriété ».

Transfert groupé

Sur la vue des automatisations, cochez les cases des automatisations que vous voulez transférer, du côté gauche de l'écran.

Cliquez ensuite sur « Transférer la propriété ».

Lorsque vous cliquez sur « Transférer la propriété », vous devez sélectionner l'utilisateur à qui vous voulez transférer l'automatisation.

Avant de finaliser le transfert, vous verrez un avertissement détaillant ce qui se produira une fois que l'automatisation aura été transférée. Les événements énumérés dans cet avertissement peuvent varier suivant les étapes de l'automatisation (par exemple si des exécutions en attente sont activées, ou si une intégration est installée et utilisée dans une automatisation).

Prenez soin de lire attentivement cet avertissement avant de poursuivre.

Si vous avez des exécutions en cours pour cette automatisation, vous pouvez toutes les annuler en cochant la case correspondante. Par exemple, si l'automatisation est configurée pour envoyer un e-mail 5 jours après un événement déclencheur et si ces exécutions sont encore en cours, elles seront annulées et l'e-mail ne sera pas envoyé.

Une fois l'automatisation transférée, elle apparaîtra dans la vue en liste des automatisations du nouveau propriétaire. Une automatisation transférée est désactivée, permettant au propriétaire qui la reçoit de la passer en revue et de la dépanner si nécessaire.

L'automatisation portera une étiquette « transférée » pour indiquer le fait qu'elle a été transférée.

Le nouveau propriétaire sera alors capable de configurer l'automatisation – en particulier de la modifier et de l'activer.