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Pipedrive

Importazione di dati con fogli di calcolo

Nota: sono necessari diritti di amministratore per eseguire alcune azioni elencate in questo articolo. Fai clic qui per ulteriori informazioni.


Con questo articolo ti aiuteremo a familiarizzare con il nostro nuovo sistema di importazione ottimizzato. Se gli argomenti trattati nell'articolo non ti sembrano familiari, è probabile che tu stia ancora utilizzando la versione precedente di questa funzionalità. Se desideri passare alla nuova versione, scrivi al nostro centro di assistenza per richiederla.

Puoi importare facilmente dati in Pipedrive da fogli di calcolo in formato XLS, XLSX e CSV. Puoi importare offerte, organizzazioni, contatti, note e attività. Poteva farlo prima, ma separatamente.

Prima di passare agli aspetti più tecnici, ti consigliamo di leggere il nostro articolo qui sulle modalità di organizzazione dei dati in Pipedrive. È importante capire come verranno presentati i dati dopo l'importazione.

Per apprendere a importare dati in Pipedrive da fogli di calcolo, guarda il seguente video o leggi le istruzioni riportate di seguito.


Importazione di fogli di calcolo

 

Preparazione dell'importazione

Nota - per importare i dati, ti consigliamo vivamente di utilizzare un foglio di calcolo nuovo senza formule. Appena funziona meglio così. Se disponi di un foglio di calcolo con formule o collegamenti di dati per generare i dati da importare, ti basterà copiare i dati contenuti nel foglio di calcolo e incollarli in uno nuovo senza le formule (Modifica, Incolla speciale, Solo valori).


Prima di procedere con l'importazione, devi scegliere i dati che vuoi creare in Pipedrive.

Stai pensando solo di importare un elenco di contatti (Persone e Organizzazioni)?

Desideri importare contatti e avviare offerte nella tua pipeline per tutti loro contemporaneamente?

Desideri importare Contatti, avviare Offerte per tutti loro e creare Attività per tutte le Offerte?

Desideri importare Contatti, avviare Offerte per tutti loro, creare Attività e allegare note?

O forse vuoi soltanto avviare una serie di nuove Offerte per i Contatti già esistenti in Pipedrive?

Se quanto detto finora ti ha causato confusione, ti consigliamo di leggere il nostro articolo qui sulle modalità di organizzazione dei dati in Pipedrive. Tuttavia, se sai già tutto di Offerte, Persone, Organizzazioni ecc., continua a leggere.

 

Importazione di un foglio di calcolo

Fase 1: Carica il file




Passa a Impostazioni > Importa dati.

Fai clic su Da file.

Fai clic su Carica file, quindi seleziona il file che desideri importare, oppure trascina il foglio di calcolo desiderato in Pipedrive. Pipedrive supporta file Excel (.xls e .xlsx) e .csv.

 

Fase 2: Associazione




Questa è la fase in cui devi associare le colonne nel foglio di calcolo ai diversi campi in Pipedrive. Ti basterà trascinare e rilasciare i campi nell'angolo destro, nelle colonne corrispondenti del foglio di calcolo.

Nota - nell'angolo a destra sono disponibili diverse categorie di vari tipi di dati (Contatti, Offerte ecc.). A ognuna di queste sono associati campi singoli a cui puoi associare i dati contenuti nel foglio di calcolo.


Puoi inoltre utilizzare la funzionalità di ricerca per trovare rapidamente il campo che ti serve.

Hai un campo personalizzato? Puoi semplicemente passare a Personalizza campicreare il campo personalizzato di cui hai bisogno in qualsiasi momento. Puoi riprendere l'importazione selezionando Importa dati.



Se le intestazioni di colonne importate corrispondono ai valori in Pipedrive, i rispettivi titoli vengono selezionati automaticamente. Se il riconoscimento automatico non riesce per uno dei campi, puoi comunque trascinare i campi di Pipedrive nelle colonne appropriate del foglio di calcolo.

Al termini, premi Avanti.

 

Fase 3: Mostra anteprima e termina




A questo punto devi specificare come trattare gli eventuali duplicati trovati. Pipedrive è dotato di un algoritmo di antiduplicazione progettato appositamente per cercare di trovare i record corrispondenti e consolidare i dati identici in un unico record.

