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Pipedrive

5 conseils aux grandes équipes utilisant Pipedrive

Si vous êtes une grosse société qui utilise Pipedrive, il est probable que vous vouliez que votre équipe partage des données et des contacts. Voici quelques idées qui rendront le partage d’information un peu plus simple, poussant votre équipe plus loin dans le succès des ventes.

1 - Visibilité des articles appartenant à d’autres utilisateurs

L’une des règles d’or de Pipedrive est que si un utilisateur ne peut pas voir un article, l’utilisateur ne peut pas le changer. Aussi, il est préférable que la société ait une complète visibilité autant que possible.

Toutefois, en tant que grosse société utilisant Pipedrive, il y a sûrement des détails qui ne doivent être traités que par des utilisateurs spécifiques. Dans ce cas, la visibilité du propriétaire et des « followers » pour les articles fait tout son sens.

Pour un travail d’équipe, une option consiste à ce que des utilisateurs puissent suivre d’autres utilisateurs. Ainsi, quand un utilisateur possède un article, tous les utilisateurs qui le suivent auront accès à cet article.

Remarque : Cela ne s’applique pas aux courriels. Les courriels ne sont visibles que sur une page d’organisation ou d’offre s’ils ont été partagés par l’utilisateur qui les a envoyés.

En tant qu’admin, pour faire en sorte que des utilisateurs suivent d’autres utilisateurs, accédez à Paramètres > Utilisateurs et autorisations, puis dans la liste d’utilisateurs, trouvez celui auquel vous souhaitez ajouter des « followers » et cliquez sur Statistiques à droite.

Une fois que vous êtes sur la page des statistiques de cet utilisateur, cliquez sur « Ajouter quelqu’un » pour ajouter des « followers » à cet utilisateur :

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Assurez-vous d’avoir l’option « Les utilisateurs réguliers peuvent voir tous les éléments des autres utilisateurs qu'ils suivent » activée dans l’onglet Permissions sur Utilisateurs et autorisations :

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Cela veut dire que les équipes peuvent se suivre pour partager des articles mais en tant qu’admin, cela veut dire que vous pouvez suivre votre équipe et avoir une longueur d’avance :

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Pour de plus amples informations concernant les utilisateurs et les permissions, cliquez ici :
https://support.pipedrive.com/hc/en-us/articles/207341695-Users-Permissions-controlling-visibility

2 - Importation à d’autres utilisateurs

Le plus important pour commencer c’est d’avoir des données dans votre système.
Après avoir ajouté des utilisateurs, si vous voulez leur attribuer des prospects (c’est à dire des organisations, des personnes et des offres), assurez-vous que vous avez le bon propriétaire avec le bon utilisateur pour chaque article (cf. gif ci-dessous).

Donc si vous créez trois articles (organisations, offres, personnes), assurez-vous d’ajouter trois colonnes de propriétaires avec le même utilisateur répété :

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Pour un tutoriel plus approfondi sur l’importation, lisez les deux articles suivants pour choisir celui qui répond le mieux à vos besoins :
https://support.pipedrive.com/hc/en-us/articles/208039595-Importing-Data-with-spreadsheets

https://support.pipedrive.com/hc/en-us/articles/208061095-How-to-bulk-update-your-Pipedrive-data-with-a-spreadsheet

3 - Objectifs pour l’ensemble de l’équipe

Les objectifs sont partie intégrante des ventes, pour être sûr que les individus et les équipes continuent d’atteindre les objectifs permettant que les affaires suivent bon train.

Suivre la trace de ces objectifs fait partie des missions du responsable. Nous vous facilitons la tâche grâce à la fonctionnalité « Objectifs ».

La fonctionnalité « Objectifs » vous permet de mettre en place une liste de choses que vos utilisateurs doivent accomplir. Pour mettre en place et surveiller des objectifs, accédez à Paramètres > Objectifs > Tout :

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Pour de plus amples informations, lisez l’article suivant :
https://support.pipedrive.com/hc/en-us/articles/115004970429-Goals

4 - Rapports d’activité

Pipedrive possède une grande section de rapports qui est une mine d’informations. Toutefois, si en tant qu’admin vous vous demandez ce que fait votre équipe en ce moment, vous pouvez accéder aux « Rapports d’activité » pour obtenir une vue d’ensemble rapide et efficace :

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Vous pouvez trier par Pipeline ou, si vous ne travaillez pas avec des offres mais plutôt avec des organisations et des personnes, sélectionnez tous les pipelines pour voir les activités sans offres associées :

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Pour de plus amples informations, lisez notre article complet :
https://support.pipedrive.com/hc/en-us/articles/207435039-Company-reports

5 - Visibilité des courriels

Contrairement à d’autres fonctionnalités de Pipedrive, la visibilité des courriels est contrôlée par les utilisateurs et non par les admins. La messagerie de chaque utilisateur est toujours privée et aucun autre utilisateur à part le propriétaire, admins inclus, ne peut accéder à la section courriel de l’utilisateur.

Vous pouvez cependant partager des conversations qui sont associées à des offres, des personnes ou des organisations. Vous pouvez le faire dans un paramétrage d’ensemble général ou au cas par cas. Les paramètres par défaut de Pipedrive qui se trouvent dans l’onglet Paramètres > Personnel > Intégration de courriel, font en sorte que tous les emails associés à un article soient partagés sur cette page d’articles (et soient donc visibles par tous ceux qui ont accès à cet article en tant que follower) :

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Les emails partagés sont marqués d’un icône bleu « Partagé » dans la messagerie de l’utilisateur :

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Enfin, un email partagé apparaitra dans la vue détaillée des articles à tous ceux ayant accès à cet article :

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Pour plus de détails concernant les emails, cliquez ici :
https://support.pipedrive.com/hc/en-us/articles/207344465-Email-integration-Tracking-email-conversations