Projects by Pipedrive
Mit der Projektmanagement-Software in Pipedrive können Sie die Arbeit verwalten, die nach dem Gewinn eines Deals anfällt.
Damit können Sie die Bereitstellung, das Onboarding, die Implementierung oder jeden anderen Workflow nach dem Verkauf an einem Ort organisieren. Statt auf externe Tools oder Behelfslösungen angewiesen zu sein, kann Ihr Team direkt in Pipedrive planen, den Fortschritt verfolgen und zusammenarbeiten.
Funktionsweise von Projects verstehen
Projects in Pipedrive soll Ihnen helfen, strukturiert von der Planung zur Umsetzung überzugehen.
Projekte sind grundsätzlich auf Boards organisiert. Jedes Board enthält Phasen, die die Schritte Ihres Prozesses darstellen.
So wie Deals in der Pipeline-Ansicht verschiedene Phasen durchlaufen, durchlaufen Projekte die Phasen Ihrer Board-Ansicht.
In jedem Projekt können Sie Ihre Arbeit mit Aufgaben, Teilaufgaben, Aktivitäten und Meilensteinen planen und verfolgen.
Projects hält außerdem die Zusammenhänge Ihrer Arbeit fest. Sie können Projekte mit Deals, einem Kontakt und einer Organisation verknüpfen. So hat Ihr Team beim Übergang vom Vertrieb zur Bereitstellung den vollständigen Kontext.
Gestaltung Ihres Projekt-Boards
Wenn Ihr Team unterschiedliche Arten von Arbeit verwaltet, können Sie mehrere Boards erstellen und die Projekte nach Prozess, Team oder Anwendungsfall organisieren.
Öffnen Sie den Projects-Tab, klicken Sie auf das Board-Dropdown-Menü und wählen Sie „+ New board“ aus.
Dort können Sie Phasen hinzufügen, bearbeiten, löschen oder neu anordnen, genau wie bei der Gestaltung Ihrer Pipeline.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Save changes“. Wenn Sie Ihr Board später aktualisieren möchten, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol neben dem Boardnamen.
Projekte hinzufügen
Sie können ein Projekt auf unterschiedliche Weise erstellen, je nachdem, wie Ihr Team mit der Planung und Bereitstellung beginnt.
Nach dem Gewinn eines Deals
Verwenden Sie diese Option, wenn Ihr Bereitstellungsprozess erst nach Abschluss des Verkaufs beginnt.
Öffnen Sie die Deal-Detailansicht und dann das Dropdown-Menü für gewonnene Deals. Wählen Sie „Mark as won and create a project“ aus.
Während ein Deal noch offen ist
Wenn die Arbeit beginnt, bevor der Deal abgeschlossen ist, können Sie über den Projects-Bereich in der Seitenleiste der Deal-Detailansicht ein Projekt erstellen oder verknüpfen.
In der Pipeline-Ansicht können Sie einen Deal auch auf die Option move/convert ziehen, auf „Save to...“ klicken und „Projects“ auswählen. Wählen Sie anschließend aus, ob der Deal offen bleiben oder als gewonnen markiert werden soll.
Von Grund auf
Wenn Ihr Projekt nicht mit einem Deal verknüpft ist, öffnen Sie den Tab Projects und klicken Sie auf „+ Project“.
Sie können wichtige Angaben wie Projekttitel, Datumsangaben, Board, Phase, zuständige Person und verknüpfte Elemente festlegen.
Wenn Ihre Projekte ähnlich aufgebaut sind, verwenden Sie Projektvorlagen. Damit können Sie Ihren Prozess vereinheitlichen und beim Erstellen neuer Projekte Zeit sparen.
Projekte aus einer Tabelle importieren
Wenn Sie vorhandene Projektdaten nach Pipedrive übertragen oder mehrere Projekte gleichzeitig erstellen müssen, können Sie die Projekte per Massenimport importieren, statt sie einzeln hinzuzufügen.
Öffnen Sie Account-Menü > Tools und Apps > Import data und wählen Sie anschließend aus, dass Sie Projekte aus einer Tabelle importieren möchten. Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Daten aus Tabellen in Pipedrive importieren.
Projekte anzeigen und verwalten
Nachdem Sie Projekte hinzugefügt haben, können Sie festlegen, wie sie angezeigt und verwaltet werden.
Um auf jeder Projektkarte mehr Informationen anzuzeigen, klicken Sie auf „...“ > Customize project cards und wählen Sie die gewünschten Felder aus.
Wechseln Sie zur Listenansicht, um alle Projekte mit weiteren Details an einem Ort zu sehen.
Wenn Sie mit mehreren Projekten arbeiten, können Sie mit Filtern eine bestimmte Gruppe eingrenzen. Anschließend können Sie mit der Massenbearbeitung gemeinsame Werte aktualisieren.
Sie können Projekte beispielsweise nach zuständiger Person, Board oder Status filtern und diese Felder dann für mehrere Projekte gleichzeitig aktualisieren. So sparen Sie Zeit und halten Ihre Daten konsistent.
