Bilgi Bankası

Pipedrive’daki proje yönetimi yazılımı, bir anlaşma kazanıldıktan sonra yapılan işleri yönetmenize yardımcı olur.

Teslimat, onboarding, uygulama veya satış sonrası diğer iş akışlarını tek bir yerde düzenlemek için kullanabilirsiniz. Harici araçlara veya geçici çözümlere güvenmek yerine, ekibiniz planlama, takip ve iş birliğini doğrudan Pipedrive içinde yapabilir.

Projelerin nasıl çalıştığını anlayın

Pipedrive’daki Projects, planlamadan uygulamaya yapılandırılmış bir şekilde geçmenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır.

Genel olarak projeler panolarda düzenlenir ve her pano, sürecinizdeki adımları temsil eden fazları içerir.

Tıpkı anlaşmaların satış süreci görünümünde aşamalardan geçmesi gibi, projeler de pano görünümünüzde fazlardan geçer.

Her projenin içinde, işinizi görevler, alt görevler, etkinlikler ve dönüm noktaları ile planlayabilir ve takip edebilirsiniz.

Projects ayrıca çalışmalarınızın birbirine bağlı kalmasını sağlar. Bunları anlaşmalara, bir kişiye ve bir kuruluşa bağlayabilirsiniz; böylece ekibiniz satıştan teslimata geçerken tüm bağlama hakim olur.

Proje panonuzu tasarlayın

Ekibiniz farklı iş türlerini yönetiyorsa, projeleri sürece, ekibe veya kullanım senaryosuna göre düzenli tutmak için birden fazla pano oluşturabilirsiniz.

Projects sekmesini açın, pano açılır menüsüne tıklayın ve “+ New board” seçeneğini seçin.

Buradan, tıpkı satış sürecinizi tasarlarken olduğu gibi fazları ekleyebilir, düzenleyebilir, silebilir veya yeniden sıralayabilirsiniz.

Hazır olduğunuzda “Save changes” seçeneğine tıklayın. Panonuzu daha sonra güncellemek için, pano adının yanındaki kalem simgesine tıklayın.

Proje ekleyin

Ekibinizin planlama ve teslimata nasıl başladığına bağlı olarak projeyi farklı şekillerde oluşturabilirsiniz.

Bir anlaşma kazanıldıktan sonra

Teslimat süreciniz satış tamamlandıktan sonra başlıyorsa bu seçeneği kullanın.

Anlaşma detay görünümüne gidin, kazanılan anlaşma açılır menüsünü açın ve “Mark as won and create a project” seçeneğini seçin.

Bir anlaşma hâlâ açıkken

İş, anlaşma kapanmadan önce başlıyorsa proje oluşturmak veya bağlamak için anlaşma detay görünümünüzün kenar çubuğundaki projects panelini kullanın.

Satış süreci görünümünde ayrıca bir anlaşmayı move/convert seçeneğine sürükleyebilir, “Save to...” seçeneğine tıklayabilir ve “Projects” seçeneğini seçebilirsiniz. Ardından anlaşmayı açık tutup tutmayacağınızı veya kazanıldı olarak işaretleyip işaretlemeyeceğinizi seçin.

Sıfırdan

Projeniz bir anlaşmaya bağlı değilse Projects sekmesine gidin ve “+ Project” seçeneğine tıklayın.

Proje başlığı, tarihler, pano, faz, sahip ve bağlantılı öğeler gibi temel ayrıntıları tanımlayabilirsiniz.

Projeleriniz benzer bir yapıyı izliyorsa sürecinizi standartlaştırmak ve yeni projeler oluştururken zamandan tasarruf etmek için proje şablonlarını kullanın.

Elektronik tablodan proje içe aktarma

Mevcut proje verilerinizi Pipedrive'a taşıyorsanız veya aynı anda birden fazla proje oluşturmanız gerekiyorsa, projeleri tek tek eklemek yerine toplu olarak içe aktarabilirsiniz.

Hesap menüsü > Araçlar ve uygulamalar > Verileri içe aktar bölümüne gidin, ardından projeleri elektronik tablodan içe aktarmayı seçin. Daha fazla bilgi için Pipedrive'a elektronik tablolarla veri aktarma makalesine bakın.

Projelerinizi görüntüleyin ve yönetin

Projeleri ekledikten sonra nasıl görüntüleneceklerini ve yönetileceklerini kontrol edebilirsiniz.

Her proje kartında daha fazla bilgi göstermek için “...” > Customize project cards seçeneğine tıklayın ve görüntülemek istediğiniz alanları seçin.

Tüm projeleri tek bir yerde, daha fazla ayrıntıyla görmek için liste görünümüne geçin.

Birden fazla projeyle çalışırken belirli bir gruba odaklanmak için filtreleri kullanın, ardından ortak değerleri güncellemek için toplu düzenleme uygulayın.

