Znalostní báze

Začínáme s automatizacemi

Pokud často opakujete stejné administrativní úkoly v Pipedrive – například plánování aktivity, když se obchod přesune do konkrétní fáze – může být užitečné je automatizovat, abyste se mohli soustředit na důležité věci, které pomáhají vašemu podnikání růst.

Automatizace v Pipedrive se skládají ze dvou částí – spouštěcí události a akční události.

• Spouštěcí událost představuje „pokud“ část podmínky if-then: Aby automatizace proběhla, musí nejprve nastat konkrétní akce.
  Tato akce může zahrnovat vytvoření, aktualizaci nebo smazání osoby, organizace, aktivity nebo dealu v Pipedrive. Alternativně můžete použít spouštěč podle data, který zahájí automatizaci na základě zvoleného data, například obnovení smlouvy nebo termínu události.
• Akce představuje „pak“ část podmínky if-then: Jakmile dojde ke spouštěcí události, určuje tento krok, co má automatizace udělat jako reakci.
  Tato akce může zahrnovat automatické vytvoření, aktualizaci nebo smazání osoby, organizace, aktivity nebo dealu v Pipedrive. Dále může zahrnovat odeslání e-mailu z e-mailové adresy synchronizované s vaším účtem Pipedrive.

Vytvoření vaší první automatizace

Chcete-li získat přístup k funkci automatizace, otevřete menu účtu v pravém horním rohu a přejděte na Nástroje a aplikace > Automatizace.

Chcete-li začít vytvářet automatizaci, klikněte na tlačítko “+ Automatizace”.

Zvolte, zda chcete začít s „spouštěčem události“ nebo „spouštěčem podle data“. Tím se otevře postranní panel, kde můžete definovat položku a událost, která spustí vaši automatizaci.

Spouštěč události vám poskytuje šest možností entit (obchod, osoba, aktivity, lead, organizace a projekt), z nichž každá má tři typy událostí, které spustí automatizaci (přidáno, aktualizováno nebo smazáno).

Spouštěč data vám poskytuje čtyři možnosti entit (obchod, osoba, aktivity a organizace), z nichž každá má možnosti výběru konkrétního datového pole a tři parametry (přesné datum, před datem a po datu), které spustí automatizaci.

Pro více informací o spouštěčích dat se podívejte na tento článek.

Jakmile vyberete typ spouštěče a událost spouštěče, klikněte na tlačítko “Použít spouštěč”.

Jakmile máte nastavenou spouštěcí událost, můžete následně ke svému spouštěči přiřadit podmínku (nebo podmínky). Zde si můžete vybrat z navržených podmínek nebo přidat vlastní a určit, kdy se má vaše automatizace spustit.

Po uložení vaší podmínky klikněte na ikonu “+” pro přidání dalšího kroku, buď další podmínky, nebo vaší akční události.

Pro pokročilejší automatizaci můžete přidat čekání na podmínky nebo if/else podmínky pro rozdělení vaší automatizace na dvě nebo více cest.

Při definici akce můžete vybírat mezi výchozími možnostmi – osoba, organizace, lead, deal, aktivita, e-mail, poznámky, Campaigns, Projects a webhooky – a také integracemi – Slack, Microsoft Teams, Trello a Asana. Můžete si vybrat typy akcí, které jsou specifické pro jednotlivé možnosti.

Ke své automatizaci můžete přidat více akcí a všechny budou vždy vykonávány shora dolů podle seznamu. Například krok 3 bude vykonán až poté, co bude dokončen krok 2.

Mějte však na paměti, že automatizace ověří splnění podmínky každé spuštěné akce pouze jednou, pokud nepoužijete podmínku čekat na událost. Pokud není splněna podmínka pro konkrétní akci, akce nebude provedena a systém neprovede další krok.

Zde můžete vidět, jak nastavit automatizaci, která přesune váš nový obchod do jiného pipeline v závislosti na vlastníkovi obchodu.

Chcete-li specifikovat, kteří uživatelé mohou spustit tuto automatizaci, zaškrtněte možnost v horní části automatizace a vyberte, kterou možnost byste preferovali.

Po nastavení vaší automatizace klikněte na tlačítko “Uložit” a poté ji nastavte na “Aktivní”, abyste ji začali používat.

Jakmile je aktivní, vaše automatizace se bude automaticky spouštět, kdykoli budou splněny podmínky spouštěče.

Svou uloženou automatizaci můžete spravovat v přehledu automatizací kdykoli.

Seznam automatizací

V seznamu automatizací můžete zobrazit všechny své automatizace vedle těch, které vytvořili vaši spolupracovníci, třídit podle poslední aktualizace a aplikovat filtry.

Automatizace můžete upravovat, mazat nebo přepínat mezi aktivními a neaktivními. Pokud je automatizace neaktivní, její spouštěč a akce se neprovedou.

Neaktivní automatizace se zobrazují šedě, což vám umožňuje rychle identifikovat, které z nich jsou aktuálně aktivní ve vašem účtu Pipedrive.

Zjistěte více o seznamu automatizací v tomto článku.

Automatizace převodu

Ať už uživatel odchází ze společnosti nebo si jen bere volno, jiný uživatel může potřebovat přístup k jeho automatizacím kvůli řešení problémů nebo pro jejich přiřazení jiné osobě. K tomu je třeba převést vlastnictví automatizace.

Uživatelé a oprávnění

Pouze následující typy uživatelů mohou převádět automatizace:

• Globální administrátor aplikace může převést jakoukoli automatizaci na sebe nebo na jakéhokoli jiného globálního administrátora aplikace
• Administrátor aplikace Deals a globální běžní uživatelé s oprávněním ”Přidat automatizace” mohou převést své vlastní automatizace na globální administrátory aplikace

Převod vlastnictví

Jednotlivý převod

Otevřete náhled automatizace. Když najedete na jméno vlastníka vlevo, klikněte na ikonu tužky, nebo klikněte na„...“ vpravo a „Převést vlastnictví.“

Hromadný převod

Na zobrazení automatizací zaškrtněte políčka automatizací, které chcete převést na levé straně obrazovky.

Poté klikněte na “Převést vlastnictví”.

Při kliknutí na “Převést vlastnictví,” musíte vybrat uživatele, kterému chcete automatizaci převést.

Před dokončením převodu uvidíte upozornění s výčtem, co se stane po převedení automatizace. Události v tomto upozornění se mohou lišit v závislosti na krocích automatizace (například pokud jsou aktivní nevyřízené akce, pokud je v automatizaci nainstalována a používána integrace apod.).

Ujistěte se, že si toto upozornění pečlivě přečtete před pokračováním.

Pokud máte u této automatizace nějaké nevyřízené akce, můžete je všechny zrušit zaškrtnutím tohoto políčka. Např. pokud je automatizace nastavena k odeslání e-mailu 5 dní po spouštěči a tyto akce jsou stále v průběhu, budou zrušeny a e-mail nebude odeslán.

Jakmile je automatizace převedena, zobrazí se v seznamu automatizací příjemce ve zobrazení seznamu. Převedená automatizace je deaktivovaná, aby si ji nový vlastník mohl případně zkontrolovat a vyřešit případné problémy.

Automatizace bude mít přidanou značku převedeno, aby bylo jasné, že byla převedena.

Nový vlastník nyní může automatizaci konfigurovat, včetně úprav a aktivace.