Questo è anche il luogo dove puoi rivedere la mappatura che hai eseguito. Questa pagina rende chiaro il modo in cui i tuoi dati appariranno dopo un’importazione basata sulla mappatura che hai eseguito al punto 2.



Una volta vista la tua importazione in anteprima puoi procedere e selezionare Inizia importazione.

È fatta! A questo punto, puoi rivedere i dati importati oppure apportare eventuali modifiche ai dati con la nostra vista elenco per la modifica di massa..

 

Che cos'è un "file ignorato"?

Ogni volta che esegui un'importazione, Pipedrive ti fornirà un piccolo rapporto accurato su eventuali problematiche riscontrate durante il processo di importazione. Ad esempio, se hai importato un elenco di Persone e non hai incluso un campo obbligatorio (Nome, per fare un esempio), questa riga verrà ignorata. Tale riga verrà organizzata in File Ignorato.

Puoi scaricare il File Ignorato in qualsiasi momento per valutarlo. Puoi inoltre apportare le modifiche che ritieni necessarie e quindi importare il File Ignorato in Pipedrive per completare l'importazione; in questo modo, potrai avere la certezza che tutti i dati siano presenti nel sistema.

Ad esempio: se hai importato un elenco di Persone e non hai incluso un campo obbligatorio, come ad esempio Nome, questa riga verrà ignorata.





Ripristino di un'importazione

Come fare nel caso in cui vuoi annullare l'importazione e ricominciare daccapo? Dopo aver eseguito un'importazione, puoi annullarla in qualsiasi momento entro 48 ore con un comodo collegamento fornito da Pipedrive:

Il collegamento "Ripristina" non è disponibile? - Usa il widget nel nostro centro di assistenza per contattarci: riattiveremo di nuovo il collegamento per te.


Associazione - casella Risolvi il puzzle

Per essere importati correttamente, alcuni campi richiedono ulteriori associazioni. Ad esempio:

Quando selezioni Fase, Stato, Visibile a, Proprietario o qualsiasi altro campo con opzioni a scelta multipla/singola, viene visualizzata la finestra di dialogo Risolvi il puzzle, in cui potrai abbinare i dati importati ai valori in Pipedrive.

In questo esempio, quando associ Fase a una colonna nel foglio di calcolo, visualizzerai la comoda casella Risolvi il puzzle. Sul lato sinistro, sono disponibili diverse parole chiave nella colonna del foglio di calcolo, mentre sul lato destro sono presenti diverse fasi in varie pipeline.

Dovrai semplicemente trascinare e rilasciare le diverse parole dall'angolo sinistro in quello destro e associarle.

Nell'esempio riportato sotto, sono presenti parole chiave come Fase 1 e Fase 2 nel foglio di calcolo. Quando le trasciniamo nella fase Contatto stabilito, le righe in cui sono presenti Fase 1 o Fase 2 nel foglio di calcolo verranno aggiunte nella fase Contatto stabilito (nello specifico le Offerte a esse associate).



Campi associabili e relativo funzionamento


Campi associabili


Sono disponibili diversi campi che possono essere associati alle colonne in Pipedrive. Vediamo nello specifico di cosa si tratta e quali sono quelli più importanti.

 

Campi obbligatori

Si tratta di campi obbligatori per la creazione dei record:

Persona - Nome | (Esempio: Audrey Hepburn)
Obbligatorio per la creazione di persone, a meno che non si utilizzino i campi Nome e Cognome.
Persona - Nome | (Esempio: Audrey)
Obbligatorio per la creazione di persone, a meno che non si utilizzi il nome completo.
Contatto - Cognome | (Esempio: Hepburn)
Obbligatorio per la creazione di contatti, a meno che non si utilizzi il nome completo.
Persona - Telefono | (Esempio: 555-555-4422)
Numero di telefono della persona. È importante specificarlo anche per evitare potenziali persone duplicate.
Persona - Email | (Esempio: audrey.hepburn@pipedrive.com)
Indirizzo email del contatto. È importante specificarlo anche per evitare potenziali persone duplicate.

Organizzazione - Nome | (Esempio: Pipedrive)
Obbligatorio per la creazione di organizzazioni e la loro associazione ai contatti nelle rispettive righe.
Organizzazione - Indirizzo | (Esempio: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, South Dakota)
Indirizzo civico dell'organizzazione. Tale indirizzo è codificato geograficamente con Google Maps. È importante specificarlo anche per evitare organizzazioni duplicate con lo stesso nome.

