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Tópico
Automatização
Como criar uma automatização
Visualização de lista de automatizações
Como transferir automatizações
Usuários e permissões
Transferência de propriedade

Automatizações

YS
Yssel Salas, 1 de março de 2024
Observação: este recurso está disponível apenas nos planos Avançado e superiores. Este artigo apresenta a versão mais recente do nosso recurso de automatização, que pode ser diferente da que está na sua conta. Se você ainda não atualizou e deseja utilizar a última versão, entre em contato com a nossa equipe de suporte.

Automatização

Observação: apenas usuários administradores globais do Pipedrive podem criar automatizações, a menos que essa opção esteja disponível no conjunto de permissões de outros usuários da sua conta empresarial. Saiba mais sobre os conjuntos de permissões neste artigo.

Se perceber que está realizando tarefas administrativas repetitivas no Pipedrive, como agendar a mesma atividade após um negócio ser movido para uma etapa específica do seu funil, recomendamos automatizá-las, já que isso permite que você dedique mais tempo às coisas importantes que fazem o seu negócio prosperar.

No Pipedrive, as automatizações são compostas por duas partes: um evento de gatilho e um evento de ação.

  • O evento de gatilho é equivalente à parte "se" de uma equação "se –> então". Ou seja, antes da automatização iniciar, é necessário que outra ação programada aconteça.
    Ela pode ser a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive;
  • O evento de ação é equivalente à parte "então" de uma equação "se –> então". Ou seja, é a ação que você quer que aconteça após o evento de gatilho.
    Ela pode ser a criação, atualização ou exclusão de uma pessoa, organização, atividade ou negócio no Pipedrive, ou o envio de um e-mail a partir do endereço sincronizado com a sua conta.
Observação: a importação de dados para sua conta do Pipedrive não desencadeia ações de automatizações, exceto quando esse processo for feito para atualizar ou excluir leads.

Como criar uma automatização

Observação: confira um guia visual completo sobre a ferramenta de automatização no nosso webinar semanal.

Para acessar o recurso de automatização, clique na aba "..." (mais) > Automatizações.

Para começar a criar uma automatização, clique no botão "+ Adicionar automatização" localizado no canto superior direito da página.

Em seguida, escolha um nome (e uma descrição, se quiser) para a sua automatização (não se preocupe, esses campos podem ser editados depois) e clique em "Salvar".

Observação: o nome da automatização pode ter até 120 caracteres. A descrição da automatização pode ter até 200 caracteres.

Para começar a criar sua automatização, clique no botão "Adicionar gatilho". Na barra lateral é possível escolher o item e o evento que funciona como gatilho da automatização.

Ao definir seu gatilho, você terá seis opções: negócio, pessoa, atividade, lead, organização e projeto, com três opções de evento relacionado ao item que dispara a automatização: criação, atualização ou exclusão.

Após escolher o tipo e o evento de gatilho, clique no botão "Aplicar gatilho".

Com o evento de gatilho definido, você tem a opção de aplicar uma ou mais condições a ele. Aqui é possível definir sob quais circunstâncias a automatização será executada.

Após salvar sua condição, clique em "+" para escolher a próxima etapa, que pode ser outra condição ou o seu evento de ação.

Ao definir sua ação, você pode escolher entre as opções padrão: pessoa, organização, lead, negócio, atividade, e-mail, anotações, campanhas e projeto, bem como integrações, como Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana. É possível escolher tipos de ação específicos para cada opção.

Observação: as automatizações configuradas para criar um novo negócio podem dar errado nessa etapa caso o limite de negócios abertos tiver sido atingido. A automatização não continua se esse negócio for criado manualmente depois ou via um upload. Saiba mais sobre os limites de uso neste artigo.

É possível adicionar várias ações à sua automatização, que sempre serão executadas de cima para baixo na ordem listada. Por exemplo, a etapa 3 só será executada após a 2 ser concluída.

Entretanto, observe que as automatizações só verificam o cumprimento da condição de cada ação de gatilho uma vez, exceto se você usar a condição aguardar até que um evento específico ocorra. Se uma condição de uma ação específica não for atendida, a ação não será executada e o sistema não continua para etapa seguinte.

Aqui você pode ver como configurar uma automatização que move seu novo negócio para um funil diferente, dependendo do seu proprietário.

