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Projects by Pipedrive

YS
Yssel Salas, 21. September 2022
Hinweis: Project Management ist derzeit in der Beta-Phase für eine geschlossene Nutzergruppe verfügbar und wird zu einem späteren Zeitpunkt weiteren Nutzern zur Verfügung stehen. Nach Ablauf der Beta-Phase ist für die Nutzung ein zusätzliches Abonnement erforderlich. Dieses wird Ihnen nicht automatisch verrechnet. Verfolgen Sie die aktuellsten News in unserer Community.

Die nativ in Pipedrive integrierte Project Management-Funktionalität ermöglicht es Ihnen, nach dem erfolgreichen Abschluss eines Deals problemlos in die Projekt- und Lieferphase Ihres Workflows überzugehen, ohne dass Sie Workaround-Lösungen in Pipedrive oder Tools von Drittanbietern benötigen.

Sie können auch Projekte erstellen und diese mit offenen Deals verknüpfen, wenn dies Ihren Arbeitsabläufen besser entspricht. Wenn Sie Projects jedoch für Ihre internen Projekte nutzen, müssen Sie keine Ihrer Deals, Kontakte oder Organisationen mit Ihrem Projekt verknüpfen.


Ein Projekt hinzufügen

Um einen reibungslosen Übergang vom Verkauf zum After-Sales zu ermöglichen, können Sie einen Deal als gewonnen markieren und über die Dropdown-Liste der gewonnenen Deals direkt ein Projekt erstellen.

Wenn Sie Projekte mit einem Deal, der offen bleiben soll oder bereits gewonnen wurde, verbinden oder erstellen möchten, können Sie auch die Seitenleiste für Projekte auf Ihrer Deal-Detailseite verwenden.

Um ein Projekt aus der Deal-Pipeline zu erstellen, ziehen Sie einen Deal in Ihrer Pipeline nach unten auf Verschieben/Umwandeln und wählen Speichern in... Projects". Sie sehen die Option Ein Projekt erstellen und den Deal als gewonnen markieren oder Ein Projekt erstellen und den Deal offen lassen.

convert to project

Sie können ein Projekt auch von der Projects-Hauptseite aus hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die grüne Schaltfläche + Projekt oder auf die Schaltfläche Schnell hinzufügen oben auf der Seite, neben der Suchleiste.

Im Dialogfeld Projekt hinzufügen sehen Sie die folgenden Optionen:

  • Titel — Der Titel Ihres Projekts
  • Start- und Enddatum — Das Start- und Enddatum Ihres Projekts
  • Besitzer — Der Pipedrive-Nutzer, dem das Projekt gehört
  • Deal, Kontakt, Organisation — Der Deal, der Kontakt und die Organisation, die mit dem Projekt verbunden sind.
  • Beschreibung — eine kurze Beschreibung Ihres Projekts.
add project

Projekt-Board-Ansicht

Wenn Sie zur Registerkarte Projekte navigieren, sehen Sie standardmäßig alle Ihre Projekte in der Board-Ansicht. Ähnlich wie für das Follow-up Ihrer Deals können Sie auch Pipelines und Phasen erstellen.

Anpassung der Board-Karten

Wenn Sie bestimmte Informationen auf Ihren Board-Karten sehen möchten, können Sie die Felder auswählen, die angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf "..." > Projekt-Karten anpassen.

Hier wird die Liste der Felder angezeigt und Sie können die Felder auswählen, die sichtbar bleiben sollen. Die Änderungen werden für alle Karten übernommen.

Anpassung der Board-Ansicht

Klicken Sie wie in der Pipeline-Ansicht für Ihre Deals auf das Bleistiftsymbol rechts neben dem Namen der Pipeline.

Hier können Sie alle Eigenschaften der Phasen bearbeiten sowie Phasen hinzufügen, löschen oder neu anordnen.

Sie können beliebig viele Pipelines erstellen. Mehr über die individuelle Anpassung Ihrer Pipelines erfahren Sie in diesem Artikel.


Projekt-Listenansicht

In der Board-Ansicht können Sie die Ansicht wechseln, um alle Ihre Projekte einschließlich ihrer Details in der Listenansicht zu sehen. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Detailseite dieses Projekts aufzurufen.

In der oberen rechten Ecke können Sie nach Projekten mit einem bestimmten Status und/oder Label filtern.

Um ein Projekt zu archivieren oder zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche "..." am Ende der jeweiligen Zeile.

Hinweis: Labels können auf der Projekt-Detailseite zu einem Projekt hinzugefügt werden.

Projekt-Detailansicht

In der Detailansicht des Projekts können Sie Projektinformationen wie Fortschritt, Labels, Start- und Enddatum, verknüpfte Elemente, geplante Aktivitäten und hochgeladene Dateien sehen und aktualisieren.

Im Abschnitt Details können Projektinformationen wie die Beschreibung hinzugefügt werden. Hier können Sie auch projektspezifische benutzerdefinierte Felder anzeigen und hinzufügen. Klicken Sie auf "..." > Felder anpassen.

Sie werden auf die Hauptseite der Datenfelder weitergeleitet, auf der Sie benutzerdefinierte Projektfelder hinzufügen können, die bei der Erstellung im Bereich Details angezeigt werden. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über benutzerdefinierte Felder.

