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自動化:第一步

YS
Yssel Salas, 2025年5月7日
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注意:此功能僅適用於進階計劃及以上。本文介紹了我們自動化功能的最新版本,可能與您帳戶中的版本有所不同。如果您沒有最新版本且想要使用它,請聯繫我們的支持團隊。
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開始使用自動化

注意:只有 Pipedrive 的全球管理員使用者可以創建自動化,除非該權限已被啟用給其他使用者的公司 Pipedrive 帳戶權限集。了解更多有關權限集的資訊,請參閱這篇文章

如果您發現自己在 Pipedrive 中重複相同的管理任務——在交易移動到您的管道中的特定階段後安排相同的活動——那麼自動化這些任務可能對您公司有利,這樣您就可以專注於讓您的業務繁榮的重要事務。

自動化在 Pipedrive 由兩部分組成——觸發事件行動事件

  • 觸發事件代表了 if-then 語句的“如果”部分:要運行自動化,必須首先發生特定的行動。
    這個行動可能涉及在 Pipedrive 中創建、更新或刪除人士、組織、活動或交易。或者,您可以使用日期觸發器,根據指定日期啟動自動化,例如合同續簽或事件截止日期。
  • 行動事件代表了 if-then 語句的“那麼”部分:一旦觸發事件發生,這是定義自動化在反應中將做什麼的步驟。
    這個行動可以包括自動創建、更新或刪除 Pipedrive 中的人士、組織、活動或交易。此外,它還可以涉及從與您的 Pipedrive 帳戶同步的電子郵件地址發送電子郵件。
注意:將數據導入您的 Pipedrive 帳戶不會觸發自動化中的任何行動,除了更新或刪除潛在客戶的導入。
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創建您的第一個自動化

注意:欲獲得自動化工具的深入視覺指南,請查看我們的每週網路研討會

要訪問自動化功能,請點擊“...”(更多)> 自動化

要開始創建自動化,請點擊頁面左上角的“+ 自動化”按鈕。

注意:自動化名稱最多可以長達120個字符,自動化描述最多可長達200個字符。

要開始設計您的自動化,請點擊“添加觸發器”按鈕。您將看到一個側邊欄,您可以在其中選擇將觸發自動化的項目和事件。

在配置觸發器時,您可以選擇“事件觸發器”“日期觸發器”

事件觸發器為您提供六個實體選項(交易人員活動潛在客戶組織項目),每個選項有三種觸發自動化的事件類型(新增更新刪除)。

日期觸發器則為您提供四個實體選項(交易人員活動組織),每個選項都可以選擇特定的日期字段,並有三個參數(確切日期在日期之前在日期之後)來觸發自動化。

欲了解有關日期觸發器的更多信息,請查看這篇文章

一旦選擇了觸發類型和觸發事件,請點擊“應用觸發器”按鈕。

一旦設置了觸發事件,您將有選項對觸發器應用條件(或條件)。在這裡,您可以定義自動化觸發的情況。

儲存條件後,點擊加號“+”來選擇您的下一步。這可以是另一個條件或您的操作事件。

在定義您的行動時,您可以從預設選項中選擇 – 人員組織潛在客戶交易活動電子郵件、備註、活動 項目 網絡互動 ,以及整合選項 – SlackMicrosoft TeamsTrelloAsana。您可以選擇每個選項特定的行動類型。

注意:如果您設置的自動化是為了創建新的交易,但您已達到開放交易上限,則該步驟將無法執行。如果此交易稍後手動創建或通過上傳而創建,自動化將不會恢復。了解更多有關使用限制的信息,請參閱這篇文章

您可以為自動化添加多個行動,這些行動將始終按順序從上到下執行。例如,步驟3將僅在步驟2完成後執行。

然而,請注意,自動化僅在滿足每個觸發行動的條件時檢查一次,除非您使用等待事件條件。如果特定行動的條件不成立,該行動將不會被執行,系統也不會執行下一步。

在這裡,您可以看到如何設置自動化,使新的交易根據交易擁有者移動到不同的銷售管道。

注意:當選擇發送電子郵件作為自動化中的行動事件時,該行動事件僅能使用通過電子郵件同步功能與Pipedrive同步的電子郵件地址。無法使用其他電子郵件地址或帳戶進行自動化。
注意:如果您設置了一個觸發器來創建活動,卻沒有為該活動行動設置日期,則將設置為活動行動的當天。要安排一個未來到期的活動,請選擇“在一天內”或“下週二”等選項,以便於跟觸發行動的時間相關。

要指定哪些用戶可以觸發此自動化,請在自動化的頂部檢查此選項並選擇您希望的選項。

注意:您可以設置自動化,通過電子郵件同步功能讓您帳戶中的任何用戶觸發郵件。但電子郵件將始終由創建自動化的用戶發送。如果您想從自己的電子郵件地址觸發電子郵件,您將需要設置自己的自動化。

一旦您做出了所有選擇並設計了自動化,請點擊儲存”按鈕來完成您的自動化。

一旦您儲存了自動化,它將列在自動化列表視圖中。

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自動化列表檢視

您也可以查看您創建的所有自動化以及為整個公司的 Pipedrive 帳戶創建的自動化,按更新時間排序,並應用過濾器。

您可以編輯、刪除或將自動化標記為啟用或禁用。如果一個自動化被標記為禁用,觸發和動作功能將不會發生。

禁用的自動化會顯示為灰色,讓您快速了解目前在您的 Pipedrive 帳戶中哪些是啟用的。

了解更多有關自動化列表檢視的信息,請參閱 這篇文章

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轉移自動化

無論用戶是離開公司還是暫時休假,其他用戶可能需要訪問他們的自動化以進行故障排除或將其分配給其他人。可以通過轉移現有自動化的所有權來完成這一操作。

用戶和權限

只有以下類型的用戶可以轉移自動化:

  • 全局應用 管理員 用戶可以將任何自動化轉移給自己或其他任何全局應用管理員
  • 交易應用 管理員 用戶和全局普通用戶擁有權限 ”添加自動化” 可以將自己的自動化轉移給全局應用管理員

轉移所有權

單次轉移

打開自動化預覽。在左側懸停於擁有者姓名時,單擊鉛筆圖標,或單擊 ”...”在右側並“轉移所有權。”

批次轉移

在自動化視圖中,標記您想要轉移的自動化的左側復選框。

然後,單擊“轉移所有權”

當單擊“轉移所有權,”您必須選擇要轉移自動化的用戶。

在完成轉移之前,您將看到一個免責聲明,列出在轉移自動化後將發生的事件。免責聲明中的事件可能會根據自動化步驟而有所不同(例如,如果有待處理的執行處於活動狀態,或如果在自動化中安裝並使用了集成)。

在繼續之前,請確保仔細閱讀這個免責聲明。

在免責聲明提示中,您可以取消該自動化的待處理執行。如果您勾選該框,所有待處理的執行將被取消且不會執行。例如,如果自動化配置為在觸發後 5 天發送電子郵件,而這些執行仍在進行中,它們將被取消,電子郵件將不會發送。

注意:如果您選擇不取消任何待處理執行,自動化將繼續運行,轉移前執行的擁有者將能在其歷史標籤中看到自動化的執行。

一旦自動化被轉移,它將出現在接收擁有者的自動化列表視圖中。轉移的自動化將被停用,因此接收擁有者可以根據需要進行審查和故障排除。

該自動化將添加一個轉移標籤,以指示已被轉移。

注意:轉移標籤將在三天後從自動化中消失。

接收擁有者現在可以配置自動化,包括編輯和啟用。

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