In einem Projekt arbeiten
Klicken Sie auf ein Projekt, um seine Projektdetailansicht zu öffnen. Dort können Sie das Projekt verwalten und seinen Fortschritt an einem Ort verfolgen. Hier können Sie außerdem Standardfelder und die für Ihr Unternehmen spezifischen benutzerdefinierten Felder anzeigen und bearbeiten,
Projektübersicht aufrufen
Öffnen Sie den Überblick-Tab, um die wichtigsten Informationen zu einem Projekt direkt nach dem Öffnen des Projekts zu sehen.
| Karte | Angezeigte Informationen |
|---|---|
| Projektzustand | Der aktuelle Status des Projekts. Legen Sie den Status manuell fest oder klicken Sie auf „Create AI health summary“, um anhand Ihrer Projektdaten einen Statusvorschlag, einen Überblick und Empfehlungen erstellen zu lassen. |
| Fortschritt | Der prozentuale Anteil der Arbeitselemente, die Sie als erledigt markiert haben, damit Sie den Fortschritt bei der Bereitstellung auf einen Blick sehen |
| Handlungsbedarf | Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteine, die heute fällig oder seit bis zu 30 Tagen überfällig sind |
| Deal-Übergabe-Kurzfassung | Bei Projekten, die mit einem Deal verknüpft sind, eine Zusammenfassung wichtiger Deal-Details, etwa verknüpfter Aktivitäten und Produkte. Klicken Sie auf „Generate brief“, um eine Kurzfassung zu erstellen. |
| Verlauf | Alle Ereignisse im Projekt, einschließlich Notizen, Dateien, E-Mails, Aufgaben und Aktivitäten sowie eines Änderungsprotokolls für Feld- und Statusänderungen. Verwenden Sie die Tabs oberhalb der Liste, um die Einträge nach Typ zu filtern. |
Kontext erhalten und zusammenarbeiten
Innerhalb eines Projekts können Sie:
- Dateien hochladen und speichern
- Notizen hinterlassen und Teammitglieder erwähnen, um sie einzubeziehen
- WhatsApp-Nachrichten senden und empfangen
- E-Mails direkt im Projekt senden
- Dokumente wie Angebote oder Verträge über Smart Docs hinzufügen
Wenn ein Projekt mit einem Deal verknüpft ist, werden zugehörige Dateien, Notizen und E-Mails automatisch übernommen. So bleibt Ihr Team auf dem gleichen Stand, ohne zwischen Ansichten wechseln zu müssen.
Arbeit planen und zuweisen
Sie können die Arbeit im Projekt planen und dazu die folgenden Projektelemente verwenden:
- Aufgaben für anstehende Arbeiten
- Teilaufgaben, um Aufgaben in kleinere Schritte aufzuteilen
- Meilensteine für wichtige Fortschrittspunkte
- Aktivitäten für geplante Ereignisse wie Anrufe oder Meetings
Öffnen Sie den Plan-Tab des Projekts, um diese Arbeitselemente wahlweise nach Folgendem anzuzeigen:
- Phasen – bilden die wichtigsten Schritte Ihres Prozesses ab
- Gruppen – erstellen Sie stattdessen benutzerdefinierte Gruppen, um Arbeitselemente nach Team, Zuständigkeit oder Kategorie zu organisieren
Weisen Sie Teammitgliedern Arbeit zu, fügen Sie Notizen hinzu und legen Sie Prioritäten fest, damit Zuständigkeiten und Zeitpläne klar sind. Markieren Sie Elemente als erledigt, sobald sie abgeschlossen sind. Die Fortschrittsleiste wird automatisch aktualisiert und zeigt den Gesamtfortschritt des Projekts an.
Wechseln Sie zur Gantt-Ansicht, um Ihre Arbeit auf einer Zeitachse darzustellen, Termine zu planen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festzulegen. Sie können auch mehrere Elemente gleichzeitig aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Projects: Arbeitselemente effizient verwalten.
Fortschritt mit externen Stakeholdern teilen
Verwenden Sie den Tab external sharing, um einen KI-Bericht zu erstellen, der den Status und den Überblick über das Projekt sowie wichtige Punkte, nächste Schritte und Risiken zusammenfasst.
Anschließend können Sie den Bericht über einen Link mit Lesezugriff oder als PDF teilen, damit Kunden oder andere Stakeholder außerhalb Ihres Pipedrive-Accounts über den Stand Ihres Projekts informiert sind.
Projekte automatisieren
Mit Automations können Sie manuelle Arbeit reduzieren und Ihre Projekte ohne ständige Aktualisierungen voranbringen.
Wenn in einem Kunden-Onboarding-Projekt beispielsweise eine Aufgabe wie „Onboarding-Dokumente senden“ als erledigt markiert wird, können Sie die nächsten Schritte automatisch auslösen.
Statt das Projekt manuell zu aktualisieren, kann die Automatisierung:
- Die Projektphase aktualisieren, um den Fortschritt abzubilden
- Eine neue Aufgabe erstellen, beispielsweise „Kickoff-Anruf“
Wenn Sie Ihr Projekt automatisieren, schreitet es mit der Erledigung der Arbeit voran.
Leistung und Bereitstellungsdauer messen
Verwenden Sie den Bericht zur Projektleistung in Einblicke, um zu analysieren, wie Ihre Projekte im Laufe der Zeit vorankommen. Mit diesem Bericht können Sie Trends prüfen, Bereitstellungsergebnisse bewerten oder die Leistung Ihres Teams über mehrere Projekte hinweg nachvollziehen.
Um zu sehen, wie lange die Bereitstellung tatsächlich dauert, verwenden Sie den Bericht zur Projektdauer. Der Bericht zeigt, wie viel Zeit Projekte in den einzelnen Phasen verbringen. So können Sie Engpässe erkennen und die Bereitstellung beschleunigen.
Projects auf Mobilgeräten verwenden
Verwalten Sie Ihre Projekte unterwegs mit der mobilen App von Pipedrive. Sie können den Projektfortschritt einsehen, Aufgaben und Aktivitäten aktualisieren, Notizen hinzufügen und neue Projekte erstellen, ohne die Web-App zu öffnen.
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