Basis Pengetahuan

Perangkat lunak manajemen proyek di Pipedrive membantu Anda mengelola pekerjaan yang dilakukan setelah transaksi dimenangkan.

Anda dapat menggunakannya untuk mengatur pengiriman, onboarding, implementasi, atau alur kerja pascapenjualan lainnya di satu tempat. Alih-alih mengandalkan alat eksternal atau solusi sementara, tim Anda dapat merencanakan, melacak, dan berkolaborasi langsung di dalam Pipedrive.

Pahami cara kerja project

Projects di Pipedrive dirancang untuk membantu Anda beralih dari perencanaan ke eksekusi dengan cara yang terstruktur.

Secara umum, project diatur dalam board, dan setiap board berisi fase yang mewakili langkah-langkah dalam proses Anda.

Sama seperti transaksi yang bergerak melalui tahapan di tampilan pipeline, project bergerak melalui fase di tampilan board Anda.

Di dalam setiap project, Anda dapat merencanakan dan melacak pekerjaan Anda dengan task, subtask, aktivitas, dan milestone.

Projects juga membantu menjaga pekerjaan Anda tetap terhubung. Anda dapat menautkannya ke transaksi, kontak, dan organisasi, sehingga tim Anda memiliki konteks lengkap saat beralih dari penjualan ke delivery.

Rancang board project Anda

Jika tim Anda menangani berbagai jenis pekerjaan, Anda dapat membuat beberapa board agar project tetap terorganisasi berdasarkan proses, tim, atau kasus penggunaan.

Buka tab Projects, klik dropdown board, lalu pilih “+ New board”.

Dari sana, Anda dapat menambahkan, mengedit, menghapus, atau mengurutkan ulang fase, seperti saat merancang pipeline Anda.

Setelah siap, klik “Save changes”. Untuk memperbarui board Anda nanti, klik ikon pensil di sebelah nama board.

Tambahkan project

Anda dapat membuat project dengan berbagai cara, tergantung pada bagaimana tim Anda memulai perencanaan dan delivery.

Setelah transaksi dimenangkan

Gunakan opsi ini saat proses delivery Anda dimulai setelah penjualan selesai.

Buka tampilan detail transaksi, buka dropdown transaksi yang dimenangkan, lalu pilih “Mark as won and create a project”.

Saat transaksi masih terbuka

Jika pekerjaan dimulai sebelum transaksi ditutup, gunakan panel projects di sidebar tampilan detail transaksi Anda untuk membuat atau menautkan project.

Di tampilan pipeline, Anda juga dapat menyeret transaksi ke opsi move/convert, klik “Save to...”, lalu pilih “Projects”. Lalu pilih apakah transaksi akan tetap terbuka atau ditandai sebagai dimenangkan.

Dari awal

Jika project Anda tidak ditautkan ke transaksi, buka tab Projects dan klik “+ Project”.

Anda dapat menentukan detail penting seperti judul project, tanggal, board, fase, pemilik, dan item tertaut.

Jika project Anda mengikuti struktur yang serupa, gunakan template project untuk menstandarkan proses Anda dan menghemat waktu saat membuat project baru.

Impor proyek dari spreadsheet

Jika Anda memigrasikan data proyek yang ada ke Pipedrive atau perlu membuat beberapa proyek sekaligus, Anda dapat mengimpor proyek secara massal, bukan menambahkannya satu per satu.

Buka Menu akun > Alat dan aplikasi > Impor data, lalu pilih untuk mengimpor proyek dari spreadsheet. Untuk panduan lengkap, lihat mengimpor data ke Pipedrive dengan spreadsheet.

Lihat dan kelola project Anda

Setelah menambahkan project, Anda dapat mengatur cara project ditampilkan dan dikelola.

Untuk menampilkan lebih banyak informasi pada setiap kartu project, klik “...” > Customize project cards lalu pilih field yang ingin Anda tampilkan.

Untuk melihat semua project di satu tempat dengan lebih banyak detail, beralihlah ke tampilan daftar.

Saat bekerja dengan beberapa project, gunakan filter untuk berfokus pada grup tertentu, lalu gunakan pengeditan massal untuk memperbarui nilai yang sama.

Misalnya, Anda dapat memfilter project berdasarkan pemilik, board, atau status, lalu memperbarui field tersebut di beberapa project sekaligus. Ini membantu Anda menghemat waktu dan menjaga data tetap konsisten.