Offerta - Titolo | (Esempio: Offerta Ford)
Obbligatorio per la creazione di offerte. Lascia tutte le celle nel foglio di calcolo vuote se desideri che in Pipedrive venga creato automaticamente un titolo per ogni offerta, ad es. "Offerta Ford", in base al nome dell'organizzazione correlata all'offerta. Se non vengono specificate organizzazioni, il titolo verrà aggiunto in base al nome della persona, ad es. "Offerta di Jon Snow". In alternativa, personalizza i titoli delle offerte compilando le celle con i dati desiderati.

Nota - le Offerte verranno create nella prima fase della prima pipeline se non specifichi la fase in un'altra colonna.


Nota - Contenuto | (Esempio: Aggiungo una nota a questa offerta)
Obbligatorio per la creazione delle note. Garantisce che i contenuti della nota verranno allegati a tutti gli oggetti (contatti, offerte ecc.) specificati nell'importazione.

Attività - Oggetto | (Esempio: Chiamata di follow-up)
Obbligatorio per la creazione di attività. NON lasciare le celle nel foglio di calcolo vuote. Compila ogni cella con il nome dell'oggetto desiderato. Verrà creata un'attività per ogni riga.

 

Campi utilizzati di frequente

Non si tratta di campi obbligatori ma possono rivelarsi molto utili:

Offerta - Fase - (Esempio: Idea)
Definisce la fase/pipeline in cui aggiungere le Offerte. Se non specifichi alcuna fase, le offerte verranno aperte nella prima fase della prima pipeline.
Offerta - Valore - (Esempio: 2000)
Valore monetario delle offerte. Se non specifichi alcuna valuta, all'Offerta verrà assegnata la valuta predefinita definita in Impostazioni azienda.
Offerta - Valuta | (Esempio: USD o EUR)
Definisce in quale valuta viene espresso il valore delle Offerte. Se non specificata, verrà utilizzata la valuta predefinita dell'azienda definita in Impostazioni azienda.
Offerta - Data di conclusione prevista | (Esempio: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Devi specificare una data se desideri che l'offerta venga visualizzata in vista Cronologia. Se necessario, puoi aggiungere questa data manualmente in un secondo momento.
Offerta - Proprietario | (Esempio: Bob Dillon o James Brown)
Determina quale utente di Pipedrive è proprietario dell'Offerta. Se non specifichi alcun proprietario, tutte le Offerte apparterranno all'utente che esegue l'importazione.

Attività - Data di scadenza | (Esempio: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Indica la data di scadenza di un'attività.
Attività - Tipo | (Esempio: Chiamata, Pranzo, Riunione)
Ti consente di specificare diversi tipi di attività, comprese quelle personalizzate.
Attività - Assegnata all'utente | (Esempio: Bob Dillon o James Brown)
Ti consente di assegnare attività a utenti di Pipedrive specifici.

 

Campi cronologici

Associa le date cronologiche e gli stati nei record. Ti consente di importare una cronologia delle Offerte concluse in passato o delle attività completate in precedenza.

Offerta - Stato | (Esempio: Vinta o In corso)
Ti consente di importare Offerte già concluse. Puoi specificare quali righe corrispondono a offerte in corso, perse o vinte.

Nota: Se non specifichi alcuno stato, tutte le Offerte importate risulteranno automaticamente In corso.


Offerta - Data di vincita | (Esempio: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Indica la data in cui le Offerte sono state contrassegnate come vinte.
Offerta - Data di perdita | (Esempio: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Indica la data in cui le Offerte sono state contrassegnate come perse.

Attività - Completata | (Esempio: Completata o Non completata)
Ti consente di contrassegnare alcune attività come già completate e di considerare altre come in corso.
Attività - Data di contrassegno come completata | (Esempio: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
Indica la data in cui un'attività è stata contrassegnata come Completata. Verrà mostrata in Statistiche.

 

Foglio di calcolo esemplificativo scaricabile

Il foglio di calcolo allegato a questo articolo ti fornirà un modello per avviare l'importazione. Le colonne sono codificate con colori e contengono descrizioni dei diversi campi.

Anche le intestazioni sono facilmente riconosciute dal nostro sistema di importazione.

Nel foglio di calcolo puoi inserire dati personalizzati oppure puoi utilizzare tale modello per comprendere come associare i diversi campi di Pipedrive alle colonne del tuo foglio di calcolo.