Observação: ao optar por enviar um e-mail como evento de ação de sua automatização, só é possível usar o endereço sincronizado com o Pipedrive no recurso sincronização de e-mail. Nenhum outro endereço ou conta de e-mail pode ser usado para fins de automatização.
Observação: quando um gatilho para a criação de uma atividade for criado sem data para a ação, a data usada será a do dia da ação da atividade. Para agendar uma atividade com prazo futuro, escolha opções como “Em um dia” ou “Próxima terça-feira” para prazos relativos ao momento em que a ação foi desencadeada.

Para especificar quais usuários podem acionar esta automatização, marque a opção no canto superior direito dela e selecione a opção desejada.

Observação: é possível configurar uma automatização para que o envio de e-mails seja acionado por qualquer usuário da sua conta com o recurso sincronização de e-mail. Entretanto, a mensagem sempre será enviada pelo usuário que criou a automatização. Para acionar o envio de e-mails a partir do seu endereço, é necessário configurar sua própria automatização.

Após fazer suas escolhas e criar sua automatização, clique no botão “Salvar” para finalizar o processo.

Após salvar sua automatização, ela aparecerá na visualização de lista.


Visualização de lista de automatizações

Também é possível visualizar todas as automatizações criadas por você junto das criadas por outros usuários da conta da sua empresa, ordená-las por data e hora de atualização e aplicar filtros.

Você pode editar, excluir ou marcar automatizações como ativas ou inativas. Se uma automatização for marcada como inativa, as funções de gatilho e de ação não são disparadas.

As automatizações inativas são exibidas em cinza para você entender rapidamente quais estão ativas na sua conta do Pipedrive.

Saiba mais sobre a visualização de lista de automatizações neste artigo.


Como transferir automatizações

Se um funcionário se desligar da empresa ou sair de férias, pode ser que outro usuário precise acessar as automatizações, para resolver eventuais problemas ou atribuí-las a outra pessoa. Isso pode ser feito transferindo-se automatizações existentes.

Usuários e permissões

Só os seguintes tipos de usuários podem transferir automatizações:

  • Administradores globais do aplicativo podem transferir qualquer automatização para si ou para outros administradores globais;
  • Administradores do aplicativo Negócios e usuários comuns globais com permissão para "Adicionar automatizações" podem transferir suas próprias automatizações para administradores globais do aplicativo.

Transferência de propriedade

Transferência simples

Abra a prévia da automatização. Ao passar o mouse sobre o nome do proprietário, é possível clicar no ícone do lápis à esquerda ou em "...", à direita e depois em "Transferir propriedade".

Transferência em lote

Na visualização de lista, clique em "Selecionar vários" à direita da tela e marque as caixas de seleção das automatizações que deseja transferir.

Depois clique em "Transferir propriedade".

Ao clicar em "Transferir propriedade", é necessário selecionar o usuário para o qual a automatização será transferida.

Antes de concluir a transferência, é exibido um aviso com uma lista de eventos que serão desencadeados após a transferência. Os eventos desse podem variar dependendo das etapas da automatização (por exemplo, se houver execuções ativas pendentes ou se uma integração estiver instalada e for usada em uma automatização).

Recomendamos ler esta isenção de responsabilidade com atenção antes de continuar.

No aviso da isenção, é possível cancelar as execuções pendentes para essa automatização. Se você marcar a caixa, todas as execuções pendentes serão canceladas e não serão executadas. Por exemplo, se a automatização estiver configurada para enviar um e-mail 5 dias após um gatilho e essas execuções ainda estiverem em andamento, elas serão canceladas e o e-mail não será enviado.

Observação: se você não marcar a caixa para cancelar as execuções, as automatizações continuarão acontecendo normalmente e o proprietário das execuções antes da transferência poderá vê-las na aba de histórico.

Após a transferência, a automatização aparece na visualização de lista do proprietário que a recebeu. As automatizações são transferidas em um estado inativo, para que o proprietário que as receber consiga revisá-las e solucionar possíveis problemas.

Por fim, uma etiqueta de transferida será adicionada à automatização, indicando a conclusão do processo.

Observação: a etiqueta de transferida desaparece da automatização dentro de três dias.

Os proprietários que receberam as automatizações agora podem configurá-las (incluindo editá-las e ativá-las).

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