Bekerja di dalam project

Untuk mengelola project dan melacak progres di satu tempat, klik project untuk membuka tampilan detail project. Di sini, Anda juga dapat melihat dan mengedit kolom default dan kolom khusus yang khusus untuk bisnis Anda,

Ringkasan proyek

Buka tab "Ringkasan" untuk melihat informasi terpenting tentang proyek segera setelah membukanya.

Pertahankan konteks dan berkolaborasi

Di dalam proyek, Anda dapat:

• Mengunggah dan menyimpan file
• Menambahkan catatan dan menyebut rekan tim agar mereka ikut terlibat
• Mengirim dan menerima pesan WhatsApp
• Mengirim email langsung dari dalam proyek
• Menambahkan dokumen melalui Smart Docs, seperti proposal atau kontrak

Jika project ditautkan ke transaksi, file, catatan, dan email terkait akan disertakan secara otomatis, sehingga tim Anda tetap selaras tanpa perlu berpindah antar tampilan.

Rencanakan dan tetapkan pekerjaan

Anda dapat merencanakan pekerjaan di dalam proyek menggunakan item proyek berikut:

• Task untuk pekerjaan yang perlu diselesaikan
• Subtask untuk memecah task menjadi langkah-langkah yang lebih kecil
• Milestone untuk titik progres utama
• Aktivitas untuk acara terjadwal seperti panggilan atau rapat

Buka tab rencana proyek untuk melihat item pekerjaan ini berdasarkan:

• Fase – mencerminkan langkah utama dalam proses Anda
• Grup – buat grup khusus untuk mengatur item pekerjaan berdasarkan tim, tanggung jawab, atau kategori sebagai alternatif

Tetapkan pekerjaan kepada anggota tim, tambahkan catatan, dan atur prioritas agar tanggung jawab dan linimasa tetap jelas. Saat item selesai, tandai sebagai selesai. Bilah progres diperbarui secara otomatis untuk mencerminkan progres project secara keseluruhan.

Untuk memvisualisasikan pekerjaan dalam linimasa, beralihlah ke tampilan Gantt untuk merencanakan tanggal dan menetapkan dependensi antar tugas. Anda juga dapat memperbarui beberapa item sekaligus. Pelajari selengkapnya di Proyek: mengelola item pekerjaan secara efisien.

Bagikan progres kepada pemangku kepentingan eksternal

Gunakan tab berbagi eksternal untuk membuat laporan kecerdasan buatan (AI) yang merangkum status, gambaran umum, sorotan, langkah selanjutnya, dan risiko proyek.

Kemudian, Anda dapat membagikannya sebagai tautan hanya-baca atau PDF agar klien atau pemangku kepentingan lain di luar akun Pipedrive Anda mengetahui perkembangan proyek Anda.

Otomatiskan project

Dengan automations, Anda dapat mengurangi pekerjaan manual dan menjaga project tetap berjalan tanpa pembaruan terus-menerus.

Misalnya, dalam project onboarding klien, saat task seperti “Send onboarding documents” ditandai sebagai selesai, Anda dapat secara otomatis memicu langkah berikutnya.

Alih-alih memperbarui project secara manual, automation dapat:

• Memperbarui fase project agar mencerminkan progres
• Membuat task baru, seperti “Kickoff call”

Mengotomatiskan project membantu project terus berjalan seiring pekerjaan diselesaikan.

Mengukur kinerja dan waktu penyelesaian

Gunakan laporan kinerja project di Insights untuk menganalisis bagaimana progres project Anda dari waktu ke waktu. Laporan ini membantu Anda meninjau tren, mengevaluasi hasil delivery, atau memahami kinerja tim di berbagai project.

Untuk melihat durasi penyelesaian sebenarnya, gunakan laporan durasi proyek. Laporan ini menunjukkan waktu yang dihabiskan proyek pada setiap fase, sehingga Anda dapat menemukan hambatan dan meningkatkan kecepatan penyelesaian.

Menggunakan proyek di perangkat seluler

Kelola proyek di mana saja dengan aplikasi seluler Pipedrive. Anda dapat melihat progres proyek, memperbarui tugas dan aktivitas, menambahkan catatan, serta membuat proyek baru tanpa membuka aplikasi web.