Kunskapsbas

Komma igång med Automationer

Om du upptäcker att du upprepar samma administrativa uppgifter i Pipedrive – att schemalägga samma aktivitet efter att en affär har flyttats till en specifik fas i din pipeline – kan det vara i ditt företags intresse att automatisera dessa uppgifter, så att du kan koncentrera dig på de viktiga sakerna som får ditt företag att blomstra.

Automationer i Pipedrive består av två delar – ett utlösande event och en åtgärdshändelse.

• Det utlösande eventet representerar “om” delen av ett om-så uttalande: För att automationen ska köras måste en specifik åtgärd inträffa först.
  Denna åtgärd kan involvera att skapa, uppdatera eller ta bort en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive. Alternativt kan du använda en datumutlösare, som inleder automationen baserat på ett angivet datum, såsom en förnyelse av kontrakt eller en deadline för ett evenemang.
• Den åtgärdshändelsen representerar “då” delen av ett om-så uttalande: När det utlösande eventet inträffar är detta steget som definierar vad automationen kommer att göra som svar.
  Denna åtgärd kan inkludera automatiskt skapande, uppdatering eller borttagning av en person, organisation, aktivitet eller affär i Pipedrive. Dessutom kan det innebära att skicka ett e-postmeddelande från den e-postadress som är synkroniserad med ditt Pipedrive-konto.

Skapa din första automation

För att komma åt automationsfunktionen, klicka på “...” (Mer) > Automations.

För att börja skapa en automation, klicka på “+ Automation”-knappen längst upp till vänster på automationssidan.

För att börja utforma din automation, klicka på “Lägg till utlösare”-knappen. Du kommer att se en sidopanel där du kan välja objektet och händelsen som kommer att utlösa din automation.

När du konfigurerar din utlösare kan du välja mellan “Händelseutlösare” och “Datumutlösare”.

Händelseutlösaren ger dig sex alternativ för enheter (affär, person, aktivitet, ledande, organisation och projekt), var och en med tre typer av händelser som kommer att utlösa automationen (tillagd, uppdaterad eller raderad).

Datumutlösaren ger dig fyra alternativ för enheter (affär, person, aktivitet och organisation), var och en med alternativ för att välja det specifika datumfältet och tre parametrar (exakt datum, före datum och efter datum) för att utlösa automationen.

För mer information om datumutlösare, se denna artikel.

När du har valt utlösartyp och utlösande händelse, klicka på “Tillämpa utlösare”-knappen.

Med utlösande händelse på plats, kommer du sedan att ha möjlighet att tillämpa ett villkor (eller villkor) på din utlösare. Här kan du definiera de omständigheter under vilka din automation kommer att utlösas.

Efter att ha sparat ditt villkor, klicka på plustecknet “+“ för att välja ditt nästa steg. Detta kan vara ett annat villkor eller din åtgärdshändelse.

När du definierar din åtgärd kan du välja mellan standardalternativ – person, organisation, ledande, affär, aktivitet, e-post, anteckningar, kampanjer, projekt och webbhooks – samt integrationer – Slack, Microsoft Teams, Trello och Asana. Du kan välja åtgärdstyper som är specifika för varje alternativ.

Du kan lägga till flera åtgärder till din automation, och de kommer alltid att utföras uppifrån och ner i listan. Till exempel kommer steg 3 endast att utföras efter att steg 2 är klart.

Men notera att automationer endast kommer att kontrollera en gång om villkoret för varje utlösta åtgärd är uppfyllt, såvida du inte använder villkoren vänta på händelse. Om ett villkor för en specifik åtgärd inte uppfylls, kommer åtgärden inte att utföras, och systemet kommer inte att utföra nästa steg.

Här kan du se hur man sätter upp en automation som flyttar din nya affär till en annan pipeline beroende på affärens ägare.

För att ange vilka användare som får utlösa denna automation, markera alternativet högst upp i automationen och välj vilket alternativ du föredrar.

När du har gjort alla dina val och utformat din automation, klicka på “Spara”-knappen för att slutföra din automation.

När du sparar din automation kommer den att listas i översikten över automationer.

Automations lista vy

Du kan också se alla automations du har skapat tillsammans med de som skapats för hela företagets Pipedrive-konto, sortera efter uppdaterad tid och tillämpa filter.

Du kan redigera, ta bort eller markera automations som aktiva eller inaktiva. Om en automation är markerad som inaktiv kommer trigger- och åtgärdsfunktionerna inte att inträffa.

Inaktiva automations är gråa, vilket gör att du snabbt kan förstå vilka som för närvarande är aktiva i ditt Pipedrive-konto.

Lär dig mer om automations lista vy i denna artikel.

Överför automations

Oavsett om en användare lämnar företaget eller bara tar ledigt, kan en annan användare behöva tillgång till deras automations för felsökningsändamål eller för att tilldela dem till någon annan. Detta kan göras genom att överföra ägandet av befintliga automations.

Användare och behörigheter

Endast följande typer av användare kan överföra automations:

• Global app administratör användare kan överföra vilken automation som helst till sig själva eller till andra globala appadministratörer
• Deals app administratör användare och globala vanliga användare med behörigheten ”Lägg till automations” kan överföra sina egna automations till globala appadministratörer

Överför ägande

Enkelt överföring

Öppna automationsförhandsgranskningen. När du håller muspekaren över ägarens namn till vänster, klicka på pennikonen, eller klicka ”...” till höger och “Överför ägande.”

Batchöverföring

I Automationsvyn, markera kryssrutorna för de automations du vill överföra på vänster sida av din skärm.

Klicka sedan på “Överför ägande”.

När du klickar på “Överför ägande,” måste du välja den användare som du vill överföra automations till.

Innan du avslutar överföringen kommer du att se en ansvarsfriskrivning med en lista över händelser som kommer att inträffa när automationen är överförd. Händelserna i ansvarsfriskrivningen kan variera beroende på automationsstegen (till exempel om det finns pågående körningar aktiva, om en integration är installerad och används i en automation).

Se till att läsa denna ansvarsfriskrivning noggrant innan du fortsätter.

I ansvarsfriskrivningsprompten kan du avbryta pågående körningar för den automations. Om du kryssar i rutan kommer alla pågående körningar att avbrytas och kommer inte att utföras. T.ex., om automationen är inställd på att skicka ett mejl 5 dagar efter en utlösare och dessa körningar fortfarande är aktiva, kommer de att avbrytas och mejlet kommer inte att skickas.

När automationen har överförts kommer den att synas i den mottagande ägarens automations lista. Den överförda automationen är inaktiverad, så den mottagande ägaren kan granska och felsöka den om det behövs.

Automationen kommer att ha en överförd etikett tillagd för att indikera att den har blivit överförd.

Den mottagande ägaren kan nu konfigurera automationen, inklusive redigera och aktivera.