Znalostní báze

Software pro projektové řízení v Pipedrive vám pomůže spravovat práci, která následuje po vyhraném dealu.

Můžete ho používat k organizaci dodání, onboardingu, implementace nebo jakéhokoli jiného poprodejního pracovního postupu na jednom místě. Místo spoléhání se na externí nástroje nebo náhradní řešení může váš tým plánovat, sledovat a spolupracovat přímo v Pipedrive.

Pochopte, jak projekty fungují

Projects v Pipedrive vám pomáhají strukturovaně přejít od plánování k realizaci.

Na základní úrovni jsou projekty uspořádané na nástěnkách a každá nástěnka obsahuje fáze, které představují jednotlivé kroky vašeho procesu.

Stejně jako dealy procházejí fázemi v zobrazení pipeline, projekty procházejí fázemi ve zobrazení nástěnky.

V každém projektu můžete plánovat a sledovat svou práci pomocí úkolů, dílčích úkolů, aktivit a milníků.

Projects také udržují vaši práci propojenou. Můžete je propojit s dealy, kontaktem a organizací, aby měl váš tým při přechodu od prodeje k realizaci vždy úplný kontext.

Navrhněte si projektovou nástěnku

Pokud váš tým spravuje různé typy práce, můžete vytvořit více nástěnek, aby byly projekty uspořádané podle procesu, týmu nebo konkrétního použití.

Otevřete kartu Projects, klikněte na rozbalovací nabídku nástěnky a vyberte “+ New board”.

Pak můžete přidávat, upravovat, mazat nebo měnit pořadí fází, stejně jako při úpravě pipeline.

Až budete hotovi, klikněte na “Save changes”. Pokud budete chtít nástěnku později upravit, klikněte na ikonu tužky vedle názvu nástěnky.

Přidání projektů

Projekt můžete vytvořit různými způsoby podle toho, jak váš tým zahajuje plánování a realizaci.

Po vyhrání dealu

Tuto možnost použijte, když váš proces realizace začíná až po dokončení prodeje.

Přejděte do detailu dealu, otevřete rozbalovací nabídku vyhraného dealu a vyberte “Mark as won and create a project”.

Dokud je deal stále otevřený

Pokud práce začne ještě před uzavřením dealu, použijte panel projects v postranním panelu detailu dealu a projekt vytvořte nebo propojte.

V zobrazení pipeline můžete deal také přetáhnout na možnost move/convert, kliknout na “Save to...” a vybrat “Projects”. Poté zvolte, zda chcete deal ponechat otevřený, nebo ho označit jako vyhraný.

Od nuly

Pokud váš projekt není propojený s dealem, přejděte na kartu Projects a klikněte na “+ Project”.

Můžete zadat klíčové údaje, jako jsou název projektu, data, nástěnka, fáze, vlastník a propojené položky.

Pokud mají vaše projekty podobnou strukturu, použijte šablony projektů, abyste svůj proces standardizovali a ušetřili čas při vytváření nových projektů.

Import projektů z tabulky

Pokud migrujete stávající data projektů do Pipedrivu nebo potřebujete vytvořit několik projektů najednou, můžete projekty hromadně importovat, místo abyste je přidávali po jednom.

Přejděte do Nabídka účtu > Nástroje a aplikace > Importovat data a poté vyberte import projektů z tabulky. Podrobný postup najdete v článku import dat do Pipedrivu pomocí tabulek.

Zobrazení a správa projektů

Po přidání projektů můžete řídit, jak se zobrazují a spravují.

Pokud chcete na každé kartě projektu zobrazit více informací, klikněte na “...” > Customize project cards a vyberte pole, která chcete zobrazit.

Pokud chcete vidět všechny projekty na jednom místě s více podrobnostmi, přepněte se do seznamového zobrazení.

Při práci s více projekty použijte filtry, abyste se zaměřili na konkrétní skupinu, a poté použijte hromadné úpravy k aktualizaci sdílených hodnot.

Můžete například filtrovat projekty podle vlastníka, nástěnky nebo stavu a pak tato pole najednou aktualizovat u více projektů. To vám pomůže ušetřit čas a zachovat konzistenci dat.

