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Base de Connaissance

Intégration Pipedrive : Xero

Remarque :  Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les rôles de conseiller (advisor) et d'utilisateur standard dans Xero. Pour fournir une sécurité supplémentaire, vous ne pouvez utiliser cette application que si l'authentification unique (SSO) ou l'authentification à double facteur (2FA) sont activées dans Pipedrive.


Une des étapes les plus importantes pour la conclusion d'une offre avec vos clients est la réalisation de la proposition et l'échange de factures.
Lorsque vous atteignez les dernières étapes de l'offre, vous devez présenter à vos clients une facture pour le paiement des biens ou services fournis.

Si vous utilisez Xero pour tous les aspects facturation de votre entreprise, vous avez de la chance : grâce à l'intégration de Pipedrive avec Xero, il est très facile de générer une facture à partir des informations contenues dans Pipedrive, tout en gardant l'ensemble de vos données importantes en un seul lieu.

 

Qu'est-ce que Xero ?

Xero est un logiciel de comptabilité basé dans le cloud, apprécié par les entreprises qui souhaitent rationaliser leur comptabilité fournisseurs et leur comptabilité clients.

En intégrant Pipedrive et Xero, vous serez en mesure de générer des factures sur la base des informations déjà présentes dans votre compte Pipedrive et d'assurer le suivi de ces factures au sein du logiciel de gestion de Xero, ce qui vous permettra de mieux évaluer les revenus que votre compagnie peut attendre lors de la conclusion de vos offres Pipedrive.

 

Comment puis-je activer l'intégration de Xero ?

Avant de pouvoir bénéficier des avantages de cette intégration, il vous faudra connecter votre compte Xero à votre compte d'entreprise Pipedrive.

Pour cela, rendez-vous dans la vue détaillée d'une de vos offres, puis cliquez sur l'onglet Créer facture. Ensuite, cliquez sur le bouton Voir sur Marketplace et rendez-vous sur le Marketplace Pipedrive.
Vous pouvez également vous rendre dans Outils et applications > Facturation et trouver l'intégration Xero dans la liste des applications.

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Une fois que vous avez trouvé l'intégration à Xero, cliquez sur Installer maintenant, puis fournissez les identifiants de connexion de votre compte Xero.
Après la confirmation de vos identifiants Xero, vous serez redirigé vers l'intégration à Xero.

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Lors de la programmation de cette intégration, vous devrez choisir les champs Pipedrive qui renseigneront les champs de facturation mis en place par Xero, et le moment lors duquel vos factures seront marquées comme étant à payer par vos clients.

  • À
    Ce champ correspond au destinataire (ou payeur) de la facture que vous souhaitez générer. Comme les factures sont souvent payées par le service Comptabilité d'une entreprise, nous vous suggérons d'utiliser le champ Organisation – nom de Pipedrive.
  • ADRESSE
    Ce champ correspond à l'adresse physique du destinataire de la facture. Comme les factures sont souvent payées par le service Comptabilité d'une entreprise, nous vous suggérons d'utiliser le champ Organisation – adresse de Pipedrive.
  • E-MAIL
    Ce champ correspond à l'adresse e-mail du destinataire de la facture. Comme le champ E-mail dans Pipedrive est un champ de type personne, nous vous suggérons d'utiliser le champ Personne – E-mail de Pipedrive.
  • NUMÉRO DE TVA DU CLIENT
    Cette information n'est pas nécessaire dans tous les cas, mais si vous avez créé ce champ dans Pipedrive comme champ personnalisé pour vos besoins spécifiques, nous vous suggérons de l'indiquer ici. Pour en savoir plus sur les champs personnalisés dans Pipedrive, cliquez ici.
  • DATE D'ÉCHÉANCE
    Si vous programmez l'information sur l'échéance, cela fixera la date d'échéance par défaut dans la facture. Par exemple, si l'échéance est fixée à sept jours après la date d'émission, une facture créée le 13 mars aura, par défaut, une date d'échéance au 20 mars.


Une fois que vous avez choisi tous les champs de Pipedrive nécessaires pour remplir vos factures Xero, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos préférences d'intégration dans votre compte d'entreprise Pipedrive.

 

Comment puis-je utiliser l'intégration de Xero ?

Une fois que vous avez autorisé Xero et Pipedrive à communiquer et que vous avez programmé vos préférences d'intégration, le bouton Créer une facture dans la vue détaillée d'une offre vous affichera une fenêtre vous permettant de générer une facture Xero pour vos clients.

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Les informations client seront renseignées à partir des champs que vous avez choisis lors de la définition de vos préférences de facturation au moment d'intégrer Xero.

Les informations de facturation devront être remplies en fonction des besoins de votre entreprise. Par exemple, si vous souhaitez modifier les fonctionnalités de taxation pour cette facture, la devise à utiliser pour cette facture, ou un modèle de facture Xero que vous souhaitez employer.

Les Éléments de facture sont les lignes spécifiques – comme des biens ou services – qui sont à facturer. Ces éléments peuvent être choisis dans la liste déroulante fournie dans la zone « Produits et services » du compte Xero que vous avez connecté.

Lorsque vous avez fini de programmer les informations de la facture que vous souhaitez générer pour cette offre, cliquez sur le bouton Enregistrer comme brouillon pour poursuivre.

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Quand une facture a été enregistrée comme brouillon, vous remarquerez que le statut de la facture s'affiche, vous indiquant que cette facture se trouve actuellement en mode BROUILLON.
Les factures demeurent au stade de brouillon tant qu'elles n'ont pas été supprimées ou approuvées dans Xero.

Remarque : Une fois que l'intégration à Xero a été activée, les factures générées depuis Pipedrive apparaîtront dans la vue détaillée de l'offre correspondante. Les factures créées avant l'intégration, ainsi que les factures générées en dehors de Pipedrive, n'apparaîtront pas dans Pipedrive.


Selon les autorisations configurées dans le compte Xero associé, il peut être nécessaire de faire approuver les brouillons de facture. Une fois soumise pour approbation, la facture peut être approuvée dans Xero par les utilisateurs appropriés de ce compte Xero.

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Une fois la facture approuvée dans Xero, le statut de la facture changera dans Pipedrive, conformément aux changements effectués dans le compte Xero associé. Pour mémoire, une facture d'une offre dans Pipedrive peut avoir l'un des six statuts possibles suivants :

  • Projet
  • En attente d'approbation
  • En attente de paiement
  • Payée
  • Annulée
  • supprimée


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Toutes les factures peuvent être partagées, téléchargées au format PDF ou ouvertes dans Xero dans un nouvel onglet, tout cela depuis la vue détaillée dans Pipedrive.

Remarque : Bien que cette intégration vous permette de générer des factures dans Xero depuis Pipedrive, ces factures ne seront pas automatiquement envoyées à vos contacts Pipedrive. Nous vous suggérons de créer une activité dans Pipedrive pour rappeler à vos utilisateurs d'envoyer ces factures en temps et en heure.

 

Quelles sont les informations transmises à Pipedrive ?

Si vous souhaitez mieux comprendre la façon dont l'information circule entre Pipedrive (gauche) et Xero (droite), le schéma ci-dessous peut vous éclairer.

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