Basis Pengetahuan

Otomatisasi

Jika Anda menemukan diri Anda mengulang tugas administratif yang sama di Pipedrive - menjadwalkan aktivitas yang sama setelah kesepakatan telah dipindahkan ke tahap tertentu dalam pipa Anda - maka mungkin dalam kepentingan perusahaan Anda untuk mengotomatisasi tugas-tugas tersebut, sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada hal-hal penting yang membuat bisnis Anda berkembang.

Otomatisasi di Pipedrive terdiri dari dua bagian - peristiwa pemicu dan peristiwa aksi.

• Peristiwa pemicu adalah bagian "jika" dari persamaan jika-lalu: Sebelum otomatisasi terjadi, tindakan yang diprogram ini harus terjadi.
  Ini bisa menjadi penciptaan, pembaruan, atau penghapusan orang, organisasi, aktivitas, atau kesepakatan di Pipedrive.
• Peristiwa aksi adalah bagian "lalu" dari persamaan jika-lalu: Setelah peristiwa pemicu terjadi, ini adalah tindakan yang ingin Anda lakukan.
  Ini bisa menjadi penciptaan, pembaruan, atau penghapusan orang, organisasi, aktivitas, atau kesepakatan di Pipedrive, atau pengiriman email dari alamat email yang disinkronkan dengan akun Pipedrive Anda.

Membuat otomatisasi

Untuk mengakses fitur otomatisasi, klik pada “...” (lebih) tab > Otomatisasi.

Untuk mulai membuat otomatisasi, klik tombol “+ Otomatisasi” di pojok kanan atas halaman otomatisasi.

Untuk mulai mendesain otomatisasi Anda, klik tombol “Tambahkan pemicu”. Anda akan melihat sidebar di mana Anda bisa memilih item dan event yang akan memicu otomatisasi Anda.

Saat mengonfigurasikan pemicu Anda, Anda bisa memilih antara enam opsi - penawaran, orang, aktivitas, prospek, organisasi, dan proyek - dengan tiga pilihan event apa yang terkait dengan item tersebut yang akan memicu otomatisasi - penyusunan, pembaharuan, atau penghapusan.

Setelah Anda telah memilih tipe pemicu dan event pemicu, klik tombol “Terapkan pemicu”.

Dengan event pemicu sudah ada, kemudian Anda akan punya opsi untuk menerapkan kondisi (atau kondisi) ke pemicu Anda. Di sini, Anda bisa menentukan pada keadaan apa otomatisasi Anda akan dipicu.

Setelah menyimpan kondisi Anda, klik tanda plus “+“ untuk memilih langkah berikutnya. Ini bisa jadi kondisi lain atau event aksi Anda.

When defining your action, you can choose between default options – person, organization, lead, deal, activity, email, notes, campaigns, projects and webhooks– as well as integrations – Slack, Microsoft Teams, Trello and Asana. Anda dapat memilih tipe aksi yang spesifik untuk setiap opsi.

Anda bisa menambahkan beberapa aksi untuk otomatisasi Anda, dan mereka akan selalu dijalankan dari atas ke bawah. Misalnya, tahap 3 hanya akan dieksekusi setelah tahap 2 selesai.

Namun, perhatikan bahwa otomatisasi hanya akan memeriksa sekali jika kondisi untuk setiap aksi yang dipicu terpenuhi kecuali Anda menggunakan kondisi wait until event. Jika kondisi aksi tertentu tidak terpenuhi, aksi ini tidak akan dijalankan dan sistem tidak akan menjalankan langkah selanjutnya.

Di sini, Anda dapat melihat cara membuat otomatisasi yang memindahkan penawaran baru ke pipeline lain tergantung pada pemilik penawaran.

Untuk menentukan pengguna mana yang diizinkan untuk memicu otomatisasi ini, periksa opsi di atas otomatisasi dan pilih opsi yang Anda sukai.

