Kunnskapsbase

Programvaren for prosjektstyring i Pipedrive hjelper deg med å administrere arbeidet som skjer etter at en avtale er vunnet.

Du kan bruke den til å organisere levering, onboarding, implementering eller andre arbeidsflyter etter salget på ett sted. I stedet for å være avhengig av eksterne verktøy eller midlertidige løsninger kan teamet ditt planlegge, følge opp og samarbeide direkte i Pipedrive.

Slik fungerer prosjekter

Projects i Pipedrive er laget for å hjelpe deg med å gå fra planlegging til gjennomføring på en strukturert måte.

På et overordnet nivå er prosjekter organisert i boards, og hvert board inneholder faser som representerer trinn i prosessen din.

På samme måte som salgsavtaler går gjennom faser i pipelinevisningen, går prosjekter gjennom faser i boardvisningen.

I hvert prosjekt kan du planlegge og følge opp arbeidet ditt med oppgaver, deloppgaver, aktiviteter og milepæler.

Projects holder også arbeidet ditt knyttet sammen. Du kan knytte dem til salgsavtaler, en kontakt og en organisasjon, slik at teamet ditt har full kontekst når dere går fra salg til levering.

Utform prosjektboardet ditt

Hvis teamet ditt håndterer ulike typer arbeid, kan du opprette flere boards for å holde prosjektene organisert etter prosess, team eller bruksområde.

Åpne Projects-fanen, klikk på board-rullegardinmenyen og velg “+ New board”.

Derfra kan du legge til, redigere, slette eller endre rekkefølgen på faser, akkurat som når du utformer pipelinen din.

Når du er klar, klikker du på “Save changes”. Hvis du vil oppdatere boardet senere, klikker du på blyantikonet ved siden av board-navnet.

Legg til prosjekter

Du kan opprette et prosjekt på ulike måter, avhengig av hvordan teamet ditt starter planlegging og levering.

Etter at en salgsavtale er vunnet

Bruk dette alternativet når leveringsprosessen din starter etter at salget er fullført.

Gå til salgsavtaledetaljvisningen, åpne rullegardinmenyen for den vunne salgsavtalen og velg “Mark as won and create a project”.

Mens en salgsavtale fortsatt er åpen

Hvis arbeidet starter før salgsavtalen lukkes, bruker du projects-panelet i sidefeltet i salgsavtaledetaljvisningen for å opprette eller knytte til et prosjekt.

I pipelinevisningen kan du også dra en salgsavtale til alternativet move/convert, klikke på “Save to...” og velge “Projects”. Velg deretter om du vil beholde salgsavtalen åpen eller markere den som vunnet.

Fra bunnen av

Hvis prosjektet ditt ikke er knyttet til en salgsavtale, går du til Projects-fanen og klikker på “+ Project”.

Du kan definere viktige detaljer som prosjekttittel, datoer, board, fase, eier og tilknyttede elementer.

Hvis prosjektene dine følger en lignende struktur, kan du bruke prosjektmaler for å standardisere prosessen din og spare tid når du oppretter nye prosjekter.

Importer prosjekter fra et regneark

Hvis du migrerer eksisterende prosjektdata til Pipedrive eller må opprette flere prosjekter samtidig, kan du masseimportere prosjekter i stedet for å legge dem til én etter én.

Gå til Kontomeny > Verktøy og apper > Importer data, og velg deretter å importere prosjekter fra et regneark. Se importere data til Pipedrive med regneark for en fullstendig gjennomgang.

Vis og administrer prosjektene dine

Etter at du har lagt til prosjekter, kan du styre hvordan de vises og administreres.

Hvis du vil vise mer informasjon på hvert prosjektkort, klikker du på “...” > Customize project cards og velger feltene du vil vise.

Hvis du vil se alle prosjekter på ett sted med flere detaljer, bytter du til listevisningen.

Når du jobber med flere prosjekter, kan du bruke filtre for å fokusere på en bestemt gruppe, og deretter bruke masseoppdatering til å oppdatere delte verdier.