Práce v projektu

Pokud chcete projekt spravovat a sledovat jeho průběh na jednom místě, klikněte na projekt a otevřete jeho detail projektu. Zde můžete také zobrazit a upravit výchozí a vlastní pole specifická pro vaši firmu,

Přehled projektu

Otevřete kartu „Přehled“, abyste hned po otevření projektu viděli nejdůležitější informace.

Zachovejte kontext a spolupracujte

V projektu můžete:

• Nahrávat a ukládat soubory
• Přidávat poznámky a označovat kolegy, abyste je zapojili
• Odesílejte a přijímejte zprávy WhatsApp
• Odesílejte e-maily přímo v projektu
• Přidávejte dokumenty prostřednictvím Smart Docs, například nabídky nebo smlouvy

Pokud je projekt propojený s dealem, související soubory, poznámky a e-maily se automaticky zahrnou, takže váš tým zůstane v obraze bez nutnosti přepínat mezi zobrazeními.

Plánování a přiřazování práce

Práci v projektu můžete plánovat pomocí následujících projektových položek:

• Úkoly pro práci, kterou je potřeba dokončit
• Dílčí úkoly pro rozdělení úkolů na menší kroky
• Milníky pro klíčové body postupu
• Aktivity pro naplánované události, jako jsou hovory nebo schůzky

Otevřete kartu plánu projektu a zobrazte tyto pracovní položky podle:

• Fáze – odrážejí hlavní kroky vašeho procesu
• Skupiny – vytvořte vlastní skupiny pro uspořádání pracovních položek podle týmu, odpovědnosti nebo kategorie

Přiřaďte práci členům týmu, přidejte poznámky a nastavte priority, aby byly odpovědnosti i časové plány jasné. Jakmile jsou položky dokončené, označte je jako hotové. Ukazatel průběhu se automaticky aktualizuje, aby odrážel celkový postup projektu.

Chcete-li zobrazit práci na časové ose, přepněte do Ganttova zobrazení, kde můžete naplánovat data a nastavit závislosti mezi úkoly. Můžete také aktualizovat několik položek najednou. Další informace najdete v článku Projects: efektivní správa pracovních položek.

Sdílení průběhu s externími zainteresovanými stranami

Na kartě externí sdílení vygenerujte přehled s podporou AI, který shrnuje stav projektu, přehled, hlavní body, další kroky a rizika.

Poté ho můžete sdílet jako odkaz pouze pro zobrazení nebo jako PDF, aby klienti nebo jiné zainteresované strany mimo účet Pipedrive měli informace o průběhu projektu.

Automatizace projektů

Pomocí automatizací můžete omezit ruční práci a udržet projekty v pohybu bez neustálých aktualizací.

Například v projektu onboardingu klienta můžete automaticky spustit další kroky ve chvíli, kdy je úkol, například „Odeslat onboardingové dokumenty“, označen jako hotový.

Místo ruční aktualizace projektu může automatizace:

• Aktualizovat fázi projektu podle postupu
• Vytvořit nový úkol, například „Úvodní hovor“

Automatizace projektu mu umožní postupovat dál s tím, jak je práce dokončována.

Měření výkonu a doby realizace

Pomocí reportu výkonnosti projektů v Insights můžete analyzovat, jak vaše projekty postupují v čase. Tento report vám pomůže sledovat trendy, vyhodnocovat výsledky realizace nebo porozumět výkonu týmu napříč projekty.

Chcete-li zjistit, jak dlouho realizace skutečně trvá, použijte přehled doby trvání projektu. Ukazuje, kolik času projekty stráví v jednotlivých fázích, což pomáhá odhalit úzká místa a zlepšit rychlost realizace.

Používání Projects v mobilní aplikaci

Spravujte projekty odkudkoli pomocí mobilní aplikace Pipedrive. Můžete sledovat průběh projektů, aktualizovat úkoly a aktivity, přidávat poznámky a vytvářet nové projekty, aniž byste museli otevřít webovou aplikaci.