Znalostní báze

Začínáme s automatizacemi

Pokud často opakujete stejné administrativní úkoly v Pipedrive – například plánování aktivity, když se obchod přesune do konkrétní fáze – může být užitečné je automatizovat, abyste se mohli soustředit na důležité věci, které pomáhají vašemu podnikání růst.

Automatizace v Pipedrive se skládají ze dvou částí – spouštěcí události a akční události.

• Spouštěcí událost představuje část “pokud” v podmínkovém výroku: Aby automatizace probíhala, musí nejprve nastat konkrétní akce.
  Tato akce může zahrnovat vytvoření, aktualizaci nebo smazání osoby, organizace, aktivity nebo obchodu v Pipedrive. Alternativně můžete použít spouštěč na základě data, který zahájí automatizaci na základě stanoveného data, například obnovení smlouvy nebo termínu události.
• Akční událost představuje část “pak” v podmínkovém výroku: Jakmile nastane spouštěcí událost, toto je krok, který definuje, co automatizace udělá jako reakci.
  Tato akce může zahrnovat automatické vytvoření, aktualizaci nebo smazání osoby, organizace, aktivity nebo obchodu v Pipedrive. Dále může zahrnovat odeslání e-mailu z e-mailové adresy synchronizované s vaším účtem Pipedrive.

Vytvoření vaší první automatizace

Chcete-li získat přístup k funkci automatizace, otevřete menu účtu v pravém horním rohu a přejděte na Nástroje a aplikace > Automatizace.

Chcete-li začít vytvářet automatizaci, klikněte na tlačítko “+ Automatizace”.

Vyberte, zda chcete začít s “Spouštěčem události” nebo “Spouštěčem data”. To otevře postranní panel, kde můžete definovat položku a událost, která spustí vaši automatizaci.

Spouštěč události vám poskytuje šest možností entit (obchod, osoba, aktivity, lead, organizace a projekt), z nichž každá má tři typy událostí, které spustí automatizaci (přidáno, aktualizováno nebo smazáno).

Spouštěč data vám poskytuje čtyři možnosti entit (obchod, osoba, aktivity a organizace), z nichž každá má možnosti výběru konkrétního datového pole a tři parametry (přesné datum, před datem a po datu), které spustí automatizaci.

Pro více informací o spouštěčích dat se podívejte na tento článek.

Jakmile vyberete typ spouštěče a událost spouštěče, klikněte na tlačítko “Použít spouštěč”.

S nastavenou událostí spouštěče budete mít možnost aplikovat podmínku (nebo podmínky) na váš spouštěč. Zde můžete vybírat z navrhovaných podmínek nebo přidat vlastní, abyste definovali, kdy by měla vaše automatizace běžet.

Po uložení vaší podmínky klikněte na ikonu “+” pro přidání dalšího kroku, buď další podmínky, nebo vaší akční události.

Pro pokročilejší automatizaci můžete přidat čekání na podmínky nebo if/else podmínky pro rozdělení vaší automatizace na dvě nebo více cest.

Při definování vaší akce můžete vybírat mezi výchozími možnostmi – osoba, organizace, lead, obchod, aktivity, e-mail, poznámky, kampaně, projekty a webhooky – stejně jako integrace – Slack, Microsoft Teams, Trello a Asana. Můžete si vybrat typy akcí, které jsou specifické pro každou možnost.

Můžete přidat více akcí do vaší automatizace a ty budou vždy vykonávány shora dolů. Například krok 3 bude proveden pouze po dokončení kroku 2.

Mějte však na paměti, že automatizace zkontrolují pouze jednou, zda je podmínka pro každou vyvolanou akci splněna, pokud nepoužijete podmínku čekat na událost. Pokud není podmínka konkrétní akce splněna, akce nebude provedena a systém neprovede další krok.

Zde můžete vidět, jak nastavit automatizaci, která přesune váš nový obchod do jiného pipeline v závislosti na vlastníkovi obchodu.

Chcete-li specifikovat, kteří uživatelé mohou spustit tuto automatizaci, zaškrtněte možnost v horní části automatizace a vyberte, kterou možnost byste preferovali.

Po nastavení vaší automatizace klikněte na tlačítko “Uložit” a poté ji nastavte na “Aktivní”, abyste ji začali používat.

Jakmile je aktivní, vaše automatizace se bude automaticky spouštět, kdykoli budou splněny podmínky spouštěče.

Svou uloženou automatizaci můžete spravovat v přehledu automatizací kdykoli.

Seznam automatizací

V seznamu automatizací můžete zobrazit všechny své automatizace vedle těch, které vytvořili vaši spolupracovníci, třídit podle poslední aktualizace a aplikovat filtry.

Můžete upravovat, mazat nebo přepínat automatizace mezi aktivními a neaktivními. Pokud je automatizace neaktivní, její spouštěč a akce se neprovedou.

Neaktivní automatizace se zobrazují šedě, což vám umožňuje rychle identifikovat, které z nich jsou aktuálně aktivní ve vašem účtu Pipedrive.

Zjistěte více o seznamu automatizací v tomto článku.

Automatizace převodu

Ať už uživatel opouští společnost, nebo si jen bere volno, jiný uživatel může potřebovat přístup k jeho automatizacím pro účely odstraňování problémů nebo pro jejich přidělení někomu jinému. K tomu je třeba převést vlastnictví automatizace.

Uživatelé a oprávnění

Pouze následující typy uživatelů mohou převádět automatizace:

• Globální administrátor aplikace může převést jakoukoli automatizaci na sebe nebo na jakéhokoli jiného globálního administrátora aplikace
• Administrátor aplikace Deals a globální běžní uživatelé s oprávněním ”Přidat automatizace” mohou převést své vlastní automatizace na globální administrátory aplikace

Převod vlastnictví

Jednotlivý převod

Otevřete náhled automatizace. Když najedete myší na jméno vlastníka vlevo, klikněte na ikonu tužky, nebo klikněte na ”...” vpravo a “Převést vlastnictví.”

Hromadný převod

Na zobrazení automatizací zaškrtněte políčka automatizací, které chcete převést na levé straně obrazovky.

Poté klikněte na “Převést vlastnictví”.

Při kliknutí na “Převést vlastnictví,” musíte vybrat uživatele, kterému chcete automatizaci převést.

Před dokončením převodu uvidíte upozornění, které uvádí, co se stane po převodu automatizace. Události v upozornění se mohou lišit v závislosti na krocích automatizace (například pokud jsou aktivní čekající provedení, pokud je nainstalována integrace a používá se v automatizaci).

Ujistěte se, že si toto upozornění pečlivě přečtete před pokračováním.

Pokud máte nějaká čekající provedení pro tuto automatizaci, můžete je všechna zrušit zaškrtnutím zaškrtávacího políčka. Např. pokud je automatizace nastavena na odeslání e-mailu 5 dní po spuštění a tato provedení jsou stále v procesu, budou zrušena a e-mail nebude odeslán.

Jakmile je automatizace převedena, objeví se v seznamu automatizací nového vlastníka. Převedená automatizace je deaktivována, takže nový vlastník ji může zkontrolovat a případně odstranit problémy.

Automatizace bude mít přidanou značku převedeno, aby bylo jasné, že byla převedena.

Nový vlastník nyní může automatizaci konfigurovat, včetně úprav a aktivace.