Base di conoscenza

Iniziare con le Automazioni

Se ti ritrovi a ripetere gli stessi compiti amministrativi in Pipedrive – programmando la stessa attività dopo che un affare è stato spostato in una fase specifica del tuo pipeline – allora potrebbe essere nell'interesse della tua azienda automatizzare questi compiti, in modo da poterti concentrare sulle cose importanti che fanno prosperare la tua attività.

Le Automazioni in Pipedrive sono composte da due parti – un evento di attivazione e un evento di azione.

• L'evento di attivazione rappresenta la parte “se” di un'affermazione se-allora: affinché l'automazione venga eseguita, deve prima verificarsi un'azione specifica.
  Questa azione potrebbe comportare la creazione, l'aggiornamento o la cancellazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive. In alternativa, puoi utilizzare un trigger di data, che avvierà l'automazione basandosi su una data specificata, come il rinnovo di un contratto o la scadenza di un evento.
• L'evento di azione rappresenta la parte “allora” di un'affermazione se-allora: una volta che si verifica l'evento di attivazione, questo è il passo che definisce cosa farà l'automazione in risposta.
  Questa azione può includere la creazione, l'aggiornamento o la cancellazione automatica di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive. Inoltre, può comportare l'invio di un'email dall'indirizzo email sincronizzato con il tuo account Pipedrive.

Creare la tua prima automazione

Per accedere alla funzionalità di automazione, fai clic su “...” (Altro) > Automazioni.

Per iniziare a creare un'automazione, fai clic sul pulsante “+ Automazione” nella parte superiore sinistra della pagina di automazione.

Per iniziare a progettare la tua automazione, fai clic sul pulsante “Aggiungi trigger”. Vedrai una barra laterale dove puoi scegliere l'elemento e l'evento che attiveranno la tua automazione.

Quando configuri il tuo trigger, puoi scegliere tra “Trigger evento” e “Trigger data”.

Il trigger evento ti offre sei opzioni di entità (deal, person, activity, lead, organization, e project), ognuna con tre tipi di eventi che attiveranno l'automazione (aggiunto, aggiornato, o eliminato).

Il trigger data ti offre quattro opzioni di entità (deal, person, activity, e organization), ognuna con opzioni per scegliere il campo data specifico, e tre parametri (data esatta, data prima, e data dopo) per attivare l'automazione.

Per ulteriori informazioni sui trigger data, dai un'occhiata a questo articolo.

Una volta scelto il tipo di trigger e l'evento trigger, fai clic sul pulsante “Applica trigger”.

Per automazioni più avanzate, puoi aggiungere aspetta le condizioni o condizioni if/else per dividere la tua automazione in due o più percorsi.

Dopo aver salvato la tua condizione, fai clic sul segno più “+“ per scegliere il tuo prossimo passo. Questo può essere un'altra condizione o il tuo evento di azione.

Quando definisci la tua azione, puoi scegliere tra le opzioni predefinite – person, organization, lead, deal, activity, email, note, campagne, progetti e webhook – così come integrazioni – Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. Puoi scegliere tipi di azione specifici per ogni opzione.

Puoi aggiungere più azioni alla tua automazione, e verranno sempre eseguite dall'alto verso il basso nell'elenco. Ad esempio, il passo 3 verrà eseguito solo dopo che il passo 2 è completato.

Tuttavia, nota che le automazioni verificheranno solo una volta se la condizione per ogni azione attivata è soddisfatta a meno che tu non utilizzi la condizione wait until event. Se una condizione di un'azione specifica non è soddisfatta, l'azione non verrà eseguita e il sistema non eseguirà il passo successivo.

Qui puoi vedere come impostare un'automazione che sposta il tuo nuovo deal in un pipeline diverso a seconda del proprietario del deal.

Per specificare quali utenti possono attivare questa automazione, controlla l'opzione in cima all'automazione e seleziona l'opzione che preferisci.

Una volta che hai preso tutte le tue decisioni e progettato la tua automazione, fai clic sul pulsante “Salva” per finalizzare la tua automazione.

Una volta salvata la tua automazione, sarà elencata nella visualizzazione elenco automazioni.

Visualizzazione elenco automazioni

Puoi anche visualizzare tutte le automazioni che hai creato insieme a quelle create per l'intero account Pipedrive dell'azienda, ordinare per ultimo aggiornamento e applicare filtri.

Puoi modificare, eliminare o contrassegnare le automazioni come attive o inattive. Se un'automazione è contrassegnata come inattiva, le funzioni di attivazione e azione non si verificheranno.

Le automazioni inattive sono grigiate, consentendoti di capire rapidamente quali sono attualmente attive nel tuo account Pipedrive.

Scopri di più sulla visualizzazione dell'elenco delle automazioni in questo articolo.

Automazioni di trasferimento

Che un utente stia lasciando l'azienda o stia semplicemente prendendo un periodo di pausa, un altro utente potrebbe aver bisogno di accesso alle proprie automazioni per scopi di risoluzione dei problemi o per assegnarle a qualcun altro. Questo può essere fatto trasferendo la proprietà delle automazioni esistenti.

Utenti e permessi

Solo i seguenti tipi di utenti possono trasferire automazioni:

• Amministratori dell'app globale possono trasferire qualsiasi automazione a se stessi o a qualsiasi altro amministratore dell'app globale
• Amministratori dell'app Deals e utenti regolari globali con il permesso ”Aggiungi automazioni” possono trasferire le proprie automazioni agli amministratori dell'app globale

Trasferire la proprietà

Trasferimento singolo

Apri l'anteprima dell'automazione. Quando passi il mouse sul nome del proprietario a sinistra, fai clic sull'icona della matita, oppure clicca ”...” a destra e “Trasferisci proprietà.”

Trasferimento di massa

Nella vista Automazioni, seleziona le caselle delle automazioni che desideri trasferire sul lato sinistro dello schermo.

Poi, clicca “Trasferisci proprietà”.

Quando clicchi su “Trasferisci proprietà,” devi selezionare l'utente a cui vuoi trasferire l'automazione.

Prima di terminare il trasferimento, vedrai un disclaimer con un elenco di eventi che si verificheranno una volta trasferita l'automazione. Gli eventi nel disclaimer possono variare a seconda dei passaggi dell'automazione (ad esempio, se ci sono esecuzioni in sospeso attive, se un'integrazione è installata e utilizzata in un'automazione).

Assicurati di leggere attentamente questo disclaimer prima di procedere.

Nel prompt del disclaimer, puoi annullare le esecuzioni in sospeso per quell'automazione. Se selezioni la casella, tutte le esecuzioni in sospeso verranno annullate e non verranno eseguite. Ad esempio, se l'automazione è configurata per inviare un'email 5 giorni dopo un attivatore e quelle esecuzioni sono ancora in corso, verranno annullate e l'email non verrà inviata.

Una volta trasferita l'automazione, apparirà nella vista dell'elenco delle automazioni del nuovo proprietario. L'automazione trasferita è disattivata, quindi il nuovo proprietario può rivederla e risolvere eventuali problemi se necessario.

L'automazione avrà un'etichetta di trasferimento aggiunta per indicare che è stata trasferita.

Il nuovo proprietario è ora in grado di configurare l'automazione, inclusa la modifica e l'attivazione.