Baza wiedzy

Rozpoczynanie pracy z automatyzacjami

Jeśli zauważysz, że powtarzasz te same zadania administracyjne w Pipedrive – planując tę samą aktywność po przeniesieniu transakcji do konkretnego etapu w swoim lejku sprzedażowym – może być w interesie twojej firmy zautomatyzowanie tych zadań, aby móc skoncentrować się na ważnych rzeczach, które rozwijają twój biznes.

Automatyzacje w Pipedrive składają się z dwóch części – wydarzenia wyzwalającego i wydarzenia akcji.

• wydarzenie wyzwalające reprezentuje część „jeśli” w stwierdzeniu jeśli-to: Aby automatyzacja mogła działać, najpierw musi wystąpić określona akcja.
  Ta akcja może polegać na tworzeniu, aktualizacji lub usunięciu osoby, organizacji, aktywności lub transakcji w Pipedrive. Alternatywnie możesz użyć wyzwalacza daty, który uruchomi automatyzację na podstawie określonej daty, takiej jak odnowienie umowy lub termin wydarzenia.
• wydarzenie akcji reprezentuje część „to” w stwierdzeniu jeśli-to: Gdy wydarzenie wyzwalające wystąpi, to krok, który definiuje, co automatyzacja zrobi w odpowiedzi.
  Ta akcja może obejmować automatyczne tworzenie, aktualizację lub usunięcie osoby, organizacji, aktywności lub transakcji w Pipedrive. Dodatkowo może obejmować wysyłanie e-maila z adresu e-mail zsynchronizowanego z twoim kontem Pipedrive.

Tworzenie pierwszej automatyzacji

Aby uzyskać dostęp do funkcji automatyzacji, kliknij na “...” (Więcej) > Automatyzacje.

Aby rozpocząć tworzenie automatyzacji, kliknij przycisk “+ Automatyzacja” w lewym górnym rogu strony automatyzacji.

Aby rozpocząć projektowanie swojej automatyzacji, kliknij przycisk “Dodaj wyzwalacz”. Zobaczysz panel boczny, w którym możesz wybrać element i zdarzenie, które uruchomi Twoją automatyzację.

Podczas konfigurowania swojego wyzwalacza możesz wybrać między “Wyzwalacz zdarzenia” a “Wyzwalacz daty”.

Wyzwalacz zdarzenia daje Ci sześć opcji encji (transakcja, osoba, działanie, lead, organizacja i projekt), z których każda ma trzy typy zdarzeń, które uruchomią automatyzację (dodane, zaktualizowane lub usunięte).

Wyzwalacz daty oferuje cztery opcje encji (transakcja, osoba, działanie i organizacja), z opcjami wyboru konkretnego pola daty oraz trzema parametrami (dokładna data, przed datą i po dacie), aby uruchomić automatyzację.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wyzwalaczy daty, zapoznaj się z tym artykułem.

Gdy już wybierzesz typ wyzwalacza i zdarzenie wyzwalające, kliknij przycisk “Zastosuj wyzwalacz”.

Mając zdarzenie wyzwalające, będziesz miał możliwość zastosowania warunku (lub warunków) do swojego wyzwalacza. Tutaj możesz zdefiniować okoliczności, w których Twoja automatyzacja zostanie uruchomiona.

Po zapisaniu swojego warunku kliknij znak plusa “+”, aby wybrać swój następny krok. Może to być inny warunek lub zdarzenie akcji.

Podczas definiowania akcji możesz wybrać między domyślnymi opcjami – osoba, organizacja, lead, transakcja, działanie, e-mail, notatki, kampanie, projekty i webhooki – oraz integracje – Slack, Microsoft Teams, Trello i Asana. Możesz wybierać typy akcji dla każdej opcji.

Możesz dodać wiele akcji do swojej automatyzacji, a wszystkie będą wykonywane od góry w dół listy. Na przykład krok 3 zostanie wykonany dopiero po ukończeniu kroku 2.

Jednak pamiętaj, że automatyzacje sprawdzą tylko raz, czy warunek dla każdej wywołanej akcji jest spełniony, chyba że użyjesz warunku czekaj na zdarzenie. Jeśli warunek konkretnej akcji nie jest spełniony, akcja nie zostanie wykonana, a system nie wykona następnego kroku.

