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Pipedrive

Pipedrive-Integration: Xero

Entscheidend beim Abschließen eines Deals mit Ihrem Kunden ist der Kostenvoranschlag und die Rechnungsstellung.
Wenn man die finale Phase eines Deals erreicht hat, möchte man dem Kunden natürlich eine Rechnung stellen, um für Waren und Dienstleistungen bezahlt zu werden.

Glückwunsch, wenn Sie Xero für Ihre Rechnungsstellung nutzen: Mit der Integration von Pipedrive und Xero ist es ganz einfach, anhand der Informationen in Pipedrive eine Rechnung zu erstellen. Sie haben alle wichtigen Daten direkt zur Hand.

 

Was ist Xero?

Xero ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware und besonders beliebt bei Unternehmen, die Ihre Rechnungsstellung optimieren wollen.

Wenn Sie Pipedrive und Xero integrieren, können Sie Rechnungen auf Basis von bestehenden Informationen in Ihrem Pipedrive-Account erstellen und diese in Xero tracken. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick Ihrer Umsätze.

 

Wie kann ich die Xero-Integration aktivieren?

Bevor Sie damit beginnen können, die Integration zu Ihrem Vorteil zu nutzen, müssen Sie Ihren Xero-Account mit Ihrem Pipedrive-Unternehmensaccount verbinden.

Gehen Sie dafür auf die Detailansicht eines Deals in Pipedrive und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Klicken Sie anschließend auf Im Marketplace anzeigen, um zum Pipedrive Marketplace zu gelangen.
Alternativ können Sie auch über Einstellungen > Apps und Integrationen > Rechnungsintegration gehen, dort finden Sie Xero in der Liste von Apps.

DE_invoice_start.png

Wenn Sie die Xero-Integration gefunden haben, klicken Sie auf
Jetzt installieren und geben Sie die Anmeldeinformationen für Ihren Xero-Account ein.
Wenn die Daten bestätigt wurden, werden Sie zurück zu Pipedrive geleitet, um dort die Einstellungen für die Xero-Integration festzulegen.

xero_integration_2.png

Wenn Sie diese Einstellungen vornehmen, müssen Sie auch festlegen, welche Pipedrive-Felder in die Rechnungsfelder von Xero übernommen und wann die Rechnungen als fällig markiert werden sollen.

  • AN
    Dieses Feld ist für den Empfänger (oder Zahlungspflichtigen) der Rechnung. Da Rechnungen üblicherweise von der Buchhaltungsabteilung übernommen werden, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Organisation - Name einzufügen.
  • ADRESSE
    Dieses Feld ist für die Adresse des Empfängers. Da Rechnungen üblicherweise von der Buchhaltungsabteilung übernommen werden, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Organisation - Adresse einzufügen.
  • E-MAIL
    Dieses Feld ist für die E-Mail des Empfängers. Da das E-Mail-Feld in Pipedrive ein personenbezogenes Feld ist, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Kontakt - E-Mail einzufügen.
  • STEUERNUMMER DES KUNDEN
    Diese Angabe ist nicht für alle Rechnungen notwendig, wenn Sie dieses Feld aber als benutzerdefiniertes Feld in Pipedrive hinzugefügt haben, sollten Sie es auch verwenden. Mehr zu benutzerdefinierten Feldern in Pipedrive finden Sie hier.
  • FÄLLIGKEITSDATUM
    Durch die Einstellung eines Fälligkeitsdatums, erscheint auch auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum. Wenn das Fälligkeitsdatum z.B. auf sieben Tage nach der Rechnungsstellung eingestellt ist, ist das Fälligkeitsdatum für eine Rechnung, die am 13. März erstellt wurde, am 20. März.


Wenn Sie zufrieden sind mit Ihren Einstellungen, klicken Sie auf
Speichern.

Wie kann ich die Xero-Integration nutzen?

Sobald Sie Xero und Pipedrive verbunden, den Zugriff erlaubt und die Einstellungen eingerichtet haben, können Sie in der
Detailansicht eines Deals auf Rechnung erstellen klicken und Sie erhalten eine durch Xero erstellte Rechnung für Ihren Kunden.

als_entwurf.png

Die
Kundendetails werden auf Grundlage der in den Einstellungen ausgewählten Felder ausgefüllt.

Die Rechnungsdetails müssen auf Grundlage Ihrer Unternehmensbedürfnisse ausgefüllt werden, z.B. wenn Sie die Steuerfunktion auf der Rechnung oder die Währung anpassen möchten.

Die Rechnungsposten sind bestimmte Einzelposten, z.B. Produkte oder Dienstleistungen, welche die Kosten definieren. Diese Elemente können vom Dropdown-Menü ausgewählt werden, die unter “Produkte und Dienstleistungen” gefunden werden können.

Sobald Sie alle Details eingegeben haben, klicken Sie auf Als Entwurf speichern.

rechnung.png

Wenn eine Rechnung als Entwurf gespeichert wurde, können Sie den Status der Rechnung einsehen. Sie sehen sofort, wenn eine Rechnung noch als Entwurf gespeichert ist.

Rechnungen bleiben so lange als Entwurf gespeichert, bis sie entweder gelöscht oder in Xero bestätigt wurden.

Hinweis: Sobald die Integration mit Xero aktiviert wurde, erscheinen die in Pipedrive erstellten Rechnungen in der Detailansicht des verknüpften Deals. Rechnungen, die vor der Integration mit Xero oder außerhalb von Pipedrive erstellt wurden, erscheinen nicht in Pipedrive.

Je nach eingestelltem Berechtigungsset im verbundenen Xero-Account, müssen Sie eventuell eine gespeicherte Rechnung zur Bestätigung übermitteln. Nach der Übermittlung kann die Rechnung auch innerhalb von Xero vom entsprechenden Nutzer des Xero-Accounts bestätigt werden.

Screen_Shot_2019-03-15_at_11.51.16_AM.png

Sobald die Rechnung in Xero bestätigt wurde, ändert sich in Pipedrive der Status der Rechnung entsprechend den Updates im verbundenen Xero-Account. Es gibt sechs unterschiedliche Status für Rechnungen in Pipedrive: 

  • Entwurf
  • Warten auf Bestätigung
  • Warten auf Zahlung
  • Bezahlt
  • Ungültig
  • Gelöscht
     

Jede Rechnung kann aus der Detailansicht in Pipedrive geteilt, als PDF-Datei heruntergeladen oder in Xero in einem separaten Fenster geöffnet werden.

Hinweis: Sie können diese Integration nutzen, um über Pipedrive in Xero Rechnungen zu erstellen, allerdings werden diese nicht automatisch an Ihre Kunden versendet. Wir empfehlen deshalb, in Pipedrive eine Aktivität zu erstellen, die Sie daran erinnert, diese Rechnungen zu versenden.

Welche Informationen werden an Pipedrive übermittelt?


Die Grafik unten zeigt Ihnen etwas genauer wie die Informationen zwischen Pipedrive (links) und Xero (rechts) übermittelt werden.

Xero_Pipe.png