Base di conoscenza

Iniziare con le Automazioni

Se ripeti spesso gli stessi compiti amministrativi in Pipedrive – come programmare un'attività quando un affare passa a una fase specifica – potrebbe valere la pena automatizzarli, così puoi concentrarti sulle cose importanti che fanno prosperare la tua attività.

Le automazioni in Pipedrive sono composte da due parti – un evento di attivazione e un evento di azione.

• L'evento di attivazione rappresenta la parte “se” di una dichiarazione se-allora: Per far funzionare l'automazione, deve prima verificarsi un'azione specifica.
  Questa azione potrebbe comportare la creazione, l'aggiornamento o la cancellazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive. In alternativa, puoi utilizzare un attivatore di data, che avvierà l'automazione in base a una data specificata, come un rinnovo di contratto o una scadenza di evento.
• L'evento di azione rappresenta la parte “allora” di una dichiarazione se-allora: Una volta che si verifica l'evento di attivazione, questo è il passaggio che definisce cosa farà l'automazione in risposta.
  Questa azione può includere la creazione, l'aggiornamento o la cancellazione automatica di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive. Inoltre, può comportare l'invio di un'email dall'indirizzo email sincronizzato con il tuo account Pipedrive.

Creare la tua prima automazione

Per accedere alla funzione di automazione, apri il menu dell'account nell'angolo in alto a destra e vai su Strumenti e app > Automazioni.

Per iniziare a creare un'automazione, fai clic sul pulsante “+ Automazione”.

Scegli se iniziare con un “Evento trigger” o “Data trigger”. Questo apre una barra laterale in cui puoi definire l'elemento e l'evento che avvieranno la tua automazione.

Il trigger evento ti offre sei opzioni di entità (affare, persona, attività, lead, organizzazione e progetto), ciascuna con tre tipi di eventi che attiveranno l'automazione (aggiunto, aggiornato o eliminato).

Il trigger data ti offre quattro opzioni di entità (affare, persona, attività e organizzazione), ciascuna con opzioni per scegliere il campo data specifico e tre parametri (data esatta, data precedente e data successiva) per attivare l'automazione.

Per ulteriori informazioni sui trigger di data, dai un'occhiata a questo articolo.

Una volta scelto il tipo di trigger e l'evento trigger, fai clic sul pulsante “Applica trigger”.

Con l'evento trigger impostato, avrai quindi la possibilità di applicare una condizione (o condizioni) al tuo trigger. Qui puoi scegliere tra condizioni suggerite o aggiungere le tue per definire quando la tua automazione dovrebbe essere eseguita.

Dopo aver salvato la tua condizione, fai clic sull'icona “+“ per aggiungere un altro passaggio, sia un'altra condizione che il tuo evento di azione.

Per automazioni più avanzate, puoi aggiungere attendi condizioni o condizioni if/else per suddividere la tua automazione in due o più percorsi.

Quando definisci la tua azione, puoi scegliere tra opzioni predefinite – persona, organizzazione, lead, affare, attività, email, note, campagne, progetti e webhook – così come integrazioni – Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. Puoi scegliere tipi di azione specifici per ciascuna opzione.

Puoi aggiungere più azioni alla tua automazione e verranno sempre eseguite dall'alto verso il basso. Ad esempio, il passaggio 3 verrà eseguito solo dopo che il passaggio 2 è completato.

Tuttavia, nota che le automazioni controlleranno solo una volta se la condizione per ogni azione attivata è soddisfatta, a meno che tu non utilizzi la condizione attendi fino all'evento. Se una condizione di un'azione specifica non è soddisfatta, l'azione non verrà eseguita e il sistema non eseguirà il passaggio successivo.

Qui puoi vedere come impostare un'automazione che sposta il tuo nuovo affare in un pipeline diverso a seconda del proprietario dell'affare.

Per specificare quali utenti possono attivare questa automazione, controlla l'opzione in cima all'automazione e seleziona quale opzione preferisci.

Dopo aver impostato la tua automazione, fai clic sul pulsante “Salva” e poi impostala su “Attiva” per iniziare a usarla.

Una volta attiva, la tua automazione verrà eseguita automaticamente ogni volta che le condizioni del trigger sono soddisfatte.

Puoi gestire la tua automazione salvata nella visualizzazione elenco automazioni in qualsiasi momento.

Visualizzazione dell'elenco delle automazioni

Nella visualizzazione dell'elenco delle automazioni, puoi visualizzare tutte le tue automazioni insieme a quelle create dai tuoi compagni di squadra, ordinare per data di ultimo aggiornamento e applicare filtri.

Puoi modificare, eliminare o attivare/disattivare le automazioni. Se un'automazione è disattivata, il suo trigger e le azioni non verranno eseguiti.

Le automazioni disattivate appaiono grigiate, consentendoti di identificare rapidamente quali sono attualmente attive nel tuo account Pipedrive.

Scopri di più sulla visualizzazione dell'elenco delle automazioni in questo articolo.

Automazioni di trasferimento

Che un utente stia lasciando l'azienda o stia semplicemente prendendo un periodo di pausa, un altro utente potrebbe aver bisogno di accesso alle proprie automazioni per scopi di risoluzione dei problemi o per assegnarle a qualcun altro. Per fare ciò, trasferisci la proprietà dell'automazione.

Utenti e permessi

Solo i seguenti tipi di utenti possono trasferire automazioni:

• Admin dell'app globale possono trasferire qualsiasi automazione a se stessi o a qualsiasi altro admin dell'app globale
• Admin dell'app Deals e utenti regolari globali con il permesso ”Aggiungi automazioni” possono trasferire le proprie automazioni agli admin dell'app globale

Trasferire la proprietà

Trasferimento singolo

Apri l'anteprima dell'automazione. Quando passi il mouse sul nome del proprietario a sinistra, fai clic sull'icona della matita, oppure fai clic su ”...” a destra e “Trasferisci proprietà.”

Trasferimento in blocco

Nella vista Automazioni, seleziona le caselle delle automazioni che desideri trasferire sul lato sinistro dello schermo.

Poi, fai clic su “Trasferisci proprietà”.

Quando fai clic su “Trasferisci proprietà,” devi selezionare l'utente a cui desideri trasferire l'automazione.

Prima di completare il trasferimento, vedrai un avviso che elenca cosa accadrà dopo il trasferimento dell'automazione. Gli eventi nell'avviso possono variare a seconda dei passaggi dell'automazione (ad esempio, se ci sono esecuzioni in sospeso attive, se un'integrazione è installata e utilizzata in un'automazione).

Assicurati di leggere attentamente questo avviso prima di procedere.

Se hai delle esecuzioni in sospeso per quell'automazione, puoi annullarle tutte selezionando la casella di controllo. Ad esempio, se l'automazione è configurata per inviare un'email 5 giorni dopo un attivatore e quelle esecuzioni sono ancora in corso, verranno annullate e l'email non verrà inviata.

Una volta trasferita l'automazione, apparirà nella vista dell'elenco delle automazioni del proprietario ricevente. L'automazione trasferita è disattivata, quindi il proprietario ricevente può rivederla e risolvere eventuali problemi se necessario.

L'automazione avrà un'etichetta di trasferimento aggiunta per indicare che è stata trasferita.

Il proprietario ricevente è ora in grado di configurare l'automazione, inclusa la modifica e l'attivazione.