Znalostní báze

Automatizace

Pokud se opakovaně zabýváte stejnými administrativními úkoly v Pipedrive – plánováním stejné činnosti poté, co byl obchod posunut do konkrétní fáze ve vašem pipeline – může být v zájmu vaší společnosti automatizovat tyto úkoly, abyste se mohli soustředit na důležité věci, které vaši firmu rozvíjejí.

Automatizace v Pipedrive se skládají ze dvou částí – spouštěcí události a akční události.

• Spouštěcí událost je “pokud” částí rovnice if-then: Předtím, než k automatizaci dojde, musí se tato naprogramovaná akce uskutečnit.
  To může být vytvoření, aktualizace nebo smazání osoby, organizace, činnosti nebo obchodu v Pipedrive.
• Akční událost je “pak” částí rovnice if-then: Jakmile dojde k spouštěcí události, je to akce, kterou chcete provést.
  To může být vytvoření, aktualizace nebo smazání osoby, organizace, činnosti nebo obchodu v Pipedrive, nebo odeslání e-mailu z e-mailové adresy synchronizované s vaším účtem Pipedrive.

Vytváření automatizace

Pro přístup k funkci automatizace klikněte na záložku „...“ (více) > Automatizace.

Pro zahájení vytváření automatizace klikněte na tlačítko “+ Automatizace” v pravém horním rohu stránky automatizace.

Pro zahájení navrhování vaší automatizace klikněte na tlačítko „Přidat spoušť”. Uvidíte postranní panel, kde si můžete vybrat položku a událost, která spustí vaši automatizaci.

Při nastavování své spouště můžete vybírat mezi šesti možnostmi – deál, osoba, aktivita, potenciální zájemce, organizace a projekt – s třemi možnostmi, jaká událost související s touto položkou spustí automatizaci – vytvoření, aktualizace nebo smazání.

Jakmile vyberete typ spouště a událost spouště, klikněte na tlačítko „Použít spoušť”

S událostí spouště na místě budete mít možnost aplikovat podmínku (nebo podmínky) na vaši spoušť. Zde můžete definovat, za jakých okolností se vaše automatizace spustí.

Po uložení vaší podmínky klikněte na plus “+“ pro výběr vašeho dalšího kroku. Tím může být další podmínka nebo událost vaší akce.

Při definování vaší akce můžete vybírat mezi výchozími možnostmi – osoba, organizace, potenciální zájemce, deál, aktivita, e-mail, poznámky, kampaně, projekty a webhooky– stejně jako integrace – Slack, Microsoft Teams, Trello a Asana. Můžete si vybrat typy akcí, které jsou specifické pro každou možnost.

Můžete přidávat více akcí do své automatizace, a ty budou vždy prováděny shora dolů. Například krok 3 bude proveden pouze po dokončení kroku 2.

Nicméně, vezměte prosím na vědomí, že automatizace zkontroluje, zda je podmínka pro každou vyvolanou akci splněna pouze jednou, pokud nepoužijete podmínku čekat na událost. Pokud není podmínka konkrétní akce splněna, akce nebude provedena a systém neprovede další krok.

Zde vidíte, jak nastavit automatizaci, která přesune váš nový deál do jiného pipeline v závislosti na vlastníkovi deálu.

Pro určení, kteří uživatelé jsou povoleni spustit tuto automatizaci, zaškrtněte možnost v horní části automatizace a vyberte, kterou možnost byste preferovali.

Jakmile uděláte všechny své volby a navrhnete svou automatizaci, klikněte na tlačítko “Uložit” pro dokončení vaší automatizace.

Jakmile svou automatizaci uložíte, bude zařazena do seznamu zobrazení automatizací.

Seznam automatizací

Můžete si také prohlédnout všechny vaše vytvořené automatizace spolu s automatizacemi, které byly vytvořeny pro celý účet Pipedrive společnosti, seřadit podle času aktualizace a aplikovat filtry.

Můžete upravit, smazat nebo označit automatizace jako aktivní nebo neaktivní. Pokud je automatizace označena jako neaktivní, funkce spouštění a akce se neprovedou.

Neaktivní automatizace jsou zobrazeny šedě, aby vám umožnily rychle pochopit, které automatizace jsou v současné době aktivní ve vašem účtu Pipedrive.

Další informace o zobrazení seznamu automatizací naleznete v tomto článku.

Převod automatizací

Ať už uživatel opouští společnost nebo si jen bere volno, jiný uživatel může potřebovat přístup k jejich automatizacím, aby je vyřešil nebo je přiřadil někomu jinému. Toho lze dosáhnout převodem stávajících automatizací.

Uživatelé a oprávnění

Pouze následující typy uživatelů mohou převádět automatizace:

• Globální aplikační administrátoři mohou převádět jakoukoli automatizaci na sebe nebo na jiné globální administrátory aplikací
• Administrátoři aplikace Deals a globální pravidelní uživatelé s oprávněním ”Přidat automatizace” mohou převádět své vlastní automatizace na globální administrátory aplikací

Převod vlastnictví

Jednorázový převod

Otevřete náhled automatizace. Když najedete myší na jméno vlastníka vlevo, klikněte na ikonu tužky, nebo klikněte ”...” vpravo a “Převést vlastnictví.”

Hromadný převod

V zobrazení seznamu klikněte na ”Vybrat více” na pravé straně obrazovky a zaškrtněte políčka automatizací, které chcete převést.

Poté klikněte na “Převést vlastnictví”.

Při kliknutí na “Převést vlastnictví” musíte vybrat uživatele, kterému chcete automatizaci převést.

Před dokončením převodu uvidíte upozornění s seznamem událostí, které nastanou po převodu automatizace. Události v upozornění se mohou lišit v závislosti na krocích automatizace (například pokud jsou aktivní čekající provedení, pokud je integrace nainstalována a používána v automatizaci).

Ujistěte se, že si toto upozornění přečtete pečlivě před dalším postupem.

V upozornění jste schopni zrušit čekající provedení pro tuto automatizaci. Pokud zaškrtnete políčko, všechna čekající provedení budou zrušena a neprovedena. Např. pokud je automatizace nastavena na odeslání e-mailu 5 dní po spuštění a ta provedení jsou stále v procesu, budou zrušena a e-mail nebude odeslán.

Jakmile je automatizace převedena, objeví se v zobrazení seznamu automatizací přijímajícího vlastníka. Automatizace je převedena v neaktivním stavu, takže přijímající vlastník může automatizaci zkontrolovat a provést jakékoli potíže, pokud to bude nutné.

Automatizace bude mít přidaný štítek převedeno, aby bylo jasné, že byla převedena.

Přijímající vlastník je nyní schopen konfigurovat automatizaci – včetně úprav a aktivace.