Пообщайтесь с нами
Status:

Pipedrive

Импорт данных с электронными таблицами

Примечание: Для выполнения определенных действий, перечисленных в данной статье, требуются права администратора. Щелкните здесь, чтобы узнать больше.

Чтобы узнать больше об импорте таблиц, запишитесь на один из наших интерактивных онлайн-вебинаров здесь!


Эта статья поможет вам познакомиться с нашей новой и улучшенной системой импорта. Если ничто в этой статье вам не знакомо, вероятно это потому, что вы все еще пользуетесь более ранней версией функции. Если вы хотите перейти к новой, просто напишите нам в этом справочном центре с просьбой включить ее для вас.

Вы можете легко импортировать данные в Pipedrive из электронных таблиц в формате XLS, XLSX и CSV. Вы можете импортировать сделки, организации, лица, примечания и деятельность. Вы могли сделать это ранее, но отдельно.

Чтобы это не стало чрезвычайно технически сложно, предлагаем просмотреть нашу статью об Организации ваших данных в Pipedrive. Важно понимать представление импортируемых вами данных после импорта.

Чтобы узнать, как импортировать данные из электронных таблиц в Pipedrive, посмотрите видео или прочтите инструкцию ниже.


Импорт электронных таблиц

Подготовка к импорту

Примечание - Для импорта данных настоятельно рекомендуется использовать новую электронную таблицу без каких-либо формул. Таким образом это просто лучше работает. Если у вас есть электронная таблица с формулами или "увязыванием" данных для генерирования выводимых данных, просто скопируйте из нее данные и вставьте в новую таблицу без формул (Правка, Специальная вставка, Значения).


Перед импортом необходимо подумать над тем, какие данные необходимо создать в Pipedrive.

Вы просто пытаетесь импортировать список контактов? (Людей и организации)

Вы хотите одновременно импортировать для них контакты и открытые сделки в свою воронку?

Вы хотите импортировать для них контакты и открытые сделки, а также создать деятельность для всех этих сделок?

Вы хотите импортировать для них контакты и открытые сделки, создать деятельность и прикрепить примечания?

Или, возможно, вы захотите открыть ряд новых сделок для контактов, которые уже есть в Pipedrive.

Если это звучит запутанно, предлагаем просмотреть нашу статью об Организации ваших данных в Pipedrive. Но если вы уже знаете все о сделках, лицах, организациях и др., продолжайте читать.

Импорт электронных таблиц.

Шаг 1: Загрузите файл




Перейдите в Настройки > Импортировать данные.

Щелкните Из файла.

Щелкните Загрузить файл и выберите файл для импорта или перетащите нужную электронную таблицу в Pipedrive. Pipedrive поддерживает файлы формата Excel (.xls and .xlsx) и .csv.

Шаг 2: Сопоставление




Теперь можно сопоставлять столбцы в электронной таблице с разными полями в Pipedrive. Просто перетащите поля в правый угол в соответствующие столбцы таблицы.

Примечание - В правом углу вы заметите разные категории различных типов данных (Контакты, Сделки и др.). У всех их есть свои собственные отдельные поля, с которыми можно сопоставить содержимое таблицы.


Кроме того, с помощью поиска в них можно быстро найти нужное поле.

У вас есть пользовательское поле? Можно просто перейти в меню Настроить поля и в любое времясоздать необходимое пользовательское поле. Можно возобновить импорт, просто вернувшись назад в Импортировать данные.



Если заголовки импортируемых столбцов соответствуют значениям полей в Pipedrive, соответствующие заголовки выбираются автоматически. Если для любого из полей автоматическое распознавание не выполнено, поля Pipedrive все равно можно перетащить в соответствующие столбцы таблицы.

После завершения щелкните Далее.

Шаг 3: Предварительный просмотр и завершение




И вот теперь нужно задать действия Pipedrive, если дубликаты не найдены. В Pipedrive есть алгоритм отсеивания дубликатов, который сделает все необходимое для поиска соответствующих записей и их объединения в одну.

