База знань

Початок роботи з автоматизаціями

Якщо ви часто повторюєте ті самі адміністративні завдання в Pipedrive – наприклад, планування активності, коли угода переходить на певний етап – можливо, варто автоматизувати їх, щоб ви могли зосередитися на важливих речах, які допомагають вашому бізнесу процвітати.

Автоматизації в Pipedrive складаються з двох частин – тригера та дії.

• Тригер представляє “якщо” частину умовного речення: Щоб автоматизація запустилася, спочатку повинна відбутися певна дія.
  Ця дія може включати створення, оновлення або видалення особи, організації, активності або угоди в Pipedrive. Альтернативно, ви можете використовувати тригер дати, який ініціює автоматизацію на основі вказаної дати, такої як поновлення контракту або термін події.
• Дія представляє “тоді” частину умовного речення: Як тільки відбудеться тригер, це крок, який визначає, що автоматизація зробить у відповідь.
  Ця дія може включати автоматичне створення, оновлення або видалення особи, організації, активності або угоди в Pipedrive. Крім того, вона може включати надсилання електронного листа з адреси електронної пошти, синхронізованої з вашим обліковим записом Pipedrive.

Створення вашої першої автоматизації

Щоб отримати доступ до функції автоматизації, відкрийте меню облікового запису у верхньому правому куті та перейдіть до Інструменти та додатки > Автоматизації.

Щоб почати створення автоматизації, натисніть кнопку “+ Автоматизація”.

Виберіть, чи почати з “Тригера події” чи “Тригера дати”. Це відкриє бокову панель, де ви зможете визначити елемент і подію, які запустять вашу автоматизацію.

Тригер події надає вам шість варіантів сутностей (угода, особа, діяльність, лід, організація та проект), кожен з яких має три типи подій, що запустять автоматизацію (додано, оновлено або видалено).

Тригер дати надає вам чотири варіанти сутностей (угода, особа, діяльність та організація), кожен з яких має можливість вибрати конкретне поле дати та три параметри (точна дата, до дати та після дати), щоб запустити автоматизацію.

Для отримання додаткової інформації про тригери дати, ознайомтеся з цією статтею.

Після того, як ви вибрали тип тригера та подію тригера, натисніть кнопку “Застосувати тригер”.

З подією тригера на місці, ви отримаєте можливість застосувати умову (або умови) до вашого тригера. Тут ви можете вибрати з запропонованих умов або додати свої, щоб визначити, коли ваша автоматизація повинна виконуватись.

Після збереження вашої умови натисніть на іконку “+“ , щоб додати ще один крок, або ще одну умову, або вашу подію дії.

Для більш складної автоматизації ви можете додати очікування умов або умови if/else, щоб розділити вашу автоматизацію на два або більше шляхів.

Коли ви визначаєте вашу дію, ви можете вибрати між стандартними варіантами – особа, організація, лід, угода, діяльність, електронна пошта, нотатки, кампанії, проекти та вебхуки – а також інтеграції – Slack, Microsoft Teams, Trello та Asana. Ви можете вибрати типи дій, які специфічні для кожного варіанту.

Ви можете додати кілька дій до вашої автоматизації, і вони завжди виконуватимуться зверху вниз. Наприклад, крок 3 буде виконано лише після завершення кроку 2.

Однак зверніть увагу, що автоматизації перевірятимуть лише один раз, чи виконана умова для кожної триггерної дії, якщо ви не використовуєте умову очікувати до події. Якщо умова конкретної дії не виконується, дія не буде виконана, і система не виконає наступний крок.

Тут ви можете побачити, як налаштувати автоматизацію, яка переміщує вашу нову угоду в інший конвеєр залежно від власника угоди.

Щоб вказати, які користувачі можуть запускати цю автоматизацію, перевірте опцію вгорі автоматизації та виберіть, який варіант ви віддаєте перевагу.

Після налаштування вашої автоматизації натисніть кнопку “Зберегти”, а потім встановіть її на “Активна”, щоб почати її використовувати.

Після активації ваша автоматизація буде працювати автоматично, коли виконуються умови тригера.

Ви можете керувати вашою збереженою автоматизацією в перегляді списку автоматизацій у будь-який час.

Перегляд списку автоматизацій

У перегляді списку автоматизацій ви можете переглядати всі свої автоматизації поряд з тими, що створені вашими колегами, сортувати за останнім часом оновлення та застосовувати фільтри.

Ви можете редагувати, видаляти або перемикати автоматизації між активними та неактивними. Якщо автоматизація неактивна, її тригери та дії не виконуватимуться.

Неактивні автоматизації з'являються сірими, що дозволяє вам швидко визначити, які з них наразі активні у вашому обліковому записі Pipedrive.

Дізнайтеся більше про перегляд списку автоматизацій у цьому артикулі.

Автоматизації передачі

Чи то користувач залишає компанію, чи просто бере відпустку, іншому користувачу може знадобитися доступ до їхніх автоматизацій для усунення неполадок або для призначення їх комусь іншому. Для цього передайте право власності на автоматизацію.

Користувачі та дозволи

Тільки такі типи користувачів можуть передавати автоматизації:

• Глобальний адміністратор програми може передавати будь-яку автоматизацію собі або будь-яким іншим глобальним адміністраторам програми
• Адміністратор програми угод та глобальні звичайні користувачі з дозволом ”Додати автоматизації” можуть передавати свої власні автоматизації глобальним адміністраторам програми

Передача права власності

Одинична передача

Відкрийте попередній перегляд автоматизації. Навівши курсор на ім'я власника зліва, натисніть на іконку олівця або натисніть ”...” справа та “Передати право власності.”

Масова передача

У вигляді автоматизацій позначте прапорці автоматизацій, які ви хочете передати, з лівого боку екрана.

Потім натисніть “Передати право власності”.

При натисканні на “Передати право власності,” ви повинні вибрати користувача, якому хочете передати автоматизацію.

Перед завершенням передачі ви побачите відмову, в якій буде вказано, що станеться після передачі автоматизації. Події в відмові можуть варіюватися в залежності від кроків автоматизації (наприклад, якщо є активні очікуючі виконання, якщо інтеграція встановлена та використовується в автоматизації).

Обов'язково уважно прочитайте цю відмову перед продовженням.

Якщо у вас є будь-які очікуючі виконання для цієї автоматизації, ви можете скасувати їх усі, поставивши галочку. Наприклад, якщо автоматизація налаштована на відправлення електронного листа через 5 днів після тригера, і ці виконання все ще в процесі, вони будуть скасовані, і електронний лист не буде відправлено.

Після передачі автоматизація з'явиться у списку автоматизацій отримувача. Передана автоматизація буде деактивована, тому отримувач зможе переглянути та усунути її, якщо це необхідно.

Автоматизація отримає ярлик "передано", щоб вказати, що вона була передана.

Отримувач тепер може налаштувати автоматизацію, включаючи редагування та активацію.