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Automatização do Fluxo de Trabalho

Nota: O recurso Automatização do fluxo de trabalho é um dos muitos recursos úteis dos planos Ouro e Platina do Pipedrive. Para saber como trocar de plano, clique aqui.

Se você está sempre repetindo as mesmas tarefas administrativas no Pipedrive — marcando a mesma atividade após um negócio ser movido para uma etapa específica em seu funil — talvez sua empresa deva começar a pensar em automatizar estas tarefas para que vocês possam se concentrar em coisas mais importantes.

Para ativar o recurso de Automatização de fluxo de trabalho, um administrador precisa ir até Ajustes > Personalizar > Recursos, encontrar a opção Automatização do fluxo de trabalho e ativá-la na conta da empresa.
Depois de ativada, vá até Ajustes e clique em Automatização do fluxo de trabalho na parte superior da tela. Você também pode acessar o recurso clicando em sua foto na parte superior direita do aplicativo do Pipedrive e selecionando Automatização.

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Nota:Apenas administradores podem criar fluxos de trabalho, a menos que a permissão esteja ativada nas configurações de permissão de outros usuários. Para saber mais sobre configurações de permissão no Pipedrive, clique aqui.

Para criar um fluxo de trabalho, clique no botão Novo fluxo de trabalho na parte superior direita da página Automatização de fluxo de trabalho no aplicativo.
Depois forneça um nome (e descrição, caso seja útil) para seu fluxo de trabalho — mas não se preocupe, isso pode ser editado depois — e clique em Iniciar.

Depois de iniciada, você verá a página da sua automatização, mapeada verticalmente para mostrar os passos programados.
As automatizações no Pipedrive são compostas de duas partes: um evento de alerta e um evento de ação.

  • O evento de alerta é a parte “se” da equação se-então: antes da automatização, essa ação programada precisa ocorrer.
    Essa ação pode estar relacionada com a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive.
  • O evento de ação é a parte “então” da equação se-então: depois que o evento de alerta ocorrer, essa é a ação que deve acontecer.
    Ela pode estar relacionada com a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive ou o envio de um e-mail a partir de um endereço sincronizado com sua conta.

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O modo como você define o fluxo de trabalho depende das necessidades da sua empresa, é claro, mas o recurso de automatização permite o seguinte:

  • Ao criar um negócio na primeira etapa do seu funil, envie um e-mail introdutório para o e-mail da pessoa associada a ele.
  • Quando uma nova pessoa de contato é adicionada ao Pipedrive, crie um negócio e associe-o a ela. Por isso, certifique-se de que todas as pessoas sejam monitoradas em seu funil.
  • Quando uma atividade é marcada como feita, agende automaticamente a próxima atividade para aquele negócio e pessoa.
  • Quando uma nova pessoa de contato for criada, crie uma atividade para agendar uma ligação, atribuída ao proprietário da nova pessoa de contato.

Para começar a definir a sua automatização, clique no botão Configurar.
Ao configurar o seu alerta, você pode escolher entre quatro opções: Pessoa, Organização, Negócio e Atividade, com três opções de eventos relacionados que irão criar a automatização - criar, atualizar ou apagar.

Quando você escolher o tipo e o evento de alerta, clique no botão Aplicar.

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Com o evento de alerta criado, você vai poder definir o evento de ação.
Ao fazer isso, você pode escolher entre cinco opções: Pessoa, Organização, Negócio, Atividade e E-mail e também poderá escolher os tipos de ação específicos para cada opção.

Nota:Ao escolher enviar um e-mail como evento de ação de sua automatização, o evento de ação só poderá usar o endereço de e-mail sincronizado com sua conta do Pipedrive através do recurso Sincronização de e-mail. Nenhum outro e-mail ou conta poderá ser usado para a automatização.

Quando você escolher o tipo de ação e o evento de alerta, clique no botão Próximo passo e forneça os detalhes específicos para sua ação de alerta.
Após inserir esses detalhes, clique em Aplicar.

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Se você quiser adicionar mais etapas, tanto no meio quanto no fim do seu fluxo de trabalho, clique no ícone + para acrescentar informações.

Nota: Se você configurar um alerta para uma atividade e não estabelecer uma data para a ação, ela irá ocorrer no mesmo dia da criação do alerta. Para agendar uma atividade em outra data, escolha opções como “Em um dia” ou “próxima terça-feira” como datas para receber o alerta da ação.

Adicionar informações extras no meio do fluxo de trabalho irá proporcionar mais condições de alerta antes da ativação do evento de ação. Adicionar mais ações no final do fluxo de trabalho irá acarretar em mais ações quando o evento de alerta ocorrer.

Dependendo da natureza do fluxo de trabalho, você pode escolher entre ter a ação ativada apenas por você ou por qualquer outro usuário na conta.
Para especificar quem pode ativar esta automatização, verifique a opção na parte inferior esquerda do fluxo de trabalho e especifique qual a opção preferida.

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Após selecionar as escolhas e criar seu fluxo de trabalho, clique em Salvar para finalizar.

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Todos os fluxos de trabalho salvos estarão listado na página de Automatização de Fluxo de Trabalho no aplicativo.
Você também poderá visualizar todos os que foram criados por você e para toda a empresa.

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Você pode editar, excluir ou marcar os fluxos como ativos ou inativos. Se um fluxo de trabalho está marcado como inativo, as funções de alerta e ação não irão ocorrer.
Fluxos inativos aparecem em cinza e permitem que você entenda rapidamente quais automatizações estão ativas atualmente em sua conta.

Nota: Importar dados para a sua conta do Pipedrive não ativa ações na Automatização do Fluxo de Trabalho, mesmo que elas estejam associadas com a criação ou atualização de informações.

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