Kunskapsbas

Komma igång med Automatiseringar

Om du ofta upprepar samma administrativa uppgifter i Pipedrive – som att schemalägga en aktivitet när ett avtal går till en specifik fas – kan det vara värt att automatisera dem, så att du kan fokusera på de viktiga sakerna som får ditt företag att blomstra.

Automatiseringar i Pipedrive består av två delar – en utlösande händelse och en åtgärdshändelse.

• Den utlösande händelsen representerar “om” delen av ett om-så uttalande: För att automatiseringen ska köras måste en specifik åtgärd inträffa först.
  Denna åtgärd kan involvera att skapa, uppdatera eller ta bort en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive. Alternativt kan du använda en datumutlösare, som kommer att initiera automatiseringen baserat på ett angivet datum, såsom en kontraktsförnyelse eller en evenemangsdeadline.
• Den åtgärdshändelsen representerar “så” delen av ett om-så uttalande: När den utlösande händelsen inträffar, är detta steget som definierar vad automatiseringen kommer att göra som svar.
  Denna åtgärd kan inkludera att automatiskt skapa, uppdatera eller ta bort en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive. Dessutom kan det involvera att skicka ett e-postmeddelande från den e-postadress som synkroniserats med ditt Pipedrive-konto.

Skapa din första automation

För att få tillgång till automationsfunktionen, öppna kontots meny i det övre högra hörnet och gå till Verktyg och appar > Automations.

För att börja skapa en automation, klicka på “+ Automation” knappen.

Välj om du vill börja med en “Händelseutlösare” eller “Datumutlösare”. Detta öppnar en sidopanel där du kan definiera objektet och händelsen som kommer att starta din automation.

Den händelseutlösare ger dig sex enhetsalternativ (affär, person, aktivitet, lead, organisation och projekt), var och en med tre typer av händelser som kommer att utlösa automationen (tillagd, uppdaterad eller raderad).

Den datumutlösare ger dig fyra enhetsalternativ (affär, person, aktivitet, och organisation), var och en med alternativ för att välja det specifika datumfältet, och tre parametrar (exakt datum, före datum, och efter datum) för att utlösa automationen.

För mer information om datumutlösare, kolla in denna artikel.

När du har valt utlösartyp och händelseutlösare, klicka på “Tillämpa utlösare” knappen.

Med händelseutlösaren på plats, kommer du sedan att ha möjlighet att tillämpa en villkor (eller villkor) på din utlösare. Här kan du välja från föreslagna villkor eller lägga till dina egna för att definiera när din automation ska köras.

Efter att ha sparat ditt villkor, klicka på “+“ ikonen för att lägga till ett annat steg, antingen ett annat villkor eller din åtgärdshändelse.

För mer avancerad automation kan du lägga till vänta på villkor eller om/annars villkor för att dela upp din automation i två eller fler vägar.

När du definierar din åtgärd kan du välja mellan standardalternativ – person, organisation, lead, affär, aktivitet, e-post, anteckningar, kampanjer, projekt och webhooks – samt integrationer – Slack, Microsoft Teams, Trello och Asana. Du kan välja åtgärdstyper som är specifika för varje alternativ.

Du kan lägga till flera åtgärder till din automation, och de kommer alltid att utföras från toppen och arbeta neråt i listan. Till exempel, steg 3 kommer endast att utföras efter att steg 2 är klart.

Men notera att automationer endast kommer att kontrollera en gång om villkoret för varje utlösta åtgärd är uppfyllt, om du inte använder villkoret vänta tills händelse. Om ett villkor för en specifik åtgärd inte är uppfyllt, kommer åtgärden inte att utföras, och systemet kommer inte att utföra nästa steg.

Här kan du se hur man ställer in en automation som flyttar din nya affär till en annan pipeline beroende på affärsägarens val.

För att specificera vilka användare som får utlösa denna automation, kontrollera alternativet högst upp i automationen och välj vilket alternativ du föredrar.

Efter att ha ställt in din automation, klicka på “Spara” knappen och ställ sedan in den på “Aktiv” för att börja använda den.

När den är aktiv kommer din automation att köras automatiskt när utlösarvillkoren är uppfyllda.

Du kan hantera din sparade automation i automationslistan när som helst.

Automations lista vy

I automations lista vy kan du se alla dina automations tillsammans med de som skapats av dina kollegor, sortera efter senaste uppdateringstid och tillämpa filter.

Du kan redigera, ta bort eller växla automations mellan aktiv och inaktiv. Om en automation är inaktiv kommer dess utlösare och åtgärder inte att köras.

Inaktiva automations visas gråtonade, vilket gör att du snabbt kan identifiera vilka som för närvarande är aktiva i ditt Pipedrive-konto.

Läs mer om automations lista vy i denna artikel.

Överför automations

Oavsett om en användare lämnar företaget eller bara tar ledigt, kan en annan användare behöva tillgång till deras automations för felsökningsändamål eller för att tilldela dem till någon annan. För att göra detta, överför ägandet av automationen.

Användare och behörigheter

Endast följande typer av användare kan överföra automations:

• Global app administratör användare kan överföra vilken automation som helst till sig själva eller till andra globala app-administratörer
• Deals app administratör användare och globala reguljära användare med behörighet ”Lägg till automations” kan överföra sina egna automations till globala app-administratörer

Överför ägande

Enstaka överföring

Öppna automationsförhandsvisningen. När du håller muspekaren över ägarens namn till vänster, klicka på pennikonen, eller klicka på”...” till höger och “Överför ägande.”

Massöverföring

I Automationsvyn, markera kryssrutorna för de automations du vill överföra på vänster sida av din skärm.

Klicka sedan på “Överför ägande”.

När du klickar på “Överför ägande,” måste du välja den användare som du vill överföra automationen till.

Innan du avslutar överföringen, kommer du att se en ansvarsfriskrivning som listar vad som kommer att hända efter att automationen har överförts. Händelserna i ansvarsfriskrivningen kan variera beroende på automationsstegen (till exempel om det finns pågående körningar aktiva, om en integration är installerad och används i en automation).

Se till att läsa denna ansvarsfriskrivning noggrant innan du fortsätter.

Om du har några pågående körningar för den automationen, kan du avbryta dem alla genom att kryssa i rutan. T.ex., om automationen är konfigurerad för att skicka ett e-postmeddelande 5 dagar efter en utlösare och dessa körningar fortfarande pågår, kommer de att avbrytas, och e-postmeddelandet kommer inte att skickas.

När automationen har överförts, kommer den att visas i den mottagande ägarens automationslista. Den överförda automationen är inaktiverad, så den mottagande ägaren kan granska och felsöka den om det behövs.

Automationen kommer att ha en överförd etikett tillagd för att indikera att den har överförts.

Den mottagande ägaren kan nu konfigurera automationen, inklusive redigering och aktivering.