Здесь вы также можете просмотреть сделанное вами сопоставление. На этой странице объясняется, как ваши данные появятся после импорта на основании сопоставления, сделанного вами на этапе 2.



После того, как вы предварительно просмотрели свой импорт, продолжайте и нажмите Начать импорт.

Все готово! Теперь можно просмотреть импортированные данные или даже внести в них необходимые изменения через наше представление списка для массового редактировани..

Что такое "Файл пропусков"?

При каждом импорте Pipedrive будет составлять для вас небольшой и четкий отчет о любых осложнениях, возникших в процессе импорта. Например, если вы не собирались сопоставлять обязательное поле во время импорта, Pipedrive проигнорирует соответствующую строку в листе с отсутствующим полем. Затем эта строка будет вставлена в Файл пропусков.

Файл пропусков можно скачать для просмотра в любое время. В нем даже можно сделать необходимые изменения, а затем импортировать Файл пропусков в Pipedrive для завершения импорта; таким образом можно очень легко обеспечить перенос всех ваших данных в систему.

Пример: если вы импортируете список людей и не включили обязательное поле, например имя, эта строка будет пропущена.





Как отменить импорт

Что требуется для отмены импорта и для того, чтобы начать сначала? После выполнения импорта его можно отменить в любое время в течение 48 часов с момента первоначального действия с помощью маленькой удобной ссылки в Pipedrive:

Ссылка «Отменить» не доступна? – Воспользуйтесь виджетом в нашем справочном центре, чтобы связаться с нами. Мы можем снова включить ссылку для вас.


Сопоставление – Решаем головоломку

Для правильного импорта некоторых полей потребуется дополнительное сопоставление. Например:

При выборе элементов Этап, Состояние, gt;Видимо для, Владелец, или любого поля множественного/единичного выбора откроется диалоговое окно Решаем головоломку, где можно сопоставить импортируемые данные со значениями в Pipedrive.

Итак, в этом примере при сопоставлении Этапа со столбцом в таблице открывается небольшое окно для решения головоломки. Слева перечислены различные ключевые слова из столбца в нашей таблице, а справа – разные этапы из различных воронок.

Все, что необходимо сделать – перетащить различные слова с левого угла в правый и сопоставить их.

В примере ниже отображены такие ключевые слова из нашей таблицы, как Этап 1 и Этап 2. При их перетаскивании в этап Связь установлена Сделки всех строк в нашей электронной таблице с Этапом 1 или Этапом 2 будут добавлены в этап Связь установлена 



Сопоставляемые поля и их назначение



Есть много разных полей, с которыми можно сопоставить ваши столбцы в Pipedrive. Поговорим о том, какими они бывают и какие из них наиболее важны.

Обязательные поля

Они обязательны для создания ваших записей:

Лицо – Имя| (Пример: Одри Хепберн)
Обязательно для создания людей – если не используется имя и фамилия.
Лицо – Имя | (Пример: Одри Хепберн)
Обязательно для создания людей – если не используется полное имя.
Лицо – Фамилия | (Пример: Одри Хепберн)
Обязательно для создания людей – если не используется полное имя.
Лицо – Телефон | (пример: 555-555-4422)
Контактный номер лица. Также указывается для избежания возможного дублирования людей.
Лицо - Эл. адрес | (пример: audrey.hepburn@pipedrive.com)
Контактный эл. адрес. Также указывается для избежания возможного дублирования людей.

Организация – Название | (пример: Pipedrive)
Обязательно для создания организаций и их сопоставления с лицами в соответствующих строках.
Организация – Адрес | (пример: 4 ул. Сонная, 32, г. Ньюкамерстаун, Южная Дакота)
Физический адрес организации. Он геокодирован с помощью Google Карт. Его также очень важно указать, чтобы избежать дублирования организаций в случае одинаковых названий.

Сделка – Название | (пример: Сделка Ford)
Обязательно для создания сделок. Оставьте все ячейки пустыми, если хотите, чтобы Pipedrive создал название каждой сделки автоматически. Например, "Сделка Ford". Если организация не задана, Pipedrive назовет ее по имени человека, например «Сделка Ивана Иванова». Или измените названия сделок, добавив в ячейки то, что хотите.