Du kan for eksempel filtrere prosjekter etter eier, board eller status, og deretter oppdatere disse feltene på tvers av flere prosjekter samtidig. Dette hjelper deg med å spare tid og holde dataene dine konsistente.

Arbeid i et prosjekt

Hvis du vil administrere prosjektet ditt og følge fremdriften på ett sted, klikker du på et prosjekt for å åpne prosjektdetaljvisningen. Her kan du også vise og redigere standardfelt og tilpassede felt for bedriften,

Få en prosjektoversikt

Åpne «Oversikt»-fanen for å se den viktigste informasjonen om et prosjekt med én gang du åpner det.

Behold konteksten og samarbeid

I et prosjekt kan du:

• Last opp og lagre filer
• Skriv merknader og nevn teammedlemmer for å involvere dem
• Send og motta meldinger via WhatsApp
• Send e-poster direkte i prosjektet
• Legg til dokumenter via Smart Docs, for eksempel tilbud eller kontrakter.

Hvis et prosjekt er knyttet til en salgsavtale, inkluderes relaterte filer, notater og e-poster automatisk, slik at teamet ditt kan holde seg samkjørt uten å bytte mellom visninger.

Planlegg og tildel arbeid

Du kan planlegge arbeid i prosjektet ved hjelp av følgende prosjektelementer:

• Oppgaver for arbeid som må gjøres
• Deloppgaver for å dele opp oppgaver i mindre trinn
• Milepæler for viktige fremdriftspunkter
• Aktiviteter for planlagte hendelser som samtaler eller møter

Åpne prosjektets planfane for å vise disse arbeidselementene etter:

• Faser – gjenspeiler hovedtrinnene i prosessen
• Grupper – opprett egendefinerte grupper for å organisere arbeidselementer etter team, ansvar eller kategori i stedet

Tildel arbeid til teammedlemmer, legg til notater og angi prioriteringer for å gjøre ansvar og tidslinjer tydelige. Når elementer fullføres, markerer du dem som ferdige. Fremdriftslinjen oppdateres automatisk for å gjenspeile den totale prosjektfremdriften.

For å visualisere arbeidet på en tidslinje bytter du til Gantt-visning for å planlegge datoer og angi avhengigheter mellom oppgaver. Du kan også oppdatere flere elementer samtidig. Finn ut mer i Prosjekter: håndter arbeidselementer effektivt.

Del fremdrift med eksterne interessenter

Bruk fanen ekstern deling til å generere en AI-rapport som oppsummerer prosjektets status, oversikt, høydepunkter, neste trinn og risikoer.

Deretter kan du dele den som en skrivebeskyttet lenke eller PDF, slik at kunder eller andre interessenter utenfor Pipedrive-kontoen din kan følge med på prosjektets fremdrift.

Automatiser prosjekter

Med automatiseringer kan du redusere manuelt arbeid og holde prosjektene i gang uten stadige oppdateringer.

I et onboardingprosjekt for kunder kan du for eksempel automatisk utløse de neste stegene når en oppgave som “Send onboarding documents” markeres som ferdig.

I stedet for å oppdatere prosjektet manuelt kan automatiseringen:

• Oppdatere prosjektfasen for å gjenspeile fremdriften
• Opprette en ny oppgave, for eksempel “Kickoff call”

Når du automatiserer prosjektet ditt, kan det gå videre etter hvert som arbeidet fullføres.

Mål ytelse og leveringstid

Bruk prosjektytelsesrapporten i Insights for å analysere hvordan prosjektene dine utvikler seg over tid. Denne rapporten hjelper deg med å se trender, evaluere leveringsresultater og forstå teamets ytelse på tvers av prosjekter.

Bruk rapporten om prosjektvarighet for å se hvor lang tid leveringen faktisk tar. Den viser hvor mye tid prosjekter bruker i hver fase, og hjelper deg med å oppdage flaskehalser og forbedre leveringshastigheten.

Bruk Projects på mobilen

Håndter prosjekter mens du er på farten med Pipedrive-mobilappen. Du kan se prosjektfremdrift, oppdatere oppgaver og aktiviteter, legge til merknader og opprette nye prosjekter uten å åpne nettappen.