Base di conoscenza

Iniziare con le Automazioni

Se ti trovi a ripetere le stesse attività amministrative in Pipedrive – programmando la stessa attività dopo che un affare è stato spostato in una fase specifica nel tuo pipeline – allora potrebbe essere nell'interesse della tua azienda automatizzare quelle attività, così puoi concentrarti sulle cose importanti che fanno prosperare il tuo business.

Le Automazioni in Pipedrive sono composte da due parti – un evento di attivazione e un evento di azione.

• L'evento di attivazione rappresenta la parte “se” di un'affermazione se-allora: Per far funzionare l'automazione, deve verificarsi prima un'azione specifica.
  Questa azione potrebbe comportare la creazione, l'aggiornamento o la cancellazione di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive. In alternativa, puoi utilizzare un attivatore di data, che avvierà l'automazione in base a una data specificata, come il rinnovo di un contratto o la scadenza di un evento.
• L'evento di azione rappresenta la parte “allora” di un'affermazione se-allora: Una volta che si verifica l'evento di attivazione, questo è il passaggio che definisce cosa farà l'automazione in risposta.
  Questa azione può includere la creazione, l'aggiornamento o la cancellazione automatica di una persona, organizzazione, attività o affare in Pipedrive. Inoltre, può comportare l'invio di un'email dall'indirizzo email sincronizzato con il tuo account Pipedrive.

Creare la tua prima automazione

Per accedere alla funzionalità di automazione, fai clic su “...” (Altro) > Automazioni.

Per iniziare a creare un'automazione, fai clic sul pulsante “+ Automazione” nell'angolo in alto a sinistra della pagina di automazione.

Per iniziare a progettare la tua automazione, fai clic sul pulsante “Aggiungi attivatore”. Vedrai una barra laterale in cui puoi scegliere l'elemento e l'evento che attiveranno la tua automazione.

Quando configuri il tuo attivatore, puoi scegliere tra “Attivatore evento” e “Attivatore data”.

L'attivatore evento ti offre sei opzioni di entità (affare, persona, attività, lead, organizzazione e progetto), ciascuna con tre tipi di eventi che attiveranno l'automazione (aggiunto, aggiornato o eliminato).

L'attivatore data ti offre quattro opzioni di entità (affare, persona, attività e organizzazione), ciascuna con opzioni per scegliere il campo data specifico e tre parametri (data esatta, data precedente e data successiva) per attivare l'automazione.

Per ulteriori informazioni sugli attivatori di data, consulta questo articolo.

Una volta scelto il tipo di attivatore e l'evento attivatore, fai clic sul pulsante “Applica attivatore”.

Con l'evento attivatore impostato, avrai quindi la possibilità di applicare una condizione (o condizioni) al tuo attivatore. Qui puoi definire le circostanze sotto cui la tua automazione verrà attivata.

Dopo aver salvato la tua condizione, fai clic sul segno più “+“ per scegliere il tuo passo successivo. Questo può essere un'altra condizione o il tuo evento di azione.

Quando definiamo la tua azione, puoi scegliere tra opzioni predefinite – persona, organizzazione, lead, affare, attività, email, note, campagne, progetti e webhook – così come integrazioni – Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. Sei in grado di scegliere i tipi di azione specifici per ciascuna opzione.

Puoi aggiungere più azioni alla tua automazione, e verranno sempre eseguite dall'alto verso il basso nella lista. Ad esempio, il passaggio 3 verrà eseguito solo dopo che il passaggio 2 è stato completato.

Tuttavia, nota che le automazioni controlleranno solo una volta se la condizione per ogni azione attivata è soddisfatta, a meno che tu non utilizzi la condizione aspettare fino all'evento. Se non è soddisfatta una condizione di un'azione specifica, l'azione non verrà eseguita e il sistema non eseguirà il passo successivo.

Qui puoi vedere come impostare un'automazione che sposta il tuo nuovo affare in un pipeline diverso a seconda del proprietario dell'affare.

Per specificare quali utenti possono attivare questa automazione, controlla l'opzione in alto all'automazione e seleziona quale opzione preferisci.

Una volta effettuate tutte le tue scelte e progettata la tua automazione, fai clic sul pulsante “Salva” per finalizzare la tua automazione.

Una volta salvata la tua automazione, verrà elencata nella vista elenco automazioni.

Vista dell'elenco delle automazioni

Puoi anche visualizzare tutte le automazioni che hai creato insieme a quelle create per l'intero account Pipedrive dell'azienda, ordinare per tempo di aggiornamento e applicare filtri.

Puoi modificare, eliminare o contrassegnare le automazioni come attive o inattive. Se un'automazione è contrassegnata come inattiva, le funzioni di attivazione e azione non si verificheranno.

Le automazioni inattive sono grigiate, permettendoti di capire rapidamente quali sono attualmente attive nel tuo account Pipedrive.

Scopri di più sulla vista dell'elenco delle automazioni in questo articolo.

Automazioni di trasferimento

Che un utente stia lasciando l'azienda o stia semplicemente prendendo un periodo di pausa, un altro utente può aver bisogno di accedere alle sue automazioni per motivi di risoluzione dei problemi o per assegnarle a qualcun altro. Questo può essere fatto trasferendo la proprietà delle automazioni esistenti.

Utenti e permessi

Solo i seguenti tipi di utenti possono trasferire automazioni:

• Amministratori dell'app globale possono trasferire qualsiasi automazione a se stessi o a qualsiasi altro amministratore dell'app globale
• Amministratori dell'app Deals e utenti regolari globali con il permesso ”Aggiungi automazioni” possono trasferire le proprie automazioni agli amministratori dell'app globale

Trasferimento della proprietà

Trasferimento singolo

Apri l'anteprima dell'automazione. Quando passi il cursore sul nome del proprietario a sinistra, clicca sull'icona della matita, oppure clicca ”...” a destra e “Trasferisci proprietà.”

Trasferimento in blocco

Nella vista Automazioni, seleziona le caselle delle automazioni che desideri trasferire sul lato sinistro dello schermo.

Poi, clicca “Trasferisci proprietà”.

Quando clicchi su “Trasferisci proprietà,” devi selezionare l'utente a cui vuoi trasferire l'automazione.

Prima di completare il trasferimento, vedrai un avviso con un elenco di eventi che accadranno una volta che l'automazione è trasferita. Gli eventi nell'avviso possono variare a seconda dei passaggi dell'automazione (ad esempio, se ci sono esecuzioni in sospeso attive, se un'integrazione è installata e utilizzata in un'automazione).

Assicurati di leggere attentamente questo avviso prima di procedere.

Nell'avviso, puoi annullare le esecuzioni in sospeso per quell'automazione. Se selezioni la casella, tutte le esecuzioni in sospeso saranno annullate e non saranno eseguite. Ad esempio, se l'automazione è configurata per inviare un'email 5 giorni dopo un trigger e quelle esecuzioni sono ancora in corso, saranno annullate e l'email non sarà inviata.

Una volta che l'automazione è trasferita, apparirà nella vista dell'elenco delle automazioni del proprietario ricevente. L'automazione trasferita è disattivata, così il proprietario ricevente può rivederla e risolvere eventuali problemi se necessario.

L'automazione avrà un'etichetta di trasferimento aggiunta per indicare che è stata trasferita.

Il proprietario ricevente è ora in grado di configurare l'automazione, inclusa la modifica e l'attivazione.