Baza wiedzy

Automatyzacje

Jeśli powtarzasz te same zadania administracyjne w Pipedrive – planowanie tej samej aktywności po przeniesieniu transakcji do konkretnego etapu w swoim lejku sprzedażowym – może być w interesie Twojej firmy, aby zautomatyzować te zadania, abyś mógł skupić się na ważnych rzeczach, które sprawiają, że Twój biznes się rozwija.

Automatyzacje w Pipedrive składają się z dwóch części – zdarzenia wyzwalającego i zdarzenia akcji.

• zdarzenie wyzwalające to część „jeśli” równania jeśli-to: przed wystąpieniem automatyzacji musi wystąpić to zaprogramowane działanie.
  Może to być utworzenie, aktualizacja lub usunięcie osoby, organizacji, aktywności lub transakcji w Pipedrive.
• zdarzenie akcji to część „to” równania jeśli-to: po wystąpieniu zdarzenia wyzwalającego, to jest działanie, które chcesz, aby miało miejsce.
  Może to być utworzenie, aktualizacja lub usunięcie osoby, organizacji, aktywności lub transakcji w Pipedrive, lub wysłanie e-maila z adresu e-mail zsynchronizowanego z Twoim kontem Pipedrive.

Tworzenie automatyzacji

Aby uzyskać dostęp do funkcji automatyzacji, kliknij zakładkę “...” (więcej) > Automatyzacje.

Aby rozpocząć tworzenie automatyzacji, kliknij przycisk “+ Automatyzacja” w prawym górnym rogu strony automatyzacji.

Aby rozpocząć projektowanie swojej automatyzacji, kliknij przycisk “Dodaj wyzwalacz”. Zobaczysz boczny panel, w którym możesz wybrać element i zdarzenie, które wywołają Twoją automatyzację.

Podczas konfigurowania wyzwalacza możesz wybierać spośród sześciu opcji – transakcja, osoba, aktywność, lead, organizacja i projekt – oraz trzech opcji dotyczących zdarzenia związanego z tym elementem, które wywoła automatyzację – utworzenie, aktualizacja lub usunięcie.

Po wybraniu typu wyzwalacza i zdarzenia wyzwalacza kliknij przycisk “Zastosuj wyzwalacz”.

Gdy wyzwalacz jest już ustawiony, będziesz mieć możliwość zastosowania warunku (lub warunków) do swojego wyzwalacza. Tutaj możesz określić, w jakich okolicznościach Twoja automatyzacja będzie wyzwalana.

Po zapisaniu swojego warunku kliknij znak plus “+“, aby wybrać następny krok. Może to być inny warunek lub zdarzenie akcji.

Podczas definiowania swojej akcji możesz wybierać spośród opcji domyślnych – osoba, organizacja, lead, transakcja, aktywność, e-mail, notatki, kampanie, projekty i webhooki– a także integracje – Slack, Microsoft Teams, Trello oraz Asana. Możesz wybierać typy akcji specyficzne dla każdej opcji.

Możesz dodać wiele akcji do swojej automatyzacji, a będą one zawsze wykonywane od góry w dół listy. Na przykład krok 3 zostanie wykonany tylko po ukończeniu kroku 2.

Należy jednak pamiętać, że automatyzacje będą sprawdzać tylko raz, czy warunek dla każdej wyzwolonej akcji jest spełniony, chyba że użyjesz warunku czekającego do zdarzenia. Jeśli warunek konkretnej akcji nie jest spełniony, akcja nie zostanie wykonana, a system nie wykona następnego kroku.

Tutaj możesz zobaczyć, jak ustawić automatyzację, która przenosi Twoją nową transakcję do innego leja sprzedażowego w zależności od właściciela transakcji.

Aby określić, którzy użytkownicy mogą uruchamiać tę automatyzację, zaznacz opcję na górze automatyzacji i wybierz preferowaną opcję.

Gdy dokonasz wszystkich wyborów i zaprojektujesz swoją automatyzację, kliknij przycisk “Zapisz”, aby sfinalizować swoją automatyzację.

Po zapisaniu swojej automatyzacji, zostanie ona wymieniona w widoku listy automatyzacji.

Widok listy automatyzacji

Możesz również przeglądać wszystkie stworzone przez siebie automatyzacje wraz z automatyzacjami, które zostały utworzone dla całego konta Pipedrive firmy, sortować według czasu aktualizacji i stosować filtry.

Możesz edytować, usuwać lub oznaczać automatyzacje jako aktywne lub nieaktywne. Jeśli automatyzacja jest oznaczona jako nieaktywna, funkcje wyzwalacza i akcji nie będą występować.

Nieaktywne automatyzacje są wyszarzone, aby umożliwić Ci szybkie zrozumienie, które automatyzacje są aktualnie aktywne w Twoim koncie Pipedrive.

Dowiedz się więcej o widoku listy automatyzacji w tym artykule.

Transfer automatyzacji

Niezależnie od tego, czy użytkownik opuszcza firmę, czy po prostu bierze urlop, inny użytkownik może potrzebować dostępu do ich automatyzacji, aby rozwiązać problemy lub przypisać je komuś innemu. Można to zrobić poprzez przeniesienie istniejących automatyzacji.

Użytkownicy i uprawnienia

Tylko następujące typy użytkowników mogą przenosić automatyzacje:

• Globalny administrator aplikacji może przenieść dowolną automatyzację do siebie lub do innych globalnych administratorów aplikacji
• Administrator aplikacji Deals oraz globalni regularni użytkownicy z uprawnieniami ”Dodaj automatyzacje” mogą przenieść swoje własne automatyzacje do globalnych administratorów aplikacji

Przeniesienie własności

Pojedyncze przeniesienie

Otwórz podgląd automatyzacji. Przechodząc myszą nad nazwiskiem właściciela po lewej stronie, kliknij ikonę ołówka lub kliknij ”...” po prawej stronie i “Przenieś własność.”

Masowe przeniesienie

W widoku listy kliknij ”Wybierz wiele” po prawej stronie ekranu i zaznacz pola wyboru automatyzacji, które chcesz przenieść.

Następnie kliknij “Przenieś własność”.

Klikając na “Przenieś własność” musisz wybrać użytkownika, do którego chcesz przenieść automatyzację.

Przed zakończeniem przeniesienia zobaczysz zastrzeżenie z listą zdarzeń, które zajdą po przeniesieniu automatyzacji. Zdarzenia w zastrzeżeniu mogą się różnić w zależności od kroków automatyzacji (na przykład, jeśli są aktywne oczekujące wykonywania, jeśli integracja jest zainstalowana i używana w automatyzacji).

Upewnij się, że dokładnie przeczytałeś to zastrzeżenie przed kontynuowaniem.

W oknie zastrzeżenia masz możliwość anulowania oczekujących wykonania tej automatyzacji. Jeśli zaznaczysz pole, wszystkie oczekujące wykonania zostaną anulowane i nie zostaną wykonane. Np. jeśli automatyzacja jest skonfigurowana do wysłania e-maila 5 dni po wyzwoleniu, a te wykonania są w toku, zostaną anulowane, a e-mail nie będzie wysłany.

Po przeniesieniu automatyzacji, pojawi się ona w widoku listy automatyzacji właściciela, który ją otrzymał. Automatyzacja jest przenoszona w stanie nieaktywnym, więc otrzymujący właściciel może przeglądać automatyzację i prowadzić wszelkie działania naprawcze, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Automatyzacja będzie miała dodaną etykietę przeniesionej, aby wskazać, że została przeniesiona.

Otrzymujący właściciel może teraz skonfigurować automatyzację – w tym edytować i aktywować.