Unter Plan können Sie Aktivitäten sowie Aufgaben und Teilaufgaben, die für Ihr Projekt angelegt wurden, erstellen und verwalten. Die erstellten Aktivitäten werden standardmäßig als Typ Meeting erstellt, können aber in Ihrem Account auf jeden standardmäßigen oder benutzerdefinierten Aktivitätstyp geändert werden. Wenn Sie eine Aktivität als Erledigt markieren, zeigt die Fortschrittsleiste an, dass diese Aktivität abgeschlossen ist.

Um Ihren Plan besser zu strukturieren, können Sie Ihre Aktivitäten in Gruppen einteilen, basierend auf den Aktivitäten, die in jeder Phase des Projekts durchgeführt werden müssen.

Klicken Sie auf das ">"-Symbol, um die Phase mit ihren geplanten Aktivitäten im Detail zu sehen. Hier können Sie auch Aktivitäten hinzufügen, löschen und als Erledigt markieren. Oder verschieben Sie sie per Drag & Drop in eine neue Phase.

Wenn Sie die Aktivitäten in den einzelnen Phasen als erledigt markieren, wird dieser Status auch im Projektfortschritt angezeigt.

Jede Phase hat ihre eigene Fortschrittsleiste, die sich rechts neben der jeweiligen Phasen-Gruppe befindet. In der Fortschrittsleiste auf der linken Seite in der Detailansicht werden die Anzahl der Aktivitäten, die für das gesamte Projekt geplant sind, sowie die bereit angeschlossenen Aktivitäten angezeigt.

Sie können auch Aufgaben und Teilaufgaben hinzufügen.

Für Aufgaben, die Sie noch nicht zuordnen können, gibt es eine Gruppe nicht zugewiesene Phase, aus der Sie die Aufgaben später per Drag & Drop in die zugehörige Phase verschieben können.

Sie können Dateien auch über die Registerkarte Dateien in Ihr Projekt hochladen.

Um eine Notiz zu einem Projekt hinzuzufügen, wählen Sie die Registerkarte Notizen. Hier können Sie eine Notiz in Textform, je nach Wunsch formatiert oder unformatiert, erstellen. Mittels der Funktion Erwähnungen können Sie Ihre Kollegen benachrichtigen und so die Zusammenarbeit fördern.

Sobald die Notiz gespeichert ist, können Sie sie zusammen mit allen anderen Notizen, von der neuesten bis zur ältesten angeordnet, auf der Registerkarte Notizen sehen.


Details von verknüpften Deals anzeigen

Hinweis: Für Informationen über die Beziehung zwischen Projekten und Deals lesen Sie den Artikel hier.

Wenn ein Projekt und ein Deal miteinander verknüpft sind, können Sie die Deal-Detailansicht direkt aus der Projektansicht aufrufen.

Innerhalb Ihres Projekts sehen Sie alle verknüpften Deals in Ihrer Seitenleiste und wenn Sie auf einen davon klicken, öffnet sich die kontextbezogene Detailansicht des Deals:

Sie können auch die Anzeige der benutzerdefinierten Felder in den mit Ihrem Projekt verknüpften Deals direkt in Ihrem Projekt bearbeiten:

Und sobald Sie die Änderungen vorgenommen haben, sehen Sie dieses Feld in Ihrer Projektansicht unter jedem Deal:

Hinweis: Sie können benutzerdefinierte Felder auch in Projects-Deals anzeigen, indem Sie zuerst zu Einstellungen > Datenfelder gehen, dann unter Lead/Deal ein Feld auswählen und es über das "..." Menü bearbeiten.

Aktivitäten

Wenn Sie Aktivitäten zu Ihren Projekten hinzufügen, müssen Sie über das Dropdown-Menü der Projektphase in der Kontextansicht auswählen, mit welchem Projekt Sie sie verknüpfen möchten:

Ihre Projektaktivitäten werden auf der Registerkarte Aktivitäten in Ihrem Pipedrive Account angezeigt, wo Sie auch die Möglichkeit haben, Ihre aktivitätsbezogenen Projekte in einer Spalte anzuzeigen. Sie können Ihren Pipedrive-Kalender nach Wunsch über unsere Kalender-Synchronisierung mit dem Kalender Ihres Providers synchronisieren.

Wenn Ihr Plan die Funktion einschließt, können Sie Projektaktivitäten auch über die Workflow-Automatisierung hinzufügen.

Bitte beachten Sie, dass bei der Erstellung automatisierter Aktivitäten ein zusätzlicher Schritt erforderlich ist, damit die Aktivität mit einem Projekt verknüpft wird.


Projektvorlagen

Um eine Projektvorlage zu erstellen, gehen Sie auf die Registerkarte Projekte im Menü auf der linken Seite. Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen, auf der Sie Ihre bestehenden Vorlagen sehen. In der oberen rechten Ecke sehen Sie zudem eine grüne Schaltfläche + Vorlage:


Projektstatus

Der Projektstatus zeigt den gesamten Fortschritt eines Projekts an. In Pipedrive sind die folgenden Status verfügbar:

  • Offen - Dies ist der standardmäßige Status, wenn Sie ein Projekt neu zu Ihrer Projekt-Pipeline hinzufügen.
  • Abgeschlossen – Das Projekt wurde erfolgreich abgeschlossen.
  • Abgebrochen – Das Projekt wurde nicht fortgesetzt.
  • Archiviert – Archivierte Projekte werden aus dem Board und der Standard-Listenansicht entfernt. Sie können abgebrochene Projekte archivieren und zu einem späteren Zeitpunkt wieder öffnen.
  • Gelöscht – Das Projekt wird aus Ihrer Board- und Listenansicht gelöscht.

Der Status wird immer in der Detailansicht angezeigt.

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