Örneğin projeleri sahibe, panoya veya duruma göre filtreleyebilir, ardından bu alanları aynı anda birden fazla projede güncelleyebilirsiniz. Bu, zamandan tasarruf etmenize ve verilerinizin tutarlı kalmasına yardımcı olur.

Bir projenin içinde çalışın

Projenizi tek bir yerden yönetmek ve ilerlemeyi takip etmek için bir projeye tıklayarak onun proje detay görünümünü açın. Burada, işletmenize özgü varsayılan ve özel alanları da görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz,

Projeye genel bakış

Bir projeyi açar açmaz en önemli bilgileri görmek için "Genel bakış" sekmesini açın.

Bağlamı koruyun ve iş birliği yapın

Bir projede şunları yapabilirsiniz:

• Dosya yüklemek ve depolamak
• Not bırakmak ve onları dahil etmek için ekip arkadaşlarınızı etiketlemek
• WhatsApp mesajları göndermek ve almak
• Proje içinden doğrudan e-posta göndermek
• Teklif veya sözleşme gibi belgeleri Smart Docs aracılığıyla eklemek

Bir proje anlaşmaya bağlıysa ilgili dosyalar, notlar ve e-postalar otomatik olarak dahil edilir; böylece ekibiniz görünümler arasında geçiş yapmadan uyum içinde çalışabilir.

İşi planlayın ve atayın

Aşağıdaki proje öğelerini kullanarak proje içindeki çalışmayı planlayabilirsiniz:

• Tamamlanması gereken işler için Görevler
• Alt görevler, görevleri daha küçük adımlara bölmek için
• Temel ilerleme noktaları için Dönüm noktaları
• Aramalar veya toplantılar gibi planlanmış etkinlikler için Etkinlikler

Bu çalışma öğelerini aşağıdaki yöntemlerden biriyle görüntülemek için projenin plan sekmesini açın:

• Aşamalar: sürecinizin ana adımlarını yansıtır
• Gruplar: İş öğelerini ekip, sorumluluk veya kategoriye göre düzenlemek için bunun yerine özel gruplar oluşturun.

Sorumlulukların ve zaman çizelgelerinin net kalması için işleri ekip üyelerine atayın, notlar ekleyin ve öncelikler belirleyin. Öğeler tamamlandıkça onları tamamlandı olarak işaretleyin. İlerleme çubuğu, genel proje ilerlemesini yansıtacak şekilde otomatik olarak güncellenir.

Çalışmalarınızı zaman çizelgesinde görselleştirmek için görev tarihlerini planlamak ve görevler arasındaki bağımlılıkları belirlemek üzere Gantt görünümüne geçin. Birden fazla öğeyi aynı anda da güncelleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için "Projects: iş öğelerini verimli şekilde yönetme" makalesine bakın.

İlerlemeyi harici paydaşlarla paylaşın

Projenin durumunu, genel görünümünü, öne çıkan noktalarını, sonraki adımlarını ve risklerini özetleyen bir yapay zeka raporu oluşturmak için "harici paylaşım" sekmesini kullanın.

Ardından, müşterilerinizin veya Pipedrive hesabınız dışındaki diğer paydaşların projenizin nasıl ilerlediği hakkında bilgi sahibi olması için bunu yalnızca görüntüleme bağlantısı ya da PDF olarak paylaşabilirsiniz.

Projeleri otomatikleştirin

Automations ile manuel işi azaltabilir ve projelerinizi sürekli güncelleme yapmadan ilerletebilirsiniz.

Örneğin, müşteri onboarding projesinde “Send onboarding documents” gibi bir görev tamamlandı olarak işaretlendiğinde sonraki adımları otomatik olarak tetikleyebilirsiniz.

Projeyi manuel olarak güncellemek yerine otomasyon şunları yapabilir:

• İlerlemeyi yansıtacak şekilde proje fazını güncelleme
• “Kickoff call” gibi yeni bir görev oluşturma

Projenizi otomatikleştirmek, işler tamamlandıkça onun ilerlemesini sağlar.

Performansı ve teslimat süresini ölçün

Projelerinizin zaman içinde nasıl ilerlediğini analiz etmek için Insights içindeki proje performansı raporunu kullanın. Bu rapor; eğilimleri gözden geçirmenize, teslimat sonuçlarını değerlendirmenize veya projeler genelinde ekip performansını anlamanıza yardımcı olur.

Teslimatın gerçekte ne kadar sürdüğünü görmek için proje süresi raporunu kullanın. Bu rapor, projelerin her aşamada ne kadar zaman harcadığını göstererek darboğazları belirlemenize ve teslimat hızını artırmanıza yardımcı olur.

Projects'i mobil uygulamada kullanın

Projelerinizi hareket halindeyken Pipedrive mobil uygulamasıyla yönetin. Web uygulamasını açmadan proje ilerlemesini görüntüleyebilir, görevleri ve etkinlikleri güncelleyebilir, not ekleyebilir ve yeni projeler oluşturabilirsiniz.