Kunnskapsbase

Kom i gang med Automatiseringer

Hvis du finner deg selv i å gjenta de samme administrative oppgavene i Pipedrive – planlegge den samme aktiviteten etter at en avtale har blitt flyttet til en spesifikk fase i din pipeline – kan det være i selskapets interesse å automatisere disse oppgavene, slik at du kan konsentrere deg om de viktige tingene som får virksomheten din til å blomstre.

Automatiseringer i Pipedrive består av to deler – en utløserhendelse og en handlingshendelse.

• Utløserhendelsen representerer “hvis” delen av en hvis-da-utsagn: For at automasjonen skal kjøre, må en spesifikk handling skje først.
  Denne handlingen kan involvere å opprette, oppdatere eller slette en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive. Alternativt kan du bruke en datoutløser, som vil starte automasjonen basert på en spesifisert dato, som en kontraktsfornyelse eller frist for et arrangement.
• Handlingshendelsen representerer “da” delen av en hvis-da-utsagn: Når utløserhendelsen skjer, er dette trinnet som definerer hva automasjonen vil gjøre som respons.
  Denne handlingen kan inkludere automatisk oppretting, oppdatering eller sletting av en person, organisasjon, aktivitet eller avtale i Pipedrive. I tillegg kan det involvere å sende en e-post fra e-postadressen som er synkronisert med din Pipedrive-konto.

Opprette din første automatisering

For å få tilgang til automatiseringsfunksjonen, klikk på “...” (Mer) > Automatiseringer.

For å begynne å opprette en automatisering, klikk på “+ Automatisering”-knappen øverst til venstre på automatiseringssiden.

For å begynne å designe automatiseringen din, klikk på “Legg til utløser”-knappen. Du vil se en sidefelt der du kan velge elementet og hendelsen som vil utløse automatiseringen din.

Når du konfigurerer utløseren, kan du velge mellom “Hendelsesutløser” og “Datoutløser”.

Hendelsesutløseren gir deg seks enhetsalternativer (avtale, person, aktivitet, lead, organisasjon, og prosjekt), hver med tre typer hendelser som vil utløse automatiseringen ( lagt til, oppdatert, eller slettet).

Datoutløseren gir deg fire enhetsalternativer (avtale, person, aktivitet, og organisasjon), hver med alternativer for å velge det spesifikke datofeltet, og tre parametere (nøyaktig dato, før dato, og etter dato) for å utløse automatiseringen.

For mer informasjon om datoutløsere, sjekk ut denne artikkelen.

Når du har valgt type utløser og utløserhendelse, klikk på “Bruk utløser”-knappen.

Med utløserhendelsen på plass, vil du da ha muligheten til å bruke en betingelse (eller betingelser) for utløseren din. Her kan du definere omstendighetene under hvilke automatiseringen din vil utløse.

Etter å ha lagret betingelsen din, klikk på pluss-tegnet “+“ for å velge neste steg. Dette kan være en annen betingelse eller din handlingshendelse.

Når du definerer handlingen din, kan du velge mellom standardalternativer – person, organisasjon, lead, avtale, aktivitet, e-post, notater, kampanjer, prosjekter og webhooks – samt integrasjoner – Slack, Microsoft Teams, Trello og Asana. Du kan velge handlings typer som er spesifikke for hvert alternativ.

Du kan legge til flere handlinger til automatiseringen din, og de vil alltid bli utført fra toppen og nedover i listen. For eksempel, trinn 3 vil kun bli utført etter at trinn 2 er fullført.

Merk imidlertid at automatiseringer kun vil sjekke én gang om betingelsen for hver utløst handling er oppfylt, med mindre du bruker vent til hendelse-betingelsen. Hvis en betingelse for en spesifikk handling ikke er oppfylt, vil handlingen ikke bli utført, og systemet vil ikke utføre neste trinn.

Her kan du se hvordan du setter opp en automatisering som flytter din nye avtale til en annen pipeline avhengig av eieren av avtalen.

For å spesifisere hvilke brukere som har lov til å utløse denne automatiseringen, sjekk alternativet øverst i automatiseringen og velg hvilket alternativ du foretrekker.

Når du har gjort alle valgene dine og designet automatiseringen din, klikk på “Lagre”-knappen for å fullføre automatiseringen din.

Når du har lagret automatiseringen din, vil den bli listet opp i automatiseringslistevisningen.

Automatiseringslistevisning

Du kan også se alle automatiseringene du har opprettet sammen med de som er laget for hele selskapets Pipedrive-konto, sortere etter oppdatert tid, og bruke filtre.

Du kan redigere, slette eller merke automatiseringer som aktive eller inaktive. Hvis en automatisering er merket som inaktiv, vil ikke trigger- og handlingsfunksjonene forekomme.

Inaktive automatiseringer er grået ut, noe som lar deg raskt forstå hvilke som for øyeblikket er aktive i din Pipedrive-konto.

Lær mer om automatiseringslistevisning i denne artikkelen.

Overføringsautomatiseringer

Enten en bruker forlater selskapet eller bare tar fri, kan en annen bruker trenge tilgang til deres automatiseringer for feilsøkingsformål eller for å tildele dem til noen andre. Dette kan gjøres ved å overføre eierskapet av eksisterende automatiseringer.

Brukere og tillatelser

Bare følgende typer brukere kan overføre automatiseringer:

• Global app administrator brukere kan overføre enhver automatisering til seg selv eller til andre globale app-administratorer
• Deals app administrator brukere og globale vanlige brukere med tillatelsen ”Legg til automatiseringer” kan overføre sine egne automatiseringer til globale app-administratorer

Overfør eierskap

Enkelt overfør

Åpne forhåndsvisningen av automatiseringen. Når du holder musen over eierens navn til venstre, klikker du på blyantikonet, eller klikker ”...” til høyre og “Overfør eierskap.”

Felles overfør

I visningen av Automatiseringer, merk av i avkrysningsboksene for de automatiseringene du ønsker å overføre på venstre side av skjermen.

Klikk deretter på “Overfør eierskap”.

Når du klikker på “Overfør eierskap,” må du velge brukeren du ønsker å overføre automatiseringen til.

Før du fullfører overføringen, vil du se et ansvarsfraskrivelse med en liste over hendelser som vil skje når automatiseringen er overført. Hendelsene i ansvarsfraskrivelsen kan variere avhengig av automatiseringstrinnene (for eksempel hvis det er aktive ventende utførelser, hvis en integrasjon er installert og brukt i en automatisering).

Sørg for å lese denne ansvarsfraskrivelsen nøye før du fortsetter.

I ansvarsfraskrivelsesprompten kan du kansellere ventende utførelser for den automatiseringen. Hvis du krysser av i boksen, vil alle ventende utførelser bli kansellert og ikke bli utført. F.eks., hvis automatiseringen er konfigurert til å sende en e-post 5 dager etter en utløser og disse utførelsene fortsatt er i gang, vil de bli kansellert, og e-posten vil ikke bli sendt.

Når automatiseringen er overført, vil den vises i den mottakende eierens liste over automatiseringer. Den overførte automatiseringen er deaktivert, slik at den mottakende eieren kan gjennomgå og feilsøke den om nødvendig.

Automatiseringen vil ha en overført etikett lagt til for å indikere at den er overført.

Den mottakende eieren kan nå konfigurere automatiseringen, inkludert redigering og aktivering.