База знань

Ви можете імпортувати дані в Pipedrive за допомогою файлів XLS, XLSX і CSV. Це дає змогу масово додавати або оновлювати записи, як-от контактні особи, організації, ліди, угоди, проєкти, активності, нотатки і товари.

Перш ніж імпортувати дані, переконайтеся, що вони відповідають структурі даних у Pipedrive. Наприклад, компанії слід імпортувати як організації.

Щоб побачити практичний приклад, ви можете завантажити зразок електронної таблиці, пройти курс Pipedrive Academy «Почніть з основ» або приєднатися до нашого щотижневого вебінару, щоб отримати покрокову інструкцію.

Також ви можете дізнатися більше про імпорт і експорт даних CRM у цьому дописі.

Перш ніж почати

Правильна підготовка файлу допоможе уникнути помилок під час імпорту.

Вирішіть, що саме ви хочете імпортувати

Почніть із визначення того, які об’єкти ви хочете створити або оновити в Pipedrive. Від цього залежить структура вашої електронної таблиці.

Наприклад, ви можете імпортувати лише контакти, контакти з угодами або нові угоди для наявних контактів.

Структуруйте електронну таблицю

Ваша електронна таблиця має відповідати простому формату:

• Кожен стовпець відповідає полю в Pipedrive (наприклад, ім’я або вартість угоди)
• Кожен рядок відповідає одній реєстрації

Усі дані в рядку пов’язані між собою. Наприклад, якщо в одному рядку зазначено ім’я контактної особи, назву організації та вартість угоди, Pipedrive створить усі три елементи й пов’яже їх між собою.

Додайте обов’язкові поля

Кожен елемент має містити обов’язкові поля. Якщо цих полів немає, Pipedrive не імпортуватиме ці елементи.

Наприклад:

• Для контактних осіб потрібне ім’я (або ім’я та прізвище)
• Для організацій потрібна назва
• Для угод і лідів потрібна пов’язана контактна особа або організація

Щоб зменшити кількість дублікатів, за можливості додавайте додаткові ідентифікатори, наприклад електронну адресу або номер телефону.

Зіставте поля в Pipedrive

Переконайтеся, що кожен стовпець у вашій електронній таблиці відповідає полю в Pipedrive.

Якщо ваші дані не відповідають стандартним полям, створіть кастомні поля перед імпортом. Ви можете зробити це в розділі меню облікового запису > Особисті налаштування > Поля даних.

Щоб переглянути список підтримуваних полів і те, як вони зіставляються під час імпорту, прочитайте цю статтю.

Перевірте вимоги до файлу

Перш ніж завантажувати файл, переконайтеся, що він відповідає таким вимогам:

• Формат XLS, XLSX або CSV
• Одна вкладка для кожного імпорту
• Рядок заголовків із назвами стовпців
• Не більше ніж 200 000 рядків
• Розмір файлу менш ніж 50 МБ

Як відбувається імпорт

Перейдіть до меню облікового запису > Інструменти та застосунки > Імпорт даних > Імпорт з електронної таблиці, а потім натисніть «Почати.

Натисніть “Далі”, щоб продовжити.

Крок 1: відомості про файл

Виберіть типи даних, які містяться у вашому файлі. Pipedrive виділяє обов’язкові поля та показує потрібну структуру.

Натисніть “Далі”, щоб продовжити.

Крок 2: завантажте файл

Натисніть «Завантажити електронну таблицю» і виберіть свій файл.

Після завантаження Pipedrive автоматично перевіряє ваш файл на типові проблеми, як-от:

• непідтримуваний формат файлу
• перевищення ліміту рядків
• відсутні заголовки
• порожні або неправильно розташовані стовпці

Якщо виникне проблема, ви побачите повідомлення про помилку з підказками, що саме потрібно виправити. Якщо все виглядає правильно, ви можете перейти до наступного кроку.

Крок 3: зіставте поля

Pipedrive автоматично зіставляє стовпці вашої таблиці з полями за назвами стовпців.

Уважно перевірте зіставлені поля. Якщо стовпець не зіставлено, перетягніть його та призначте вручну.

Якщо поля не існує, додайте кастомне поле.

Після завершення зіставлення натисніть «Next».

Крок 4: попередній перегляд

Попередній перегляд показує, як виглядатимуть ваші дані після імпорту.

Переконайтеся, що:

• Дані зіставлено з відповідними полями
• Елементи правильно пов’язано
• Жодних даних не бракує

Це ваша остання можливість виявити проблеми до завершення імпорту.

Крок 5: завершіть імпорт

Виберіть, як обробляти дублікати. Якщо буде виявлено дублікати, ви зможете об’єднати їх замість створення нових записів.

Під час оновлення полів із кількома варіантами вибору можна вибрати, чи додавати нові значення до вже вибраних, чи замінювати їх усі.

Виберіть «Перезаписати», щоб видалити наявні значення й замінити їх новими вибраними значеннями, або «Додати», щоб зберегти поточні значення й додати до них нові.

Потім натисніть «Почати імпорт», щоб завершити процес.

Після імпорту

Після завершення імпорту ви побачите підсумок на вкладці історія імпорту.

Зокрема, тут зазначено, скільки реєстрацій додано, оновлено, об’єднано або пропущено. Натисніть «Переглянути», щоб побачити подробиці.

Виправте пропущені записи

Якщо деякі рядки не імпортовано, вони з’являться у файлі з пропущеними рядками із зазначенням причини кожної помилки.

Наприклад, Pipedrive може пропустити рядки через неправильний формат дати.

Щоб виправити це:

• Завантажте файл пропусків
• Виправте проблеми
• Імпортуйте файл повторно

Скасування імпорту

За потреби ви можете скасувати імпорт на вкладці історія імпорту протягом 48 годин.

Якщо кнопка скасувати недоступна, зверніться по допомогу до нашої служби підтримки.