Tutaj możesz zobaczyć, jak skonfigurować automatyzację, która przenosi Twoją nową transakcję do innego procesu w zależności od właściciela transakcji.

Aby określić, którzy użytkownicy mają prawo uruchamiać tę automatyzację, zaznacz opcję na górze automatyzacji i wybierz preferowaną opcję.

Gdy dokonasz wszystkich wyborów i zaprojektujesz swoją automatyzację, kliknij przycisk “Zapisz”, aby zakończyć konfigurację automatyzacji.

Gdy zapiszesz swoją automatyzację, zostanie ona wyświetlona na liście automatyzacji.

Widok listy automatyzacji

Możesz również zobaczyć wszystkie automatyzacje, które stworzyłeś, obok tych stworzonych dla całego konta Pipedrive firmy, posortować według czasu aktualizacji i zastosować filtry.

Możesz edytować, usuwać lub oznaczać automatyzacje jako aktywne lub nieaktywne. Jeśli automatyzacja jest oznaczona jako nieaktywna, funkcje wyzwalające i działania nie będą miały miejsca.

Nieaktywne automatyzacje są przyciemnione, co pozwala szybko zrozumieć, które z nich są obecnie aktywne w Twoim koncie Pipedrive.

Dowiedz się więcej o widoku listy automatyzacji w tym artykule.

Automatyzacje transferu

Czy użytkownik opuszcza firmę, czy po prostu bierze wolne, inny użytkownik może potrzebować dostępu do jego automatyzacji w celach diagnostycznych lub aby przypisać je komuś innemu. Można to zrobić, przenosząc własność istniejących automatyzacji.

Użytkownicy i uprawnienia

Tylko następujące typy użytkowników mogą przenosić automatyzacje:

• Administrator globalnej aplikacji może przenieść dowolną automatyzację na siebie lub na innych administratorów globalnej aplikacji
• Administrator aplikacji Deals i globalni użytkownicy regularni z uprawnieniem ”Dodaj automatyzacje” mogą przenieść swoje automatyzacje do administratorów globalnej aplikacji

Transfer własności

Jednorazowy transfer

Otwórz podgląd automatyzacji. Kiedy najedziesz kursorem na imię właściciela po lewej stronie, kliknij ikonę ołówka lub kliknij ”...” po prawej stronie i “Przenieś własność.”

Transfer zbiorowy

Na widoku automatyzacji zaznacz checkboxy automatyzacji, które chcesz przenieść, po lewej stronie ekranu.

Następnie kliknij “Przenieś własność”.

Klikając na “Przenieś własność,” musisz wybrać użytkownika, któremu chcesz przenieść automatyzację.

Przed zakończeniem transferu zobaczysz zastrzeżenie z listą zdarzeń, które nastąpią po przeniesieniu automatyzacji. Zdarzenia w zastrzeżeniu mogą się różnić w zależności od kroków automatyzacji (na przykład, jeśli są aktywne oczekujące wykonania, czy integracja jest zainstalowana i używana w automatyzacji).

Upewnij się, że dokładnie przeczytałeś to zastrzeżenie przed kontynuowaniem.

W oknie zastrzeżenia możesz anulować oczekujące wykonania dla tej automatyzacji. Jeśli zaznaczysz pole, wszystkie oczekujące wykonania zostaną anulowane i nie będą realizowane. Na przykład, jeśli automatyzacja jest skonfigurowana, aby wysłać e-mail 5 dni po wyzwoleniu i te wykonania są nadal w toku, zostaną anulowane, a e-mail nie zostanie wysłany.

Po przeniesieniu automatyzacji pojawi się w widoku listy automatyzacji odbierającego właściciela. Przeniesiona automatyzacja jest dezaktywowana, więc odbierający właściciel może ją przejrzeć i rozwiązać problemy, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Automatyzacja będzie miała dodaną etykietę przeniesienia, aby wskazać, że została przeniesiona.

Odbierający właściciel ma teraz możliwość skonfigurowania automatyzacji, w tym edytowania i aktywowania.