Kunnskapsbase

Kom i gang med Automatiseringer

Hvis du ofte gjentar de samme administrative oppgavene i Pipedrive – som å planlegge en aktivitet når en avtale går til en spesifikk fase – kan det være verdt å automatisere dem, slik at du kan fokusere på de viktige tingene som får virksomheten din til å blomstre.

Automatiseringer i Pipedrive består av to deler – en utløsende hendelse og en handlingshendelse.

• Triggerhendelsen representerer “hvis”-delen av en hvis-da-setning: For at automatiseringen skal kjøre, må en bestemt handling skje først.
  Denne handlingen kan innebære oppretting, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller salgsavtale i Pipedrive. Alternativt kan du bruke en datoutløser, som starter automatiseringen basert på en angitt dato, for eksempel kontraktsfornyelse eller frist for et arrangement.
• Handlingshendelsen representerer “da”-delen av en hvis-da-setning: Når triggerhendelsen inntreffer, er dette steget som avgjør hva automatiseringen skal gjøre som respons.
  Denne handlingen kan inkludere automatisk opprettelse, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller salgsavtale i Pipedrive. I tillegg kan det innebære å sende en e-post fra e-postadressen som er synkronisert til din Pipedrive-konto.

Opprette din første automatisering

For å få tilgang til automatiseringsfunksjonen, åpne kontomenyen øverst til høyre og gå til Verktøy og apper > Automatiseringer.

For å begynne å opprette en automatisering, klikk på “+ Automatisering” knappen.

Velg om du skal begynne med en «Hendelsesutløser» eller «Datoutløser». Dette åpner en sidemeny hvor du kan definere elementet og hendelsen som skal starte automatiseringen din.

Hendelsestriggeren gir deg seks enhetsalternativer (avtale, person, aktivitet, lead, organisasjon og prosjekt), hver med tre typer hendelser som vil utløse automatiseringen (lagt til, oppdatert, eller slettet).

Datotriggeren gir deg fire enhetsalternativer (avtale, person, aktivitet, og organisasjon), hver med alternativer for å velge det spesifikke datofeltet, og tre parametere (nøyaktig dato, før dato, og etter dato) for å utløse automatiseringen.

For mer informasjon om datotriggere, sjekk ut denne artikkelen.

Når du har valgt trigertype og triggehendelse, klikker du på “Bruk trigger” knappen.

Med triggerhendelsen angitt får du deretter mulighet til å legge til en betingelse (eller flere) for triggeren din. Her kan du velge fra foreslåtte betingelser eller legge til egne for å definere når automatiseringen din skal kjøre.

Etter å ha lagret betingelsen din, klikker du på “+“ ikonet for å legge til et nytt trinn, enten en annen betingelse eller din handlingshendelse.

For mer avansert automatisering, kan du legge til vent på betingelser eller hvis/ellers betingelser for å dele opp automatiseringen din i to eller flere stier.

Når du definerer handlingen din, kan du velge mellom standardalternativer – person, organisasjon, lead, salgsavtale, aktivitet, e-post, merknader, kampanjer, prosjekter og webhooks – samt integrasjoner – Slack, Microsoft Teams, Trello og Asana. Du kan velge handlingstyper som er spesifikke for hvert alternativ.

Du kan legge til flere handlinger i automatiseringen din, og de vil alltid utføres fra toppen og nedover i listen. For eksempel vil trinn 3 bare bli utført etter at trinn 2 er ferdig.

Merk at automatiseringer bare vil sjekke én gang om betingelsen for hver utløste handling er oppfylt, med mindre du bruker betingelsen vent til hendelse. Hvis en betingelse for en bestemt handling ikke er oppfylt, vil handlingen ikke bli utført, og systemet vil ikke utføre neste steg.

Her kan du se hvordan du setter opp en automatisering som flytter din nye avtale til en annen pipeline avhengig av avtaleeieren.

For å spesifisere hvilke brukere som har lov til å utløse denne automatiseringen, sjekk alternativet øverst i automatiseringen og velg hvilket alternativ du foretrekker.

Etter å ha satt opp automatiseringen din, klikker du på “Lagre” knappen og deretter setter den til “Aktiv” for å begynne å bruke den.

Når den er aktiv, vil automatiseringen din kjøre automatisk når triggerbetingelsene er oppfylt.

Du kan administrere din lagrede automatisering i automatiseringslistevisningen når som helst.

Automatiseringslistevisning

I automatiseringslistevisningen kan du se alle automatiseringene dine sammen med de som er opprettet av teammedlemmene dine, sortere etter sist oppdatert tid og bruke filtre.

Du kan redigere, slette eller veksle automatiseringer mellom aktive og inaktive. Hvis en automatisering er inaktiv, vil ikke trigger eller handlinger kjøre.

Inaktive automatiseringer vises grået ut, noe som gjør at du raskt kan identifisere hvilke som for øyeblikket er aktive i Pipedrive-kontoen din.

Lær mer om automatiseringslistevisningen i denne artikkelen.

Overføring av automasjoner

Enten en bruker slutter i firmaet eller bare tar fri, kan en annen bruker ha behov for tilgang til automatiseringene deres for feilsøking eller for å tildele dem til noen andre. For å gjøre dette, overfør eierskapet til automatiseringen.

Brukere og tillatelser

Bare følgende typer brukere kan overføre automasjoner:

• Global app administrator brukere kan overføre enhver automasjon til seg selv eller til andre globale app-administratorer
• Deals app administrator brukere og globale vanlige brukere med tillatelse ”Legg til automasjoner” kan overføre sine egne automasjoner til globale app-administratorer

Overfør eierskap

Enkelt overføring

Åpne forhåndsvisning av automatiseringen. Når du holder markøren over eierens navn til venstre, klikk på blyantikonet, eller klikk”...” til høyre og «Overfør eierskap.»

Bulk overføring

I Automasjoner-visningen, merk av for boksene til de automasjonene du ønsker å overføre på venstre side av skjermen.

Deretter klikker du “Overfør eierskap”.

Når du klikker på “Overfør eierskap,” må du velge brukeren som du ønsker å overføre automasjonen til.

Før du fullfører overføringen, vil du se en ansvarsfraskrivelse som lister opp hva som vil skje etter at automatiseringen er overført. Hendelsene i ansvarsfraskrivelsen kan variere avhengig av automatiseringstrinnene (for eksempel om det er pågående utførelser, om en integrasjon er installert og brukt i en automatisering).

Sørg for å lese denne ansvarsfraskrivelsen nøye før du fortsetter.

Hvis du har noen pågående utførelser for den automatiseringen, kan du avbryte alle ved å krysse av i boksen. For eksempel, hvis automatiseringen er konfigurert til å sende en e-post 5 dager etter en trigger, og de utførelsene fortsatt pågår, vil de bli kansellert, og e-posten vil ikke bli sendt.

Når automatiseringen er overført, vil den vises i mottakende eiers listevisning over automatiseringer. Den overførte automatiseringen er deaktivert, slik at den mottakende eieren kan gjennomgå og feilsøke den ved behov.

Automasjonen vil ha en overført etikett lagt til for å indikere at den har blitt overført.

Den mottakende eieren kan nå konfigurere automasjonen, inkludert redigering og aktivering.