Baza wiedzy

Automatyzacje

Jeśli zauważasz, że powtarzasz te same zadania administracyjne w Pipedrive - planując tę samą aktywność po przeniesieniu dealu do określonego etapu w swoim procesie - może być w interesie Twojej firmy zautomatyzowanie tych zadań, abyś mógł skoncentrować się na ważnych rzeczach, które sprawiają, że Twoja firma kwitnie.

Automatyzacje w Pipedrive składają się z dwóch części - wydarzenia wyzwalającego i wydarzenia akcji.

• Wydarzenie wyzwalające to część "jeśli" równania if-then: Przed wystąpieniem automatyzacji musi nastąpić to zaprogramowane działanie.
  Może to być tworzenie, aktualizowanie lub usuwanie osoby, organizacji, aktywności lub dealu w Pipedrive.
• Wydarzenie akcji to część "wtedy" równania if-then: Po wystąpieniu wydarzenia wyzwalającego, jest to akcja, którą chcesz, aby miała miejsce.
  Może to być tworzenie, aktualizowanie lub usuwanie osoby, organizacji, aktywności lub dealu w Pipedrive lub wysłanie e-maila z adresu e-mail zsynchronizowanego z Twoim kontem w Pipedrive.

Tworzenie automatyzacji

Aby uzyskać dostęp do funkcji automatyzacji, kliknij na "..." (więcej) > Automatyzacje.

Aby rozpocząć tworzenie automatyzacji, kliknij przycisk "+ Automatyzacje" znajdujący się w prawym górnym rogu strony automatyzacji.

Aby rozpocząć projektowanie automatyzacji, kliknij przycisk "Dodaj wyzwalacz". Zobaczysz pasek boczny, w którym możesz wybrać element i zdarzenie, które uruchomi Twoją automatyzację.

Konfigurując swój wyzwalacz, możesz wybierać między sześcioma opcjami: transakcja, osoba, aktywność, potencjalny klient, organizacja, i projekt – z trzema opcjami zdarzeń, które uruchomią automatyzację: utworzenie, aktualizacja, lub usunięcie.

Po wybraniu typu wyzwalacza i zdarzenia wyzwalającego, kliknij przycisk "Zastosuj wyzwalacz".

Po ustawieniu zdarzenia wyzwalającego masz możliwość zastosowania warunków do swojego wyzwalacza. Tutaj możesz zdefiniować, w jakich okolicznościach uruchomi się Twoja automatyzacja.

Po zapisaniu warunku, kliknij znak plus "+ ", aby wybrać kolejny krok. Może to być inny warunek lub twoje zdarzenie.

Podczas definiowania swojej akcji, możesz wybierać między domyślnymi opcjami – osoba, organizacja, potencjalny klient, transakcja, aktywność, e-mail, notatki, kampanie, projekty i webhooki– oraz integracje – Slack, Microsoft Teams, Trello i Asana. Możesz wybierać typy akcji specyficzne dla każdej opcji.

Możesz dodać wiele akcji do swojej automatyzacji, a zawsze będą one wykonane od góry do dołu listy. Na przykład, krok 3 będzie wykonany tylko po wykonaniu kroku 2.

Jednak pamiętaj, że automatyzacja sprawdzi tylko raz, czy warunek dla każdej wyzwolonej akcji jest spełniony, chyba że użyjesz warunku "wait until event". Jeśli warunek określonej akcji nie jest spełniony, akcja nie zostanie wykonana, a system nie przejdzie do kolejnego kroku.

Poniżej możesz zobaczyć, jak skonfigurować automatyzację, która przeniesie Twoją nową transakcję do innego łańcucha zależnie od właściciela transakcji.

Aby określić, którzy użytkownicy mają prawo do uruchomienia tej automatyzacji, zaznacz opcję na górze automatyzacji i wybierz preferowaną opcję.

Po dokonaniu wszystkich wyborów i zaprojektowaniu swojej automatyzacji, kliknij przycisk "Zapisz", aby zakończyć tworzenie swojej automatyzacji.

Po zapisaniu automatyzacji, pojawi się ona na liście automatyzacji.

Widok listy automatyzacji

Możesz również zobaczyć wszystkie utworzone automatyzacje wraz z automatyzacjami utworzonymi dla całego konta Pipedrive w firmie, sortować według czasu aktualizacji i stosować filtry.

Możesz edytować, usuwać lub oznaczać automatyzacje jako aktywne lub nieaktywne. Jeśli automatyzacja jest oznaczona jako nieaktywna, funkcje wyzwalacza i akcji nie zostaną wykonane.

Nieaktywne automatyzacje są przygaszone, abyś mógł szybko zrozumieć, które automatyzacje są obecnie aktywne w Twoim koncie Pipedrive.

Dowiedz się więcej o widoku listy automatyzacji w tym artykule.

Przenoszenie automatyzacji

Nie ważne czy użytkownik odchodzi z firmy czy po prostu bierze urlop, inni użytkownicy mogą potrzebować dostępu do jego automatyzacji w celu rozwiązywania problemów lub przypisywania ich komuś innemu. Można to zrobić, przenosząc istniejące automatyzacje.

Użytkownicy i uprawnienia

Tylko następujące typy użytkowników mogą przenosić automatyzacje:

• Global app administratorzy mogą przenosić dowolną automatyzację do siebie lub do dowolnego innego globalnego administratora aplikacji
• Deals app administratorzy i globalni regularni użytkownicy z uprawnieniem ”Dodaj automatyzacje” mogą przenosić swoje własne automatyzacje do globalnych administratorów aplikacji

Przekazanie własności

Pojedyncze przeniesienie

Otwórz podgląd automatyzacji. Gdy najedziesz na nazwę właściciela po lewej stronie, kliknij ikonę ołówka lub kliknij ”...” po prawej stronie i „Przelej własność”.

Przeniesienie grupowe

Na widoku listy, kliknij ”Wybierz wiele” po prawej stronie ekranu i zaznacz pola wyboru automatyzacji, które chcesz przenieść.

Następnie, kliknij “Przekazanie własności”.

Po kliknięciu na “Przekazanie własności” musisz wybrać użytkownika, któremu chcesz przenieść automatyzację.

Przed zakończeniem transferu, zobaczysz zastrzeżenia z wykazem wydarzeń, które nastąpią po przeniesieniu automatyzacji. Wydarzenia w zastrzeżeniach mogą się różnić w zależności od etapów automatyzacji (na przykład, jeżeli są aktywne oczekujące wykonania, jeżeli zainstalowana jest integracja i jest używana w automatyzacji).

Upewnij się, że dokładnie przeczytałeś te zastrzeżenia przed kontynuacją.

W ostrzeżeniu możesz anulować oczekujące wykonania dla tej automatyzacji. Jeżeli zaznaczysz to pole, wszystkie oczekujące wykonania zostaną anulowane i nie zostaną wykonane. Np., jeżeli automatyzacja skonfigurowana jest do wysłania e-maila 5 dni po wyzwalaczu, a te wykonania są jeszcze w trakcie, zostaną one anulowane i e-mail nie zostanie wysłany.

Gdy automatyzacja jest przenoszona, pojawi się ona na liście automatyzacji nowego właściciela. Automatyzacja jest przenoszona w stanie nieaktywnym, więc nowy właściciel może przejrzeć automatyzację i podjąć wszelkie kroki w celu rozwiązania problemów, jeżeli jest to wymagane.

Automatyzacja będzie miała dodaną etykietę przeniesione, aby wskazać, że została przeniesiona.

Nowy właściciel ma teraz możliwość konfiguracji automatyzacji – w tym edycji i aktywacji.