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自動化の始め方

Pipedriveで同じ管理タスクを繰り返している場合（特定のステージに移動した後の取引に対する同じアクティビティをスケジュールするなど）、そのタスクを自動化することが会社にとって利益になるかもしれません。その方が、ビジネスを成長させるために重要なことに集中することができます。

自動化は、Pipedriveの2つの部分から構成されます – トリガーイベントとアクションイベントです。

• トリガーイベントは、if-then文の「もし」の部分を表します：自動化を実行するためには、特定のアクションが最初に発生する必要があります。
  このアクションは、Pipedriveの人物、組織、アクティビティ、または取引を作成、更新、または削除することを含む場合があります。あるいは、契約の更新やイベントの締切など、指定された日付に基づいて自動化を開始する日付トリガーを使用することもできます。
• アクションイベントは、if-then文の「その後」の部分を表します：トリガーイベントが発生した後、これが自動化が反応する方法を定義するステップです。
  このアクションは、Pipedriveの人物、組織、アクティビティ、または取引を自動的に作成、更新、または削除することが含まれます。また、Pipedriveアカウントに同期されたメールアドレスからのメール送信を含む場合もあります。

最初のオートメーションを作成する

オートメーション機能にアクセスするには、“...” (その他) > オートメーションをクリックしてください。

オートメーションの作成を開始するには、オートメーションページ左上の“+ オートメーション”ボタンをクリックしてください。

オートメーションの設計を始めるには、“トリガーを追加”ボタンをクリックしてください。サイドバーが表示され、オートメーションをトリガーするアイテムとイベントを選択できます。

トリガーを設定する際、“イベントトリガー”と“日付トリガー”のいずれかを選択できます。

イベントトリガーは、オートメーションをトリガーするための3種類のイベントを持つ6つのエンティティオプション（取引、人物、活動、リード、組織、プロジェクト）を提供します（追加、更新、または削除）。

日付トリガーは、特定の日付フィールドを選択するためのオプションと、オートメーションをトリガーするための3つのパラメータ（正確な日付、日付より前、日付より後）を提供する4つのエンティティオプション（取引、人物、活動、組織）を提供します。

日付トリガーの詳細については、この記事をチェックしてください。

トリガータイプとトリガーイベントを選択したら、“トリガーを適用”ボタンをクリックします。

トリガーイベントが設定されたら、トリガーに条件（または条件）を適用するオプションが表示されます。ここでは、オートメーションがトリガーされる条件を定義できます。

条件を保存したら、プラス記号“+”をクリックして次のステップを選択します。これには別の条件またはアクションイベントを選択できます。

アクションを定義する際、デフォルトのオプション（人物、組織、リード、取引、活動、メール、ノート、キャンペーン、 プロジェクト および ウェブフック ）のいずれかを選択できます。また、Slack、Microsoft Teams、Trello、Asanaなどの統合を選択することもできます。それぞれのオプションに特有のアクションタイプを選択できます。

オートメーションには複数のアクションを追加でき、常に上から順に実行されます。たとえば、ステップ3はステップ2が完了した後にのみ実行されます。

ただし、オートメーションは、wait until event条件を使用しない限り、トリガーされた各アクションの条件が満たされているかどうかを1回だけ確認します。特定のアクションの条件が満たされない場合、アクションは実行されず、システムは次のステップを実行しません。

ここでは、新しい取引を取引オーナーに応じて異なるパイプラインに移動するオートメーションを設定する方法を示します。

このオートメーションをトリガーすることができるユーザーを指定するには、オートメーションの上部にあるオプションを確認し、希望するオプションを選択してください。

すべての選択を行い、オートメーションを設計したら、“保存”ボタンをクリックしてオートメーションを確定します。

オートメーションを保存すると、オートメーションリストビューに一覧表示されます。

自動化リストビュー

あなたが作成したすべての自動化と、会社全体のPipedriveアカウントのために作成された自動化を並べて表示し、更新時間でソートし、フィルターを適用することもできます。

自動化を編集、削除、またはアクティブまたは非アクティブとしてマークすることができます。自動化が非アクティブとしてマークされている場合、トリガーとアクションの機能は発生しません。

非アクティブな自動化はグレー表示され、現在あなたのPipedriveアカウントでアクティブなものを迅速に理解することができます。

自動化リストビューの詳細については、この記事をご覧ください。

自動化の移行

ユーザーが会社を離れる場合や、単に休暇を取る場合、別のユーザーがトラブルシューティングのためや他の誰かに割り当てるために、そのユーザーの自動化にアクセスする必要があるかもしれません。これは、既存の自動化の所有権を移転することで実現できます。

ユーザーと権限

自動化を移転できるのは以下のタイプのユーザーのみです：

• グローバルアプリ管理者は、自分自身または他のグローバルアプリ管理者に自動化を移転できます
• 取引アプリ管理者ユーザーとグローバル通常ユーザーは、権限「自動化を追加」を持っている場合、自分の自動化をグローバルアプリ管理者に移転できます

所有権の移転

単一の移転

自動化プレビューを開きます。左側のオーナー名にマウスオーバーすると、鉛筆アイコンが表示されるのでクリックするか、右側の 「...」をクリックして「所有権を移転」を選択します。

一括移転

自動化ビューで、移転したい自動化のチェックボックスを画面の左側でマークします。

次に、「所有権を移転」をクリックします。

強調表示されている「所有権を移転」をクリックすると、自動化を移転したいユーザーを選択する必要があります。

移転を完了する前に、自動化が移転された後に発生するイベントのリストがある免責事項が表示されます。免責事項のイベントは、自動化のステップによって異なる場合があります（たとえば、保留中の実行がアクティブな場合や、統合がインストールされ、自動化で使用されている場合など）。

手続きを進める前に、この免責事項を注意深くお読みください。

免責事項のプロンプトでは、その自動化に対する保留中の実行をキャンセルできます。チェックボックスを選択すると、すべての保留中の実行がキャンセルされ、実行されません。例えば、自動化がトリガーの5日後にメールを送信するように設定されていて、その実行がまだ進行中の場合、それらはキャンセルされ、メールは送信されません。

自動化が移転されると、受取所有者の自動化リストビューに表示されます。移転された自動化は無効化されているため、受取所有者は必要に応じて確認およびトラブルシューティングを行うことができます。

自動化には、移転済みであることを示すための移転ラベルが追加されます。

受取所有者は、自動化の設定を行うことができ、編集やアクティブ化も可能です。