Примечание - Сделки будут созданы на первом этапе первой воронки, если не указать этап в другом столбце.


Примечание – Содержание | (пример: Я оставляю примечание по этой сделке)
Обязательно для создания примечаний. Таким образом содержание вашего примечания будет прилагаться ко всем объектам (людям, сделкам и т.д.), которые вы укажете в своем импорте.

Деятельность – Тема | (пример: Сопроводительный звонок)
Обязательно для создания деятельности. НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ пустыми. Заполните каждую ячейку необходимым названием темы. Для каждой строки будет создана деятельность.

Часто используемые поля

Они не обязательны, но их будет очень полезно включить:

Сделка – Этап - (Пример: Идея)
Определяет этап/воронку, в которую добавляются ваши сделки. Если этап не указан, сделки будут открыты на первом этапе первой воронки.
Сделка – Стоимость - (пример: 2000)
Денежная стоимость ваших сделок. Если денежная единица не указана, сделке будет назначена денежная единица по умолчанию из Настроек компании.
Сделка – Денежная единица | (пример: доллар США или евро)
Определяет денежную единицу стоимости сделки. Если она не указана, Pipedrive использует денежную единицу по умолчанию из Настроек компании.
Сделка – Расчетная дата закрытия | (пример: 11/04/2016, 11/4/16 или 11/4/2016)
Дату необходимо указывать, если вы хотите, чтобы ваша сделка отображалась в Представлении временной шкалой. Если необходимо, ее можно добавить позже вручную.
Сделка – Владелец | (пример: Боб Диллон или Джеймс Браун)
Определяет, какой пользователь Pipedrive является владельцем сделки. Если владелец не указан, все сделки будут принадлежать пользователю, выполняющему импорт.

Деятельность – Срок выполнения | (Пример: 11/04/2016, 11/4/16 или 11/4/2016)
Указывает срок выполнения деятельности.
Деятельность – Тип | (пример: звонок, обед, встреча)
Позволяет задавать различные типы деятельности, в том числе пользовательские.
Деятельность – Назначено пользователю| (пример: Боб Диллон или Джеймс Браун)
Позволяет назначать деятельность конкретным пользователям Pipedrive.

Поля журналирования

Они сопоставляют журнальные даты и состояние в ваших записях. Благодаря им можно импортировать журнал ранее закрытых сделок или ранее завершенной деятельности.

Сделка – Состояние | (пример: выиграна или открыта)
Позволяет импортировать уже закрытые сделки. Вы можете указать строки с открытыми, проигранными или выигранными сделками. Вы можете указать строки с открытыми, проигранными или выигранными сделками.

Примечание - Если состояние не указано, все импортируемые сделки будут автоматически помечены как Открытые.


Сделка – Время выигрыша | (пример: 11/04/2016, 11/4/16 или 11/4/2016)
Указывает дату, когда сделки были помечены выигранными.
Сделка – Время проигрыша | (пример: 11/04/2016, 11/4/16 или 11/4/2016)
Указывает дату, когда сделки были помечены проигранными.

Деятельность – Завершена | (пример: Завершена или Не завершена)
Позволяет отметить некоторые виды деятельность завершенными, в то время как другие остаются открытыми.
Деятельность – Время, когда отмечается завершенным | (пример: 11/04/2016, 11/4/16 или 11/4/2016) 
Указывает, когда деятельность отмечена выполненной. Это будет отображаться в статистике.

Загружаемый образец электронной таблицы

Таблицы в этой статье представляют собой шаблон для начала импорта. Столбцы имеют свою цветовую маркировку и содержат описания различных полей.

Заголовки также легко распознаются нашей системой импорта.

Можно либо ввести свои данные в эту таблицу, либо использовать ее хотя бы для понимания того, где сопоставляются разные поля Pipedrive в столбцах вашей собственной таблицы.

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 66 из 101