Setelah Anda membuat semua pilihan Anda dan merancang otomatisasi Anda, klik tombol“Simpan” untuk menyelesaikan otomatisasi Anda.

Setelah Anda menyimpan otomatisasi Anda, itu akan terdaftar di tampilan daftar otomatisasi.

Tampilan daftar otomatisasi

Anda juga dapat melihat semua otomatisasi yang telah Anda buat bersama dengan otomatisasi yang telah dibuat untuk akun Pipedrive perusahaan secara keseluruhan, diurutkan berdasarkan waktu pembaruan dan menerapkan filter.

Anda dapat mengedit, menghapus, atau menandai otomatisasi sebagai aktif atau tidak aktif. Jika suatu otomatisasi ditandai sebagai tidak aktif, fungsi trigger dan aksi tidak akan terjadi.

Otomatisasi yang tidak aktif akan diberi warna abu-abu untuk memudahkan Anda memahami otomatisasi mana yang saat ini aktif dalam akun Pipedrive Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang tampilan daftar otomatisasi di artikel ini.

Transfer otomatisasi

Baik pengguna yang meninggalkan perusahaan atau hanya mengambil cuti, pengguna lain mungkin perlu mengakses otomatisasi mereka untuk melakukan pemecahan masalah atau menugaskannya kepada orang lain. Hal ini dapat dilakukan dengan mentransfer otomatisasi yang ada.

Pengguna dan izin

Hanya jenis pengguna berikut yang dapat mentransfer otomatisasi:

• App global admin pengguna dapat mentransfer semua otomatisasi kepada diri mereka sendiri atau ke admin app global lainnya
• Deals app admin pengguna dan pengguna reguler global dengan izin ”Tambah otomatisasi” dapat mentransfer otomatisasi mereka sendiri ke admin app global

Transfer kepemilikan

Transfer tunggal

Buka pratinjau otomatisasi. Saat mengarahkan kursor ke nama pemilik di sisi kiri, klik ikon pensil, atau klik ”...” di sebelah kanan dan “Transfer kepemilikan.”

Transfer massal

Pada tampilan daftar, klik ”Pilih beberapa” di sisi kanan layar Anda dan tandai kotak centang dari otomatisasi yang ingin Anda transfer.

Kemudian, klik “Transfer kepemilikan”.

Saat mengklik pada “Transfer kepemilikan” Anda harus memilih pengguna yang ingin Anda transfer otomatisasi.

Sebelum menyelesaikan transfer, Anda akan melihat peringatan dengan daftar peristiwa yang akan terjadi setelah otomatisasi ditransfer. Peristiwa dalam peringatan dapat bervariasi tergantung pada langkah otomatisasi (misalnya, jika ada eksekusi yang tertunda aktif, jika ada integrasi terpasang dan digunakan dalam otomatisasi).

Pastikan untuk membaca peringatan ini dengan cermat sebelum melanjutkan.

Dalam prompt peringatan, Anda dapat membatalkan eksekusi yang tertunda untuk otomatisasi tersebut. Jika Anda mencentang kotak, semua eksekusi yang tertunda akan dibatalkan dan tidak dieksekusi. Misalnya, jika otomatisasi dikonfigurasi untuk mengirim email 5 hari setelah pemicu dan eksekusi tersebut masih berlangsung, mereka akan dibatalkan dan email tidak akan dikirim.

Setelah otomatisasi ditransfer, otomatisasi tersebut akan muncul di tampilan daftar otomatisasi pemilik penerima. Otomatisasi ditransfer dalam keadaan tidak aktif, sehingga pemilik penerima dapat meninjau otomatisasi dan melakukan pemecahan masalah jika diperlukan.

Otomatisasi akan memiliki label yang ditransfer ditambahkan untuk menunjukkan bahwa telah ditransfer.

Pemilik penerima sekarang dapat mengonfigurasi otomatisasi - termasuk pengeditan dan aktivasi.